Podpis elektroniczny w środku procesu
Samo wysłanie pliku do podpisu nie kończy pracy. Trzeba jeszcze wskazać właściwe osoby, zachować kolejność, kontrolować status, obsłużyć odmowę i odłożyć podpisany dokument we właściwe miejsce. AMODIT łączy te kroki w jeden proces biznesowy.
Dokument wraca do procesu, nie do ręcznej obsługi
Problem nie kończy się na podpisie
Przy wielu dokumentach zespół ręcznie sprawdza, kto już podpisał, wysyła przypomnienia i pobiera gotowe pliki. Gdy podpisują pracownicy, kontrahenci lub kilka osób w określonej kolejności, rośnie liczba wyjątków. Odmowa albo zmiana dokumentu może wymagać ponownego uruchomienia części procesu.
Podpis jest jednym z etapów
AMODIT przygotowuje dokumenty i dane podpisujących, uruchamia właściwy wariant podpisu, odbiera status oraz podpisane pliki, a następnie kieruje sprawę do kolejnego kroku. Historia procesu łączy dokument, osoby, decyzje, terminy i wynik podpisywania.
Od gotowego dokumentu do podpisanego kompletu
Konfiguracja procesu zależy od rodzaju dokumentów, podpisujących i wymaganego sposobu podpisu. AMODIT porządkuje cały przebieg wokół tej decyzji.
1. Przygotowanie dokumentów
Proces może zebrać plik główny i załączniki, wygenerować dokument z danych sprawy albo odebrać pliki z innego systemu. Przed wysyłką można sprawdzić kompletność i właściwą wersję.
2. Dobór podpisujących
Role i kolejność mogą wynikać z danych procesu. Dokument może trafić do jednej osoby, kilku podpisujących po kolei lub równolegle, a także do osoby spoza organizacji.
3. Właściwy wariant podpisu
Zakresy projektów obejmują podpisy proste, zaawansowane z kodem SMS, obsługę podpisów kwalifikowanych, podpis odręczny oraz pieczęć elektroniczną. Wymagany wariant dobiera się do dokumentu i zasad organizacji.
4. Udział osoby zewnętrznej
Kontrahent lub inna osoba spoza organizacji może otrzymać dostęp do podpisania dokumentu przez zabezpieczony link i uzgodniony mechanizm potwierdzenia.
5. Status, przypomnienie i wyjątek
Proces może pobierać status, przypominać o oczekującym podpisie oraz obsłużyć odmowę lub przerwanie. Dalsza ścieżka zależy od wyniku, bez ręcznego odtwarzania historii.
6. Zwrot i archiwizacja
Podpisane pliki, informacje o przebiegu i daty wracają do sprawy. Dokument może zostać przekazany do repozytorium, eTeczki, obiegu umów lub kolejnego systemu.
Proces dopasowany do skali i dokumentu
Rejestr zakresów współpracy obejmuje podpisy elektroniczne u 99 klientów, w 104 projektach. Pokazuje pojedyncze dokumenty, procesy wieloosobowe, podpisywanie seryjne oraz integracje z zewnętrznymi usługami podpisu.
Umowy i dokumenty z kontrahentami
Podpis może zamykać uzgodnienia umowy i automatycznie uruchamiać archiwizację, realizację zobowiązań albo dalszą obsługę dokumentu.
Dokumentacja pracownicza
Dokumenty mogą przechodzić z procesu HR do podpisu, a po zakończeniu wracać do elektronicznej teczki lub portalu pracownika wraz ze statusem.
Pakiety i wielu podpisujących
Proces może obejmować dokument główny, załączniki oraz kilka osób podpisujących w zdefiniowanych rolach i kolejności.
Podpis i pieczęć w większej skali
Rejestr zawiera także procesy seryjnego podpisywania lub pieczętowania dokumentów. Wielkość partii, sposób uwierzytelnienia i obsługa wyjątków wynikają z wybranego mechanizmu oraz uzgodnionego zakresu.
Podczas rozmowy ustalimy, jakie dokumenty podpisujesz, kto bierze udział, które wyjątki trzeba obsłużyć i dokąd powinny wrócić gotowe pliki. Na tej podstawie można zaprojektować proces, a nie tylko osobny etap wysyłki do podpisu.
Opisz rodzaj dokumentów, role podpisujących i obecny sposób pracy. Pokażemy, jak połączyć podpis z obiegiem i dalszą obsługą w AMODIT.
Najczęstsze pytania o podpisy elektroniczne w AMODIT
1Czy AMODIT obsługuje różne rodzaje podpisu elektronicznego?
Zakresy projektów obejmują podpisy proste, zaawansowane z kodem SMS, obsługę podpisów kwalifikowanych, podpis odręczny i pieczęć elektroniczną. Te pojęcia nie są prawnie równoważne, dlatego wariant należy dobrać do rodzaju dokumentu i wymagań procesu.
2Czy dokument może podpisać kilka osób?
Tak. Proces może definiować role, kolejność i wariant równoległy lub sekwencyjny. Konkretna konfiguracja zależy od dokumentu, dostawcy podpisu i zasad organizacji.
3Czy osoba spoza firmy musi mieć konto w AMODIT?
W zarejestrowanych zakresach występują ścieżki z udziałem osób zewnętrznych przez link i mechanizm potwierdzenia. Sposób dostępu i uwierzytelnienia ustala się dla konkretnego procesu.
4Co dzieje się po odmowie podpisu?
Odmowa lub przerwanie może uruchomić uzgodnioną ścieżkę: powrót do autora, korektę dokumentu, zakończenie sprawy albo inną decyzję. Status i komentarz pozostają w historii procesu.
5Czy podpis można połączyć z innymi systemami?
Tak. Rejestr obejmuje integracje przez API, SQL i zasoby plikowe, w których system przekazuje dokument do podpisu, a następnie odbiera podpisany plik, status, komentarz lub datę. Zakres zależy od używanej usługi i architektury klienta.