Automatyzacja akceptacji faktur - jak połączyć KSeF, ERP i usprawnić pracę dzięki AI?

Automatyzacja akceptacji faktur – czym jest KSeF Connector?

KSeF Connector to narzędzie, które działa jako pośrednik między systemem ERP a Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Rozwiązanie umożliwia nie tylko transmisję danych, ale również automatyzuje kluczowe etapy akceptacji faktur.

Dzięki wykorzystaniu AI, system analizuje dokumenty i podejmuje decyzje, kto powinien zatwierdzić dany dokument oraz jaka powinna być jego ścieżka akceptacji.

Automatyzacja akceptacji faktur – jak działa analiza danych z faktur?

System analizuje dane zawarte na fakturze takie jak:

• dostawca,
• kategoria zakupów,
• wartość faktury,
• dział, którego dotyczy wydatek,
• przypisanie do projektu,
• historia podobnych transakcji.

Na tej podstawie system przypisuje fakturę do odpowiedniej ścieżki akceptacji, zgodnej z zasadami obowiązującymi w firmie.

Automatyzacja akceptacji faktur – przykłady zastosowań

Automatyzacja akceptacji faktur znajduje zastosowanie w różnych obszarach działalności firmy, od zakupów operacyjnych, przez projekty inwestycyjne, aż po specjalistyczne usługi. Poniżej przedstawiamy konkretne scenariusze, w których wykorzystanie AI pozwala przyspieszyć procesy decyzyjne i zminimalizować ryzyko błędów.

Zakupy biurowe w dziale administracji

• Faktura za materiały biurowe od znanego dostawcy.
• System rozpoznaje kategorię zakupu i dział.
• Dokument trafia do kierownika administracji, a następnie do działu finansowego.

Usługi IT w dziale rozwoju

• Faktura za usługi doradcze IT o wysokiej wartości.
• System przypisuje ją do ścieżki obejmującej kierownika IT, dyrektora technicznego i CFO.
• Wydatki powyżej określonego progu są zatwierdzane wielopoziomowo.

Zakupy związane z projektem

• Faktura za komponenty produkcyjne przypisane do projektu.
• Dokument trafia do lidera projektu, który potwierdza zgodność z budżetem, a następnie do działu zakupów i finansów.

Automatyzacja akceptacji faktur – jakie są korzyści?

Automatyzacja akceptacji faktur przynosi szereg korzyści, w tym:

• Oszczędność czasu: faktury trafiają od razu do odpowiednich osób.
• Redukcja błędów: system unika pomyłek wynikających z ręcznego przypisania.
• Przejrzystość: każda decyzja jest zapisana, a obieg dokumentów łatwy do prześledzenia.
• Elastyczność: system uczy się zasad firmy i z czasem działa coraz skuteczniej.

Automatyzacja akceptacji faktur – krok w stronę nowoczesności

Wdrożenie narzędzi opartych na sztucznej inteligencji takich jak KSeF Connector to istotny element transformacji procesów finansowych. Dzięki temu możliwa staje się nie tylko automatyzacja akceptacji dokumentów, ale również pełny elektroniczny obieg faktur w firmie.