Bezpłatna konsultacja
Schemat blokowy

EOD - elektroniczny obieg dokumentów - AMODIT

Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) to innowacyjny system zarządzania, który rewolucjonizuje sposób, w jaki firmy przetwarzają i zarządzają dokumentacją. Umożliwia digitalizację, automatyzację i centralizację obiegu dokumentów, od faktur po wnioski pracownicze, co znacząco zwiększa efektywność operacyjną i bezpieczeństwo danych.

Dowiedz się więcej
Elektroniczny obieg dokumentów

Dla kogo EOD?

Elektroniczny obieg dokumentów jest idealnym rozwiązaniem dla firm każdej wielkości, które dążą do optymalizacji swoich procesów biznesowych i zwiększenia efektywności pracy. Jest szczególnie korzystny dla organizacji, które regularnie przetwarzają dużą ilość dokumentacji takich jak faktury, umowy czy wnioski pracownicze. System ten jest również nieoceniony dla firm działających w środowisku pracy zdalnej, gdzie dostęp do dokumentów w formie elektronicznej jest kluczowy. EOD służy przedsiębiorstwom poszukującym zaawansowanych rozwiązań do zarządzania dokumentacją finansową, HR, czy projektową, zapewniając jednocześnie zgodność z przepisami prawnymi. Ponadto jest to doskonałe narzędzie dla organizacji, które chcą zwiększyć bezpieczeństwo danych i efektywność współpracy międzydziałowej.

Po co EOD?

Elektroniczny obieg dokumentów znacząco przyspiesza procesy biznesowe, redukując czas potrzebny na przetwarzanie i zatwierdzanie dokumentów. Umożliwia automatyzację rutynowych zadań, np. obieg faktur czy wnioski urlopowe. Minimalizuje to ryzyko błędów ludzkich i zwiększa efektywność pracy. Dzięki centralizacji dokumentacji w formie elektronicznej firmy zyskują lepszą organizację i łatwiejszy dostęp do ważnych informacji, dzięki czemu podejmowanie decyzji biznesowych jest jeszcze prostsze. EOD zapewnia zwiększone bezpieczeństwo danych, chroniąc przed utratą lub uszkodzeniem dokumentów oraz umożliwiając kontrolę dostępu. System ten wspiera zgodność z przepisami prawnymi dotyczącymi przechowywania dokumentacji, co jest niezbędne w obliczu ciągłych zmian regulacyjnych.

Korzyści dla Twojej firmy z elektronicznego obiegu dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów różni się od tradycyjnego przede wszystkim szybkością przetwarzania i dostępnością informacji. Poznaj wszystkie korzyści.

Skrócenie czasu przetwarzania i zatwierdzania dokumentów

Elektroniczny system obiegu dokumentów znacznie przyspiesza procesy związane z przetwarzaniem i zatwierdzaniem dokumentów. Ta szybkość działania przekłada się bezpośrednio na wzrost efektywności pracy całej organizacji. Przykładowo, dokumenty, które tradycyjnie wymagałyby dni na przetwarzanie, mogą być teraz przetwarzane w ciągu kilku godzin, co znacząco wpływa na terminowość i płynność operacji biznesowych.

Automatyzacja procesów

Wprowadzenie automatyzacji w obszarach takich jak obieg faktur czy wniosków urlopowych znacznie redukuje ryzyko wystąpienia błędów ludzkich. Automatyzacja procesów pozwala także na przyspieszenie procesów decyzyjnych, umożliwiając pracownikom skupienie się na bardziej strategicznych zadaniach.

Zaawansowane narzędzia analityczne

Elektroniczny obieg dokumentów oferuje zaawansowane narzędzia analityczne, które pozwalają na efektywne monitorowanie przepływu informacji i zarządzanie dokumentacją. Dzięki temu organizacje mogą lepiej zrozumieć i optymalizować swoje procesy biznesowe.

Redukcja kosztów operacyjnych

Przejście na elektroniczny obieg dokumentów przyczynia się do znacznego obniżenia kosztów operacyjnych. Eliminuje to konieczność drukowania, przechowywania fizycznego i wysyłania dokumentów, co przekłada się na oszczędności finansowe.

Łatwość dostosowania do wymogów prawnych

Systemy EOD umożliwiają szybką adaptację do zmieniających się przepisów prawnych. To jest szczególnie ważne w obliczu ciągłych zmian w regulacjach, umożliwiając firmom łatwe dostosowanie się do nowych wymogów

Poprawa współpracy międzydziałowej

Elektroniczny obieg dokumentów ułatwia wymianę informacji między różnymi działami i lokalizacjami, co z kolei wspiera lepszą koordynację działań i efektywną współpracę. Przez to projekty są realizowane sprawniej, a komunikacja między zespołami jest bardziej efektywna.

Chcesz wiedzieć, jak kierować firmą bez ograniczeń? Koniec ery dokumentów papierowych w firmie! Obejrzyj webinar na temat elektronicznego obiegu dokumentów w organizacji i zobacz, jak może wyglądać Twoja przyszłość.

Zobacz nagranie

Podstawowe komponenty Elektronicznego Obiegu Dokumentów

  • Skanowanie dokumentów i przetwarzanie wersji elektronicznej
  • Zaawansowane funkcje skanowania
  • Rejestracja i akceptacja dokumentów
Schemat blokowy

  • Proces cyfryzacji dokumentów papierowych przez skanowanie jest fundamentem systemu elektronicznego obiegu dokumentów (EOD). Ta metoda zapewnia nie tylko przechowywanie i przetwarzanie w formie cyfrowej, ale także zabezpiecza dokumenty przed uszkodzeniami fizycznymi. Ponadto cyfryzacja ułatwia przeszukiwanie danych, ponieważ dokumenty cyfrowe można łatwo indeksować i przeszukiwać za pomocą słów kluczowych.

  • Nowoczesne systemy EOD często wykorzystują zaawansowane technologie OCR (Optical Character Recognition), które umożliwiają konwersję zeskanowanych obrazów tekstowych na edytowalne i przeszukiwalne formaty. Dzięki temu proces przetwarzania dokumentów staje się bardziej efektywny, a informacje zawarte w dokumentach są łatwiej dostępne.

  • Rejestracja każdego dokumentu w systemie EOD jest kluczowa dla efektywnego zarządzania dokumentacją. Systemy te oferują zautomatyzowane procesy rejestracji, które zapewniają, że każdy dokument jest odpowiednio katalogowany i łatwy do odnalezienia. Proces akceptacji jest również zautomatyzowany, co przyspiesza przepływ pracy i ułatwia zarządzanie dokumentami.

  • Wiele systemów EOD może być zintegrowanych z istniejącymi systemami zarządzania w firmie, takimi jak ERP (Enterprise Resource Planning) czy CRM (Customer Relationship Management). Ta integracja zapewnia płynny przepływ informacji między różnymi działami i systemami, co dodatkowo zwiększa efektywność pracy.

  • Systemy EOD zapewniają zaawansowane funkcje bezpieczeństwa, w tym kontrolę dostępu do dokumentów. Można ustawić różne poziomy uprawnień, zapewniając, że dostęp do wrażliwych danych mają tylko upoważnione osoby. To nie tylko chroni poufność informacji, ale także zapewnia zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych.

  • Ważnym aspektem systemów EOD jest zarządzanie wersjami dokumentów, co pozwala na śledzenie zmian dokonywanych w dokumentach. Dzięki temu można łatwo przywrócić wcześniejszą wersję dokumentu, jeśli zajdzie taka potrzeba, a historia zmian staje się transparentna dla wszystkich upoważnionych użytkowników.

Laptop
  • Integracja z istniejącymi systemami
  • Bezpieczeństwo i zarządzanie uprawnieniami
  • Zarządzanie wersjami dokumentów

  • Skanowanie dokumentów i przetwarzanie wersji elektronicznej

    Proces cyfryzacji dokumentów papierowych przez skanowanie jest fundamentem systemu elektronicznego obiegu dokumentów (EOD). Ta metoda zapewnia nie tylko przechowywanie i przetwarzanie w formie cyfrowej, ale także zabezpiecza dokumenty przed uszkodzeniami fizycznymi. Ponadto cyfryzacja ułatwia przeszukiwanie danych, ponieważ dokumenty cyfrowe można łatwo indeksować i przeszukiwać za pomocą słów kluczowych.

  • Zaawansowane funkcje skanowania

    Nowoczesne systemy EOD często wykorzystują zaawansowane technologie OCR (Optical Character Recognition), które umożliwiają konwersję zeskanowanych obrazów tekstowych na edytowalne i przeszukiwalne formaty. Dzięki temu proces przetwarzania dokumentów staje się bardziej efektywny, a informacje zawarte w dokumentach są łatwiej dostępne.

  • Rejestracja i akceptacja dokumentów

    Rejestracja każdego dokumentu w systemie EOD jest kluczowa dla efektywnego zarządzania dokumentacją. Systemy te oferują zautomatyzowane procesy rejestracji, które zapewniają, że każdy dokument jest odpowiednio katalogowany i łatwy do odnalezienia. Proces akceptacji jest również zautomatyzowany, co przyspiesza przepływ pracy i ułatwia zarządzanie dokumentami.

  • Integracja z istniejącymi systemami

    Wiele systemów EOD może być zintegrowanych z istniejącymi systemami zarządzania w firmie, takimi jak ERP (Enterprise Resource Planning) czy CRM (Customer Relationship Management). Ta integracja zapewnia płynny przepływ informacji między różnymi działami i systemami, co dodatkowo zwiększa efektywność pracy.

  • Bezpieczeństwo i zarządzanie uprawnieniami

    Systemy EOD zapewniają zaawansowane funkcje bezpieczeństwa, w tym kontrolę dostępu do dokumentów. Można ustawić różne poziomy uprawnień, zapewniając, że dostęp do wrażliwych danych mają tylko upoważnione osoby. To nie tylko chroni poufność informacji, ale także zapewnia zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych.

  • Zarządzanie wersjami dokumentów

    Ważnym aspektem systemów EOD jest zarządzanie wersjami dokumentów, co pozwala na śledzenie zmian dokonywanych w dokumentach. Dzięki temu można łatwo przywrócić wcześniejszą wersję dokumentu, jeśli zajdzie taka potrzeba, a historia zmian staje się transparentna dla wszystkich upoważnionych użytkowników.

Jeszcze więcej korzyści, które przyniesie Ci EOD

Łatwość dostosowania do indywidualnych potrzeb firmy

Systemy EOD często oferują modułową budowę i elastyczność konfiguracji, co pozwala na dostosowanie ich do specyficznych wymagań i procesów biznesowych danej firmy.

Zwiększenie konkurencyjności firmy

Implementacja nowoczesnych rozwiązań takich jak EOD może zwiększyć konkurencyjność firmy na rynku poprzez wykazanie zaawansowania technologicznego i zdolności do szybkiego adaptowania się do zmieniających się warunków biznesowych.

Wsparcie dla zrównoważonego rozwoju

Przejście na elektroniczny obieg dokumentów zmniejsza potrzebę używania papieru, co przyczynia się do ekologicznych praktyk biznesowych i wspiera zrównoważony rozwój.

Zwiększona transparentność procesów

EOD umożliwia lepszą widoczność i śledzenie procesów dokumentacyjnych w całej organizacji, co ułatwia monitorowanie i zarządzanie pracą.

Optymalizacja przestrzeni biurowej

Przechodząc na elektroniczny obieg dokumentów, firmy mogą znacząco zmniejszyć potrzebę fizycznego przechowywania dokumentów, co pozwala na lepsze wykorzystanie przestrzeni biurowej i potencjalne obniżenie kosztów związanych z magazynowaniem.

Zwiększenie możliwości skalowania biznesu

Elektroniczny obieg dokumentów ułatwia skalowanie operacji biznesowych, ponieważ systemy te mogą być łatwo dostosowane do rosnącej ilości danych i zwiększonej liczby użytkowników bez konieczności znaczących inwestycji w infrastrukturę fizyczną.

Implementacja elektronicznego obiegu dokumentów w firmie

1. Analiza potrzeb i WYBÓR ODPOWIEDNIEGO SYSTEMU

Rozpoczęcie implementacji elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) w firmie zaczyna się od dokładnej analizy potrzeb. Ten krok jest kluczowy, aby dobrać system idealnie dopasowany do specyfiki działalności firmy. Przy wyborze systemu ważne jest uwzględnienie obecnych potrzeb oraz potencjalnego rozwoju i skalowania organizacji. Dobór odpowiedniego systemu powinien także brać pod uwagę integrację z istniejącymi narzędziami i przyszłe wymagania technologiczne.

2. Proces wdrożenia i SZKOLENIA

Efektywne wdrożenie systemu EOD nie ogranicza się tylko do instalacji technicznej, ale obejmuje także kompleksowe szkolenia dla pracowników. Przeszkolenie personelu jest niezbędne, aby zapewnić płynne przejście do nowego systemu oraz maksymalizować korzyści płynące z jego użytkowania. Szkolenia powinny obejmować ogólne zasady działania systemu, jak również specyficzne procedury obiegu dokumentów w kontekście danej firmy.

3. Planowanie i HARMONOGRAMOWANIE WDROŻENIA

Planowanie wdrożenia jest kolejnym istotnym elementem. Ustalenie realistycznego harmonogramu, który uwzględnia różne fazy projektu, od instalacji po pełną integrację systemu, jest kluczowe. Plan powinien zawierać etapy testowania, oceny i dostosowania systemu, aby zapewnić jego optymalne funkcjonowanie.

4. Wsparcie i utrzymanie po WDROŻENIU

Po wdrożeniu systemu istotne jest zapewnienie stałego wsparcia technicznego i utrzymania systemu. Regularne aktualizacje, wsparcie techniczne i doradztwo są niezbędne, aby system EOD był niezawodny i efektywny. Firma powinna także rozważyć możliwość dalszego rozwoju systemu w odpowiedzi na zmieniające się potrzeby i warunki rynkowe.

Jakie przykładowe obszary możesz usprawnić
W SWOJEJ FIRMIE DZIĘKI EOD?

Obszar
finansowy

Zautomatyzuj procesy finansowe i unikaj błędów wynikających z ręcznego wykonywania zadań.

Obszar
kadrowy

Przechowuj wszystkie dane pracowników w jednym miejscu dzięki automatyzacji procesów w obszarze kadrowym.

Obszar
prawny

Zoptymalizuj pracę działu prawnego – uporządkuj umowy i aneksy w jednym systemie oraz zapewnij zespołowi wygodny dostęp do informacji.

Obszar
administracyjny

Minimalizuj opóźnienia, błędy lub zagubienia dokumentów dzięki automatyzacji procesów w obszarze administracyjnym.

Obszar
IT

Usprawnij pracę działu IT dzięki łatwemu monitorowaniu projektów na każdym etapie.
AMODIT Elektroniczny obieg dokumentów

  • Dlaczego AMODIT to idealne rozwiązanie?

    1. Intuicyjność i łatwość użytkowania

      AMODIT jest znany z intuicyjnego interfejsu użytkownika, co ułatwia pracownikom szybkie przyswojenie systemu i efektywne wykorzystanie jego funkcji bez długiego okresu wdrażania.

    2. Elastyczność i konfigurowalność

      System oferuje wysoki stopień konfigurowalności, co pozwala na dostosowanie go do specyficznych potrzeb i procesów biznesowych w firmie, zapewniając tym samym większą efektywność pracy.

    3. Zaawansowane funkcje automatyzacji

      AMODIT umożliwia automatyzację wielu procesów biznesowych, co przekłada się na oszczędność czasu i zasobów, a także minimalizację błędów ludzkich.

    4. Wsparcie dla decyzji biznesowych

      System może oferować zaawansowane narzędzia analityczne i raportujące, które pomagają w lepszym zrozumieniu procesów biznesowych i podejmowaniu bardziej świadomych decyzji.

    5. Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami

      AMODIT zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa danych, co jest kluczowe w obliczu rosnących wymagań dotyczących ochrony danych osobowych i zgodności z przepisami prawnymi.

Umów się na darmową konsultację

z jednym z naszych specjalistów. Zaprezentujemy Ci krok po kroku, jak przy pomocy AMODIT skutecznie wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów w Twojej firmie.

    Administratorem danych osobowych przekazanych za pomocą powyższego formularza kontaktowego jest Astrafox sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie. Dane osobowe będą przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi na przesłaną wiadomość. Masz prawo dostępu do swoich danych, żądania ich sprostowania, ograniczenia, usunięcia, wniesienia sprzeciwu oraz skargi do organu nadzorczego. Szczegółowe informacje o przetwarzaniu podanych danych osobowych znajdują się w Polityce prywatności.

    Definicja i kluczowe pojęcia elektronicznego obiegu dokumentów

    Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) to system zarządzania obiegiem zadań oraz dokumentów w firmie, działający w oparciu o mechanizmy typu workflow. System ten służy do digitalizacji dokumentacji firmowej, co osiąga się poprzez wystawianie dokumentów w formie elektronicznej oraz skanowanie i wgrywanie do systemu dokumentów papierowych.

    W praktyce EOD zaczyna się od otrzymania faktury – jeśli jest ona w wersji papierowej, najpierw jest skanowana, a następnie, gdy jest już w systemie, zostaje automatycznie wysłana do osoby odpowiedzialnej za jej zatwierdzenie. Po zatwierdzeniu następuje automatyczna dekretacja faktury i automatyczna wysyłka przelewu.

    Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia też efektywną obsługę wniosków pracowniczych. Przykładowo, gdy pracownik złoży e-wniosek o delegację, urlop czy odbiór nadgodzin, jest on natychmiast widoczny dla jego przełożonego. Jeśli przełożony zaakceptuje wniosek, pracownik otrzymuje SMS z potwierdzeniem, a pracownik HR otrzymuje potrzebne informacje do rozliczenia delegacji czy urlopu.

    Systemy EOD oferują liczne usprawnienia, takie jak systemy OCR (Optical Character Recognition), które automatycznie rozpoznają tekst na dokumentach, automatyzują przepływ dokumentów, oraz pozwalają na łatwiejszą archiwizację i zarządzanie dokumentacją.

    Zastosowanie EOD pozwala na oszczędność czasu i kosztów, zwiększa bezpieczeństwo danych oraz minimalizuje ryzyko błędów ludzkich. Ponadto systemy takie ułatwiają optymalizację procesów biznesowych i zapewniają dostęp do dokumentów z każdego miejsca na świecie.

    Warto dodać, że od 1 stycznia 2019 r. weszła w życie ustawa dotycząca przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, która jest równorzędna z formą papierową. W przypadku pracy zdalnej praca z dokumentami w formie elektronicznej jest wręcz wymagana. Wymagane jest także odpowiednie przechowywanie dokumentów elektronicznych, z podziałem na kategorie oraz okresy rozliczeniowe.

    Na koniec, ważne jest, aby zauważyć, że nie wszystkie dokumenty mogą być przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej. Na przykład, faktury powinny być przechowywane w formie, w jakiej oryginalnie powstały – jeśli zostały utworzone w wersji papierowej, w takiej formie mają pozostać, a jeśli zostały utworzone w wersji elektronicznej, mają być w ten sposób archiwizowane.

    Historia i ewolucja systemów obiegu dokumentów

    Początki elektronicznego obiegu dokumentów sięgają lat, kiedy to rozwój technologii informatycznych umożliwił przechowywanie dużych ilości danych w formie cyfrowej. Z czasem, systemy te ewoluowały, oferując coraz bardziej zaawansowane funkcjonalności, takie jak integracja z innymi systemami informatycznymi (np. systemami ERP), zaawansowane opcje wyszukiwania, czy automatyzację procesów związanych z obiegiem dokumentów. Współczesne systemy elektronicznego obiegu dokumentów są nie tylko narzędziem do przechowywania danych, ale także platformą wspierającą podejmowanie decyzji i zarządzanie procesami w całej organizacji.