22 35 52 164 poland@amodit.com

eTeczka

Prowadź dokumentację pracowniczą
w formie elektronicznej.

Zredukuj praktycznie do zera koszty
fizycznego przechowywania ton
papieru i wyeliminuj wszystkie niedogodności
związane z obsługą papierowego archiwum.

eTeczka

Prowadź dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej i zredukuj do zera koszty przechowywania ton papieru.

e Teczka

Nowa era, nowe możliwości

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej stało się faktem, dzięki Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Na podstawie art. 2981 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r.  -Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917, z późn. zm.2))

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej to oszczędność i bezpieczeństwo

Redukcja kosztów

Znikają koszty druku oraz archiwizacji dokumentów.

Nowe możliwości

Zupełnie nowe możliwości dostępu do informacji dla pracowników np.: Portal pracownika.

h

Prostota

Dzięki systemowi procedury obsługi dokumentacji są uproszczone.

~

Zgodność z przepisami i bezpieczeństwo

Pewność, że dokumentacja jest zawsze zgodna z obowiązującymi przepisami i bezpiecznie przechowywana. 

Pro-ekologiczność

Znaczące zmniejszenie zużycia papieru w organizacji.

Elastyczność

Dostęp do dokumentów
w dowolnym miejscu i czasie, na
dowolnie wybranym urządzeniu.

Z jakimi niedogodnościami wiąże się prowadzenie dokumentacji w formie papierowej?

  • Teczka pracownika może zawierać od kilkunastu do około 200 dokumentów.
  • Dla firmy zatrudniającej 10.000 osób jest to około 1.000.000 dokumentów. 
  • Każdy z nich musi być ręcznie wpięty do papierowej teczki we właściwe miejsce.
  • Odszukanie dokumentu często wymaga przeglądania całej teczki pracownika.
  • Każda zmiana musi być ręcznie odzwierciedlona w fizycznym archiwum, np. renumeracja dokumentów w teczce, zmiana indeksacji np.: z części B do D. Fizyczne przepięcie kartek papieru z jednego miejsca do drugiego.

Ktoś to musi robić … 

Dla kogo jest eTeczka Amodit?

  • Przedsiębiorstw prowadzących dokumentację dla tysięcy swoich pracowników,
  • CUW, CUK (Centrów Usług Wspólnych, Centrów Usług Korporacyjnych) jako podmioty prowadzące dokumentację dla Grup kapitałowych,
  • Przedsiębiorstw wielooddziałowych,
  • Biur rachunkowych,
  • Małych i średnich firm.

Jakie dokumenty powinna zawierać eTeczka?

Części eTeczki
  • Część A dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania i orzeczenia lekarskie,
  • Część B oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika,
  • Część C oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy,
  • Część D kary i nagany.
Części eTeczki
  • dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy,
  • dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
  • dokumenty dotyczące wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,
  • kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej,
  • dowolne inne.

Czy wiesz, że w 5 miesięcy przedsiębiorstwo prowadzące około 5000 teczek pracowniczych może:

– całkowicie zrezygnować z prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie papierowej?

– zredukować praktycznie do zera koszty fizycznego przechowywania ton papieru w archiwum?

– wyeliminować wszystkie niedogodności związane z obsługą papierowego archiwum?

Jakie funkcjonalności musi spełniać system, aby uznać, że dokumentacja jest prowadzona w formie elektronicznej?

Zgodnie z rozporządzeniem obowiązującym od 1 stycznia 2019 system musi zawierać niezbędne funkcjonalności takie jak:

  • Możliwość złożenia podpisu kwalifikowanego czy opatrzenie dokumentu pieczęcią firmową,
  • Zbiorcze pobranie dokumentacji,
  • Generowanie plików XML,
  • Zabezpieczona przed uszkodzeniem, utratą,
  • Zabezpieczona przed nieuprawnionym dostępem,
  • Zapewniona integralność, spójność,
  • Rejestrowanie historii zmian,
  • Zapewnienie wyszukiwania dokumentacji,
  • Wydawanie w postaci elektronicznej,
  • Zapewnienie możliwości wydruku dokumentacji,
  • Możliwość przejścia z dokumentacji papierowej na elektroniczną i odwrotnie,
  • Możliwość poinformowania pracownika o zmianie sposobu prowadzenie jego dokumentacji,
  • Możliwość prowadzenie dokumentacji pracowniczej dla części pracowników w formie papierowej a dla pozostałej części w formie elektronicznej.

Jak wygląda eTeczka w systemie AMODIT?

eTeczka składa się z 2 podstawowych części (oczywiście może być uzupełniana o kolejne). Jednak dwie podstawowe informacje, które przekazujemy to: informacje o pracowniku, nazywane kartoteką pracownika oraz dokumenty z części A, B, C, D oraz inne.

Wśród informacji o pracowniku są: imię, nazwisko, numer PESEL, data urodzenia, data zatrudnienia, aktualne stanowisko. Wszystko to, co chcemy, aby było dostępne dla pracownika lub działu kadr i co pochodzi z dowolnego systemu zewnętrznego np.: systemu SAP HR czy TETA.

Informacje o pracowniku w AMODIT najczęściej są statyczne, to znaczy, służą do prezentacji danych o pracowniku lub wyszukiwania pracownika, dokumentów pracownika o określonych metadanych.

Oczywiście układ graficzny jest dowolny, możemy go modyfikować, tak aby był dopasowany do potrzeb firmy. W tym przypadku została zastosowana forma tabelaryczna.

W dolnej części również mamy różne formy prezentacji, tutaj widoczna jest tabela, która przedstawia zarówno dokumenty część A i B, dokumenty kadrowe związane z ZUS. Po prawej stronę widoczne są informacje o poszczególnych dokumentach, numery, kody kreskowe, data wystawienia czy inne informacje, które możemy w Amodit bardzo łatwo konfigurować to, co chcemy na tym ekranie widzieć.

Jak to realizujemy?

By dokument trafił do teczki pracownika, przechodzi pewien proces. Składa się on z kilku kroków, w niektórych przypadkach może się składać z 1 kroku wykonywanego przez jednego pracownika np.: z działu kadr, który wszystkie te czynności wykona. Możemy wyodrębnić kilka kroków w takim procesie:

  • Wprowadzenie dokumentu (skanowanie)
  • Weryfikacja (np.: ocena jakości skanu)
  • Indeksowanie (opisywanie jakiemu pracownikowi zostaje przypisany dokument, czy należy do części A, B czy C, jakie są inne pola indeksujące – przykładowo: daty, kategorie, wartości wybierane ze słownika)
  • Weryfikacja przez osobę z działu kadr (potwierdzenie prawidłowości zaindeksowania)
  • Opatrzenie dokumentu podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią firmową
  • Wpięcie dokumentu do teczki

Tak wprowadzone dokumenty stanowią rejestr dokumentów, rejestr kartotek pracowników, który pozwala wyszukać pracownika, np.: po miejscu w strukturze organizacyjnej, imieniu, nazwisku czy po jakichkolwiek innych wartościach wprowadzonych do systemu.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej stało się faktem. Pozwala to na redukcję kosztów fizycznego przechowywania ton papieru praktycznie do zera, a także eliminuje niedogodności związane z obsługą archiwum. Z webinarium dowiesz się, jak wprowadzić dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej w Twojej firmie. Zapraszamy do oglądania!

Raportowanie

Amodit pozwala na szybkie wyszukiwanie, listowanie w postaci raportów krótkich czy w postaci listy spraw, gdzie możemy przedstawiać różnego rodzaju informacje związane z przebiegiem procesów i ich jakością. Raporty mogą być również gromadzone w postaci dashboardu, który prezentuje kilka informacji na jednym ekranie, dzięki czemu użytkownik jest szybko informowany o różnych zdarzeniach i może łatwo ocenić daną sytuację. W Amodit dostępne są:

Raporty prezentujące dane jednostkowe (sprawy, rekordy)

  • tabela
  • lista
  • gantt
  • kalendarz

Raporty prezentujące agregaty (suma, średnia, licznik)

  • pivot (tabela przestawna)
  • KPI (miara)
  • wykres słupkowy
  • wykres słupkowy poziomy
  • wykres liniowy
  • wykres przedstawiający dane narastająco

Przykładowe procesy HR niezależne od prowadzenia dokumentacji w formie eTeczki

Platforma AMODIT pozwala na tworzenie i używanie dowolnych innych procesów, w tym również procesów HR

Wnioski urlopowe

i

Wnioski o rekrutację

Onboarding pracownika

Ocena pracownika

Offboarding pracownika

Wnioski delegacyjne

Skierowanie na szkolenia

o

Opieka medyczna

Zgłoszenie nieobecności

Rozliczenie nadgodzin

Oświadczenie o zarobkach

P
Dowolne inne