Schemat blokowy

Elektroniczny obieg umów

Poszukujesz sposobu, by uprościć zarządzanie umowami w swojej firmie? Elektroniczny obieg umów to rozwiązanie, które ułatwia cały proces tworzenia, przesyłania, zatwierdzania i przechowywania umów. Dzięki niemu oszczędzasz czas i zredukujesz ilość papierowej dokumentacji, co sprawi, że zarządzanie umowami stanie się znacznie bardziej efektywne.

Dowiedz się więcej
Obieg umów

Dla kogo elektroniczny obieg umów?

Obieg umów w firmie jest kluczowym elementem działalności, który służy różnym grupom interesariuszy. Dla działu prawnego stanowi to nieodzowny mechanizm do zarządzania umowami, dbając o zgodność z przepisami i minimalizując potencjalne ryzyko prawne dla przedsiębiorstwa. Kierownictwo firmy wykorzystuje ten proces jako narzędzie do monitorowania zobowiązań i projektów, zapewniając spójność działań. Działy operacyjne korzystają z obiegu umów do realizacji konkretnych działań biznesowych i projektów. Dla klientów i partnerów biznesowych obieg umów stanowi pewność co do warunków współpracy i zobowiązań obu stron. Audytorzy zewnętrzni mogą również potrzebować dostępu do umów w celu przeprowadzenia kontroli i oceny działalności firmy.

Po co elektroniczny obieg umów?

Elektroniczny obieg umów jest niezbędny, aby usprawnić i uskutecznić zarządzanie dokumentacją w firmie. Umożliwia on szybszą i bardziej efektywną wymianę dokumentów między różnymi działami i pracownikami, co skraca czas potrzebny na procesy zatwierdzania. Elektroniczny obieg umów redukuje ryzyko błędów ludzkich, poprzez automatyzację wielu etapów procesu, co przekłada się na większą dokładność i zgodność z przepisami. Pozwala on także przechowywanie i archiwizację umów w bardziej uporządkowany sposób, ułatwiając dostęp do nich w przyszłości. Elektroniczny obieg umów pozwala na monitorowanie i śledzenie postępu w realizacji umów oraz terminów ich wygaśnięcia. Stanowi on także bardziej ekologiczne rozwiązanie, redukując ilość zużywanego papieru i wpisując się w ideę zrównoważonego rozwoju.

Korzyści dla Twojej firmy z elektronicznego obiegu umów

AMODIT to system, który usprawnia działalność przedsiębiorstw na wielu płaszczyznach. Co zyskujesz, obsługując obieg umów z jego pomocą?

Wspólna praca na dokumencie

Wiele osób może jednocześnie pracować na tym samym dokumencie np. MS Word. Dodawać komentarze lub zmieniać tekst dokumentu. Każda zmiana jest natychmiast widoczna dla pozostałych osób edytujących w tym czasie ten sam dokument.

Wersjonowanie dokumentów

Każdy dokument może być pobrany na lokalny komputer, poprawiony i wgrany do AMODIT jako nowa wersja. Dysponując nową wersją tego samego dokumentu np. podpisanym skanem umowy, można go dodać do sprawy w AMODIT jako kolejna wersja wcześniej załączonego dokumentu.

Szablony umów

W wielu przypadkach umowy mają stałą, niezmienną treść. Mają jednak szereg miejsc wymagających wypełnienia jak np. dane kontrahenta, kwoty, termin dostawy, okres gwarancji i inne. Kwestie te mogą być przedmiotem uzgodnień i akceptacji. Na końcu procesu są automatycznie umieszczane w dokumencie. Dzięki temu uzyskujemy umowę wypełnioną niezbędnymi danymi.

Równoległe opiniowanie

Przygotowanie umowy wymaga uzyskania wielu opinii. AMODIT umożliwia dodawanie opinii przez wiele osób w tym samym czasie, co zasadniczo skraca czas ich uzyskania.

Akceptacja

Wspólnie opracowana wersja umowy może przejść przez ścieżkę akceptacji w celu ostatecznego zatwierdzenia jej treści.

Terminy wykonania zadań

Kontrola terminowości jest kluczowa dla sprawnego przygotowania umowy do podpisu. AMODIT pozwala wyznaczać i kontrolować czas np. opiniowania.

Jeszcze więcej korzyści z elektronicznego obiegu umów

Ułatwienie pracy

Od wersji 2019.0001 platformy AMODIT udostępniliśmy możliwość wspólnej pracy na tym samym dokumencie w tym samym czasie. Dodając do sprawy dokument typu MS Word, MS Excel lub MS PowerPoint możesz go otworzyć bezpośrednio w przeglądarce i edytować. W tym samym czasie inne osoby mające dostęp do dokumentu również mogą go otworzyć i edytować. Każda osoba widzi swój kursor i miejsce, w którym aktualnie edytuje. Jednocześnie widzi kursory innych osób i może obserwować zmienianą przez nich treść. Wszystkie wprowadzane zmiany przez edytujące osoby są natychmiast dostępne dla pozostałych użytkowników. Nikt nie musi zapisywać dokumentu, gdyż automatyczny zapis jest zapewniony przez usługę MS Office Online Server.

Kontrola nad wersjami dokumentów

AMODIT dostarcza prostego mechanizmu wersjonowania dokumentów. Dotyczy to każdego typu dokumentu nie tylko dokumentów MS Office, które mogą być edytowane online i są wersjonowanie automatycznie. Dokumenty typu PDF, JPG itp. mogą być dodawane do spraw w AMODIT. Dysponując nową wersją tego samego dokumentu np. skanu podpisanej umowy, możemy go wczytać jako nową wersję już załączonego dokumentu. Utrzymujemy w ten sposób porządek na liście dokumentów, mając na niej jedną pozycję np. umowa.pdf, a „pod nią” wersję bez podpisu i aktualną wersję z podpisem.

Tworzenie wspólnej przestrzeni pracy

Standardowe umowy, pisma, odpowiedzi czy formularze wymagające jedynie uzupełnienia danych w określonych miejscach to sytuacje, w których AMODIT doskonale będzie Cię wspierał. Wystarczy, że przygotujesz szablon dokumentu i wskażesz w nim, w których miejscach mają być wstawione dane z pól formularza Twojego procesu. Raz przygotowany dokument MS Word umieszczony w definicji procesu, będzie dostępny w każdej sprawie w ramach tego procesu. Wystarczy, że użytkownicy wypełnią dane na formularzu, proces przejdzie przewidziane w nim etapy akceptacji i możesz drukować gotową umowę, pismo czy odpowiedź. Ta funkcjonalność szczególnie przydatna jest w dziale kadr (umowy, zlecenia, o dzieło), działach BHP (różnego rodzaju protokoły, pisma itp.), działach sprzedaży (proste standardowe umowy).

Praca wielu osób w tym samym czasie

Zebranie opinii dotyczących umowy może zająć wiele dni, szczególnie jeżeli o opinię będziemy prosili kolejno różne osoby czy działy. AMODIT pozwala na udostępnienie sprawy z umową jednocześnie dla wielu osób. Każdy może zapoznać się z aktualnym stanem umowy, wnieść poprawki w treści (zobacz: wspólna praca na dokumencie), ale może również wyrazić swoją opinię/stanowisko na temat umowy czy proponowanych zmian. Do tego celu ma na formularzu dostępną tabelę np. o nazwie „Opiniowanie” i w niej szereg informacji zgodnie ze sposobem opiniowania w Twojej firmie. Przykładowo mogą to być kwestie: „Ocena ryzyka finansowego”, „Wpływ na środowisko”, „Opinia prawna”, „Opinia podatkowa”, „Wpływ na zatrudnienie”, „Wpływ na inne umowy”, „Ocena dotychczasowej współpracy z kontrahentem” i wiele innych. Każda z tych opinii jest wyrażana przez inny dział lub osobę. Możliwość pracy na tym samym formularzu, bez potrzeby przekazywania go do kolejnych osób, jest kluczowa dla sprawnego zebrania tych opinii.

Zobacz, jak zrobili to inni

Chcesz dowiedzieć się, jak inni radzą sobie z optymalizacją procesów? Poszukujesz inspiracji do bardziej efektywnego zarządzania? Sprawdź case study naszych Klientów!

Umów się na darmową konsultację

z jednym z naszych specjalistów. Zaprezentujemy Ci krok po kroku, jak przy pomocy AMODIT skutecznie zoptymalizować obieg umów w Twojej firmie.

    Administratorem danych osobowych przekazanych za pomocą powyższego formularza kontaktowego jest Astrafox sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie. Dane osobowe będą przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi na przesłaną wiadomość. Masz prawo dostępu do swoich danych, żądania ich sprostowania, ograniczenia, usunięcia, wniesienia sprzeciwu oraz skargi do organu nadzorczego. Szczegółowe informacje o przetwarzaniu podanych danych osobowych znajdują się w Polityce prywatności.