Zarządzanie danymi podstawowymi z kontrolą każdej zmiany
AMODIT prowadzi wniosek o utworzenie lub aktualizację kartoteki klienta, dostawcy, kontrahenta działającego w obu rolach albo indeksu towarowego. Kieruje części wniosku do odpowiedzialnych osób, kontroluje kompletność i zatwierdzenie, a zaakceptowane dane może przekazać do systemu docelowego.
Jedna sprawa łączy dane, odpowiedzialności i akceptację
Zmiana wymaga udziału kilku osób
Utworzenie albo aktualizacja kartoteki może wymagać danych uzupełnianych przez różne zespoły. Część informacji wraca do korekty, a przed przekazaniem dalej trzeba potwierdzić kompletność i zatwierdzić zmianę.
Kontrolowany wniosek w AMODIT
Proces rozdziela sekcje według odpowiedzialności, pozwala uzupełniać je równolegle i kieruje sprawę właściwą ścieżką. Widoki spraw, zadań, błędów i audytu pokazują stan obsługi od zgłoszenia do zatwierdzonej kartoteki.
Od wniosku do zatwierdzonej kartoteki
To wzorzec wdrożeniowy: proces tworzenia i aktualizacji danych podstawowych łączy AMODIT z systemami klienta. Klient wybiera rodzaje kartotek, zakres danych, role i reguły akceptacji.
1. Wniosek o utworzenie lub zmianę
Sprawa wskazuje, czy dotyczy klienta, dostawcy, kontrahenta pełniącego obie role czy indeksu towarowego oraz czy powstaje nowa kartoteka, czy zmieniana jest istniejąca.
2. Zebranie wymaganych danych
Formularz gromadzi informacje potrzebne dla wybranego rodzaju kartoteki. Dane rejestrowe mogą zostać pobrane w ramach ustalonego zakresu procesu.
3. Skierowanie do odpowiedzialnych osób
Ścieżka i szablon odpowiedzialności określają, kto uzupełnia oraz weryfikuje poszczególne części wniosku.
4. Równoległe uzupełnianie i korekty
Wybrane sekcje mogą być uzupełniane równolegle. Niekompletna część może wrócić do właściwej osoby bez utraty widoczności całej sprawy.
5. Kontrola kompletności i zatwierdzenie
Przed zakończeniem procesu sprawdzana jest kompletność wymaganych danych, a zmiana przechodzi ustalone zatwierdzenie.
6. Przekazanie i status synchronizacji
Zatwierdzona kartoteka może zostać przekazana przez API do systemu docelowego. Proces może zapisać status synchronizacji, obsłużyć korektę i ponowić przekazanie.
Akceptacja dostawcy może rozpocząć się od wniosku o utworzenie nowej kartoteki albo zmianę danych istniejącego kontrahenta. Formularz gromadzi informacje wymagane dla danego rodzaju dostawcy, a ścieżka określa osoby odpowiedzialne za ich uzupełnienie, weryfikację i zatwierdzenie.
Niekompletna część może wrócić do właściwej osoby bez utraty widoczności całej sprawy. Po zatwierdzeniu dane mogą zostać przekazane do systemu docelowego przez uzgodnioną integrację, z zapisem statusu synchronizacji.
Jedno źródło, spójne dane w procesach
Sposób korzystania ze wspólnych danych zależy od uzgodnionego rejestru, jego właściciela oraz zakresu integracji.
Uzgodnione źródło
Dane osób, kontrahentów, jednostek i kategorii mogą pochodzić z uzgodnionego rejestru. Aktualne źródło referencyjne pomaga ograniczyć różne warianty tych samych informacji.
Właściciel zmiany
Dla każdej grupy danych proces wskazuje, kto odpowiada za jej aktualność i gdzie wprowadza się zmianę przeznaczoną dla innych procesów.
Listy dopasowane do sprawy
Listy wyboru mogą być zawężane do kontekstu sprawy, aby użytkownik pracował na wartościach właściwych dla danego procesu.
Kontrolowane przekazanie
Po zatwierdzeniu aktualne dane mogą trafić do wskazanych procesów lub systemów zgodnie z ustalonym kierunkiem i zakresem integracji.
Opisz rodzaje danych podstawowych, role odpowiedzialne za ich uzupełnianie i sposób zatwierdzania. Wspólnie określimy formularz, ścieżki, kontrolę kompletności oraz ewentualne przekazanie zatwierdzonych danych do systemu docelowego.
Wskaż kartoteki i indeksy objęte procesem, uczestniczące role oraz sposób zatwierdzania zmian. Omówimy, jak odwzorować ten przebieg w AMODIT.
Najczęstsze pytania o zarządzanie danymi podstawowymi
1Jakie dane podstawowe może obejmować proces?
Wzorzec wdrożeniowy obejmuje kartoteki klientów, dostawców, kontrahentów działających jednocześnie w obu rolach oraz indeksy towarowe. Klient wybiera ostateczny katalog i sposób integracji z systemami źródłowymi.
2Czy jeden proces może obsługiwać tworzenie i aktualizację kartotek?
Tak. Centralny wniosek może rozróżniać utworzenie nowej kartoteki i zmianę istniejących danych, a następnie skierować sprawę odpowiednią ścieżką.
3Czy kilka zespołów może uzupełniać dane równolegle?
Tak. Sekcje mogą być rozdzielone według odpowiedzialności i uzupełniane równolegle, z możliwością zwrotu wybranej części do korekty.
4Jak proces kontroluje kompletność danych?
Wymagane sekcje i pola są sprawdzane przed zatwierdzeniem. Widoki zadań oraz błędów pomagają wskazać elementy wymagające uzupełnienia lub korekty.
5Czy zatwierdzone kartoteki mogą trafić do innego systemu?
Tak. Integracja przekazuje zatwierdzone kartoteki przez API, zapisuje status synchronizacji i ponawia wymianę po korekcie. Klient ustala system docelowy i zakres danych.
6Czy AMODIT musi być źródłem danych podstawowych?
Nie. Źródłem może być uzgodniony rejestr, a AMODIT korzysta z właściwych danych w procesie i prowadzi obsługę wniosku o zmianę. Projekt rozwiązania określa system źródłowy, właściciela danych oraz miejsce ich aktualizacji.
7Jak zmiana danych trafia do innych procesów?
Najpierw określa się miejsce wprowadzenia zmiany i jej właściciela. Zatwierdzone wartości mogą następnie trafić do wskazanych procesów lub systemów, jeżeli przewiduje to uzgodniona integracja. Sposób i status wymiany zależą od dostępnych interfejsów.