Bezpłatna konsultacja
Schemat blokowy

KSeF Connector

Chcesz jeszcze wygodniej obsługiwać faktury w swojej firmie? Wybierz KSeF Connector – usługę sieciową, która połączy Twoje oprogramowanie z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) i ułatwi codzienną pracę.

Dowiedz się więcej
KSeF

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system informatyczny udostępniony przez Ministerstwo Finansów służący do wysyłki oraz odbioru faktur w formie ustrukturyzowanej (XML). System powstał w celu zbierania, analizy i kontroli danych wystawianych faktur. Administratorem gromadzonych danych jest szef Krajowej Administracji Skarbowej.

Start produkcyjny systemu odbył się 1 stycznia 2022 r., jednak na chwilę obecną faktury ustrukturyzowane funkcjonują w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i elektronicznych. Na chwilę obecną nie jest znana data, od której wysyłka faktur do KSeF będzie obligatoryjna (przewidywany termin to połowa 2024 r.).

KSeF Connector

KSeF Connector jest usługą sieciową łączącą oprogramowanie klienta z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). System składa się z dwóch modułów służących do wysyłki faktur sprzedażowych oraz odbierania faktur zakupowych. Dzięki końcówce instalowanej u klienta KSeF Connector umożliwia integrację z dowolnym systemem ERP. Oprogramowanie dostępne jest w dwóch wariantach:

  • jako automatyczna usługa do wymiany danych  – całkowicie automatyczna i działająca bez ingerencji użytkownika (brak dedykowanego interfejsu). Dane są pobierane z systemu ERP, przetwarzane, walidowane pod względem poprawności oraz wysyłane do Krajowego Systemu e-Faktur. Również odpowiedź z KSeF jest pobierana automatycznie i przekazywana do systemu ERP.
  • jako funkcjonalność repozytorium dokumentów  – w tej odsłonie rozwiązanie posiada wszystkie funkcjonalności opisane w punkcie 1 oraz udostępniony interfejs użytkownika, za pomocą którego pracownicy mogą przeglądać wysłane i odebrane faktury bezpośrednio w systemie KSeF Connector.

Korzyści z zastosowania KSeF Connector

To rozwiązanie zapewnia, m.in.:

Integrację wielu systemów ERP wielu spółek

Obsługę załączników

Moduł monitorujący dostępność systemów

Dodatkową walidację przed wysłaniem dokumentu do KSeF

W jednym miejscu zebraliśmy wszystkie najważniejsze informacje dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur, aby korzystanie z KSeF było bezproblemowe, szybkie i skuteczne. Przeczytaj e-book i poznaj wszystkie tajemnice KSeF!

Przeczytaj e-book

Funkcjonalności KSeF Connector

  • Możliwość integracji z dowolnym systemem ERP
  • Historia pobierania i wysyłki, statusy, numery FV oraz UPO
  • Obsługa wielu spółek
  • Maksymalna automatyzacja
  • Wsparcie od procesu analizy, przez wdrożenie, aż do wsparcia operacyjnego
  • Maper pól z formatu klienta na format KSeF
  • Powiadomienia o błędach w przesyłanych fakturach
  • Automatyczne monitorowanie dostępności systemów
  • Walidacje techniczne – pewność zgodności z formatem KSeF przed wysyłką do KSeF Ministerstwa Finansów
  • Wysyłka faktur sprzedażowych wraz z obsługą statusów wysyłki oraz informacją zwrotną
  • Wykrywanie duplikatów faktur
  • Powiadomienia mailowe o nowych fakturach
  • Procesowanie i workflow faktur bezpośrednio w KSeF Connector
  • Odbiór faktur zakupowych
  • Wizualizacja faktur sprzedażowych i kosztowych
  • Walidacje biznesowe (do trzech indywidualnych walidacji)
  • Możliwość przypisywania faktur konkretnym osobom w zależności od parametrów faktury (np. NIP kontrahenta)
  • Moduł integracyjny z dowolnym systemem ERP Workflow
  • Ręczne (na żądanie) i automatyczne pobieranie e-faktur kosztowych z KSeF
  • Przekazywanie pobranych e-faktur do systemów powiązanych (ERP, workflow)
  • Ręczne (na żądanie) i automatyczne pobieranie i wysyłka e-faktur sprzedażowych
  • Odpowiedzi zwrotne z KSeF wraz z ksefRefNumber, datą faktury oraz UPO
  • Procesowanie i workflow faktur bezpośrednio w KSeF Connector
  • Wizualizacja faktur sprzedażowych i kosztowych
  • Mechanizm sprawdzania dostępności wszystkich systemów biorących udział w procesie
  • Powiadomienia o błędach w przesyłanych fakturach
  • Zarządzanie uprawnieniami dostępowymi do faktur
  • Raporty i zestawienia faktur

Jak działa KSeF Connector

KSeF Connector dostępny jest w dwóch wariantach:

  • jako usługa dostępna w chmurze,
  • w formie aplikacji instalowanej na środowisku klienta.

Na diagramie obok widzisz proces wizualizujący wysyłki i odbioru faktur.

Sposoby komunikacji oraz formaty wymiany danych

W zależności od specyfiki potrzeb klienta w KSeF Connector przewidzieliśmy następujące kanały komunikacyjne:

  • WebService SOAP oraz REST API,
  • widok bazy danych,
  • pliki udostępniane na dysku,
  • import z pliku.

KSeF Connector obsługuje następujące formaty danych:

  • XML,
  • JSON,
  • pliki Excel,
  • pliki testowe o ustalonym formacie.

Jak wygląda wdrożenie KSeF Connector

Analiza przedwdrożeniowa

Na samym początku wdrożenia zostanie przeprowadzona analiza techniczna, która będzie się składać z trzech etapów.

Etap 1: doprecyzowanie wymagań technicznych oraz biznesowych

Omówimy i spiszemy Twoje wymagania oraz zaproponujemy skuteczne rozwiązania. W ramach etapu 1 zostaną omówione wszelkie walidacje, obsługa załączników, wysyłki FV i obieg dokumentów.

Etap 2: integracje z innymi systemami

Wspólnie wypracujemy najlepszy sposób integracji (dostępne kanały to: WebService SOAP i REST API, widok bazy danych, pliki udostępniane na dysku, import z pliku) oraz uzgodnimy formaty przekazywanych danych (XML, JSON, pliki Excel, pliki testowe o ustalonym formacie). Dodatkowo zaplanujemy komunikację zwrotną z KSeF, w ramach której zostaną ustalone kanały komunikacyjne oraz miejsce dostarczenia informacji (status wysyłki, data przyjęcia FV, nr KSeF oraz UPO).

Etap 3: mapowanie pól z formatu udostępnionego przez klienta na format KSeF

W ramach tego etapu wspólnie przeanalizujemy dane udostępnione przez system finansowo-księgowy oraz zaproponujemy mapowanie danych źródłowych do formatu KSeF.

Wynikiem trzech powyższych kroków będzie zatwierdzony przez obie strony dokument analizy przedwdrożeniowej.

  • Opracowanie architektury technicznej rozwiązania – schemat będzie obejmował rekomendowaną konfiguracją sprzętową środowiska (zarówno środowisko produkcyjne, jak i testowe). Efektem prac na tym etapie będzie dodatkowo sizing rozwiązania.
  • Instalacja i konfiguracja aplikacji – na Twoim środowisku zostanie zainstalowany Cloud Agent, który umożliwi komunikację na zewnątrz bez potrzeby robienia wyjątków na poziomie firewall. Następnie skonfigurujemy  KSeF Connector, co umożliwi wysyłkę i odbiór FV z KSeF.
  • Integracja z systemami klienta – na podstawie ustaleń z analizy przedwdrożeniowej przeprowadzimy integrację KSeF Connectora z systemami klienta. Integracja będzie obejmowała zarówno systemy finansowo-księgowe, jak i workflow.
  • Mapowanie pól – do mapowania pól z formatu źródłowego do formatu KSeF służy wbudowany maper. Każdą daną źródłową będzie można przypisać w odpowiednie pole w formacie KSeF. Mapowanie odbędzie się na podstawie zatwierdzonego dokumentu analizy.
  • Testy na środowisku klienta – na etapie testów KSeF Connector podłączymy do środowiska demo KSeF Ministerstwa Finansów i na to środowisko będą wysyłane wszystkie FV. Środowisko demo posiada pełną funkcjonalność środowiska produkcyjnego, ale przekazane tam FV nie mają skutku prawnego. Dzięki takiemu podejściu w bezpieczny sposób zostanie sprawdzona konfiguracja oraz mapowanie pól.
  • Uruchomienie produkcyjne – po przeprowadzonych testach aplikacja przejdzie w tryb produkcyjny i dokumenty będą wysyłane na produkcyjne środowisko KSeF.
  • Dokumentacja końcowa – po zakończeniu wdrożenia zostanie dostarczona zaktualizowana dokumentacja końcowa.
  • Szkolenia – jeżeli zgłosisz taką potrzebę, przeprowadzimy szkolenia dla Twojego zespołu.
  • Utrzymanie powdrożeniowe w ramach utrzymania aplikacji.
  • W ramach maintenance lub subskrypcji pewność aktualizacji do najnowszego formatu KSeF.

Umów się na darmową konsultację

z jednym z naszych specjalistów. Zaprezentujemy Ci krok po kroku, jak przy pomocy KSeF Connector skutecznie zoptymalizować obieg faktur w Twojej firmie.

    Administratorem danych osobowych przekazanych za pomocą powyższego formularza kontaktowego jest Astrafox sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie. Dane osobowe będą przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi na przesłaną wiadomość. Masz prawo dostępu do swoich danych, żądania ich sprostowania, ograniczenia, usunięcia, wniesienia sprzeciwu oraz skargi do organu nadzorczego. Szczegółowe informacje o przetwarzaniu podanych danych osobowych znajdują się w Polityce prywatności.

    Jakie obszary możesz usprawnić
    W SWOJEJ FIRMIE?

    Obszar
    finansowy

    Zautomatyzuj procesy finansowe i unikaj błędów wynikających z ręcznego wykonywania zadań.

    Obszar
    kadrowy

    Przechowuj wszystkie dane pracowników w jednym miejscu dzięki automatyzacji procesów w obszarze kadrowym.

    Obszar
    prawny

    Zoptymalizuj pracę działu prawnego – uporządkuj umowy i aneksy w jednym systemie oraz zapewnij zespołowi wygodny dostęp do informacji.

    Obszar
    administracyjny

    Minimalizuj opóźnienia, błędy lub zagubienia dokumentów dzięki automatyzacji procesów w obszarze administracyjnym.

    Obszar
    IT

    Usprawnij pracę działu IT dzięki łatwemu monitorowaniu projektów na każdym etapie.