Automatyzacja procesów biznesowych: moduł ERP, czy niezależny system workflow?
08.08.2018
funkcjonalności
Automatyzacja procesów biznesowych: moduł ERP, czy niezależny system workflow?
Gdy organizacja dynamicznie rośnie, nieuchronnie staje przed wyzwaniem optymalizacji kosztów oraz lepszego wykorzystania zasobów. Jednym z rozwiązań jest automatyzacja procesów biznesowych, która może być osiągnięta poprzez:
- Wykorzystanie mechanizmów dostępnych w używanym systemie ERP albo
- Wdrożenie niezależnego systemu workflow.
Wykorzystanie modułów ERP
Wiele grup kapitałowych, jak również pojedynczych przedsiębiorstw, korzysta z systemów ERP. Są to duże, oferujące szerokie możliwości rozwiązania, w tym również systemy workflow.
Niestety jest kilka czynników, które powodują że nie w każdych warunkach automatyzacja procesów biznesowych jest rozwiązaniem optymalnym..
Po pierwsze koszty oraz czas potrzebny na wdrożenie mogą okazać się sporą barierą w zastosowaniu tego typu rozwiązania.
Po drugie ograniczony zakres najczęściej do typowych procesów i znacznie mniejsze możliwości implementacji procesów nietypowych będą powodem szukania rozwiązań zastępczych, poza systemem ERP np w Excelu.
Dużo mniejsza elastyczność i konieczność korzystania z kosztownego wsparcia przy wprowadzaniu najmniejszej nawet zmiany w procesie ograniczać będzie możliwości stosowania tego rozwiązania w warunkach dynamicznie zmieniającego się otoczenia.
Po czwarte systemy ERP, to nadal najczęściej aplikacje desktopowe wymagające instalacji modułów na komputerach użytkowników. Dysponują najczęściej złożonym i mało elastycznym interfejsem dla użytkownika.
Autonomiczny system workflow
Drugą możliwością są autonomiczne systemy workflow, które oferują oprócz wysokiej elastyczności i skalowalności również specjalizowane funkcjonalności jak np. możliwość automatyzacji odczytywania danych z dokumentów, repozytorium dokumentów, pełnotekstowe wyszukiwanie czy proste i wygodny interfejs użytkownika dostosowany do tego typu zastosowań.
Takie cechy oferuje między między innymi platforma AMODIT. Jest to system workflow w postaci webowej aplikacji, która oferuje użytkownikowi uproszczony, przyjazny interfejs w stosunku do całej złożoności funkcji systemów ERP. Użytkownik w każdym momencie procesu otrzymuje dokładnie to co jest mu niezbędne do podjęcia decyzji. Dzięki temu korzystanie z takiego systemu jest łatwiejsze i mniej stresujące. Automatyzacja procesów biznesowych przebiega prościej.
Aplikacja webowa pozwala również na obniżenie kosztów dostarczenia i utrzymania rozwiązania, gdyż wszystkie zmiany wprowadzane są centralnie i natychmiast dostępne dla każdego użytkownika.
Platforma AMODIT zapewnia kompleksową obsługę każdego aspektu procesu:
- digitalizacja dokumentu papierowego
- obsługa kodów kreskowych zarówno ich rozpoznawanie jak i generowanie
- automatyczne odczytywanie danych np. z faktur i wprowadzanie ich do pól na formularzu,
- automatyczny start procesu np. po wpłynięciu nowego maila
- załączanie dokumentów dowolnego typu
- proste wyszukiwanie każdego dokumentu tak jak w typowych wyszukiwarkach internetowych (ale oczywiście z uwzględnieniem praw dostępu)
- tworzenie własnych zestawień i raportów
- prostą integrację z dowolnym systemem ERP, przez co rozwiązanie znajduje zastosowanie w firmach posługujących się wieloma systemami dziedzinowymi.
Podsumowanie
Implementacja gotowych modułów ERP wydaje się logicznym podejściem, ale jest jednak kilka kwestii które warto rozważyć.
Wiele firm decyduje się jednak na zewnętrzne systemy workflow ze względu na:
- dodatkowe funkcje jak np. automatyczne rozpoznawanie i odczytywanie danych z faktur
- oszczędności licencyjne
- krótsze czasy wdrożenia, a co za tym idzie niższe koszty wdrożenia
- łatwiejszą dostępność dla użytkowników, w tym możliwość udzielenia dostępu dla użytkowników zewnętrznych
- szeroki zakres zastosowań nieograniczony do typowych procesów
- prostą i łatwą rozbudowę i modyfikację procesów w zależności od zmieniających się potrzeb, co przekłada się na niższe koszty utrzymania systemu w perspektywie kilku lat
centralne, łatwo przeszukiwalne archiwum dokumentów - centralny rejestr wszystkich akceptacji z pełną kontrola audytową.
Sprawdź w jaki sposób platforma AMODIT może pomóc w automatyzacji procesów biznesowych w Twojej firmie i jak system workflow może pozytywnie wpłynąć na jej funkcjonowanie.
