Obszar finansowy

Wyzwanie: automatyzacja przekazywania faktur kosztowych do departamentu księgowości

Nasz klient, duża spółka giełdowa z branży FMCG, potrzebował zautomatyzowanego systemu przekazywania faktur kosztowych do departamentu księgowości. Celem było usprawnienie pracy podczas procesowania faktur kosztowych oraz automatyzacja obsługi zadań.

Rozwiązanie przed wdrożeniem systemu

Przed wdrożeniem AMODIT w firmie klienta obsługa faktur i innych dokumentów finansowych odbywała się ręcznie. W praktyce proces polegał na przekazywaniu wydruków z biurka na biurko – zdarzało się, że dokumenty ginęły, trafiały do nieodpowiednich osób, a sam obieg trwał za długo. Dodatkowo nikt nie mógł sprawdzić, na jakim etapie ścieżki akceptacji znajduje się dany dokument i kto jest aktualnie odpowiedzialny za jego obsługę.

Zakres i korzyści wdrożenia

Po wdrożeniu AMODIT firma uzyskała klarowną ścieżkę akceptacji faktur. Każdy dokument od dostawców trafia na zdefiniowany adres mailowy. Faktury otrzymane w formie papierowej są skanowane i także wysyłane mailem.

Dużym osiągnięciem jest optymalizacja pracy. System na podstawie każdego odebranego maila tworzy automatycznie nową sprawę i odczytuje zawartość załączników za pomocą dwóch usług OCR – wbudowanej i zewnętrznej dedykowanej do obsługi faktur.

Średnio 65% utworzonych spraw zawiera parametry, które pozwalają na automatyczne przesłanie faktury na jeden z kilku zdefiniowanych adresów mailowych do departamentu księgowości lub odesłanie maila do nadawcy. Pozostałe sprawy wymagają częściowej obsługi przez użytkownika, najczęściej z powodu niepełnych danych na fakturze lub z powodu błędnego odczytu przez OCR.

Klient docenił również elastyczność AMODIT. Automatyzacja zadań opiera się na regułach biznesowych zdefiniowanych zgodnie z indywidualnymi potrzebami tej konkretnej firmy.