22 35 52 164 poland@amodit.com

Obieg umów

Platforma AMODIT pozwala na elektroniczny obieg umów z użyciem sztucznej inteligencji. Przygotowanie umów, zatwierdzanie, podpisywanie, a także archiwizacja i przypomnienia.
URUCHOM WERSJĘ DEMO
Wspólna praca na dokumencie
Wiele osób może jednocześnie pracować na tym samym dokumencie np. MS Word. Dodawać komentarze lub zmieniać tekst dokumentu. Każda zmiana jest natychmiast widoczna dla pozostałych osób edytujących w tym czasie ten sam dokument.
Wersjonowanie dokumentów

Każdy dokument może być pobrany na lokalny komputer, poprawiony i wgrany do AMODIT jako nowa wersja.

Dysponując nową wersją tego samego dokumentu np. podpisanym skanem umowy, można go dodać do sprawy w AMODIT jako kolejna wersja wcześniej załączonego dokumentu.

Szablony umów
W wielu przypadkach umowy mają stałą, niezmienną treść. Mają jednak szereg miejsc wymagających wypełnienia jak np. dane kontrahenta, kwoty, termin dostawy, okres gwarancji i inne. Kwestie te mogą być przedmiotem uzgodnień i akceptacji. Na końcu procesu są automatycznie umieszczane w dokumencie. Dzięki temu uzyskujemy umowę wypełnioną niezbędnymi danymi.
Równoległe opiniowanie
Przygotowanie umowy wymaga uzyskania wielu opinii. AMODIT umożliwia dodawanie opinii przez wiele osób w tym samym czasie, co zasadniczo skraca czas ich uzyskania.
Z
Akceptacje
Wspólnie opracowana wersja umowy może przejść przez ścieżkę akceptacji w celu ostatecznego zatwierdzenia jej treści.
Terminy wykonania zadań
Kontrola terminowości jest kluczowa dla sprawnego przygotowania umowy do podpisu. AMODIT pozwala wyznaczać i kontrolować czas np. opiniowania.
Bezpieczne, wygodne i proste podpisywanie umów

AMODIT Trust Center daje Tobie i Twoim partnerom bezpieczeństwo i pewność prawidłowego zawarcia umowy. Bez drukowania, przesyłania sobie nawzajem papierowych wersji dokumentu, ręcznego parafowania wszystkich stron i odsyłania podpisanej kopii.

Jak w AMODIT obsługiwany jest obieg umów?

Wspólna praca na dokumencie

Od wersji 2019.0001 platformy AMODIT udostępniliśmy możliwość wspólnej pracy na tym samym dokumencie w tym samym czasie. Dodając do sprawy dokument typu MS Word, MS Excel lub MS PowerPoint możesz go otworzyć bezpośrednio w przeglądarce i edytować. W tym samym czasie inne osoby mające dostęp do dokumentu również mogą go otworzyć i edytować. Każda osoba widzi swój kursor i miejsce, w którym aktualnie edytuje. Jednocześnie widzi kursory innych osób i może obserwować zmienianą przez nich treść. Wszystkie wprowadzane zmiany przez edytujące osoby są natychmiast dostępne dla pozostałych użytkowników. Nikt nie musi zapisywać dokumentu, gdyż automatyczny zapis jest zapewniony przez usługę MS Office Online Server.

Wersjonowanie dokumentów

AMODIT dostarcza prostego mechanizmu wersjonowania dokumentów. Dotyczy to każdego typu dokumentu nie tylko dokumentów MS Office, które mogą być edytowane online i są wersjonowanie automatycznie.

Dokumenty typu PDF, JPG itp. mogą być dodawane do spraw w AMODIT. Dysponując nową wersją tego samego dokumentu np. skanu podpisanej umowy, możemy go wczytać jako nową wersję już załączonego dokumentu. Utrzymujemy w ten sposób porządek na liście dokumentów, mając na niej jedną pozycję np. umowa.pdf, a „pod nią” wersję bez podpisu i aktualną wersję z podpisem.

Plik MS Word jako szablon dokumentu

Standardowe umowy, pisma, odpowiedzi czy formularze wymagające jedynie uzupełnienia danych w określonych miejscach to sytuacje, w których AMODIT doskonale będzie Cię wspierał. Wystarczy, że przygotujesz szablon dokumentu i wskażesz w nim, w których miejscach mają być wstawione dane z pól formularza Twojego procesu. Raz przygotowany dokument MS Word umieszczony w definicji procesu, będzie dostępny w każdej sprawie w ramach tego procesu . Wystarczy, że użytkownicy wypełnią dane na formularzu, proces przejdzie przewidziane w nim etapy akceptacji i możesz drukować gotową umowę, pismo czy odpowiedź.

Ta funkcjonalność szczególnie przydatna jest w dziale kadr (umowy, zlecenia, o dzieło), działach BHP (różnego rodzaju protokoły, pisma itp.), działach sprzedaży (proste standardowe umowy).

Równoległe opiniowanie

Zebranie opinii dotyczących umowy może zająć wiele dni, szczególnie jeżeli o opinię będziemy prosili kolejno różne osoby czy działy.

AMODIT pozwala na udostępnienie sprawy z umową jednocześnie dla wielu osób. Każdy może zapoznać się z aktualnym stanem umowy, wnieść poprawki w treści (zobacz: wspólna praca na dokumencie), ale może również wyrazić swoją opinię/stanowisko na temat umowy czy proponowanych zmian. Do tego celu ma na formularzu dostępną tabelę np. o nazwie „Opiniowanie” i w niej szereg informacji zgodnie ze sposobem opiniowania w Twojej firmie. Przykładowo mogą to być kwestie: „Ocena ryzyka finansowego”, „Wpływ na środowisko”, „Opinia prawna”, „Opinia podatkowa”, „Wpływ na zatrudnienie”, „Wpływ na inne umowy”, „Ocena dotychczasowej współpracy z kontrahentem” i wiele innych. Każda z tych opinii jest wyrażana przez inny dział lub osobę. Możliwość pracy na tym samym formularzu, bez potrzeby przekazywania go do kolejnych osób, jest kluczowa dla sprawnego zebrania tych opinii.

Dołącz do 50.000 zadowolonych użytkowników korzystających z systemu AMODIT

Przekonaj się jakie korzyści niesie za sobą wprowadzenie AMODIT i obsługuj procesy bez długiego i kosztownego wdrożenia.