22 35 52 164 poland@amodit.com

Elektroniczny obieg korespondencji

System Amodit pomaga w tym, by obieg korespondencji był płynny, dynamiczny i dobrze zorganizowany.
POBIERZ WERSJĘ DEMO

Elektroniczny obieg korespondencji

Każda organizacja, czy to duża firma, czy nieco mniejsze przedsiębiorstwo prowadzi oficjalną korespondencję zarówno wewnętrzną, jak i zewnętrzną. Jej obieg powinien być sprawny i szybki, jeżeli zależy nam na efektywnej realizacji zadań. System Amodit pomaga w tym, by obieg korespondencji był rzeczywiście płynny, dynamiczny i dobrze zorganizowany.

Szybka rejestracja dokumentów

Wystarczy zeskanować dokument lub przesłać go mailem a zostanie on automatycznie zarejestrowany w dzienniku korespondencji. Nie musisz już prowadzić go w Excelu, zapisywać skanów na komputerze. Od teraz masz łatwo dostępny dla uprawnionych osób, centralny rejestr korespondencji z szybkim podglądem dokumentów.

Korespondencja przychodząca

Obieg korespondencji przychodzącej pozwoli uporządkować jej rejestrowanie i wewnętrzną dystrybucję w organizacji. Każda przesyłka zostanie zarejestrowana w systemie i nadany zostanie jej bieg. Osoby uprawnione do dostępu będą mogły szybko odszukać dowolną przesyłkę czy sprawdzić status.

Korespondencja wychodząca

Obieg korespondencji wychodzącej wspiera organizację w jej tworzeniu, akceptacji i wysyłce. Pozwala na drukowanie etykiet na koperty w rożnych formatach, rejestrację korespondencji bezpośrednio w systemie eNadawca Poczty Polskiej lub w innych tego typu systemach. 

Ścieżki obiegu korespondencji

Każda korespondencja zarówno przychodząca jak i wychodząca może przechodzić przez ręce różnych osób w organizacji. AMODIT pozwala na swobodne i szybkie przekazywanie korespondencji między osobami lub wprowadzenie reguł przekazywania dla np różnych typów korespondencji.

Monitorowanie procesu

Kadra zarządzająca posiada pełne oraz bieżące informacje na temat przebiegu każdego procesu. Wiadomo kto i na jakim etapie np. przetrzymuje dokument, ile dokumentów czeka na akceptację. W systemie wszystkie procesy stają się transparentne, a dostęp do nich jest łatwo dostępny.

e

Automatyczna numeracja

AMODIT może automatycznie nadawać każdej rejestrowanej korespondencji przychodzącej i wychodzącej unikalny numer zgodnie z wzorcem stosowanym w Twojej organizacji. Pozwoli to na zachowanie ciągłości, unikalności, przejrzystości numeracji i  ułatwi odszukiwanie w systemie pism, listów czy przesyłek.

Narzędzie w prosty i przejrzysty sposób nadaje procesom biznesowym ustrukturyzowaną formę, przez co usprawnia pracę całej firmy.

Kamil Magnucki

IT SAP Competency Manager, AmRest

Obieg korespondencji

Wdrożenie systemu AMODIT jest łatwe i nie generuje kolejnych strat w czasie czy nie wymaga skomplikowanych szkoleń i przygotowywania pracowników, którzy będą się tym zajmować. Sam proces obsługi korespondencji jest niezwykle prosty.

Obieg korespondencji w systemie AMODIT odbywa się w kilku etapach. Pierwszym krokiem jest zarejestrowanie korespondencji, dekretacja pisma-jedno bądź dwuetapowa, zależnie od wielkości przedsiębiorstwa. W kolejnym etapie następuje realizacja zadania, czyli udzielenie odpowiedzi, akceptacja odpowiedzi, wysłanie pisma i wpis do rejestru. Rejestracja potwierdzenia odbioru i archiwizacja. Wszystko proste i sprawne, a dzięki systemowi AMODIT przejrzyste oraz dynamiczne.

System AMODIT działa na zasadzie uczenia się i to użytkownik w pewnym sensie kształtuje procedury. Program uczy się działań i algorytmów użytkownika, by następnie te algorytmy powtarzać, powielać i stosować w praktyce, czym ułatwia pracę w przedsiębiorstwie. Możliwe jest definiowanie dodatkowych reguł biznesowych, które na podstawie pól formularza automatyzują obieg dokumentów. Dzięki innowacyjnym rozwiązaniom obieg korespondencji staje się szybki, łatwy i sprawny.

Dołącz do 30.000 zadowolonych użytkowników korzystających z systemu AMODIT

Przekonaj się jakie korzyści niesie za sobą wprowadzenie AMODIT i obsługuj procesy bez długiego i kosztownego wdrożenia.