Automatyzacja procesów kadrowych

Chcesz usprawnić wykonywanie zadań w obszarze kadrowym? Zautomatyzuj procesy i przechowuj wszystkie dane pracowników w jednym miejscu. Zapewnij sobie wygodny dostęp do dokumentów w dowolnym czasie i na każdym urządzeniu.

W grupie spółek AMODIT rozdziela dostęp według organizacji i roli: HR obsługuje przypisany zakres, menedżer swój zespół, a pracownik własne dokumenty i formularze.

Sprawdź wersję demo HR

Jakie przykładowe procesy
w obszarze kadrowym możesz usprawnić?

Zatrudnienie i zmiany warunków współpracy

Prowadź dane, decyzje i dokumenty od rozpoczęcia współpracy po zadania i potwierdzenia związane z jej zakończeniem.

Onboarding pracownika

Skoordynuj zadania HR, menedżera, administracji i IT oraz kontroluj wspólny status przygotowań.

Zarządzanie dokumentacją pracowniczą

Elektroniczna dokumentacja pracownicza, wyszukiwanie, indeksowanie i kontrolowany dostęp do akt.

Wnioski delegacyjne

Od polecenia wyjazdu i zaliczki, przez akceptację, po rozliczenie delegacji i przekazanie danych do ERP.

Wnioski urlopowe

Wnioski urlopowe z obsługą akceptacji, zastępstw i informacji o nieobecności.

Portal pracownika

Wnioski, dokumenty i zadania pracownicze dostępne w jednym miejscu dla pracownika i HR.

Rekrutacja

Kandydaci, zadania, dokumenty i decyzje przechodzą przez ustaloną ścieżkę rekrutacji.

Zarządzanie umowami

Od przygotowania i uzgodnień, przez akceptację i podpis, po rejestr, terminy i aneksy.

Funkcjonalności

Obsługa podpisów kwalifikowanych
Gotowe szablony dokumentów
Dostęp tymczasowy
Wymiana danych z systemami kadrowymi
Wysoki komfort pracy

W AMODIT podpiszesz dowolny plik podpisem kwalifikowanym oraz pieczęcią od dowolnego dostawcy.
Dzięki tej funkcjonalności możesz przygotować konkretny dokument w kilka chwil. Jak to działa? Na formularzu AMODIT zbierasz dane, np. do umowy o pracę pracownika, a następnie przenosisz je na gotowy szablon. Koniec z ręcznym przepisywaniem – po podpięciu szablonu umowy dane z formularza przenoszą się automatycznie, a Ty otrzymujesz gotowy dokument.
To wygoda i oszczędność czasu, szczególnie gdy w procesie muszą wziąć udział osoby bez konta w AMODIT. Przykład? Prowadzisz rekrutację i zbierasz niezbędne dane od przyszłych pracowników. W AMODIT masz możliwość wystawienia formularza z dostępem tymczasowym, co oznacza, że zainteresowana osoba otrzymuje link na skrzynkę mailową, uzupełnia dane i odsyła je. Wszystkie dane znajdują się od razu w AMODIT, a Ty możesz je dalej procesować.
Połączenie AMODIT i systemów kadrowych działa dwukierunkowo: możesz korzystać z danych znajdujących się w tych systemach oraz przekazywać do nich dane zgromadzone w AMODIT. Masz gwarancję pełnej elastyczności – gwarantujemy obsługę wszystkich systemów, które pozwalają na integrację.
AMODIT daje Ci swobodny dostęp do danych z dowolnego miejsca oraz urządzenia. Dzięki szybkiemu wyszukiwaniu informacji oszczędzasz czas i wygodnie realizujesz kolejne etapy każdego procesu.
Uporządkowanie dokumentów pracowniczych i zgromadzenie ich w jednym systemie.
Zgodność przechowywania dokumentacji z obowiązującymi przepisami.
Bezpieczeństwo danych, w tym możliwość nadawania ról i uprawnień dostępu.
Zminimalizowanie powtarzalnych czynności wykonywanych ręcznie.
Obniżenie kosztów druku, papieru i utrzymania archiwum.
Dostęp do dokumentów w każdym miejscu i czasie oraz z dowolnego urządzenia.

Korzyści

Porządek w dokumentacji
Zgodność z przepisami
Większe bezpieczeństwo
Proekologiczność
Oszczędność
Dostępność

Funkcjonalności

Korzyści

Obsługa podpisów kwalifikowanych

W AMODIT podpiszesz dowolny plik podpisem kwalifikowanym oraz pieczęcią od dowolnego dostawcy.
Gotowe szablony dokumentów

Dzięki tej funkcjonalności możesz przygotować konkretny dokument w kilka chwil. Jak to działa? Na formularzu AMODIT zbierasz dane, np. do umowy o pracę pracownika, a następnie przenosisz je na gotowy szablon. Koniec z ręcznym przepisywaniem – po podpięciu szablonu umowy dane z formularza przenoszą się automatycznie, a Ty otrzymujesz gotowy dokument.
Dostęp tymczasowy

To wygoda i oszczędność czasu, szczególnie gdy w procesie muszą wziąć udział osoby bez konta w AMODIT. Przykład? Prowadzisz rekrutację i zbierasz niezbędne dane od przyszłych pracowników. W AMODIT masz możliwość wystawienia formularza z dostępem tymczasowym, co oznacza, że zainteresowana osoba otrzymuje link na skrzynkę mailową, uzupełnia dane i odsyła je. Wszystkie dane znajdują się od razu w AMODIT, a Ty możesz je dalej procesować.
Wymiana danych z systemami kadrowymi

Połączenie AMODIT i systemów kadrowych działa dwukierunkowo: możesz korzystać z danych znajdujących się w tych systemach oraz przekazywać do nich dane zgromadzone w AMODIT. Masz gwarancję pełnej elastyczności – gwarantujemy obsługę wszystkich systemów, które pozwalają na integrację.
Wysoki komfort pracy

AMODIT daje Ci swobodny dostęp do danych z dowolnego miejsca oraz urządzenia. Dzięki szybkiemu wyszukiwaniu informacji oszczędzasz czas i wygodnie realizujesz kolejne etapy każdego procesu.
Porządek w dokumentacji

Uporządkowanie dokumentów pracowniczych i zgromadzenie ich w jednym systemie.
Zgodność z przepisami

Zgodność przechowywania dokumentacji z obowiązującymi przepisami.
Większe bezpieczeństwo

Bezpieczeństwo danych, w tym możliwość nadawania ról i uprawnień dostępu.
Proekologiczność

Zminimalizowanie powtarzalnych czynności wykonywanych ręcznie.
Oszczędność

Obniżenie kosztów druku, papieru i utrzymania archiwum.
Dostępność

Dostęp do dokumentów w każdym miejscu i czasie oraz z dowolnego urządzenia.

Success story z obszaru kadrowego
Wyzwanie: usprawnienie obiegu dokumentów pracowniczych

Międzynarodowa firma z branży energetycznej zdecydowała się na rezygnację z przechowywania dokumentów w formie papierowej. Klient szukał rozwiązania, które zapewni bezpieczeństwo danych, wygodny dostęp oraz zgodność z przepisami rozporządzenia dotyczącego przetwarzania dokumentacji pracowniczej.

Rozwiązanie przed wdrożeniem systemu

Do tej pory firma przechowywała dokumentację w formie tradycyjne, używając wydruków, teczek i segregatorów. Jednak takie rozwiązanie nie było zadowalające oraz spowalniało pracę działu kadrowego. Firma zdecydowała się na wdrożenie platformy do obsługi teczek pracowniczych w formie elektronicznej.

Zakres i korzyści wdrożenia

Proces obsługujący obieg dokumentacji pracowniczej znacząco usprawnił codzienną pracę działu kadr. Ważny warunek klienta, czyli bezpieczeństwo danych, został spełniony. AMODIT umożliwia nadawanie uprawnień dostępu na dwóch poziomach – widoku pracownika oraz widoku firmy.

W ramach projektu wdrożyliśmy następujące procesy:
- obsługę dokumentów kadrowych, które bezpośrednio po zeskanowaniu trafiają do właściwego działu w celu weryfikacji i dalszego procesowania, aby na końcu zostały wpięte do teczki elektronicznej,
- sprawdzanie kompletności teczki pracowniczej w czasie procesu przyjmowania nowego pracownika,
- przenoszenie teczek zwolnionych pracowników do wirtualnego archiwum,
- przekazywanie pracownikom pasków wynagrodzeń za pomocą systemu,
- obsługę kar pracowniczych.

Zobacz, jak inne firmy usprawniły obszar kadrowy

Chcesz dowiedzieć się, jak inni radzą sobie z optymalizacją procesów? Poszukujesz inspiracji do bardziej efektywnego zarządzania? Sprawdź case study naszych Klientów!

Przeczytaj case study

1Jakie funkcje oferuje moduł kadrowy AMODIT?

Podpisy kwalifikowane i pieczęcie – z dowolnego dostawcy, bez konieczności drukowania dokumentów.
Gotowe szablony dokumentów – formularze z automatycznym wypełnianiem danych do umów, aneksów i innych dokumentów.
Dostęp tymczasowy – np. kandydaci mogą wypełniać dane przez link bez konta w systemie.
Dwukierunkowa wymiana danych – integracja z systemami kadrowymi, ERP lub HR, zapewniająca spójną i aktualną bazę informacji.
Wysoki komfort pracy – szybkie wyszukiwanie, dostęp z dowolnego miejsca i urządzenia.

2Jak zacząć korzystać z obszaru kadrowego AMODIT?

Skorzystaj z wersji demo lub umów się na bezpłatną konsultację z ekspertem AMODIT. Wspólnie przejdziecie przez etapy: integrację, konfigurację uprawnień, migrację danych i szkolenie personelu.

3Dlaczego warto działać teraz?

Łatwość użytkowania — interfejs usprawnia codzienne działania HR.
Informacja w jednym miejscu — system integruje dane, dokumenty i procesy.
Skuteczność — automatyzacja działań oszczędza czas i redukuje błędy.
Optymalizacja pracy — wyeliminowanie ręcznych czynności i papieru, dostęp 24/7.

Jakie inne obszary możesz usprawnić
w swojej firmie?

Obszar
finansowy

Zautomatyzuj procesy finansowe i unikaj błędów wynikających z ręcznego wykonywania zadań.

Obszar
prawny

Zoptymalizuj pracę działu prawnego – uporządkuj umowy i aneksy w jednym systemie oraz zapewnij zespołowi wygodny dostęp do informacji.

Obszar
administracyjny

Minimalizuj opóźnienia, błędy lub zagubienia dokumentów dzięki automatyzacji procesów w obszarze administracyjnym.

Obszar
IT

Usprawnij pracę działu IT dzięki łatwemu monitorowaniu projektów na każdym etapie.

Czego szukasz?

Automatyzacja procesów kadrowych

Jakie przykładowe procesy
w obszarze kadrowym możesz usprawnić?