22 35 52 164 poland@amodit.com

Obszar prawny

Optymalizacja procesów w dziale prawnym pozwala
na uporządkowanie umów, aneksów czy pełnomocnictw
w jednym systemie, do których dostęp mają jedynie
wyznaczone osoby.

Zminimalizowane zostaje także ryzyko
utraty czy zniszczenia dokumentu.

Obszar prawny

Optymalizacja procesów w dziale prawnym pozwala na uporządkowanie umów w jednym systemie, do których dostęp mają jedynie wyznaczone osoby. 

Przykładowe procesy w obszarze prawnym

Sprawdzanie pełnomocnictw

Obsługa zgłoszeń do działu prawnego

Pisma sądowe

Kontrola zgodności umowy z budżetem

P

Dowolne inne

Przykładowe funkcjonalności

Podpis elektroniczny

Dopracowanie treści i podpisanie umowy można skrócić do kilku minut. Przygotowujesz umowę, udostępniasz i uzyskujesz podpisy. Bez drukowania, wysyłania kurierem i odsyłania. Udostępniamy wszystkie typy podpisu elektronicznego zgodne z rozporządzeniem eIDAS.

Terminy wykonania zadań

Kontrola terminowości jest kluczowa dla efektywnego zarządzania przepływem dokumentów. AMODIT pozwala wyznaczać i kontrolować czas np. opiniowania lub przypominać o wygaśnięciu danej umowy.

Równoległe opiniowanie

Proces opiniowania umów wymaga uzyskania opinii wielu osób. Najlepiej, gdy są one wyrażane w tym samym czasie, co skraca cały proces o wiele dni. AMODIT, pozwala opiniować dokumenty / sprawy w tym samym czasie przez wiele osób.

Wspólna edycja dokumentów

Możesz pracować nad treścią dokumentu wspólnie z innymi osobami dzięki integracji AMODIT z MS Office. Wszystkie osoby mające dostęp do dokumentu np. MS Word mogą go w tym samym czasie edytować w przeglądarce i wszystkie zmiany i komentarze zostaną automatycznie zapamiętane.

Dostęp tymczasowy

Osoba nie mającąca konta w systemie AMODIT, może uzyskać chwilowy, ograniczony dostęp wyłącznie do jednej sprawy lub dokumentu w niezbędnym zakresie. Dzięki temu proces przebiega płynnie, uzyskujemy sprawdzone, prawidłowe dane, które możemy natychmiast wykorzystać na dalszych etapach.

Szybkie wyszukiwanie

Rejestr umów może zawierać dziesiątki tysięcy dokumentów. Jak znaleźć właściwy nie mając pełnej informacji? W systemie wszystkie dokumenty są indeksowane treścią, co oznacza, że znajdziesz każdy dokument, znając np. tylko jedno słowo z treści.

Success story

Rejestr umów

Opisany case realizowany był w Dziale Prawnym międzynarodowego domu mediowego. Klient mierzył się z problemem posiadania dużej ilości dokumentów (umów wraz z załącznikami lub aneksami w postaci papierowej oraz ich skany). Wiązało się to z ogromnym wyzwaniem organizacji archiwum takich dokumentów (w tym ich wersji), ich wyszukiwaniem oraz nadawaniem uprawnień.

Zakres wdrożenia

W odpowiedzi na trudności Klienta zrealizowaliśmy rejestr umów w oparciu o proces w systemie AMODIT. Pola różnego typu wprowadzone na formularz reprezentują atrybuty umów oraz dokumentów z nimi związanych, m.in. dotyczące:

  • stron umowy (można podać wiele podmiotów)
  • podstawowych parametrów umowy tj. dat zawarcia i zakończenia, kwot, warunków płatności
  • przypominania o wygaśnięciu umowy
  • dodatkowych atrybutów specyficznych dla zawieranej umowy np. typ umowy, czego dotyczy, szczegółowych wytycznych odnośnie realizacji

Skan dokumentu umowy umieszczany jest w polu na formularzu. Natomiast dokumenty powiązane zanjdują się w dodatkowej tabeli wraz z atrybutem określającym ich typ (np. aneks, ogólne warunki świadczenia usług, wypis z KRS).

Korzyści

Wszystkie umowy wraz z aneksami/załącznikami są zarchiwizowane w jednym miejscu

Do poszczególnych dokumentów dostęp mają tylko wyznaczone osoby na podstawie ustalonych automatycznych reguł

~

100% ograniczenie ryzyka utraty/zniszczenia dokumentów

Użytkownicy mogą tworzyć różnego typu zestawienia umożliwiające szybkie i dokładne przeszukiwanie i filtrowanie rejestru umów po żądanych atrybutach

Korzyści

Wszystkie umowy wraz z aneksami/załącznikami są zarchiwizowane w jednym miejscu

Do poszczególnych dokumentów dostęp mają tylko wyznaczone osoby na podstawie ustalonych automatycznych reguł

~

100% ograniczenie ryzyka utraty/zniszczenia dokumentów

Użytkownicy mogą tworzyć różnego typu zestawienia umożliwiające szybkie i dokładne przeszukiwanie i filtrowanie rejestru umów po żądanych atrybutach

Jakie jeszcze obszary możesz usprawnić w swojej firmie?

Obszar finansowy

Poprzez automatyzację  system pozwala na efektywniejsze wypracowanie rezultatów dla określonych zadań.

Obszar kadrowy

Automatyzacja procesów w obszarze kadrowym pozwala przechowywać wszystkie dane pracowników w jednym miejscu. 

Obszar administracyjny

Automatyzacja procesów pozwala wyeliminować lub ograniczyć opóźnienia, błędy bądź zagubienie dokumentów.

Obszar IT

System wspomaga prace działu, dzięki czemu można z łatwością monitorować etapy wdrażanych projektów.