Podpisywanie dokumentów online
Zależy Ci na sprawnej komunikacji z kontrahentami i pracownikami? Szukasz narzędzia, które umożliwi bezpieczne podpisywanie dokumentów, w tym zawieranie umów? Przed Tobą AMODIT TrustCenter – komfortowe rozwiązanie, które pozwoli Ci zaoszczędzić czas i przyspieszyć procesy. Podpisz umowę w kilka sekund, a w razie pomyłki – udostępnij ją ponownie bez konieczności czekania na kuriera i ponoszenia dodatkowych kosztów. To takie proste.
Dla kogo elektroniczne podpisywanie umów?
Podpis elektroniczny w AMODIT sprawdzi się w każdej firmie, która chce wygodnie podpisywać swoje dokumenty. Bez drukowania, przesyłania sobie nawzajem papierowych wersji dokumentu, ręcznego parafowania wszystkich stron i odsyłania podpisanej kopii.
Po co elektroniczne podpisywanie umów?
AMODIT TrustCenter jest usługą dostępną w chmurze, która umożliwia elektroniczne podpisywanie dokumentów z kontrahentami, podwykonawcami, zleceniobiorcami, pracownikami.
Rozwiązanie jest zgodne z Ustawą o usługach oraz identyfikacji elektronicznej z 2016 roku, rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego 910/2014 (zwanego rozporządzeniem eIDAS) oraz rozporządzeniami regulującymi techniczne aspekty podpisu elektronicznego.
Osoba spoza organizacji może otrzymać link do wskazanego dokumentu lub etapu procesu. Nie uzyskuje przy tym dostępu do całego rejestru umów, lecz do zakresu potrzebnego do opiniowania, uzupełnienia danych albo podpisu.
W zarejestrowanych projektach występuje czasowy dostęp kontrahenta lub kancelarii, a w wybranych wariantach potwierdzenie dostępu kodem SMS. Komentarze, przekazane pliki i status pozostają przy sprawie, zamiast krążyć w oddzielnych wiadomościach.
Sposób potwierdzenia tożsamości, zakres widocznych danych i czas dostępu ustala się dla konkretnego procesu oraz roli osoby zewnętrznej.
Kilku podpisujących, jeden kontrolowany komplet
Proces podpisywania umowy może objąć więcej niż jeden plik i więcej niż jedną osobę. AMODIT łączy dokumenty, role podpisujących i statusy w tej samej sprawie.
Role i kolejność podpisów
Umowa może trafić do kilku osób w przypisanych rolach i ustalonej kolejności. Dane sprawy wskazują, kto powinien podpisać dokument na danym etapie.
Dokument główny i załączniki
Do podpisu można przygotować komplet plików PDF, w tym dokument główny i załączniki. Zarejestrowane zakresy obejmują również scalanie PDF przed przekazaniem pakietu podpisującym.
Status, odmowa i ponowienie
AMODIT może pobrać status podpisania, odmowy lub przerwania. Uzgodniona ścieżka może skierować dokument do korekty, zakończyć sprawę albo ponownie wysłać właściwy komplet do podpisu.
Korzyści dla Twojej firmy z wprowadzenia elektronicznych podpisów
Wygoda w codziennej pracy to nie wszystko. Co zyskasz dzięki wykorzystaniu podpisów elektronicznych w AMODIT?
Obniżenie kosztów
odchodzą koszty druku, papieru, przesyłania dokumentów pocztą tradycyjną i ponownego odsyłania w razie naniesionych poprawek
Wygoda i oszczędność czasu
szybko naniesiesz konieczne zmiany i ponownie prześlesz dokument do podpisu bez konieczności czekania na kuriera
Archiwum podpisanych dokumentów
podpisany dokument automatycznie wraca do systemu, nie wymaga żadnej ręcznej ingerencji
Elastyczność
dokument można podpisać z dowolnego miejsca i urządzenia. Twoi kontrahenci nie muszą mieć założonego konta ani nigdzie się logować – zrobią to za darmo w kilka chwil
Działanie proekologiczne
możliwość całkowitego wyeliminowania papieru z obiegu w firmie (oszczędność 0,5 mln stron wydruku rocznie to około 20 drzew)
Jeszcze więcej korzyści z wprowadzenia elektronicznych podpisów
Przygotuj dokument
W dokumencie musi znaleźć się: imię, nazwisko i adres e-mail oraz, opcjonalnie, numer telefonu komórkowego, nazwa firmy i stanowisko. Następnie ustalasz sposób dostępu do dokumentu oraz rodzaj podpisu, o który zostanie poproszony adresat.
Prześlij do TrustCenter
Dokument jest przesyłany do AMODIT TrustCenter z informacją o osobach podpisujących, parametrach logowania i podpisywania. W tym momencie zostaje naniesiony certyfikat potwierdzający zgodność z oryginałem – masz gwarancję, że w dokumencie nie pojawią się żadne zmiany. Twój kontrahent dostaje dokument na skrzynkę mailową i podpisuje go przez przeglądarkę internetową.
Swobodny wybór rodzaju podpisu
W zależności od ustawionych opcji można użyć jednego z dostępnych typów podpisu: prostego, odręcznego, za pomocą SMS-a, odręcznego z potwierdzeniem SMS czy kwalifikowanego podpisu PAdES (dedykowanego plikom PDF).
Wygodny wgląd w przygotowane dokumenty
W trakcie oczekiwania na podpisanie za pomocą AMODIT TrustCenter API sprawdzisz aktualny status dokumentu, w tym to, kto już go podpisał. Możesz również przerwać podpisywanie lub dodać nowe osoby, które powinny złożyć swój podpis.
Autentyczność i integralność dokumentu
Podpisany dokument jest opatrzony pieczęcią elektroniczną, której obecność gwarantuje autentyczność oraz integralność dokumentu. Autentyczność oznacza, że dokument został podpisany za pośrednictwem platformy AMODIT. Integralność daje pewność, że treść dokumentu nie ulegnie zmianie po podpisaniu go przez wszystkich upoważnionych i opatrzeniu go pieczęcią. Te dwie cechy dokumentu mogą stanowić dowód podczas ewentualnych sporów sądowych.
Różne dokumenty
Za pośrednictwem AMODIT przygotujesz dokumenty różnego typu, m.in.: umowy o pracę (z uwzględnieniem poszczególnych stosunków pracy), umowy z kontrahentami i o zachowaniu poufności, umowy kupna, sprzedaży i najmu, regulaminy, pełnomocnictwa, oferty, protokoły, upoważnienia, kosztorysy, bilanse, PIT-y oraz wiele innych.
Chcesz dowiedzieć się, jak inni radzą sobie z optymalizacją procesów? Poszukujesz inspiracji do bardziej efektywnego zarządzania? Sprawdź case study naszych Klientów!
z jednym z naszych specjalistów. Zaprezentujemy Ci krok po kroku, jak przy pomocy AMODIT skutecznie zoptymalizować podpisywanie umów w Twojej firmie.
Najczęściej zadawane pytania o podpisywanie dokumentów online
1Czy kontrahent musi założyć konto, żeby podpisać dokument online w AMODIT?
Nie — kontrahent nie musi tworzyć konta ani się logować. Wystarczy, że otrzyma link e‑mailowy i podpisze dokument bezpośrednio w przeglądarce.
2Jak przebiega proces podpisywania dokumentu w AMODIT?
Proces jest prosty: przygotowujesz dokument, wpisujesz dane podpisujących (imię, nazwisko, e‑mail — opcjonalnie telefon, firma, stanowisko), wybierasz rodzaj podpisu i okres dostępności dokumentu. Po wysłaniu do podpisu odbiorca otrzymuje link e‑mailowy, podpisuje dokument, możesz monitorować status, a po zatwierdzeniu system przesyła każdemu podpisaną kopię.
3Czy podpisy w AMODIT są zgodne z przepisami prawa?
Tak — usługa spełnia wymagania Ustawy o usługach i identyfikacji elektronicznej (2016) oraz rozporządzenia eIDAS (Parlamentu Europejskiego 910/2014).
4Jakie typy podpisu online można zastosować w AMODIT?
Użytkownik może wybierać spośród takich rodzajów podpisów, jak prosty, odręczny, SMS‑owy, odręczny z potwierdzeniem SMS lub kwalifikowany.
Jakie obszary możesz usprawnić
W SWOJEJ FIRMIE?
Obszar
prawny
prawny
Zoptymalizuj pracę działu prawnego – uporządkuj umowy i aneksy w jednym systemie oraz zapewnij zespołowi wygodny dostęp do informacji.
Obszar
finansowy
finansowy
Zautomatyzuj procesy finansowe i unikaj błędów wynikających z ręcznego wykonywania zadań.
Obszar
kadrowy
kadrowy
Przechowuj wszystkie dane pracowników w jednym miejscu dzięki automatyzacji procesów w obszarze kadrowym.
Obszar
administracyjny
administracyjny
Minimalizuj opóźnienia, błędy lub zagubienia dokumentów dzięki automatyzacji procesów w obszarze administracyjnym.
Obszar
IT
IT
Usprawnij pracę działu IT dzięki łatwemu monitorowaniu projektów na każdym etapie.