E-Teczka - elektroniczna dokumentacja pracownicza

Dokumentacja pracownicza to zbiór dokumentów związanych z zatrudnieniem, obejmujący akta osobowe pracownika, ewidencję czasu pracy, wnioski urlopowe oraz dokumenty dotyczące wynagrodzeń. Akta osobowe składają się z kilku części, zawierających dokumenty od momentu rekrutacji, przez cały okres zatrudnienia, aż po zakończenie współpracy.

AMODIT e-Teczka umożliwia prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, zapewniając uporządkowany dostęp do wszystkich dokumentów oraz ich bezpieczne przechowywanie zgodnie z wymogami prawnymi.

Akta osobowe muszą być prowadzone w uporządkowany sposób i podzielone na odpowiednie części: dokumenty związane z rekrutacją, przebiegiem zatrudnienia, rozwiązaniem umowy oraz ewentualną odpowiedzialnością pracownika. Każda część powinna zawierać spis dokumentów i być odpowiednio zabezpieczona przed nieautoryzowanym dostępem.

System AMODIT e-Teczka automatyzuje organizację i archiwizację akt osobowych, przypisując dokumenty do odpowiednich kategorii i zapewniając szybkie ich odnalezienie bez konieczności przeszukiwania fizycznych teczek.

Tak, każdy pracownik ma prawo wglądu w swoje akta osobowe oraz możliwość uzyskania ich kopii. Pracodawca jest zobowiązany udostępnić dokumenty na wniosek pracownika, a także umożliwić ich archiwizację w odpowiednich warunkach.

Dzięki AMODIT e-Teczka pracownicy mogą w łatwy i bezpieczny sposób przeglądać swoje dokumenty online, bez konieczności kontaktu z działem kadr. System zapewnia pełną kontrolę nad dostępem i bezpieczeństwo danych, spełniając wymogi RODO.

Tak, od 1 stycznia 2019 roku pracodawcy mogą prowadzić dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej, pod warunkiem zapewnienia jej integralności, poufności i zgodności z wymogami prawnymi. Dokumenty elektroniczne muszą być opatrzone kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią elektroniczną, aby były równoważne z dokumentacją papierową.

AMODIT e-Teczka to w pełni zgodne z przepisami rozwiązanie umożliwiające bezpieczne przechowywanie i zarządzanie dokumentacją pracowniczą w formie cyfrowej, eliminując konieczność przechowywania akt papierowych.

Elektroniczna dokumentacja pracownicza pozwala na oszczędność miejsca, redukcję kosztów związanych z przechowywaniem dokumentów oraz zapewnia szybki i łatwy dostęp do akt. Ponadto zwiększa bezpieczeństwo danych i pozwala na automatyczne zarządzanie dokumentami, bez konieczności ich ręcznego archiwizowania.

AMODIT e-Teczka umożliwia pełną cyfryzację dokumentacji kadrowej, zapewniając uporządkowany dostęp do akt osobowych i ich przechowywanie w bezpiecznym, zgodnym z RODO środowisku.

Prowadzenie e-dokumentacji wymaga systemu, który zapewnia bezpieczeństwo przechowywania danych, możliwość podpisywania dokumentów elektronicznych oraz mechanizmy kontroli dostępu. Istotne jest również regularne tworzenie kopii zapasowych, aby zabezpieczyć dane przed utratą.

AMODIT e-Teczka oferuje kompleksowe rozwiązanie spełniające wszystkie te wymagania, zapewniając wygodne zarządzanie dokumentami pracowniczymi, ich digitalizację i długoterminową archiwizację zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Tak, pracodawca może przejść z tradycyjnej dokumentacji papierowej na elektroniczną, pod warunkiem zapewnienia zgodności z wymogami prawnymi. Wymaga to zeskanowania dokumentów papierowych i opatrzenia ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym, aby mogły być uznane za pełnoprawne dokumenty.

AMODIT e-Teczka umożliwia szybki i bezpieczny proces digitalizacji dokumentacji pracowniczej, eliminując potrzebę ręcznego sortowania i archiwizowania akt.

Wybierając system do zarządzania dokumentacją pracowniczą, warto uwzględnić kluczowe aspekty, które wpłyną na zgodność z przepisami oraz efektywność działania firmy.

Najważniejsze kryteria to:

• Zgodność z prawem – system powinien spełniać wymogi RODO oraz przepisy dotyczące prowadzenia akt osobowych.
• Pełna archiwizacja – dokumenty muszą być przechowywane zgodnie z wymaganymi okresami przechowywania i automatycznie klasyfikowane.
• Łatwość obsługi – intuicyjny interfejs powinien umożliwiać szybki dostęp do dokumentów zarówno działowi kadr, jak i pracownikom.
• Integracja z innymi systemami – warto wybrać rozwiązanie, które współpracuje z systemami HR, ERP i obiegu dokumentów.
• Bezpieczeństwo danych – zaawansowane szyfrowanie, kontrola dostępu i regularne kopie zapasowe to podstawa ochrony informacji.

AMODIT e-Teczka spełnia wszystkie te wymagania, oferując nowoczesne, zgodne z przepisami i łatwe w obsłudze rozwiązanie do zarządzania dokumentacją pracowniczą.