Obszar prawny
Optymalizacja procesów w dziale prawnym pozwala
na uporządkowanie umów, aneksów czy pełnomocnictw
w jednym systemie, do których dostęp mają jedynie
wyznaczone osoby.
Zminimalizowane zostaje także ryzyko
utraty czy zniszczenia dokumentu.
Obszar prawny
Optymalizacja procesów w dziale prawnym pozwala na uporządkowanie umów w jednym systemie, do których dostęp mają jedynie wyznaczone osoby.
Przykładowe procesy w obszarze prawnym
Sprawdzanie pełnomocnictw
Obsługa zgłoszeń do działu prawnego
Pisma sądowe
Kontrola zgodności umowy z budżetem
Dowolne inne
Przykładowe funkcjonalności
Podpis elektroniczny
Dopracowanie treści i podpisanie umowy można skrócić do kilku minut. Przygotowujesz umowę, udostępniasz i uzyskujesz podpisy. Bez drukowania, wysyłania kurierem i odsyłania. Udostępniamy wszystkie typy podpisu elektronicznego zgodne z rozporządzeniem eIDAS.
Terminy wykonania zadań
Kontrola terminowości jest kluczowa dla efektywnego zarządzania przepływem dokumentów. AMODIT pozwala wyznaczać i kontrolować czas np. opiniowania lub przypominać o wygaśnięciu danej umowy.
Równoległe opiniowanie
Proces opiniowania umów wymaga uzyskania opinii wielu osób. Najlepiej, gdy są one wyrażane w tym samym czasie, co skraca cały proces o wiele dni. AMODIT, pozwala opiniować dokumenty / sprawy w tym samym czasie przez wiele osób.
Wspólna edycja dokumentów
Możesz pracować nad treścią dokumentu wspólnie z innymi osobami dzięki integracji AMODIT z MS Office. Wszystkie osoby mające dostęp do dokumentu np. MS Word mogą go w tym samym czasie edytować w przeglądarce i wszystkie zmiany i komentarze zostaną automatycznie zapamiętane.
Dostęp tymczasowy
Osoba nie mającąca konta w systemie AMODIT, może uzyskać chwilowy, ograniczony dostęp wyłącznie do jednej sprawy lub dokumentu w niezbędnym zakresie. Dzięki temu proces przebiega płynnie, uzyskujemy sprawdzone, prawidłowe dane, które możemy natychmiast wykorzystać na dalszych etapach.
Szybkie wyszukiwanie
Rejestr umów może zawierać dziesiątki tysięcy dokumentów. Jak znaleźć właściwy nie mając pełnej informacji? W systemie wszystkie dokumenty są indeksowane treścią, co oznacza, że znajdziesz każdy dokument, znając np. tylko jedno słowo z treści.
Success story
Rejestr umów
Opisany case realizowany był w Dziale Prawnym międzynarodowego domu mediowego. Klient mierzył się z problemem posiadania dużej ilości dokumentów (umów wraz z załącznikami lub aneksami w postaci papierowej oraz ich skany). Wiązało się to z ogromnym wyzwaniem organizacji archiwum takich dokumentów (w tym ich wersji), ich wyszukiwaniem oraz nadawaniem uprawnień.
Zakres wdrożenia
W odpowiedzi na trudności Klienta zrealizowaliśmy rejestr umów w oparciu o proces w systemie AMODIT. Pola różnego typu wprowadzone na formularz reprezentują atrybuty umów oraz dokumentów z nimi związanych, m.in. dotyczące:
- stron umowy (można podać wiele podmiotów)
- podstawowych parametrów umowy tj. dat zawarcia i zakończenia, kwot, warunków płatności
- przypominania o wygaśnięciu umowy
- dodatkowych atrybutów specyficznych dla zawieranej umowy np. typ umowy, czego dotyczy, szczegółowych wytycznych odnośnie realizacji
Skan dokumentu umowy umieszczany jest w polu na formularzu. Natomiast dokumenty powiązane zanjdują się w dodatkowej tabeli wraz z atrybutem określającym ich typ (np. aneks, ogólne warunki świadczenia usług, wypis z KRS).
Korzyści
Wszystkie umowy wraz z aneksami/załącznikami są zarchiwizowane w jednym miejscu
Do poszczególnych dokumentów dostęp mają tylko wyznaczone osoby na podstawie ustalonych automatycznych reguł
100% ograniczenie ryzyka utraty/zniszczenia dokumentów
Użytkownicy mogą tworzyć różnego typu zestawienia umożliwiające szybkie i dokładne przeszukiwanie i filtrowanie rejestru umów po żądanych atrybutach
Korzyści
Wszystkie umowy wraz z aneksami/załącznikami są zarchiwizowane w jednym miejscu
Do poszczególnych dokumentów dostęp mają tylko wyznaczone osoby na podstawie ustalonych automatycznych reguł
100% ograniczenie ryzyka utraty/zniszczenia dokumentów
Użytkownicy mogą tworzyć różnego typu zestawienia umożliwiające szybkie i dokładne przeszukiwanie i filtrowanie rejestru umów po żądanych atrybutach
Przekonaj się, jak Amodit może pomóc Twojej firmie
Jakie jeszcze obszary możesz usprawnić w swojej firmie?
Obszar finansowy
Poprzez automatyzację system pozwala na efektywniejsze wypracowanie rezultatów dla określonych zadań.
Obszar kadrowy
Automatyzacja procesów w obszarze kadrowym pozwala przechowywać wszystkie dane pracowników w jednym miejscu.
Obszar administracyjny
Automatyzacja procesów pozwala wyeliminować lub ograniczyć opóźnienia, błędy bądź zagubienie dokumentów.
Obszar IT
System wspomaga prace działu, dzięki czemu można z łatwością monitorować etapy wdrażanych projektów.