Obszar administracyjny
Uporządkowanie, ujednolicenie oraz
automatyzacja są kluczowe w szybkim
docieraniu do poszukiwanych informacji.
Optymalizacja procesów pozwala wyeliminować
lub ograniczyć opóźnienia, błędy bądź
zagubienie dokumentów.
Obszar administracyjny
Automatyzacja procesów pozwala wyeliminować lub ograniczyć opóźnienia, błędy bądź zagubienie dokumentów.
Przykładowe procesy w obszarze administracyjnym
Rozliczanie kilometrówek
Wnioski na zarząd
Rezerwacje salek
Zarządzanie flotą
Rejestr pełnomocnictw
Dowolne inne
Przykładowe funkcjonalności
Ścieżki obiegu korespondencji
Każda korespondencja zarówno przychodząca, jak i wychodząca może przechodzić przez ręce różnych osób w organizacji. System pozwala na swobodne i szybkie przekazywanie korespondencji między osobami lub wprowadzenie reguł przekazywania na przykład dla różnych typów korespondencji.
Szybka rejestracja dokumentów
Wystarczy zeskanować dokument lub przesłać go mailem a zostanie on automatycznie zarejestrowany w dzienniku korespondencji. Nie musisz już prowadzić go w Excelu, zapisywać skanów na komputerze. Zyskasz łatwo dostępny dla uprawnionych osób, centralny rejestr korespondencji z szybkim podglądem dokumentów.
Monitorowanie procesu
Zyskaj pełne oraz bieżące informacje na temat przebiegu każdego procesu. Wiadomo kto i na jakim etapie przetrzymuje dokument, ile dokumentów czeka na akceptację. W systemie wszystkie procesy stają się transparentne, a dostęp do nich jest łatwo dostępny.
Success story
Zarządzanie cyfrowymi wersjami dokumentów papierowych
Oczekiwanym rezultatem ze strony Klienta było usprawnienie zarządzania i przechowywania skanów (wersji cyfrowych) umów z kontrahentami i dostawcami oraz zarządzanie uprawnieniami dostępu do repozytorium umów. Realizacja tych procesów była rozszerzeniem zastosowania o kolejny obszar biznesowy w firmie Klienta.
Zakres wdrożenia
- Repozytorium umów – główny proces zarządzania cyfrowymi wersjami papierowych dokumentów. Każda umowa reprezentowała jeden proces składający się z formularza z wieloma atrybutami (np. stronami umowy, terminami ważności, klauzulami poufności, dodatkowymi załącznikami takimi jak aneksy) oraz krótkiego workflow. Główne kroki przebiegu procesu to podłączenie skanów umowy i dokumentów towarzyszących, dodanie opisu, weryfikacja poprawności opisu i przekazanie do wirtualnego repozytorium.
- Wniosek o nadanie lub odebranie uprawnień do repozytorium umów – pomocniczy proces, którego zadaniem jest złożenie wniosku o nadanie lub odebranie uprawnień do umów w repozytorium dla wskazanej osoby. Przebieg procesu obejmował przygotowanie wniosku, dwustopniową akceptację oraz nadanie bądź odebranie uprawnień.
Korzyści
Uporządkowanie przechowywania zeskanowanych umów z możliwością ich wieloatrybutowego wyszukiwania
Zmniejszenie liczby zagubionych dokumentów do 0
Usprawnienie zarządzania nadawaniem lub odbieraniem dostępu do repozytorium umów dla pracowników
Kilkanaście sekund zajmuje odszukanie informacji zawartych w dokumentacji
Korzyści
Uporządkowanie przechowywania zeskanowanych umów z możliwością ich wieloatrybutowego wyszukiwania
Zmniejszenie liczby zagubionych dokumentów do 0
Usprawnienie zarządzania nadawaniem lub odbieraniem dostępu do repozytorium umów dla pracowników
Kilkanaście sekund zajmuje odszukanie informacji zawartych w dokumentacji
Przekonaj się, jak Amodit może pomóc Twojej firmie
Jakie jeszcze obszary możesz usprawnić w swojej firmie?
Obszar finansowy
Poprzez automatyzację system pozwala na efektywniejsze wypracowanie rezultatów dla określonych zadań.
Obszar prawny
Optymalizacja procesów w dziale prawnym pozwala na uporządkowanie umów czy aneksów w jednym systemie.
Obszar kadrowy
Automatyzacja procesów w obszarze kadrowym pozwala przechowywać wszystkie dane pracowników w jednym miejscu.
Obszar IT
System wspomaga prace działu, dzięki czemu można z łatwością monitorować etapy wdrażanych projektów.