Korespondencja trafia do właściwej osoby i sprawy
Pismo przychodzi papierem, wiadomość elektronicznie, a odpowiedź powstaje w innym dziale. AMODIT łączy rejestrację, dekretację, zadania, wysyłkę i archiwum, aby korespondencja przychodząca, wychodząca i wewnętrzna miała właściciela, termin oraz pełną historię.
Od wpływu dokumentu do potwierdzonej realizacji
Gdy kanały działają osobno
Kancelaria rejestruje papier, skrzynki elektroniczne obsługuje inny zespół, a informacje o przekazaniu dokumentu pozostają w e-mailach. Trudno potwierdzić, kto otrzymał pismo, czy odpowiedź została przygotowana i gdzie znajduje się oryginał.
Gdy korespondencję prowadzi proces
Każdy dokument otrzymuje metadane, kategorię i adresata. Reguły mogą kierować go do osoby lub grupy, a zadania, terminy, zastępstwa i potwierdzenia wspierają dalszą obsługę. AI OCR może wspierać odczyt danych ze skanu tam, gdzie zostanie skonfigurowane; system rekomenduje, a człowiek zatwierdza.
Pełna droga pisma i odpowiedzi
System obiegu korespondencji porządkuje dokument niezależnie od tego, czy zaczyna się od papieru, skanu, wiadomości elektronicznej czy pisma przygotowanego w organizacji.
1. Rejestracja wpływu
Kancelaria lub wskazany zespół rejestruje nadawcę, datę, kategorię, opis i załączniki. W modelu papierowym proces może obejmować skan, kod kreskowy, podział wielostronicowej przesyłki oraz ewidencję oryginału.
2. Automatyczne utworzenie sprawy
Wiadomość ze skrzynki może rozpocząć sprawę, a reguły mogą rozpoznać właściwą ścieżkę na podstawie nadawcy, adresata, kategorii lub innych danych.
3. Dekretacja i poufność
Dokument trafia do osoby, grupy, oddziału lub spółki. Uprawnienia mogą ograniczyć dostęp do korespondencji poufnej albo przesyłek, których kancelaria nie powinna otwierać.
4. Zadania i terminy
Adresat może otrzymać zadanie przygotowania odpowiedzi, zapoznania się lub przekazania dokumentu. Terminy, przypomnienia, zastępstwa i eskalacje pomagają kontrolować realizację.
5. Korespondencja wychodząca
Proces może obejmować przygotowanie i akceptację wysyłki, książkę adresową, wydruk koperty, wybór rodzaju przesyłki oraz przekazanie danych do operatora pocztowego lub kuriera.
6. Powiązanie i archiwum
Pisma przychodzące i odpowiedzi tworzą wątek. Dokumenty, statusy wysyłki, potwierdzenia i historia zadań pozostają przy sprawie i mogą trafić do elektronicznego archiwum.
Kancelaria dla różnych kanałów i struktur
Rejestr zakresów współpracy obejmuje korespondencję, kancelarię i archiwum u 68 klientów, w 76 projektach. Pokazuje modele papierowe, elektroniczne i hybrydowe oraz organizacje wielooddziałowe i wielospółkowe.
Papier i skan
Rejestracja, skanowanie, kody kreskowe, dzielenie skanów, ewidencja przekazania oryginału i kontrola nad dokumentami papierowymi.
Skrzynki elektroniczne i e-Doręczenia
Zakresy obejmują synchronizację skrzynek, pobieranie wiadomości, plików, statusów i dowodów oraz wysyłkę w uzgodnionych kanałach. Dostępne możliwości zależą od używanej usługi i konfiguracji.
Wiele spółek i oddziałów
Proces może rozdzielać korespondencję według podmiotu, lokalizacji, skrzynki lub adresata oraz zachować wspólne zasady raportowania i nadzoru.
Klasyfikacja i retencja
Rozbudowane zakresy obejmują JRWA, spisy spraw, terminy przechowywania, raporty zbliżających się terminów oraz kontrolowany proces brakowania lub przedłużenia retencji.
Na rozmowie ustalimy kanały wpływu i wysyłki, strukturę podmiotów, zasady poufności, dekretację oraz to, co dzieje się z dokumentem po rejestracji. Dzięki temu zakres obejmie cały proces, a nie tylko elektroniczny dziennik korespondencji.
Opisz kanały, liczbę podmiotów, rodzaje przesyłek i obecne trudności. Pokażemy, jak AMODIT może połączyć rejestrację, dekretację, realizację i archiwum.
Najczęstsze pytania o system obiegu korespondencji
1Czy AMODIT obsługuje korespondencję papierową i elektroniczną?
Tak. Zarejestrowane zakresy obejmują papier, skany, wiadomości elektroniczne, korespondencję wychodzącą i modele hybrydowe. Konkretny proces zależy od kanałów używanych przez organizację.
2Czy można ograniczyć dostęp do korespondencji poufnej?
Proces może kierować dokumenty do określonych osób lub grup i stosować uprawnienia dopasowane do rodzaju korespondencji. Rejestr obejmuje także przesyłki poufne i nieotwierane przez kancelarię.
3Czy system wspiera e-Doręczenia?
W rejestrze projektów występują integracje z e-Doręczeniami i powiązanymi usługami: pobieranie i wysyłka wiadomości, plików, statusów oraz dowodów. Aktualny zakres należy dobrać do używanej usługi, liczby skrzynek i konfiguracji organizacji.
4Czy korespondencję można połączyć z zadaniami i innymi procesami?
Tak. Pismo może uruchamiać zadanie, termin, odpowiedź lub inny proces. Rejestr obejmuje również połączenia z archiwum, eTeczką i systemami klienta przez API.
5Czy AMODIT obsługuje wiele spółek lub oddziałów?
Zakresy projektów obejmują organizacje wielospółkowe i wielooddziałowe oraz obsługę wielu skrzynek. Model uprawnień, numeracji, dekretacji i raportowania ustala się dla konkretnej struktury.