Automatyzacja sześciu procesów i integracja z SAP w wielospółkowej strukturze Rhenus

 Przemysław Sołdacki | AMODIT: Od razu zadam to samo tendencyjne pytanie. Jakie procesy były wdrożone żeby Pani własnymi słowami powiedziała, co tak naprawdę udało się wspólnie zrobić?

Krystyna Markowska | Rhenus Warehousing Solutions Polska: No już troszkę ich u nas było, zostało wspomniane, natomiast rozpoczynaliśmy przygodę z AMODIT-em: procesem umów. Następnie było zapotrzebowanie zamówienie i obieg faktur. To było troszkę szerzej u nas wdrożone, dlatego że połączone z budżetowaniem i zamówienie połączone z obiegiem faktur. Jak już ja miałam przyjemność dołączyć do firmy to uczestniczyłam we wdrażaniu procesu delegacji, procesu korespondencji przychodzącej, wychodzącej i seryjnej. Tak jak było u przedmówcy, z tym, że wdrożyliśmy od razu te połączenie z e-Nadawcą.

To, co na ten moment jeszcze się dzieje praktycznie za tydzień też ruszamy już z naszym procesem już wewnętrznie w ramach działu IT wdrażamy proces weryfikacji kontrahentów nowych.

Przemysław Sołdacki | AMODIT: Ja mam właśnie to, jakby w jakim stopniu Państwo sami robicie? W jakim stopniu my tutaj pomagamy?

Krystyna Markowska | Rhenus Warehousing Solutions Polska: Te wcześniejsze procesy tak, to do momentu procesu korespondencji, delegacji rozpoczynaliśmy właśnie ze wsparciem waszych konsultantów tak, wdrożeniowców. Natomiast już po szkoleniu przeprowadzonym tu przez Państwa specjalistów właśnie z projektowania procesu z skryptu AMODIT-owego, stworzyliśmy sami proces weryfikacji kontrahentów.

Przemysław Sołdacki | AMODIT: Okej tutaj Rhenus jest… bardzo dużą firmą tak naprawdę, międzynarodową, więc jakie tutaj wyzwania się pojawiają właśnie w tego typu skomplikowanej firmie?

Krystyna Markowska | Rhenus Warehousing Solutions Polska: Na pewno jest to wielooddziałowość bo pracujemy na kilku spółkach i na wielu oddziałach czyli różnią się specyfiki. Musimy się dostosować właściwie do każdego oddziału także wiele się dzieje.

Przemysław Sołdacki | AMODIT: Okej czyli to temat jakby i wielospółkowości i wielodziałowości, tak? Jakby to są dwa różne tematy.

Krystyna Markowska | Rhenus Warehousing Solutions Polska: Także często też kopiujemy procesy na nowe spółki i dostosowujemy do danej firmy.

Przemysław Sołdacki | AMODIT: Okej dobrze. A w tej chwili jakie są takie w najbliższym czasie plany, jakie jeszcze procesy będą wdrażane

Krystyna Markowska | Rhenus Warehousing Solutions Polska: Na ten moment już, że tak powiem szykujemy się na KSeF. Nie chcemy na ostatnią chwilę. W tym momencie jeszcze dostosowujemy proces umów – podłączone będą e-podpisy. W takim troszeczkę dłuższym planie to na pewno e-doręczenia.

Czekam ja też z niecierpliwością na tą zamianę „skanuj.to” w obiegu faktur na tą opcję z AI jak najbardziej. Także z takich już procesów gdzie myślimy że w ramach własnego działu będziemy już w stanie przygotować, to będą takie prostsze rejestry typu wniosek o kartę kredytową, o wydanie samochodu, telefonu. Też bardziej ta kwestia onboardingowa, czyli przyjęcie nowego pracownika, gdzie będziemy w stanie zawnioskować odpowiednie dostępy o sprzęt i trafi to do odpowiednich osób w tym samym czasie, tak że będziemy przygotowani na przyjęcie nowej osoby.

Przemysław Sołdacki | AMODIT: Ok. jeśli chodzi o… to jakie z rzeczy, które my tutaj robimy lub moglibyśmy robić, jakie by się Państwu przydały, tak?

Krystyna Markowska | Rhenus Warehousing Solutions Polska: Myślimy ostatnio nad procesem ofertowania. To jest taki najnowszy nasz temat, który z tego, co widzieliśmy, nie było jeszcze wdrożeń w tym temacie, a plany i ambicje są duże, także pomysły są, żeby to połączyć też z procesem umów, z procesem weryfikacji kontrahentów już, żeby mieć dostęp bezpośrednio do dostawców, z którymi współpracujemy, żeby można było bezpośrednio tam wybierać konkretne oferty. Także tu jesteśmy otwarci na rozwiązania. Spotkanie jest już umówione

Przemysław Sołdacki | AMODIT: Tak, tutaj tego typu procesy de facto zdarzało nam się już robić, przy czym tego typu procesy są mocno zależne od spółki. W każdej firmie to trochę inaczej wygląda. Tutaj jeszcze takie pytanie, bo a propos tego kopiowania procesów na różne spółki. Czy tutaj usprawnienia, które planujemy, czy to jest coś, co jest ważne, jeśli chodzi o przenoszenie procesów?

Krystyna Markowska | Rhenus Warehousing Solutions Polska: Na pewno, na pewno dlatego, że myślę, że będziemy część w stanie robić tematów sami. Już jesteśmy gdzieś tam do tego przygotowani, ale jeżeli tylko będzie czas i zasoby, to na pewno będziemy w stanie już sobie poradzić z kopiowaniem takich danych.

Przemysław Sołdacki | AMODIT: Okej a jakie też inne rzeczy, które dzisiaj wymienialiśmy, które z tych rzeczy mogą się przydać? W tych naszych kierunkach rozwoju przypomnę, że oprócz AI to są jeszcze te rzeczy związane właśnie z ułatwieniem tego tworzenia procesów poprawy wyglądu.

Krystyna Markowska | Rhenus Warehousing Solutions Polska: Wygląd tak, już niektórzy na tej sali tak bardzo czekają właśnie na poprawę wyglądu Już jest lepiej.

Przemysław Sołdacki | AMODIT: A właśnie, które elementy tego wyglądu najbardziej wymagają?

Krystyna Markowska | Rhenus Warehousing Solutions Polska: Domagają się kolorów i szef bardzo czeka na aplikację mobilną, żeby podczas delegacji mógł bez problemu akceptować dokumenty.

Przemysław Sołdacki | AMODIT: Jasne więc słuchamy naszych klientów którzy mają dużo lepsze wyczucie estetyczne, chociaż w naszym zespole oczywiście też mamy osoby od user experience, które projektują wszystkie nowe wyglądy, to też zachęcam, jeśli Państwo macie jakieś konkretne pomysły, warto z nami rozmawiać bo możemy po prostu przysłać osobę która taki wywiad przeprowadzi i wszystko, co jest w tej chwili tworzone na nowym AMODIT, wcześniej jest rysowane i to na takich makietach po których można klikać.

Mamy do tego odpowiednie technologie, więc Państwo, jeśli jesteście zainteresowani, możecie sobie pewne rzeczy obejrzeć i przeklikać zanim to w ogóle jeszcze my zdecydujemy, że to ma pójść na produkcję, więc tego typu rzeczy na pewno warto robić.

Krystyna Markowska | Rhenus Warehousing Solutions Polska: To super, na pewno będziemy zainteresowani tymi opcjami zbudowania procesów, tak? Usprawnienia, bo no w tej chwili to rzeczywiście trzeba dużo czasu spędzić tak? Na budowaniu reguł, jeżeli chcemy mieć no skomplikowany proces, tak? Po 100 linijek kodu, żeby żeby był krótki efekt, więc jeżeli tutaj będzie jakaś opcja na zmiany, no to byłoby super.

Przemysław Sołdacki | AMODIT: Tak to jakby no w ten sam sposób należy, znaczy warto nam to zgłosić konkretny jakiś przypadek bo jedną rzecz, którą my robimy, jeśli np. można tworzyć coś regułą, ale my możemy zrobić gotową funkcję więc zamiast 100 linijek będzie jedna linijka lub dwie linijki. Więc jeśli są takie powtarzalne tematy, no chyba że to jest tak nietypowe że stwierdzamy że nikomu więcej to się nie przyda, to niekoniecznie wtedy, ale jeśli jest to, widzimy że to jest powtarzalne, to chętnie to dodamy. Także ta konferencja też jest takim forum wymiany informacji między nami i klientami więc jakby zachęcam do takich rozmów. Tutaj Janusz który chętnie wysłucha wszelkich uwag ale też w taki sposób bardziej sformalizowany. Wysyłamy osobę która przeprowadza normalny wywiad zgodnie z metodyką, pokazuje rzeczy, zbiera feedback, więc jak najbardziej można to robić. W swoich notatkach patrzę, że właśnie te tematy rozumiem on-boardingu i off-boardingu występują. Pani wspomniała o tych rzeczach, które dotyczą właśnie na przykład dawania komuś dostępu do systemów czy dawania komuś laptopa.

Krystyna Markowska | Rhenus Warehousing Solutions Polska: Tak, w tej chwili u nas temat, że tak powiem kuleje i nie wszyscy mają informacje na czas odpowiednie, także chcemy przygotować taki rodzaj procesu który będzie zawierał te wnioski RODO, te zabezpieczenie plus informacje do jakich procesów czy systemów ta osoba powinna mieć dostęp, jakie szkolenia jaki sprzęt powinien być wydany. Chcemy się na to przygotować, żeby to wszystko było na czas, ale też oszczędność myślę, że też pieniędzy, bo schodzimy też z licencji. Na czas tak, jeżeli dostaniemy informację że już ta osoba nie pracuje czy ma przyjść, to na czas jesteśmy w stanie zamówić licencję.

Przemysław Sołdacki | AMODIT: Okej czyli jakby zarządzanie przedzielaniem licencji. A jeszcze takie pytanie, bo przez to, że Rhenus jest dużą firmą jest międzynarodową, gdzie jest gdzieś tam centrala, na ile jest swoboda kreowania tych rozwiązań lokalnych? Bo rozumiem one mają jakąś swoją specyfikę, nie jest tak, że to jest jedno rozwiązanie na całą grupę.

Krystyna Markowska | Rhenus Warehousing Solutions Polska: Tak no nie wszystko byliśmy w stanie wdrożyć, co byśmy chcieli, bo rzeczywiście mamy tutaj założenia z Grupy ale dużo udało się zrobić, bo też mamy powiązanie właśnie interfejs z SAP-em, czyli nasze księgowania lądują od razu w SAP-ie, ale też i w drugą stronę. Przyjmujemy informacje z MasterDaty o kontrahentach, rachunkach bankowych czy też księgowaniach, więc sprawy generalnie nam się same zamykają zaksięgowane, schodzą z tych spraw do wykonania. Także o tyle jest to usprawnienie.

Przemysław Sołdacki | AMODIT: Czyli tutaj jest ta swoboda, że można lokalnie sobie to rozwiązanie robić?

Krystyna Markowska | Rhenus Warehousing Solutions Polska: Tak, zwłaszcza takie mniejsze procesy które nam są potrzebne to jak najbardziej. Poza tym te grupowe to też nie są w pełni przygotowane na takie nasze polskie przepisy tak, typu KSeF, więc tylko będą przyjmować po prostu te dane księgowe, tak.

Przemysław Sołdacki | AMODIT: To może jeszcze tak, jakby takie pytanie bardziej natury ogólnej czyli jeśli w tej chwili już to mamy wdrożone, uruchomione, więc jaką korzyść z AMODIT już czuć teraz odczuwalną biznesowo?

Krystyna Markowska | Rhenus Warehousing Solutions Polska: Na pewno oszczędność czasu dla pracowników dla osób, którzy zajmują się tym systemem. Mniej papierologii, oczywiście mniej dokumentów. Tak jak tutaj też przedmówca wspominał już mniej zamawiamy tonerów czy papieru. To zdecydowanie, ale bardzo doceniam tą elastyczność systemu bo z reguły te duże, najbardziej znane systemy nie oferują tego w pełni. Ja wiem, mam spore doświadczenie, kilkanaście lat przy wdrożeniach więc ja najbardziej doceniam tą elastyczność. Działy księgowości kontrolingu to na pewno raportowanie, które jest mocno rozbudowane. I co z takich prostych tematów no to głównie też przy obiegu faktur, czyli ta możliwość odczytania danych z faktury to że system wyłapie duplikaty, coś co wcześniej musiała osoba sprawdzać. Przy tych nowych procesach to my szczególnie doceniamy też, że jest połączenie z wieloma stronami zewnętrznymi, typu z Ministerstwem Finansów, GUS WIES. Także już nie muszą tego robić po prostu nasi pracownicy.

Przemysław Sołdacki | AMODIT: Okej także myślę, że to zostawimy. Dalej pytania mógłbym drążyć, ale to już powiedzmy nie chcemy przedłużać bo i przerwy mają być. Jeszcze. Także bardzo dziękuję.

Krystyna Markowska | Rhenus Warehousing Solutions Polska: Ja też dziękuję.