E-Teczka - elektroniczna dokumentacja pracownicza
Zatrudniasz wielu pracowników i szukasz rozwiązania, dzięki któremu skutecznie uporządkujesz ich dokumentację? Chcesz mieć wygodny wgląd w najważniejsze dane pracowników? W systemie elektronicznym AMODIT możesz prowadzić dokumentację pracowniczą w formie e-Teczki. Sprawdź, jaką wygodę, da Ci to narzędzie.
Dla kogo e-Teczka?
E-Teczka AMODIT jest dedykowana firmom, które chcą, żeby dokumentacja ich pracowników była przechowywana w bezpiecznym archiwum elektronicznym. To rozwiązanie jest zgodne z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. E-Teczka to wygodna opcja dla: przedsiębiorstw prowadzących dokumentację dla setek czy tysięcy swoich pracowników, Centrów Usług Wspólnych, Centrów Usług Korporacyjnych jako podmiotów prowadzących dokumentację dla grup kapitałowych, przedsiębiorstw wielooddziałowych, biur rachunkowych, małych i średnich firm.
Po co e-Teczka?
Dlaczego coraz więcej firm decyduje się na elektroniczne archiwum dokumentacji? To przede wszystkim redukcja kosztów związanych z drukiem oraz przechowywaniem ton papieru. Dodatkowo możesz wyeliminować niezgodności formalne związane z obsługą dokumentów pracowniczych w wersji tradycyjnej.
Korzyści dla Twojej firmy z e-Teczki
Porządek w dokumentacji pracowniczej to nie jedyne, co zyskasz, wdrażając e-Teczkę AMODIT w swojej firmie. Najważniejsze korzyści to:
Redukcja kosztów
Koniec z wydatkami na ogromne ilości papieru i materiały biurowe oraz powierzchnię do przechowywania dokumentacji.
Różne możliwości wykorzystania
Dzięki temu rozwiązaniu również pracownik może mieć bieżący dostęp do swoich dokumentów, a dodatkowe informacje kadrowe mogą być dostępne w postaci np. portalu pracownika.
Zgodność z przepisami
Zyskujesz pewność, że dokumentacja jest zgodna z aktualnie obowiązującymi regulacjami prawnymi.
Bezpieczeństwo
Po pierwsze: fizyczne – dokumenty przechowywane w formie elektronicznej nie ulegną zniszczeniu lub zaginięciu, co zdarza się w przypadku archiwów tradycyjnych; po drugie: w zakresie ochrony danych – masz gwarancję zabezpieczenia przed nieuprawnionym dostępem.
Przejrzystość i wygoda korzystania
Nowo dołączone dokumenty pojawiają się w odpowiednim miejscu w e-Teczce pracownika, bez konieczności ich odnajdywania i ponownego numerowania. Zyskujesz czas zarówno podczas wprowadzania i porządkowania dokumentów, jak i łatwy wgląd w każdej chwili.
Jeszcze więcej korzyści z elektronicznej dokumentacji pracowniczej
Elastyczna struktura
E-Teczka składa się z 2 podstawowych części: informacji o pracowniku, nazywanych kartoteką pracownika, oraz dokumentów w części A–E. E-Teczka może być rozbudowana o dodatkowe funkcjonalności i służyć jako portal pracownika, który w jednym miejscu udostępnia wszystkie dane osobowe i kadrowe.
Najważniejsze dane o pracowniku w jednym miejscu
Wśród informacji o pracowniku znajdą się: imię, nazwisko, numer PESEL, data urodzenia, data zatrudnienia, aktualne stanowisko. Informacje te mogą pochodzić z dowolnego systemu zewnętrznego, np. systemu SAP HR, TETA lub z Active Directory.
Klarowna ścieżka dokumentu
Zanim dokument trafi do teczki pracownika, przechodzi pewien proces: wprowadzenie dokumentu (skanowanie), ewentualny podpis (z możliwością zatwierdzenia kilku dokumentów podpisem elektronicznym), ocena jakości skanu, indeksowanie (przypisanie do konkretnego pracownika, części teczki, uzupełnienie innych pól indeksujących, np. daty, kategorii, wartości wybieranych ze słownika), weryfikacja przez osobę z działu kadr, a na końcu – wpięcie dokumentu do teczki.
Wygodna wyszukiwarka pracowników
Tak wprowadzone dokumenty stanowią rejestr dokumentów, w tym kartotek pracowników, który pozwala szybko zlokalizować pracownika, np.: po miejscu w strukturze organizacyjnej, imieniu, nazwisku czy po jakichkolwiek innych wartościach wprowadzonych do systemu.
PRZEWAGI naszej e-Teczki
Integracje
E-Teczkę AMODIT może integrować się z dowolnymi systemami kadrowymi i nie tylko.
Elastyczność
Obieg dokumentu nie musi kończyć się na jego wpięciu do E-Teczki. Możesz zapewnić mu dalszy obieg w całej firmie, ścieżką, jaką tylko chcesz.
Współpraca
Gdy potrzebujesz zebrać informacje od pracowników lub kandydatów do pracy, możesz dać mu dostęp do formularza. Dzięki temu odciążasz pracowników działu HR.
OCR z AI
Dodawanie dokumentów do E-Teczki może odbywać się automatycznie za pomocą odczytu OCR. Koniec z manualną pracą.
E-podpis
Podpisuj dokumenty za pomocą e-podpisu. Umowy, wnioski o wydanie karty na siłownię i wiele więcej.
Moduł raportowy z AI
Wszystkie dane zawarte w AMODIT możesz wizualizować i analizować. Nie potrzebujesz do tego wiedzy technicznej, zrobisz to z pomocą drag&drop.
Zobacz, jak zrobili to inni
Chcesz dowiedzieć się, jak inni radzą sobie z optymalizacją procesów? Poszukujesz inspiracji do bardziej efektywnego zarządzania? Sprawdź case study naszych Klientów!
Umów się na darmową konsultację
z jednym z naszych specjalistów. Zaprezentujemy Ci krok po kroku, jak przy pomocy AMODIT skutecznie wprowadzić E-Teczkę w Twojej firmie.
Jakie obszary możesz usprawnić
W SWOJEJ FIRMIE?
Obszar
kadrowy
Przechowuj wszystkie dane pracowników w jednym miejscu dzięki automatyzacji procesów w obszarze kadrowym.
Obszar
finansowy
Zautomatyzuj procesy finansowe i unikaj błędów wynikających z ręcznego wykonywania zadań.
Obszar
prawny
Zoptymalizuj pracę działu prawnego – uporządkuj umowy i aneksy w jednym systemie oraz zapewnij zespołowi wygodny dostęp do informacji.
Obszar
administracyjny
Minimalizuj opóźnienia, błędy lub zagubienia dokumentów dzięki automatyzacji procesów w obszarze administracyjnym.
Obszar
IT
Usprawnij pracę działu IT dzięki łatwemu monitorowaniu projektów na każdym etapie.