KSeF Connector
Nasza odpowiedź na obowiązkowy KSeF
KSeF Connector jest usługą sieciową łączącą oprogramowanie klienta z Krajowym Systemem eFaktur (KSeF), opartą na naszej sprawdzonej platformie AMODIT, rozwijanej od ponad 10 lat.
KSeF Connector
Nasza odpowiedź na obowiązkowy KSeF
KSeF Connector jest usługą sieciową łączącą oprogramowanie klienta z Krajowym Systemem eFaktur (KSeF), opartą na naszej sprawdzonej platformie AMODIT, rozwijanej od ponad 10 lat.
Podstawowe funkcjonalności KSeF Connector
Możliwość integracji z dowolnym systemem ERP
Historia pobierania i wysyłki, statusy, numery FV oraz UPO
Pełna integracja z systemem AMODIT
Obsługa wielu spółek
Maksymalna automatyzacja
Rozwiązanie oparte na sprawdzonej platformie
Wsparcie od procesu analizy, poprzez wdrożenie do wsparcia operacyjnego
Czym jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest to system informatyczny udostępniony przez Ministerstwo Finansów służący do wysyłki oraz odbioru faktur w formie ustrukturyzowanej (XML). System powstał w celu zbierania, analizy i kontroli danych wystawianych faktur. Administratorem gromadzonych danych jest szef Krajowej Administracji Skarbowej. Start produkcyjny systemu odbył się 1 stycznia 2022 r., jednak na chwilę obecną faktury ustrukturyzowane funkcjonują w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i elektronicznych. Na chwilę obecną nie jest znana data, od której wysyłka faktur do KSeF będzie obligatoryjna (przewidywany termin to 1 stycznia 2024 r.).
KSeF Connector
KSeF Connector jest usługą sieciową łączącą oprogramowanie klienta z Krajowym Systemem eFaktur (KSeF). System składa się z dwóch modułów służących do wysyłki faktur sprzedażowych oraz odbierania faktur zakupowych. Dzięki końcówce instalowanej u klienta KSeF Connector umożliwia integrację z dowolnym systemem ERP. Oprogramowanie dostępne jest w dwóch wariantach:
- KSeF Connector jako automatyczna usługa do wymiany danych, bez interfejsu użytkownika. W tym wariancie usługa jest całkowicie automatyczna i wszystko działa bez ingerencji użytkownika. Dane są pobierane z systemu ERP, przetwarzane, walidowane pod względem poprawności oraz wysyłane do Krajowego Systemu eFaktur. Również odpowiedź z KSeF jest pobierana automatycznie i przekazywana do systemu ERP.
- KSeF Connector z funkcjonalnością repozytorium dokumentów. Posiada wszystkie funkcjonalności opisane w punkcie 1 oraz udostępniony jest interfejs użytkownika, za pomocą którego pracownicy mogą przeglądać wysłane i odebrane faktury bezpośrednio w systemie KSeF Connector.
Podstawowe funkcjonalności KSeF Connector
Moduł integracyjny z dowolnym systemem ERP Workflow
Ręczne (na żądanie) i automatyczne pobieranie eFaktur kosztowych z KSeF
Przekazywanie pobranych eFaktur do systemów powiązanych (ERP, workflow)
Ręczne (na żądanie) i automatyczne pobieranie i wysyłka eFaktur sprzedażowych
Wysyłka wielu faktur jednocześnie
Walidacja przesłanych dokumentów przed wysyłką do KSeF
Odpowiedzi zwrotne z KSeF wraz z ksefRefNumber, datą faktury oraz UPO
Procesowanie i workflow faktur bezpośrednio w KSeF Connector
Możliwość przypisywania faktur konkretnym osobom w zależności od parametrów faktury (np. NIP kontrahenta)
Wizualizacja faktur sprzedażowych i kosztowych
Mechanizm sprawdzania dostępności wszystkich systemów biorących udział w procesie
Powiadomienia mailowe o nowych fakturach
Powiadomienia o błędach w przesyłanych fakturach
Zarządzanie uprawnieniami dostępowymi do faktur
Raporty i zestawienia faktur
Architektura
KSeF Connector dostępny jest w dwóch wariantach:
- Usługa dostępna w chmurze.
- Aplikacja instalowana na środowisku klienta.
Obok przedstawiono przykładowy diagram wizualizujący proces wysyłki i odbioru faktur.

Sposoby komunikacji oraz formaty wymiany danych
W zależności od specyfiki klienta w KSeF Connector przewidziano następujące kanały komunikacyjne:
- WebService SOAP oraz REST API
- Widok bazy danych
- Pliki udostępniane na dysku
- Import z pliku
KSeF Connector będzie obsługiwał następujące formaty danych:
- XML
- JSON
- Pliki Excel
- Pliki testowe o ustalonym formacie
Korzyści z zastosowania KSeF Connector
- Integracja wielu systemów ERP wielu spółek
- Obsługa załączników
- Moduł monitorujący dostępność systemów
- Dodatkowa walidacja przed wysłaniem dokumentu do KSeF
Ofertę można podzielić na dwie części
Wdrożenie aplikacji
KSeF Connector – główne funkcjonalności dostarczone wraz z rozwiązaniem
Analiza przedwdrożeniowa – na samym początku wdrożenia zostanie przeprowadzona analiza techniczna, która składać się będzie z trzech etapów:
Etap 1
Doprecyzowanie wymagań technicznych oraz biznesowych. Zostaną omówione i spisane wymagania klienta oraz do każdego wymagania zostanie zaproponowane rozwiązanie. W ramach etapu 1 zostaną omówione wszelkie walidacje, obsługa załączników, wysyłki FV i obieg dokumentów.
Etap 2
Integracje z innymi systemami – wspólnie z klientem zostanie wypracowany najlepszy sposób integracji (dostępne kanały to: WebService SOAP i REST API, Widok bazy danych, Pliki udostępniane na dysku, Import z pliku) oraz uzgodnione zostaną formaty przekazywanych danych (XML, JSON, Pliki Excel, Pliki testowe o ustalonym formacie). Dodatkowo zostanie zaplanowana komunikacja zwrotna z KSeF, w ramach której zostaną ustalone kanały komunikacyjne oraz miejsce dostarczenia informacji (status wysyłki, data przyjęcia FV, nr KSeF oraz UPO).
Etap 3
Mapowanie pól z formatu udostępnionego przez klienta na format KSeF. W ramach tego etapu wspólnie z klientem zostaną przeanalizowane dane udostępnione przez system finansowo-księgowy klienta oraz zostanie zaproponowane mapowanie danych źródłowych do formatu KSeF.
Wynikiem powyższych etapów będzie zatwierdzony przez obie strony dokument analizy przedwdrożeniowej.
-
- Opracowanie architektury technicznej rozwiązania – zostanie opracowany schemat architektury technicznej rozwiązania wraz z rekomendowaną konfiguracją sprzętową środowiska. Opracowanie przewiduje zarówno środowisko produkcyjne, jak i testowe).
Wynikiem prac będzie schemat architektury technicznej, konfiguracja oraz sizing rozwiązania.
-
- Instalacja i konfiguracja aplikacji – na środowisku klienta zostanie zainstalowany Cloud Agent, który umożliwi komunikację na zewnątrz bez potrzeby robienia wyjątków na poziomie firewall, zostanie skonfigurowany KSeF Connector umożliwiając wysyłkę i odbiór FV z KSeF w kontekście klienta.
- Integracja z systemami klienta – na podstawie ustaleń z analizy przedwdrożeniowej zostanie przeprowadzona integracja KSeF Connectora z systemami klienta. Integracja będzie obejmowała zarówno systemy finansowo-księgowe, jak i workflow.
-
- Mapowanie pól – do mapowania pól z formatu źródłowego do formatu KSeF służy wbudowany maper. Każdą daną źródłową będzie można przypisać w odpowiednie pole w formacie KSeF. Mapowanie odbędzie się na podstawie zatwierdzonego dokumentu analizy.
- Testy na środowisku klienta – na etapie testów KSeF Connector zostanie podłączony do środowiska Demo KSeF MF i na to środowisko będą wysyłane wszystkie FV. Środowisko demo posiada pełną funkcjonalność środowiska produkcyjnego, ale przekazane tam FV nie mają skutku prawnego. Dzięki takiemu podejściu w bezpieczny sposób zostanie sprawdzona konfiguracja oraz mapowanie pól.
- Uruchomienie produkcyjne – po przeprowadzonych testach aplikacja przejdzie w tryb produkcyjny i dokumenty będą wysyłane na produkcyjne środowisko KSeF.
- Dokumentacja końcowa – po zakończeniu wdrożenia zostanie dostarczona zaktualizowana dokumentacja końcowa.
- Szkolenia – istnieje możliwość przeprowadzenia szkolenia dla wybranej grupy osób.
- Utrzymanie powdrożeniowe w ramach utrzymania aplikacji.
- W ramach maintenance lub subskrypcji pewność aktualizacji do najnowszego formatu KSeF.
-
- Mapowanie pól – do mapowania pól z formatu źródłowego do formatu KSeF służy wbudowany maper. Każdą daną źródłową będzie można przypisać w odpowiednie pole w formacie KSeF. Mapowanie odbędzie się na podstawie zatwierdzonego dokumentu analizy.
- Testy na środowisku klienta – na etapie testów KSeF Connector zostanie podłączony do środowiska Demo KSeF MF i na to środowisko będą wysyłane wszystkie FV. Środowisko demo posiada pełną funkcjonalność środowiska produkcyjnego, ale przekazane tam FV nie mają skutku prawnego. Dzięki takiemu podejściu w bezpieczny sposób zostanie sprawdzona konfiguracja oraz mapowanie pól.
- Uruchomienie produkcyjne – po przeprowadzonych testach aplikacja przejdzie w tryb produkcyjny i dokumenty będą wysyłane na produkcyjne środowisko KSeF.
- Dokumentacja końcowa – po zakończeniu wdrożenia zostanie dostarczona zaktualizowana dokumentacja końcowa.
- Szkolenia – istnieje możliwość przeprowadzenia szkolenia dla wybranej grupy osób.
- Utrzymanie powdrożeniowe w ramach utrzymania aplikacji.
- W ramach maintenance lub subskrypcji pewność aktualizacji do najnowszego formatu KSeF.
KSeF Connector – główne funkcjonalności aplikacji
Wraz z wdrożeniem zostanie udostępniona aplikacja, która będzie posiadała co najmniej poniższe funkcjonalności:
Maper pól z formatu klienta na format KSeF
Powiadomienia o błędach w przesyłanych fakturach
Automatyczne monitorowanie dostępności systemów
Walidacje techniczne – pewność zgodności z formatem KSeF przed wysyłką do KSeF MF
Wysyłkę faktur sprzedażowych wraz z obsługą statusów wysyłki oraz informacją zwrotną (datą przyjęcia FV, nr KSeF, UPO)
Wykrywanie duplikatów faktur
Powiadomienia mailowe o nowych fakturach
Procesowanie i workflow faktur bezpośrednio w KSeF Connector
Z poziomu repozytorium dokumentów zarządzanie uprawnieniami dostępowymi do faktur
Odbiór faktur zakupowych
Wizualizacja faktur sprzedażowych i kosztowych
Wysyłka wielu faktur jednocześnie
Walidacje biznesowe (do trzech indywidualnych walidacji)
Możliwość przypisywania faktur konkretnym osobom w zależności od parametrów faktury (np. NIP kontrahenta)
Raporty i zestawienia faktur
Brzmi interesująco?
Zapisz się na darmową konsultację z naszym specjalistą i zobacz jak KSeF Connector może pomóc Twojej firmie!