KSeF Connector
+48 538 116 005 poland@amodit.com

KSeF Connector

Nasza odpowiedź na obowiązkowy KSeF

KSeF Connector jest usługą sieciową łączącą oprogramowanie klienta z Krajowym Systemem eFaktur (KSeF), opartą na naszej sprawdzonej platformie AMODIT, rozwijanej od ponad 10 lat.

KSeF Connector

Nasza odpowiedź na obowiązkowy KSeF

KSeF Connector jest usługą sieciową łączącą oprogramowanie klienta z Krajowym Systemem eFaktur (KSeF), opartą na naszej sprawdzonej platformie AMODIT, rozwijanej od ponad 10 lat.

Podstawowe funkcjonalności KSeF Connector

Możliwość integracji z dowolnym systemem ERP

Historia pobierania i wysyłki, statusy, numery FV oraz UPO

Pełna integracja z systemem AMODIT

Obsługa wielu spółek

Maksymalna automatyzacja

R

Rozwiązanie oparte na sprawdzonej platformie

Wsparcie od procesu analizy, poprzez wdrożenie do wsparcia operacyjnego

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest to system informatyczny udostępniony przez Ministerstwo Finansów służący do wysyłki oraz odbioru faktur w formie ustrukturyzowanej (XML). System powstał w celu zbierania, analizy i kontroli danych wystawianych faktur. Administratorem gromadzonych danych jest szef Krajowej Administracji Skarbowej. Start produkcyjny systemu odbył się 1 stycznia 2022 r., jednak na chwilę obecną faktury ustrukturyzowane funkcjonują w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i elektronicznych. Na chwilę obecną nie jest znana data, od której wysyłka faktur do KSeF będzie obligatoryjna (przewidywany termin to 1 stycznia 2024 r.).

KSeF Connector

KSeF Connector jest usługą sieciową łączącą oprogramowanie klienta z Krajowym Systemem eFaktur (KSeF). System składa się z dwóch modułów służących do wysyłki faktur sprzedażowych oraz odbierania faktur zakupowych. Dzięki końcówce instalowanej u klienta KSeF Connector umożliwia integrację z dowolnym systemem ERP. Oprogramowanie dostępne jest w dwóch wariantach:

  • KSeF Connector jako automatyczna usługa do wymiany danych, bez interfejsu użytkownika. W tym wariancie usługa jest całkowicie automatyczna i wszystko działa bez ingerencji użytkownika. Dane są pobierane z systemu ERP, przetwarzane, walidowane pod względem poprawności oraz wysyłane do Krajowego Systemu eFaktur. Również odpowiedź z KSeF jest pobierana automatycznie i przekazywana do systemu ERP.
  • KSeF Connector z funkcjonalnością repozytorium dokumentów. Posiada wszystkie funkcjonalności opisane w punkcie 1 oraz udostępniony jest interfejs użytkownika, za pomocą którego pracownicy mogą przeglądać wysłane i odebrane faktury bezpośrednio w systemie KSeF Connector.

Podstawowe funkcjonalności KSeF Connector

Moduł integracyjny z dowolnym systemem ERP Workflow

Ręczne (na żądanie) i automatyczne pobieranie eFaktur kosztowych z KSeF

Przekazywanie pobranych eFaktur do systemów powiązanych (ERP, workflow)

Ręczne (na żądanie) i automatyczne pobieranie i wysyłka eFaktur sprzedażowych

Wysyłka wielu faktur jednocześnie

Walidacja przesłanych dokumentów przed wysyłką do KSeF

Odpowiedzi zwrotne z KSeF wraz z ksefRefNumber, datą faktury oraz UPO

Procesowanie i workflow faktur bezpośrednio w KSeF Connector

Możliwość przypisywania faktur konkretnym osobom w zależności od parametrów faktury (np. NIP kontrahenta)

Wizualizacja faktur sprzedażowych i kosztowych

Mechanizm sprawdzania dostępności wszystkich systemów biorących udział w procesie

Powiadomienia mailowe o nowych fakturach

Powiadomienia o błędach w przesyłanych fakturach

Zarządzanie uprawnieniami dostępowymi do faktur

Raporty i zestawienia faktur

Architektura

KSeF Connector dostępny jest w dwóch wariantach:

  • Usługa dostępna w chmurze.
  • Aplikacja instalowana na środowisku klienta.

Obok przedstawiono przykładowy diagram wizualizujący proces wysyłki i odbioru faktur.

Sposoby komunikacji oraz formaty wymiany danych

W zależności od specyfiki klienta w KSeF Connector przewidziano następujące kanały komunikacyjne:

  • WebService SOAP oraz REST API
  • Widok bazy danych
  • Pliki udostępniane na dysku
  • Import z pliku

KSeF Connector będzie obsługiwał następujące formaty danych:

  • XML
  • JSON
  • Pliki Excel
  • Pliki testowe o ustalonym formacie

Korzyści z zastosowania KSeF Connector

  • Integracja wielu systemów ERP wielu spółek
  • Obsługa załączników
  • Moduł monitorujący dostępność systemów
  • Dodatkowa walidacja przed wysłaniem dokumentu do KSeF

Ofertę można podzielić na dwie części

Wdrożenie aplikacji

KSeF Connector – główne funkcjonalności dostarczone wraz z rozwiązaniem

Analiza przedwdrożeniowa – na samym początku wdrożenia zostanie przeprowadzona analiza techniczna, która składać się będzie z trzech etapów:

Etap 1

Doprecyzowanie wymagań technicznych oraz biznesowych. Zostaną omówione i spisane wymagania klienta oraz do każdego wymagania zostanie zaproponowane rozwiązanie. W ramach etapu 1 zostaną omówione wszelkie walidacje, obsługa załączników, wysyłki FV i obieg dokumentów.

Etap 2

Integracje z innymi systemami – wspólnie z klientem zostanie wypracowany najlepszy sposób integracji (dostępne kanały to: WebService SOAP i REST API, Widok bazy danych, Pliki udostępniane na dysku, Import z pliku) oraz uzgodnione zostaną formaty przekazywanych danych (XML, JSON, Pliki Excel, Pliki testowe o ustalonym formacie). Dodatkowo zostanie zaplanowana komunikacja zwrotna z KSeF,  w ramach której zostaną ustalone kanały komunikacyjne oraz miejsce dostarczenia informacji (status wysyłki, data przyjęcia FV, nr KSeF oraz UPO).

Etap 3

Mapowanie pól z formatu udostępnionego przez klienta na format KSeF. W ramach tego etapu wspólnie z klientem zostaną przeanalizowane dane udostępnione przez system finansowo-księgowy klienta oraz zostanie zaproponowane mapowanie danych źródłowych do formatu KSeF.

    Wynikiem powyższych etapów będzie zatwierdzony przez obie strony dokument analizy przedwdrożeniowej.

      • Opracowanie architektury technicznej rozwiązania – zostanie opracowany schemat architektury technicznej rozwiązania wraz z rekomendowaną konfiguracją sprzętową środowiska. Opracowanie przewiduje zarówno środowisko produkcyjne, jak i testowe).

      Wynikiem prac będzie schemat architektury technicznej, konfiguracja oraz sizing rozwiązania.

        • Instalacja i konfiguracja aplikacji – na środowisku klienta zostanie zainstalowany Cloud Agent, który umożliwi komunikację na zewnątrz bez potrzeby robienia wyjątków na poziomie firewall, zostanie skonfigurowany KSeF Connector umożliwiając wysyłkę i odbiór FV z KSeF w kontekście klienta.
        • Integracja z systemami klienta – na podstawie ustaleń z analizy przedwdrożeniowej zostanie przeprowadzona integracja KSeF Connectora z systemami klienta. Integracja będzie obejmowała zarówno systemy finansowo-księgowe, jak i workflow.
        • Mapowanie pól – do mapowania pól z formatu źródłowego do formatu KSeF służy wbudowany maper. Każdą daną źródłową będzie można przypisać w odpowiednie pole w formacie KSeF. Mapowanie odbędzie się na podstawie zatwierdzonego dokumentu analizy.
        • Testy na środowisku klienta – na etapie testów KSeF Connector zostanie podłączony do środowiska Demo KSeF MF i na to środowisko będą wysyłane wszystkie FV. Środowisko demo posiada pełną funkcjonalność środowiska produkcyjnego, ale przekazane tam FV nie mają skutku prawnego. Dzięki takiemu podejściu w bezpieczny sposób zostanie sprawdzona konfiguracja oraz mapowanie pól.
        • Uruchomienie produkcyjne – po przeprowadzonych testach aplikacja przejdzie w tryb produkcyjny i dokumenty będą wysyłane na produkcyjne środowisko KSeF.
        • Dokumentacja końcowa – po zakończeniu wdrożenia zostanie dostarczona zaktualizowana dokumentacja końcowa.
        • Szkolenia – istnieje możliwość przeprowadzenia szkolenia dla wybranej grupy osób.
        • Utrzymanie powdrożeniowe w ramach utrzymania aplikacji.
        • W ramach maintenance lub subskrypcji pewność aktualizacji do najnowszego formatu KSeF.
        • Mapowanie pól – do mapowania pól z formatu źródłowego do formatu KSeF służy wbudowany maper. Każdą daną źródłową będzie można przypisać w odpowiednie pole w formacie KSeF. Mapowanie odbędzie się na podstawie zatwierdzonego dokumentu analizy.
        • Testy na środowisku klienta – na etapie testów KSeF Connector zostanie podłączony do środowiska Demo KSeF MF i na to środowisko będą wysyłane wszystkie FV. Środowisko demo posiada pełną funkcjonalność środowiska produkcyjnego, ale przekazane tam FV nie mają skutku prawnego. Dzięki takiemu podejściu w bezpieczny sposób zostanie sprawdzona konfiguracja oraz mapowanie pól.
        • Uruchomienie produkcyjne – po przeprowadzonych testach aplikacja przejdzie w tryb produkcyjny i dokumenty będą wysyłane na produkcyjne środowisko KSeF.
        • Dokumentacja końcowa – po zakończeniu wdrożenia zostanie dostarczona zaktualizowana dokumentacja końcowa.
        • Szkolenia – istnieje możliwość przeprowadzenia szkolenia dla wybranej grupy osób.
        • Utrzymanie powdrożeniowe w ramach utrzymania aplikacji.
        • W ramach maintenance lub subskrypcji pewność aktualizacji do najnowszego formatu KSeF.

      KSeF Connector – główne funkcjonalności aplikacji

      Wraz z wdrożeniem zostanie udostępniona aplikacja, która będzie posiadała co najmniej poniższe funkcjonalności:

        Maper pól z formatu klienta na format KSeF

        Powiadomienia o błędach w przesyłanych fakturach

        Automatyczne monitorowanie dostępności systemów

        Walidacje techniczne – pewność zgodności z formatem KSeF przed wysyłką do KSeF MF

        Wysyłkę faktur sprzedażowych wraz z obsługą statusów wysyłki oraz informacją zwrotną (datą przyjęcia FV, nr KSeF, UPO)

        Wykrywanie duplikatów faktur

        Powiadomienia mailowe o nowych fakturach

        Procesowanie i workflow faktur bezpośrednio w KSeF Connector

        Z poziomu repozytorium dokumentów zarządzanie uprawnieniami dostępowymi do faktur

        Odbiór faktur zakupowych

        Wizualizacja faktur sprzedażowych i kosztowych

        Wysyłka wielu faktur jednocześnie

        Walidacje biznesowe (do trzech indywidualnych walidacji)

        Możliwość przypisywania faktur konkretnym osobom w zależności od parametrów faktury (np. NIP kontrahenta)

        Raporty i zestawienia faktur

        Brzmi interesująco?

        Zapisz się na darmową konsultację z naszym specjalistą i zobacz jak KSeF Connector może pomóc Twojej firmie!

        Administratorem danych osobowych przekazanych za pomocą powyższego formularza zamówienia bezpłatnych konsultacji jest Astrafox sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie. Dane osobowe będą przetwarzane w celu dobrania odpowiedniego konsultanta, umówienia oraz przeprowadzenia konsultacji. Masz prawo dostępu do swoich danych, żądania ich sprostowania, ograniczenia, usunięcia, wniesienia sprzeciwu oraz skargi do organu nadzorczego. Szczegółowe informacje o przetwarzaniu podanych danych osobowych znajdują się w Polityce prywatności.