22 35 52 164 poland@amodit.com
Rejestr umów – budowanie rejestrów, wieloatrybutowość, akceptacje.

Czy Ty również chcesz posiadać jedno bezpieczne miejsce, gdzie zarchiwizowane zostają dokumenty? Chcesz mieć możliwość opisania umów i dokumentów powiązanych różnego typu atrybutami, a tym samym szybko przeszukiwać rejestr? A może chcesz zarządzać uprawnieniami do poszczególnych dokumentów na przykład w zależności od ich typu lub kontrahenta, którego dotyczyła umowa. Wymienione powyżej cele postawiliśmy sobie, wdrażając rejestr umów u jednego z naszych klientów, który opisuje następujące problemy:

Posiadamy dużą ilość dokumentów, a dokładniej umów wraz z załącznikami lub aneksami w postaci papierowej oraz ich skany, które są umieszczone w folderach sieciowych. Rodzi to problemy związane z organizacją archiwum takich dokumentów (w tym ich wersji), ich wyszukiwaniem oraz nadawaniem uprawnień do poszczególnych dokumentów.

Rozwiązanie

W odpowiedzi na trudności klienta zrealizowaliśmy rejestr umów w oparciu o proces w systemie AMODIT. Pola różnego typu wprowadzone na formularz reprezentują atrybuty umów oraz dokumentów z nimi związanych, m.in. dotyczące:

– stron umowy (można podać wiele podmiotów);

– podstawowych parametrów umowy tj. dat zawarcia i zakończenia (o ile umowa została zrealizowana), kwot, warunków płatności;

– przypominania o wygaśnięciu umowy;

– dodatkowych atrybutów specyficznych dla zawieranej umowy np. typ umowy, czego dotyczy, szczegółowych wytycznych odnośnie realizacji.

Skan dokumentu umowy umieszczany jest w polu na formularzu. Natomiast dokumenty powiązane umieszczane są w dodatkowej tabeli wraz z atrybutem określającym ich typ (np. aneks, ogólne warunki świadczenia usług, wypis z KRS).

 

Korzyści płynące z wdrożenia rejestru umów
  1. Wszystkie dokumenty umów wraz z aneksami/załącznikami są zarchiwizowane w jednym miejscu. Dodatkowo w przypadku aktualizacji jakiegokolwiek skanu dokumentu powstaje jego wersja, a więc użytkownicy mają dostęp do historii zmian treści.
  2. Wykorzystując mechanizm wyszukiwania zaawansowanego, użytkownicy mogą tworzyć sobie różnego typu zestawienia umożliwiające szybkie i dokładne przeszukiwanie i filtrowanie rejestru umów po żądanych atrybutach.
  3. Do poszczególnych dokumentów dostęp mają tylko wyznaczone osoby na podstawie ustalonych automatycznych reguł przydziału uprawnień lub nadanych ad-hoc przez administratorów rejestru.
Jak przebiegał proces rejestracji umowy?
  1. Sprawa w AMODIT reprezentująca pojedynczą umowę może być założona ręcznie przez administratora rejestru lub zainicjowana przesłanym na wskazany adres mailowy skanem papierowej wersji dokumentu (AMODIT odczytuje skrzynkę mailową i automatycznie tworzy sprawy).
  2. Administratorzy rejestru umów uzupełniają wstępnie niezbędne atrybuty umowy i przekazują do weryfikacji przez opiekuna umowy lub Dział Prawny.
  3. Opiekun umowy weryfikuje poprawność wprowadzenia danych lub dokonuje uzupełnienia atrybutów.
  4. Zweryfikowana umowa uzyskuje status dostępnej, o ile nadal obowiązuje, albo archiwalnej, jeśli się zakończyła. Dodatkowo system AMODIT wysyła powiadomienie do opiekuna umowy lub Działu Prawnego o zbliżającym się terminie wygaśnięcia umowy.
Rejestr umów sprawdzi się w każdej branży/organizacji, gdzie należy rejestrować umowy oraz dokumenty z nimi związane. Docelowymi odbiorcami mogą być między innymi działy prawne, HR oraz administracyjne w każdym z przedsiębiorstw. Opisany case realizowaliśmy w Dziale Prawnym międzynarodowego domu mediowego. Sprawdź jakie procesy możemy usprawnić w Twojej firmie – pobierz wersję demo.