eTeczka
Prowadź dokumentację pracowniczą
w formie elektronicznej.
Zredukuj praktycznie do zera koszty
fizycznego przechowywania ton
papieru i wyeliminuj wszystkie niedogodności
związane z obsługą papierowego archiwum.
eTeczka
Prowadź dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej i zredukuj do zera koszty przechowywania ton papieru.
eTeczka: nowa era, nowe możliwości
Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej stało się faktem, dzięki Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Na podstawie art. 2981 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. -Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917, z późn. zm.2))
Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej to oszczędność i bezpieczeństwo
Redukcja kosztów
Znikają koszty druku oraz archiwizacji dokumentów.
Nowe możliwości
Zupełnie nowe możliwości dostępu do informacji dla pracowników np.: Portal pracownika.
Prostota
Dzięki systemowi procedury obsługi dokumentacji są uproszczone.
Zgodność z przepisami i bezpieczeństwo
Pewność, że dokumentacja jest zawsze zgodna z obowiązującymi przepisami i bezpiecznie przechowywana.
Pro-ekologiczność
Znaczące zmniejszenie zużycia papieru w organizacji.
Elastyczność
Dostęp do dokumentów
w dowolnym miejscu i czasie, na
dowolnie wybranym urządzeniu.
Z jakimi niedogodnościami wiąże się prowadzenie dokumentacji w formie papierowej?
- Teczka pracownika może zawierać od kilkunastu do około 200 dokumentów.
- Dla firmy zatrudniającej 10.000 osób jest to około 1.000.000 dokumentów.
- Każdy z nich musi być ręcznie wpięty do papierowej teczki we właściwe miejsce.
- Odszukanie dokumentu często wymaga przeglądania całej teczki pracownika.
- Każda zmiana musi być ręcznie odzwierciedlona w fizycznym archiwum, np. renumeracja dokumentów w teczce, zmiana indeksacji np.: z części B do D. Fizyczne przepięcie kartek papieru z jednego miejsca do drugiego.
Ktoś to musi robić …
Dla kogo jest eTeczka Amodit?
- Przedsiębiorstw prowadzących dokumentację dla tysięcy swoich pracowników,
- CUW, CUK (Centrów Usług Wspólnych, Centrów Usług Korporacyjnych) jako podmioty prowadzące dokumentację dla Grup kapitałowych,
- Przedsiębiorstw wielooddziałowych,
- Biur rachunkowych,
- Małych i średnich firm.
Jakie dokumenty powinna zawierać eTeczka?
Części eTeczki
- Część A dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania i orzeczenia lekarskie,
- Część B oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika,
- Część C oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy,
- Część D kary i nagany,
- Część E dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu.
Części eTeczki
- dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy,
- dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
- dokumenty dotyczące wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,
- kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej,
- dowolne inne.
Jakie funkcjonalności musi spełniać system, aby uznać, że dokumentacja jest prowadzona w formie elektronicznej?
Zgodnie z rozporządzeniem obowiązującym od 1 stycznia 2019 system musi zawierać niezbędne funkcjonalności takie jak:
- Możliwość złożenia podpisu kwalifikowanego czy opatrzenie dokumentu pieczęcią firmową,
- Zbiorcze pobranie dokumentacji,
- Generowanie plików XML,
- Zabezpieczona przed uszkodzeniem, utratą,
- Zabezpieczona przed nieuprawnionym dostępem,
- Zapewniona integralność, spójność,
- Rejestrowanie historii zmian,
- Zapewnienie wyszukiwania dokumentacji,
- Wydawanie w postaci elektronicznej,
- Zapewnienie możliwości wydruku dokumentacji,
- Możliwość przejścia z dokumentacji papierowej na elektroniczną i odwrotnie,
- Możliwość poinformowania pracownika o zmianie sposobu prowadzenie jego dokumentacji,
- Możliwość prowadzenie dokumentacji pracowniczej dla części pracowników w formie papierowej a dla pozostałej części w formie elektronicznej.
Przekonaj się, jak AMODIT może pomóc Twojej firmie
Jak wygląda eTeczka w systemie AMODIT?
eTeczka składa się z 2 podstawowych części (oczywiście może być uzupełniana o kolejne). Jednak dwie podstawowe informacje, które przekazujemy to: informacje o pracowniku, nazywane kartoteką pracownika oraz dokumenty z części A, B, C, D oraz inne.
Wśród informacji o pracowniku są: imię, nazwisko, numer PESEL, data urodzenia, data zatrudnienia, aktualne stanowisko. Wszystko to, co chcemy, aby było dostępne dla pracownika lub działu kadr i co pochodzi z dowolnego systemu zewnętrznego np.: systemu SAP HR czy TETA.
Informacje o pracowniku w AMODIT najczęściej są statyczne, to znaczy, służą do prezentacji danych o pracowniku lub wyszukiwania pracownika, dokumentów pracownika o określonych metadanych.
Oczywiście układ graficzny jest dowolny, możemy go modyfikować, tak aby był dopasowany do potrzeb firmy. W tym przypadku została zastosowana forma tabelaryczna.
W dolnej części również mamy różne formy prezentacji, tutaj widoczna jest tabela, która przedstawia zarówno dokumenty część A i B, dokumenty kadrowe związane z ZUS. Po prawej stronę widoczne są informacje o poszczególnych dokumentach, numery, kody kreskowe, data wystawienia czy inne informacje, które możemy w Amodit bardzo łatwo konfigurować to, co chcemy na tym ekranie widzieć.
Jak to realizujemy?
By dokument trafił do teczki pracownika, przechodzi pewien proces. Składa się on z kilku kroków, w niektórych przypadkach może się składać z 1 kroku wykonywanego przez jednego pracownika np.: z działu kadr, który wszystkie te czynności wykona. Możemy wyodrębnić kilka kroków w takim procesie:
- Wprowadzenie dokumentu (skanowanie)
- Weryfikacja (np.: ocena jakości skanu)
- Indeksowanie (opisywanie jakiemu pracownikowi zostaje przypisany dokument, czy należy do części A, B czy C, jakie są inne pola indeksujące – przykładowo: daty, kategorie, wartości wybierane ze słownika)
- Weryfikacja przez osobę z działu kadr (potwierdzenie prawidłowości zaindeksowania)
- Opatrzenie dokumentu podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią firmową
- Wpięcie dokumentu do teczki
Tak wprowadzone dokumenty stanowią rejestr dokumentów, rejestr kartotek pracowników, który pozwala wyszukać pracownika, np.: po miejscu w strukturze organizacyjnej, imieniu, nazwisku czy po jakichkolwiek innych wartościach wprowadzonych do systemu.
Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej stało się faktem. Pozwala to na redukcję kosztów fizycznego przechowywania ton papieru praktycznie do zera, a także eliminuje niedogodności związane z obsługą archiwum. Z webinarium dowiesz się, jak wprowadzić dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej w Twojej firmie. Zapraszamy do oglądania!
Raportowanie
Amodit pozwala na szybkie wyszukiwanie, listowanie w postaci raportów krótkich czy w postaci listy spraw, gdzie możemy przedstawiać różnego rodzaju informacje związane z przebiegiem procesów i ich jakością. Raporty mogą być również gromadzone w postaci dashboardu, który prezentuje kilka informacji na jednym ekranie, dzięki czemu użytkownik jest szybko informowany o różnych zdarzeniach i może łatwo ocenić daną sytuację. W Amodit dostępne są:
Raporty prezentujące dane jednostkowe (sprawy, rekordy)
- tabela
- lista
- gantt
- kalendarz
Raporty prezentujące agregaty (suma, średnia, licznik)
- pivot (tabela przestawna)
- KPI (miara)
- wykres słupkowy
- wykres słupkowy poziomy
- wykres liniowy
- wykres przedstawiający dane narastająco
Przykładowe procesy HR niezależne od prowadzenia dokumentacji w formie eTeczki
Platforma AMODIT pozwala na tworzenie i używanie dowolnych innych procesów, w tym również procesów HR
Wnioski urlopowe
Wnioski o rekrutację
Onboarding pracownika
Ocena pracownika
Offboarding pracownika
Wnioski delegacyjne
Skierowanie na szkolenia
Opieka medyczna
Zgłoszenie nieobecności
Rozliczenie nadgodzin
Oświadczenie o zarobkach