Bezpłatna konsultacja
Wyszukiwarka

Czego szukasz?

Wpisz co najmniej 3 znaki.

Schemat elektronicznej teczki pracownika w AMODIT

e-Teczka - elektroniczna dokumentacja pracownicza

Zamień rozproszone dokumenty kadrowe na uporządkowany proces, w którym HR ma jasny status dokumentów, odpowiedzialności i zadań do wykonania. Wdrożenie możesz rozpocząć etapami – od nowych pracowników, wybranych dokumentów lub bieżących spraw. Bez zatrzymywania pracy działu. Bez konieczności przenoszenia całego archiwum od razu.

Dzięki wdrożeniu eTeczki AMODIT wspieranej przez AI:

  • Zaoszczędzisz nawet 80 000 zł rocznie
  • W 15 minut przygotujesz kompletną dokumentację nowego pracownika
  • Podpiszesz elektronicznie nawet 20 umów kadrowych w 3 minuty
  • Będziesz zawsze gotowy na kontrolę PIP i audyty dokumentacji
  • Wprowadzisz dane pracownika tylko raz – system uzupełni nimi cały proces kadrowy
Sprawdź DEMO dla HR
eteczka pracownika amodit

Po co e-Teczka?

Dlaczego coraz więcej firm decyduje się na elektroniczne archiwum dokumentacji? To przede wszystkim redukcja kosztów związanych z drukiem oraz przechowywaniem ton papieru. Dodatkowo możesz wyeliminować niezgodności formalne związane z obsługą dokumentów pracowniczych w wersji tradycyjnej.

Dla kogo e-Teczka?

E-Teczka AMODIT jest dedykowana firmom, które chcą, żeby dokumentacja ich pracowników była przechowywana w bezpiecznym archiwum elektronicznym. To rozwiązanie jest zgodne z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. E-Teczka to wygodna opcja dla: przedsiębiorstw prowadzących dokumentację dla setek czy tysięcy swoich pracowników, Centrów Usług Wspólnych, Centrów Usług Korporacyjnych jako podmiotów prowadzących dokumentację dla grup kapitałowych, przedsiębiorstw wielooddziałowych, biur rachunkowych, małych i średnich firm.

Korzyści dla Twojej firmy z e-Teczki

Porządek w dokumentacji pracowniczej to nie jedyne, co zyskasz, wdrażając e-Teczkę AMODIT w swojej firmie. Najważniejsze korzyści to:

Redukcja kosztów

Koniec z wydatkami na ogromne ilości papieru i materiały biurowe oraz powierzchnię do przechowywania dokumentacji.

Różne możliwości wykorzystania

Dzięki temu rozwiązaniu również pracownik może mieć bieżący dostęp do swoich dokumentów, a dodatkowe informacje kadrowe mogą być dostępne w postaci np. portalu pracownika.

Zgodność z przepisami

Zyskujesz pewność, że dokumentacja jest zgodna z aktualnie obowiązującymi regulacjami prawnymi.

Bezpieczeństwo

Po pierwsze: fizyczne – dokumenty przechowywane w formie elektronicznej nie ulegną zniszczeniu lub zaginięciu, co zdarza się w przypadku archiwów tradycyjnych; po drugie: w zakresie ochrony danych – masz gwarancję zabezpieczenia przed nieuprawnionym dostępem.

Przejrzystość i wygoda korzystania

Nowo dołączone dokumenty pojawiają się w odpowiednim miejscu w e-Teczce pracownika, bez konieczności ich odnajdywania i ponownego numerowania. Zyskujesz czas zarówno podczas wprowadzania i porządkowania dokumentów, jak i łatwy wgląd w każdej chwili.

Chcesz wiedzieć, jak elektroniczny teczka pracownicza może zrewolucjonizować pracę z dokumentacją pracowniczą? Poznaj rozwiązanie, które usprawnia pracę wiodących firm w Polsce. Obejrzyj webinar o e-Teczce i zobacz, jak możesz wdrożyć ją w swojej firmie.

Zobacz nagranie

Jeszcze więcej korzyści z elektronicznej dokumentacji pracowniczej

Elastyczna struktura

E-Teczka składa się z 2 podstawowych części: informacji o pracowniku, nazywanych kartoteką pracownika, oraz dokumentów w części A–E. E-Teczka może być rozbudowana o dodatkowe funkcjonalności i służyć jako portal pracownika, który w jednym miejscu udostępnia wszystkie dane osobowe i kadrowe.

Najważniejsze dane o pracowniku w jednym miejscu

Wśród informacji o pracowniku znajdą się: imię, nazwisko, numer PESEL, data urodzenia, data zatrudnienia, aktualne stanowisko. Informacje te mogą pochodzić z dowolnego systemu zewnętrznego, np. systemu SAP HR, TETA lub z Active Directory.

W kartotece i eTeczce mogą być również dostępne PIT, PIT-2, RMUA oraz paski płacowe, przypisane do właściwego pracownika i kategorii dokumentu.

Klarowna ścieżka dokumentu

Zanim dokument trafi do teczki pracownika, przechodzi pewien proces: wprowadzenie dokumentu (skanowanie), ewentualny podpis (z możliwością zatwierdzenia kilku dokumentów podpisem elektronicznym), ocena jakości skanu, indeksowanie (przypisanie do konkretnego pracownika, części teczki, uzupełnienie innych pól indeksujących, np. daty, kategorii, wartości wybieranych ze słownika), weryfikacja przez osobę z działu kadr, a na końcu – wpięcie dokumentu do teczki.

Wygodna wyszukiwarka pracowników

Tak wprowadzone dokumenty stanowią rejestr dokumentów, w tym kartotek pracowników, który pozwala szybko zlokalizować pracownika, np.: po miejscu w strukturze organizacyjnej, imieniu, nazwisku czy po jakichkolwiek innych wartościach wprowadzonych do systemu.

PRZEWAGI naszej e-Teczki

Integracje

E-Teczkę AMODIT może integrować się z dowolnymi systemami kadrowymi i nie tylko.

Elastyczność

Obieg dokumentu nie musi kończyć się na jego wpięciu do E-Teczki. Możesz zapewnić mu dalszy obieg w całej firmie, ścieżką, jaką tylko chcesz.

Współpraca

Gdy potrzebujesz zebrać informacje od pracowników lub kandydatów do pracy, możesz dać mu dostęp do formularza. Dzięki temu odciążasz pracowników działu HR.

OCR z AI

Dodawanie dokumentów do E-Teczki może odbywać się automatycznie za pomocą odczytu OCR. Koniec z manualną pracą.

E-podpis

Podpisuj dokumenty za pomocą e-podpisu. Umowy, wnioski o wydanie karty na siłownię i wiele więcej.

Moduł raportowy z AI

Wszystkie dane zawarte w AMODIT możesz wizualizować i analizować. Nie potrzebujesz do tego wiedzy technicznej, zrobisz to z pomocą drag&drop.

Każdy dokument w odpowiednim miejscu

Akta osobowe mogą być prowadzone w częściach A–E, z podziałem na kategorie dokumentów, metadanymi i chronologiczną numeracją. Dzięki temu HR pracuje na uporządkowanej dokumentacji, zamiast sprawdzać zawartość wielu folderów i arkuszy.

AMODIT kontroluje kompletność teczki według reguł ustalonych dla organizacji. Wskazuje brakujące dokumenty, pilnuje terminów i pomaga wykryć powtórzone pliki na podstawie kategorii oraz daty. Duplikat trafia do weryfikacji, zanim zostanie pozostawiony w aktach lub usunięty.

Ten sam porządek obejmuje także dokumenty przekazywane pracownikowi, takie jak PIT, PIT-2, RMUA i paski płacowe.

Od wykrytego braku po kompletną kartotekę

AMODIT porównuje listę wymagań z zawartością kartoteki, wskazuje braki i pozwala przypisać ich uzupełnienie odpowiedzialnym osobom. Klient konfiguruje wymagania dla poszczególnych kategorii dokumentacji.

Gotowy dokument ze sprawy dotyczącej zatrudnienia, oświadczenia lub podpisu może trafić do kartoteki bez ponownego dodawania pliku. Sposób przekazania oraz zakres metadanych ustala się przy połączeniu procesów, tak aby użytkownik mógł sprawdzić pracownika i kategorię przed wpięciem dokumentu.

Retencja i eksport pod kontrolą

Po zakończeniu zatrudnienia dokumentacja może zostać zarchiwizowana, a AMODIT pilnuje ustalonych okresów przechowywania i terminów dalszych działań. Reguły retencji, przypomnienia oraz zmiana okresu przechowywania są częścią procesu, więc decyzje nie zależą od osobnego kalendarza.

Gdy akta trzeba przekazać lub przenieść, można wyeksportować pojedyncze dokumenty albo całe teczki. Zależnie od zakresu projektu eksport obejmuje pliki PDF, metadane XML oraz zestawienia, z podziałem na spółki i kategorie.

Przed wydaniem danych można sprawdzić kompletność, uzupełnić braki i ponowić eksport wskazanych dokumentów. Organizacja otrzymuje uporządkowany pakiet, który zachowuje powiązanie dokumentu z pracownikiem i częścią akt.

Korekta przypisania i kontrolowane zakończenie przechowywania

Jeżeli dokument ma niewłaściwą kategorię, metadane lub powiązanie z osobą, uprawniony użytkownik może ponownie go opisać zgodnie z zasadami organizacji. Oddzielenie rejestracji, weryfikacji i wpięcia pomaga wychwycić pomyłkę, zanim plik pozostanie w docelowym miejscu.

Po osiągnięciu ustalonej daty dokument może zostać najpierw oznaczony do przeglądu. Oznaczenie, decyzja odpowiedzialnej osoby i faktyczne usunięcie pozostają odrębnymi czynnościami, wykonywanymi zgodnie z ustalonymi regułami i uprawnieniami.

Jedna eTeczka dla grupy spółek

W organizacji wielospółkowej dokumenty i kartoteki mogą być rozdzielone według spółek, oddziałów i struktury organizacyjnej. HR obsługuje przypisany zakres, menedżer widzi sprawy swojego zespołu, a pracownik otrzymuje dostęp do własnych dokumentów i formularzy.

Role i wielopoziomowe uprawnienia ograniczają widoczność danych oraz czynności, które użytkownik może wykonać. Zastępstwa, ścieżka bez przełożonego i czasowy dostęp dla osoby zewnętrznej można dopasować do przebiegu konkretnego procesu.

Dzięki temu wspólny standard eTeczki działa w całej grupie, a poufne dane pozostają dostępne tylko dla osób odpowiedzialnych za dany etap.

Od papierowych akt do gotowej eTeczki

Digitalizacja zaczyna się od przygotowania akt i uzgodnienia kategorii oraz metadanych. Przy dokumentacji papierowej proces może objąć bezpieczny transport, próbną partię skanowania, skanowanie właściwe i poprawę jakości obrazu. Przy migracji z innego systemu punktem wyjścia są istniejące pliki oraz dane opisujące dokumenty.

Następnie dokumenty są dzielone, indeksowane i przypisywane do właściwych pracowników oraz części akt. Kontrola jakości obejmuje czytelność skanów, zgodność indeksów i kompletność próbnego importu, zanim kolejne partie trafią do środowiska produkcyjnego.

Pakiety PDF i metadane XML mogą być przekazywane partiami, także przez SFTP. Po sprawdzeniu raportów importu dokumentacja jest gotowa do pracy w AMODIT, a papierowe akta mogą zostać odtworzone i zwrócone zgodnie z zakresem projektu.

Wybierz eTeczkę dopasowaną do potrzeb Twojej organizacji!

W zależności od tego, jakie potrzeby i budżet posiada Twoja firma, wybierz rozwiązanie, które spełni wszystkie Twoje oczekiwania. Elektroniczna teczka pracownicza AMODIT oferowana jest w dwóch wersjach: standard i eTeczka szyta na miarę. Czym się od siebie różnią?

Wybierz najlepsze rozwiązanie dla Twojej firmy

eTeczka Standard

  • Kartoteka pracownika zgodna z wymaganiami.
  • Obsługa różnych form zatrudnienia.
  • Zautomatyzowana numeracja dokumentów.
  • Kompletność teczki.
  • Kontrola duplikatów.
  • Dwustopniowy system uprawnień.
  • Szyfrowanie danych wrażliwych.
  • Monitorowanie terminów ważności.
  • System powiadomień.
  • Podpisywanie elektroniczne dokumentów zgodne z rozporządzeniem.
  • Możliwość podpisywania dokumentów z pracownikiem.
  • Możliwość wykorzystania OCR.
  • Możliwość integracji z systemami zewnętrznymi (systemy ERP i kadrowo-płacowe).

Zakres modułów, integracji i uprawnień dobieramy do procesu klienta.

Zobacz, jak zrobili to inni

Chcesz dowiedzieć się, jak inni radzą sobie z optymalizacją procesów? Poszukujesz inspiracji do bardziej efektywnego zarządzania? Sprawdź case study naszych Klientów!

Przeczytaj case study
Umów się na darmową konsultację

z jednym z naszych specjalistów. Zaprezentujemy Ci krok po kroku, jak przy pomocy AMODIT skutecznie wprowadzić E-Teczkę w Twojej firmie.

0 / 2000 znaków
Do 5 plików, maksymalnie 10 MB każdy i 25 MB łącznie: PDF, DOCX, XLSX, CSV, TXT, PNG, JPG/JPEG lub ZIP.
    Skąd po raz pierwszy dowiedziałeś się o nas? (opcjonalne)

    Wybierz jedną odpowiedź.

    Administratorem danych osobowych przekazanych za pomocą powyższego formularza jest Astrafox Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie. Dane osobowe będą przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi na przesłaną wiadomość, a w przypadku zapytania o konsultację także w celu umówienia i przeprowadzenia konsultacji. Masz prawo dostępu do swoich danych, żądania ich sprostowania, ograniczenia, usunięcia, wniesienia sprzeciwu oraz skargi do organu nadzorczego. Szczegółowe informacje o przetwarzaniu podanych danych osobowych znajdują się w Polityce prywatności.

    Ta strona jest chroniona przez Cloudflare Turnstile. Obowiązuje Polityka prywatności Cloudflare.

    Najczęściej zadawane pytania o elektronicznej dokumentacji pracowniczej

    1Czy dokumentacja pracownicza może być prowadzona w formie elektronicznej?

    2Jakie są korzyści z prowadzenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej?

    3Jakie są wymagania techniczne dla prowadzenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej?

    4Czy można zmienić formę prowadzenia dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną?

    5Na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu do prowadzenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej?

    6Czy wszyscy muszą widzieć całą dokumentację?

    7Czy dokument już wpięty można poprawić?

    8Czy osiągnięcie ustalonej daty oznacza automatyczne usunięcie akt?

    Jakie obszary możesz usprawnić
    W SWOJEJ FIRMIE?

    Obszar
    kadrowy

    Przechowuj wszystkie dane pracowników w jednym miejscu dzięki automatyzacji procesów w obszarze kadrowym.

    Obszar
    finansowy

    Zautomatyzuj procesy finansowe i unikaj błędów wynikających z ręcznego wykonywania zadań.

    Obszar
    prawny

    Zoptymalizuj pracę działu prawnego – uporządkuj umowy i aneksy w jednym systemie oraz zapewnij zespołowi wygodny dostęp do informacji.

    Obszar
    administracyjny

    Minimalizuj opóźnienia, błędy lub zagubienia dokumentów dzięki automatyzacji procesów w obszarze administracyjnym.

    Obszar
    IT

    Usprawnij pracę działu IT dzięki łatwemu monitorowaniu projektów na każdym etapie.