Schemat blokowy

Obieg korespondencji

Szukasz jednego rozwiązania, które zoptymalizuje różne procesy w Twojej firmie? Chcesz zwiększyć efektywność zespołu, oszczędzić czas i zautomatyzować czynności wykonywane codziennie? Poznaj AMODIT – system, który sprawi, że obsługa korespondencji stanie się szybka i prosta. To tylko jedna z opcji, jaką daje to narzędzie.

Dowiedz się więcej
Obieg korespondencji

Dla kogo system do obiegu korespondencji?

Szybka i wygodna obsługa procesu korespondencji za pomocą systemu AMODIT to uniwersalne rozwiązanie –niezbędne w każdej firmie, która codziennie odbiera i nadaje wiadomości.

Po co system do obiegu korespondencji?

Obieg korespondencji powinien być sprawny, aby zapewnić terminowość wywiązania się z zobowiązań, których dotyczy. System AMODIT wspomaga w tym pracę działu administracji. To nie wszystko. Czynności związane z obsługą korespondencji mogą być połączone z innymi procesami w AMODIT, takimi jak obieg umów lub faktur.

Korzyści dla Twojej firmy z wprowadzenia narzędzia do obsługi procesu korespondencji

Dzięki wdrożeniu procesu korespondencji od AMODIT zyskasz, m.in.:

Porządek w korespondencji

przychodzącej i wychodzącej

Wygodę wyszukiwania informacji

na temat każdego dokumentu czy przesyłki

Terminowe

wywiązywanie się z zobowiązań

Możliwość definiowania reguł

typowych dla konkretnych rodzajów dokumentów

Opcję integracji z portalami firm kurierskich

co zapewni ciągłość pracy w ramach jednego systemu

Kontrolę

nad przebiegiem każdego procesu

Chcesz wiedzieć, jak może wyglądać elektroniczny obieg korespondencji w organizacji? Na przykładach z życia zobacz, jak digitalizacja procesów administracyjnych usprawnia codzienną pracę!

Jeszcze więcej korzyści z systemu do obsługi korespondencji w firmie

Szybka rejestracja dokumentów

Wystarczy zeskanować dokument lub przesłać go mailem, a zostanie on automatycznie zarejestrowany w dzienniku korespondencji. Nie musisz już prowadzić go w Excelu czy zapisywać skanów na komputerze. W AMODIT stworzysz centralny rejestr korespondencji z szybkim podglądem dokumentów, który udostępnisz uprawnionym osobom.

Prosta i dynamiczna obsługa procesu

Każdy dokument przechodzi przez kilka etapów. Pierwszym z nich jest zarejestrowanie korespondencji oraz dekretacja pisma. W kolejnym kroku następuje realizacja zadania, czyli udzielenie odpowiedzi i jej akceptacja, wysłanie pisma, wpis do rejestru lub archiwizacja.

Korespondencja przychodząca

Obieg korespondencji przychodzącej pozwoli uporządkować jej rejestrowanie i wewnętrzną dystrybucję w organizacji. Każda przesyłka zostanie zarejestrowana w systemie i przekazana dalej. Osoby uprawnione będą mogły szybko odszukać dowolną przesyłkę oraz sprawdzić jej status.

Korespondencja wychodząca

Obieg korespondencji wychodzącej wspiera organizację w jej tworzeniu, akceptacji i wysyłce. Pozwala na drukowanie etykiet na koperty w różnych formatach, rejestrację korespondencji bezpośrednio w systemie eNadawca Poczty Polskiej i w innych systemach firm kurierskich.

Ścieżki obiegu korespondencji

Każda korespondencja zarówno przychodząca, jak i wychodząca może przechodzić przez ręce różnych osób w organizacji. AMODIT pozwala na swobodne i szybkie przekazywanie korespondencji między osobami lub wprowadzenie odrębnych reguł dla różnych typów dokumentów.

Monitorowanie procesu

Z AMODIT kadra zarządzająca posiada pełne oraz bieżące informacje na temat przebiegu każdego procesu. Wiadomo kto i na jakim etapie np. przetrzymuje dokument lub ile dokumentów czeka na akceptację. W systemie wszystkie procesy stają się transparentne, a dostęp do danych jest swobodny.

Automatyczna numeracja i łatwe wyszukiwanie

AMODIT może automatycznie nadawać każdej rejestrowanej korespondencji przychodzącej i wychodzącej unikatowy numer zgodnie ze wzorcem stosowanym w firmie. Pozwoli to na zachowanie ciągłości i przejrzystości numeracji oraz ułatwi odszukiwanie w systemie pism, listów czy przesyłek.

Elastyczne rozwiązanie na miarę potrzeb

Program uczy się działań i algorytmów użytkownika, by następnie je powtarzać, powielać i stosować w praktyce. W AMODIT zdefiniujesz dodatkowe reguły biznesowe, które na podstawie pól formularza zautomatyzują obiegi dokumentów typowe dla Twojej firmy.

Zobacz, jak zrobili to inni

Chcesz dowiedzieć się, jak inni radzą sobie z optymalizacją procesów? Poszukujesz inspiracji do bardziej efektywnego zarządzania? Sprawdź case study naszych Klientów!

Umów się na darmową konsultację

z jednym z naszych specjalistów. Zaprezentujemy Ci krok po kroku, jak przy pomocy AMODIT skutecznie zoptymalizować obieg korespondencji w Twojej firmie.

    Administratorem danych osobowych przekazanych za pomocą powyższego formularza kontaktowego jest Astrafox sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie. Dane osobowe będą przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi na przesłaną wiadomość. Masz prawo dostępu do swoich danych, żądania ich sprostowania, ograniczenia, usunięcia, wniesienia sprzeciwu oraz skargi do organu nadzorczego. Szczegółowe informacje o przetwarzaniu podanych danych osobowych znajdują się w Polityce prywatności.