Elektroniczne rozliczanie zaliczek

AMODIT automatyzuje rozliczanie zaliczek i dokumentów kosztowych. Workflow z obsługą skanowania, rozliczeń delegacji i zaliczek, wraz z akceptacją i księgowaniem w systemie ERP.

Rozliczanie zaliczek i delegacji

Korzyści z wdrożenia AMODIT

Grupowe skanowanie dokumentów

System integruje się z dowolnym skanerem. Potrafi odczytać kody kreskowe i 2D w celu rozpoznawania dokumentów.

Ścieżki akceptacji

Możesz dowolnie modyfikować procesy rozliczenia zaliczek. Dokumenty kosztowe mogą być opisywane i akceptowana przez odpowiednie osoby/działy.

Zaawansowane formularze

Formularz rozliczenia możesz dowolnie dostosować do swoich potrzeb. Formularz może zawierać tabele z sumowaniem, pola słownikowe (np. kontrahentów, rodzaj kosztu), podpis elektroniczny itp.


Struktura organizacyjna

System może automatycznie kierować rozliczenie do przełożonego danej osoby. Struktura organizacyjna moze być wprowadzana ręcznie lub pobierana z AD lub ERP.

Monitorowanie procesu

Sztuczna inteligencja monitoruje obieg dokumentów i pomaga usprawniać pracę. W każdej chwili można sprawdzić status i historię akceptacji zaliczek i innych dokumentów kosztowych.

Integracja z systemem ERP

Import listy kontrahentów i planu kont. Eksport opisanych zaliczek wraz z dokumentami, podziałem kosztów i dekretacją. Gotowa integracja z CDN XL, Comarch Optima, Symfonia Forte, NAV (Navision) i SAP.

Rozliczanie zaliczek w AMODIT workflow


Wprowadzenie rozliczenia zaliczki

Rozliczenie zaliczek to jeden z procesów związanych z akceptacją dokumentów kosztowych. Pracownicy dokonują zakupów na rzecz firmy. Pracownik może płacić kartą firmową lub poprzez zaliczki. W przypadku zaliczek pracownik płaci gotówką lub prywatną kartą i raz w miesiącu na podstawie faktur zakupowych dostaje zwrot poniesionych kosztów.

Użytkownik, który chce rozliczyć zaliczkę tworzy nową sprawę, a następnie wypełnia formularz. W kolejnych wierszach wprowadzane są dokumenty z datami i kwotami. Są dwie kolumny związane z kwotą, które są wypełniane w zależności od sposobu zapłaty. Ma to znaczenie ponieważ płatności wykonane kartą firmową nie wymagają zwrotu zaliczki.

Ponieważ zaliczka często jest związana z kosztami paliwa to w niniejszym przykładzie na formularzu znajduje się również informacja o samochodzie służbowym i jego przebiegu.

Wprowadzenie rozliczenia zaliczki

Rejestrowanie historii zmian

Pracownik może zapisać sprawę i stopniowo dodawać pozycje w czasie, gdy ponosi koszty. Historia zmian na formularzu jest dostępna na zakładce "Historia". Rejestrowane są wszelkie zmiany, tj. zmiany wartości pól na formularzu, dodawanie pozycji do rozliczenia, wszelkie zmiany wartości w tabelkach, dodawanie i usuwanie dokumentów.

Gdy rozliczenie za dany miesiąc jest już kompletne pracownik może przesłać rozliczenie do swojego przełożonego lub innej wskazanej osoby.

Historia zmian

Skanowanie dokumentów papierowych

Istnieją różne warianty wdrożenia rozliczenia zaliczek. Jedną z możliwości jest pominięcie skanowania. Wówczas dokumenty papierowe są dostarczane do sekretariatu, a jedynie akceptacja dokumentów jest przekazywana w formie elektronicznej. Inny wariant to skanowanie dokumentów papierowych i załączanie ich do rozliczenia. W takim przypadku dokumenty są widoczne na oddzielnej zakładce. Po najechaniu kursorem myszki na dokument pokazuje się jego podgląd, a po kliknięciu można obejrzeć dokument w pełnym rozmiarze.

Dokumenty papierowe

Ścieżka akceptacji

Możesz skorzystać z gotowego szablonu procesu rozliczania zaliczek i dostosować go do swoich potrzeb lub też możesz zaprojektować go od zera. Wystarczy podać nazwy etapów i typowe przejścia między etapami. Nie musisz definiować wszystkich możliwych sytuacji ani określać reguł przejść między etapami. System podczas pracy będzie się uczył na podstawie czynności wykonywanych przez użytkowników i na tej podstawie będzie sam rysował diagram procesu.

Na diagramie workflow widać również czas przejścia między etapami procesu. Pozwala to monitorować przebieg procesu i wykrywać wąskie gardła.

Wszelkie dodatkowe ograniczenia i wyjątki możesz wprowadzić później, podczas życia procesu. Wprowadzanie zmian do procesu akceptacji w trakcie działania procesów nie jest problemem. System potrafi obsłużyć takie sytuacje. Dzięki temu nie musisz tracić czasu na dokładne projektowanie procesu i wymyślanie wszystkich możliwych sytuacji. Obsługa wyjątków jest mocną stroną AMODIT.

Diagram rozliczenia zaliczki

Akceptacja i podpisy

Dokument w momencie składania, a także podczas akceptacji może być podpisywany. Mechanizm podpisów zapewnia, że od czasu podpisania sprawa (lub jej część) nie została zmieniona. Aby wprowadzić zmianę trzeba anulować podpis i po wprowadzeniu zmiany poprosić o nowy podpis.

Podpisy mogą być również umieszczane bezpośrednio na formularzu. Pozwala to np. oddzielić akceptację merytoryczną od akceptacji księgowej. Dzięki temu różne części formularza rozliczenia zaliczki mogą być podpisywane przez właściwe osoby.

Podpisywanie zaliczki

Wydruk rozliczenia

W niektórych przypadkach konieczne jest umieszczenie w księgowości dokumentu papierowego potwierdzającego akceptację kosztów. W takim wypadku można wydrukować formularz wraz z aktualnymi podpisami. Nie wymagane są do tego żadne dodatkowe prace konfiguracyjne.

Dodatkowo na wydruku automatycznie umieszczana jest data modyfikacji i suma kontrolna. Pozwala to zweryfikować czy wydruk jest aktualny. Na wydruku może być również umieszczony kod kreskowy lub 2D (np. QR lub Aztec), który może zawierać dowolnie wybrane informacje.

Diagram rozliczenia zaliczki
Newsletter