Obieg faktur

AMODIT automatyzuje obieg faktur z użyciem sztucznej inteligencji. Skanowanie, opisywanie, zatwierdzanie kosztów, integracja z ERP.

Elektroniczny obieg akceptacji faktur

Korzyści z wdrożenia AMODIT

Odczyt danych z faktury

System potrafi pobierać dane ze skanu faktury, np. kwotę, NIP, adres kontrahenta, podział na stawki VAT itp. Odczyt i generowanie kodów kreskowych i 2D.

Ścieżki akceptacji

Możesz dowolnie modyfikować procesy opisywania i zatwierdzania faktur. Faktur może być opisywana i akceptowana przez różne osoby/działy, w zależności od MPK.


Monitorowanie procesu

Sztuczna inteligencja monitoruje obieg dokumentów kosztowych i pomaga usprawniać pracę. W każdej chwili można sprawdzić status i historię akceptacji.

Integracja z systemem ERP

Import listy kontrahentów i planu kont. Eksport faktur wraz z podziałem kosztów i dekretacją. Gotowa integracja z CDN XL, Comarch Optima, Symfonia Forte, NAV (Navision) i SAP.

Obieg faktur w AMODIT workflow


Informacje podstawowe z nagłówka faktury

W systemie workflow wprowadza się podstawowe dane faktury, np. numer, kwota, waluta, rejestr itp. Dane te są potrzebne do późniejszego eksportu do systemu ERP. Co ważne dane te mogą być też automatycznie zaczytywane ze skanu faktury przy użyciu modułu OCR.

Informacje podstawowe z nagłówka faktury

Daty

Na formularzu można wprowadzić wszystkie daty ważne do rozliczenia faktury, tj.:

  • data otrzymania,
  • data wystawienia faktury,
  • data sprzedaży,
  • termin płatności.

Na formularzy można też umieszczać formę płatności oraz wszelkie inne pola, które mogą być przydatne w procesie obiegu, akceptacji, księgowania lub płatności faktury.

Daty na fakturze

Dane kontrahenta

System workflow automatycznie pobiera dane o kontrahentach z systemu ERP (np. CDN XL, Symfonia Forte, Comarch Optima, SAP). Podczas opisywania faktury można wyszukać kontrahenta podając fragment nazwy lub numeru NIP. W przypadku, gdy danego kontrahenta nie ma jeszcze w systemie ERP jest możliwość wprowadzenia danych nowego kontrahenta. Zostanie on automatycznie dodany do systemu ERP podczas eksportu faktury, po jej zaakceptowaniu.

Dane kontrahenta

Opis merytoryczny faktury

Istotnym elementem procesu akceptacji faktury jest opis merytoryczny. Faktura musi być przekazana do właściwych osób, aby określić w jakim celu był poniesiony koszt. Koszt może być rozdzielony na różne działy lub projekty. Do każdej pozycji można wpisać uzasadnienie, a następnie każda z pozycji może być zatwierdzona przez właściwą osobę. Sposób opisywania i zatwierdzania jest w pełni konfigurowalny.

Opis merytoryczny faktury

Opis analityczny i podział kosztów

Innym spojrzeniem na koszty jest opis analityczny faktury, czyli podział kosztów wg działów, MPK (miejsca powstawania kosztów), rodzaju kosztów. Odpowiada to zwykle później księgowaniu na konta 400 i 500.

Każda firma na swój sposób opisywania faktur, uzależniony od planu kont. Można to dowolnie zdefiniować w systemie obiegu dokumentów. Można w tym celu zdefiniować słowniki, które moga być wprowadzane ręcznie, kopiowane z MS Excel lub pobierane automatycznie z systemu ERP lub jakiegokolwiek systemu opartego o bazę danych SQL.

Opis analityczny i podział kosztów

Ścieżki obiegu faktur

W systemie można dowolnie definiować ścieżki obiegu i akceptacji faktur. Ścieżki te mogą być określone przy użyciu reguł biznesowych. System potrafi też obserwować rzeczywisty przepływ dokumentów i na ich podstawie uczyć się reguł i podpowiadać decyzje użytkownikom.

Dodatkowo system workflow automatycznie rysuje diagramu obiegu faktur, zaznaczając na nich osoby odpowiedzialne oraz czasy realizacji poszczególnych etapów (dla bieżącej faktury i średnie dla wszystkie faktur). Pozwala to szybko sprawdzać u kogo i na jakim etapie znajduje się dana faktura. Pozwala to też znajdywać wąskie gardła w obiegu dokumentów.

AMODIT umożliwia również przeglądanie diagramów z różnym poziomem szczegółowości, co pozwala oglądać najczęście używane ścieżki lub też skupić się na wyjątkach. Pozwala to wykryć sytuacje nieporządane i im zapobiegać.

Ścieżki obiegu faktur

Akceptacja faktury kosztowej

Faktura jest zatwierdzana przez właściwą osobę lub osoby. Wybór osób zatwierdzających może następować ręcznie lub automatycznie na podstawie reguł i struktury organizacyjnej. Ostateczne zawierdzenie faktury może być poprzedzone akceptowaniem konkretnych pozycji lub elementów opisu analitycznego.

Akceptacja faktury kosztowej

Eksport faktury do systemu ERP

Opisana i zatwierdzona faktura jest eksportowana do systemu ERP w celu zaksięgowania. W przypadku faktur przelewowych w systemie ERP realizowane jest też zlecenie przelewu bankowego.

Na obrazku przedstawiona jest faktura wyeksportowana do systemu CDN XL. AMODIT ma gotowe integracje także z systemami Comarch Optima, Symfonia Forte, Navision oraz SAP. Możliwe jest również łatwe zintegrowanie z dowolnym innym systemem ERP.

Eksport faktury do systemu ERP

Księgowanie w systemie ERP

Podczas eksportu do systemu ERP trafia pełny opis analityczny kosztów. W zależności od systemu jest on zapisywany jako podział kosztów przy fakturze w celu dalszego księgowania schematem księgowym lub też jest od razu tworzony dekret księgowy.

Pozwala to zminimalizować nakład pracy po stronie księgowości i wykluczyć błędy powstające przy ręcznym przepisywaniu danych.

Księgowanie w systemie ERP

Elektroniczny obieg faktur

W każdej firmie występuje proces opisywania, akceptacji i zatwierdzania faktur i innych dokumentów kosztowych. Każdy dokument kosztowy w firmie powinien zostać szczegółowo i precyzyjnie udokumentowany i zarejestrowany, a dokumenty te należy przechowywać jeszcze przez kilka lat. Oczywiście, zanim trafią one do archiwum muszą też przejść przez wiele rąk, przez wiele działów. Faktury są na różnych etapach analizowane, muszą być zatwierdzane. Często występującym problemem jest niewłaściwe opisywanie dokumentów oraz dostarczanie ich do księgowości z dużym opóźnieniem. Przy akceptacji przez wiele osób, dokument przechodzi z rąk do rąk, a to zaś wydłuża cały proces i może spowodować również zagubienie dokumentu. Platforma AMODIT zapewnia bardzo sprawny, szybki i bezpieczny obieg faktur i innych dokumentów kosztowych, np. rozliczenia delegacji, rozliczenia zaliczek itp. Dzięki oprogramowaniu każda z faktur trafia sprawnie do właściwych osób. Dzięki czemu akceptacja odbywa się sprawnie i może być wykonywana także z urządzeń mobilnych. Wdrożenie AMODIT to przede wszystkim ułatwienie pracy. Można lepiej kontrolować przepływ kosztów, na bieżąco sprawdzać aktualnym status dokumentów, w trakcie ich obiegu a także po ich archiwizacji. Oczywiście, to również oszczędność czasu podczas obiegu dokumentów i zachowanie znacznie większego porządku w ich przekazywaniu. Dzięki zastosowaniu inteligentnych algorytmów wdrożenie obiegu dokumentów trwa bardzo krótko. System uczy się zasad obiegu faktur w przedsiębiorstwie i następnie wspiera proces zgodnie z uzyskaną wiedzą oraz zdefiniowanymi regułami.


obieg faktur
Newsletter