22 35 52 164 poland@amodit.com

Innowacyjny moduł podpisywania umów

rozwiąże problem efektywnego zarządzania

umowami w bezpieczny sposób.

POZNAJ MODUŁ

Innowacyjny moduł podpisywania umów rozwiąże  problem

efektywnego zarządzania umowami w bezpieczny, prawnie wiążący sposób.

POZNAJ MODUŁ

Elektroniczne podpisywanie umów

Podpisywanie umowy przez co najmniej dwie strony umowy i kilka osób najczęściej wymaga wydrukowania jej przez jedną ze stron, podpisania wersji papierowej przez jedną stronę, przekazania tej wersji do podpisu drugiej stronie, najczęściej kurierem lub pocztą tradycyjną, podpisania przez drugą stronę, odesłania podpisanej wersji.

A co, jeżeli druga strona dostrzeże jakiś błąd i poprosi o przesłanie do podpisu skorygowanej wersji umowy? Wtedy wszystkie powyższe czynności należy powtórzyć. Czy można skrócić ten proces do kilku minut? Korzystając z platformy AMODIT oraz „AMODIT TrustCenter” można. 

Korzyści płynących z wdrożenia elektronicznego podpisywania umów w przedsiębiorstwie można wymienić wiele. Najistotniejsze z biznesowego punktu widzenia są oczywiście: obniżenie kosztów (znikają koszty druku oraz przesyłania dokumentów) oraz oszczędność czasu, ponieważ proces podpisywania skrócony zostaje do kilku minut. Ponadto podpis elektroniczny zwiększa pewność, że został on złożony przez właściwą osobę oraz z odpowiednią datą. Uniemożliwia on również często spotykane, w przypadku klasycznego podpisu, redatowanie czy inne sytuacje trudne do zweryfikowania.

Jakie korzyści zyskuje firma zastępując papier kontraktami elektronicznymi?

 Redukcję kosztów

f

Elastyczność rozwiązania

Oszczędność czasu

Kompleksowość

Pewność prawną

Pozytywny wpływ na środowisko

Przygotowanie treści umowy:

W systemie AMODIT tę czynność wspiera funkcjonalność równoczesnej pracy na dokumencie oparta o Microsoft Office Online Server. Dodatkowo istnieje możliwość udostępnienia osobie spoza organizacji tymczasowego dostępu do konkretnego dokumentu, aby mogła go widzieć i edytować za pomocą MS Word Online. Uzyskiwanie wewnętrznych akceptacji – wykorzystywane są standardowe funkcje przekazywania spraw i ich akceptowania wg logiki procesu.

Przekazanie dokumentu do podpisu:

Dysponując gotowym plikiem umowy (po zmianach redakcyjnych, uzgodnieniach i akceptacjach), następuje przygotowanie dokumentu do podpisania przez strony. W tym celu wprowadzone zostają dane osób, które będą podpisywały umowę. Może to być odrębny proces związany z podpisywaniem umowy albo może to być wydzielony etap w ramach procesu akceptacji umowy. Gdy dane zostały wprowadzone, można przekazać dokument do podpisu do AMODIT TrustCenter. Służy do tego odpowiednia funkcja w AMODIT.

Podpisanie dokumentu:

AMODIT przekazuje dokument wraz z informacją o osobach zobowiązanych do podpisania dokumentu do AMODIT TrustCenter. W tym czasie każda ze wskazanych osób otrzymuje maila z informacją, że dokument oczekuje na jej podpis. Po zapoznaniu się z treścią wiadomości osoba zobowiązana do podpisania dokumentu klika w link dostępny w mailu i jest przekierowywana do właściwego dokumentu. W celu uzyskania dostępu (zalogowania się), system wysyła SMS-em jednorazowy kod autoryzacyjny, który należy wprowadzić na stronie logowania.

Dokument może być swobodnie przeglądany czy powiększany w celu dokładnego zapoznania się z treścią dokumentu, ma również utworzoną sumę kontrolną i składany podpis dotyczy dokładnie tej wersji dokumentu. Co więcej, dla zwiększenia wiarygodności, dla podpisania kolejnego dokumentu brana jest też suma kontrolna poprzedniego dokumentu. Powoduje to, że nie jest możliwe podmienienie żadnego dokumentu, ponieważ spowodowałoby to zerwanie łańcucha powiązań opartego o sumy kontrolne wszystkich podpisywanych wcześniej dokumentów. W celu złożenia podpisu użytkownik klika na przycisk „Podpisuję” i otrzymuje SMS-em jednorazowy kod weryfikacyjny. Wpisując ten kod, potwierdza tym samym złożenie podpisu przez siebie.

Elementami autoryzacyjnymi jest email oraz numer telefonu przypisany do konkretnej osoby. System zwrotnie informuje AMODIT o złożeniu przez konkretnego użytkownika podpisu, dzięki czemu z poziomu sprawy w AMODIT widać, które osoby już złożyły swoje podpisy pod dokumentem. W pewnych przypadkach osoba podpisująca może chcieć dodać inną osobę do listy osób podpisujących np. swojego radcę prawnego. Dodana w ten sposób osoba również otrzyma maila z linkiem oraz SMS z kodem jednorazowym.

Rodzaje podpisów:

  • podpisy kwalifikowane 
  • podpisy biometryczne
  • podpisy oparte na blockchain
  • podpisy oparte na elektroniczne identyfikatory
  • tradycyjne na papierze

Podpis biometryczny jest najbezpieczniejszym rozwiązaniem do podpisywania dokumentów własnoręcznym podpisem cyfrowym. Przeznaczone do stosowania we wszystkich sektorach, w których wymagany jest podpis ręczny. Przeznaczone jest do stosowania zarówno w biurach, jak i w terenie, do zmobilizowania swoich partnerów i pośredników.

Aby zapewnić autentyczność dokumentu PDF, system na bazie stwierdzonych danych utworzy obraz (za pomocą SHA-256), który następnie zaszyfruje (za pomocą RSA-4096) i wstawi do dokumentu PDF (w archiwalnym formacie PDF-A). Integralność dokumentu jest zapewniona jednorazowym podpisem cyfrowym lub uwierzytelnionym certyfikatem. Rozwiązanie spełnia normy ISO 19794 i ISO 32000.

 

Odkryj więcej

Jak platforma AMODIT usprawnia procesy biznesowe i obniża koszty

Poznaj Klientów Amodit i sprawdź jak sprawdza się w ich przedsiębiorstwach

Odkryj wszystkie funkcjonalności, jakie daje system Amodit

Jeśli potrzebujesz dodatkowych informacji, skontaktuj się z nami