Obieg dokumentów w branży budowlanej – jak odzyskać kontrolę nad procesami i projektami

Ewa: Cześć Krzysiek cześć Kacper, cześć Ewa, cześć Kacper, cześć, cześć. Spotykamy się dzisiaj, żeby pogadać trochę o budowlance. Mamy do czynienia z firmami budowlanymi na co dzień, współpracujemy z takimi firmami i nie byłabym sobą gdybym nie zaczęła trochę prowokacyjnie. Słuchajcie, bałagan w dokumentacji obieg dokumentów. 

Czy tak jest rzeczywiście? Czy my tworzymy jakiś sztuczny problem, który tak naprawdę nie istnieje? Bo przecież zlecenia są, projekty trwają, faktury są płacone jedne szybciej drugiepóźniej. Z czym tak naprawdę jest problem? Czy ta branża jest jakaś wyjątkowa, ma specyficzne cechy? Jak Wy to widzicie? Wiesz co, to są bardzo dobre pytania i cieszę się, że mamyokazję spotkać się tutaj dzisiaj i porozmawiać o specyfice branży budowlanej. 

Krzysiek: Branża budowlana, jak każda inna branża, ma swoje problemy ma swoje potrzeby i nie chciałbym, żeby też to tak wybrzmiało, że my tutaj na tym spotkaniu będziemy szukać panaceum nate wszystkie bolączki. Nie, podszedłbym bardziej do tego na zasadzie może krótkiego podsumowania wypunktowania tych kwestii z którymi mierzą się firmy budowlane niekorzystające z rozwiązań systemowych. 

Ten chaos, o którym wspomniałaś on bardzo często nie zatrzymuje pracy, on ją spowalnia, on podbija nam koszty i my często nie mamy nawet świadomości że tak się w tle dzieje. Bo o ilete koszty typu materiały, IT… Znamy jesteśmy w stanie wyłapać podsumować. No to są takie rzeczy, które bardzo łatwo mogą nam uciec, jak na przykład opóźnienia decyzyjne, sprawyzamiecione pod dywan, rozmyta odpowiedzialność, dublowanie pracy, ryzyka prawne wynikające bezpośrednio z zapisów podpisanych kontraktów. 

No i utracone okazje biznesowe, które jakby w gąszczu tych wszystkich informacji które nie są w żaden sposób systemowo poukładane no po prostu tracimy. Więc najgorsze sytuacje są, gdyktoś mówi, że czegoś nie wiedział, że nie miał pełnego obrazu sytuacji a mimo to… Podjął decyzję bazując właśnie na takich niekompletnych informacjach, bo tak mu się wydawało, botwierdził, że tak będzie najlepiej. 

Pytanie jaką decyzję podjąłby, gdyby te wszystkie informacje były jednak zagregowane w jednym miejscu gdyby ta osoba miała do tego dostęp, być może ta decyzja przybrałaby trochę innykierunek inną formę. Wiadomo, najgorzej podejmować decyzję w oparciu o niekompletne informacje gdy za tymi decyzjami stoją konkretne pieniądze. 

Czyli trochę taki bałagan podszyty intuicją, trochę przeczuciem co nam się udaje, a co nam się nie udaje, wyciąganie wniosków na podstawie chyba błędów nie? Dokładnie tak. Kacper, co o tym myślisz? To, co mogę na pewno nawiązać, chociażby do tego aspektu ilości dokumentów Jeżeli tutaj mówimy bardziej z takiego technicznego punktu widzenia, problem nie polega natym, że tych dokumentów jest za dużo w firmie. 

To bardziej jest kwestia tego, że te dokumenty żyją w bardzo równoległych światach. Można powiedzieć, że dużo dokumentów jest na mailach, dużo dokumentów jest papierowych. Tedokumenty się gubią Bardzo często dopiero odnajdują się po miesiącu. I dużym rzeczywiście wyzwaniem jest to, aby te dokumenty segregować i odpowiednio dostarczyć do już dalszychosób decyzyjnych, które powinny się nimi zająć. 

Jeszcze kolejnym przykładem który gdzieś tam dosyć może być dla nas problematyczny jest kwestia wersjonowania. Czyli te dokumenty są w wersji pierwszej w wersji drugiej. Kopii odkopii. Tak wersja finalna 1, wersja finalna 2 i tutaj zaczyna się po prostu problem, żeby takie dokumenty uporządkować. Nie wiadomo które dokumenty są aktualne, które ustalenia sąaktualne. 

W takim przypadku bardzo dużo czasu poświęcamy na to, żeby te dokumenty odpowiednio żeby w zasadzie odnaleźć się w tej całej sytuacji. Już nie mówiąc o tym, że z każdego dokumentuwynikają kwestie finansowe. Tutaj też szczególnie ważne jest dla nas to, że pewne ustalenia wymagają czasu. Jeżeli ten czas niepotrzebnie marnujemy, to tak naprawdę cały projekt gdzieśtam na tym traci. 

Dobrym rozwiązaniem w takim przypadku jest rzeczywiście system workflow, który może nam w dużej części uporządkować taki proces, ponieważ w przypadku kiedy… Wszystkie te drogiwejścia, które mamy, czyli dokumenty z maili, dokumenty papierowe, teraz ksef, wszystko to może nam wpływać do jednego głównego kora, który odpowiada tak naprawdę za wszystkieprocesy firmowe, za to jak te dokumenty przebiegają po firmie. 

I co najważniejsze daje nam możliwość wglądu w to, na jakim etapie taki dokument jest, czyli to właśnie nie jest tak jak na obecny moment, że dokument trafia nam gdzieś prawdopodobniena sekretariat, prawdopodobnie gdzieś na budowę Nikt tego nie wie, tylko rzeczywiście do jednego worka, tylko bardzo łatwo nam wtedy odnaleźć to, co dokładnie się z tymi dokumentamidzieje, gdzie one są aktualnie. 

I co ważne, jeżeli są jakieś przestoje, to w bardzo łatwy sposób możemy taki przestój zlokalizować i przyspieszyć całą procedurę chociażby opisu merytorycznego, akceptacji, odnalezieniapowiązanej umowy, odnalezienia powiązanych zaliczek. Czyli wszystkie załączniki tak naprawdę de facto, które nam są potrzebne operacyjnie do pracy na konkretnym projekcie Sądostępne w jednym miejscu. 

Tak, zdecydowanie tak. Okej, słuchajcie, co się liczy tak naprawdę najbardziej, czy to budowlanka czy inna branża, no to cyferki, nasze wyniki. Prawda jest taka, że ciężko jest operowaćwynikami, naszymi przychodami, kiedy tak naprawdę nie widzimy gdzie uciekają nam pieniądze, bo de facto dyrektor operacyjny, dyrektor finansowy, osoby, które zarządzają budżetem w firmach, powinny wszystko widzieć na tacy. 

Powinny tylko czy tak naprawdę widzą. Bo w moim wyobrażeniu wszyscy święci mądre głowy z całej firmy spotykają się na cotygodniowym zebraniu, rozmawiają o swoich planach nanajbliższy czas, o swoich największych wydatkach, o wpływach do budżetu organizacji, tylko… Po drugiej stronie są ludzie, którzy nie do końca widzą to w ten sposób, oni widzą maile, oni widzą polecenia rzucone gdzieś w korytarzu, czy nie wystarczy większa dyscyplina w dziale finansowym na przykład wśród naszych księgowych, czy my potrzebujemy systemu żebypowiedzieć ludziom jak powinni pracować, czy wystarczy że rzucimy im jakieś krótkie hasło przy kawie w kuchni. 

Wiesz co, to są znowu bardzo dobre pytania i oczywiście takie cotygodniowe spotkania, o których mówisz no to jest jakiś pomysł i co więcej jest to praktykowane w wielu firmach. Natomiast pytanie najważniejsze, jak z produkcyjnością tych spotkań? A kolejna sprawa, nie wszystko na takich spotkaniach może udać się ustalić nawet jeśli przeprowadzamy taką burzęmózgów. 

Przykłady, faktury czekające na akceptację z reguły takie spotkania mają to do siebie, że omawiane tematy nie sprowadzają się do pojedynczych wątków prawda, rozmawiamy szerzej przezco te kwestie takie związane właśnie choćby z bieżącymi konkretnymi płatnościami mogą albo nie być poruszone, albo gdzieś tam zejść na dalszy punkt Plan i w efekcie temat w ogóle możenie zostać poruszony. 

Natomiast właśnie te faktury czekające na akceptację to z kolei może pociągać za sobą przekroczone terminy płatności odsetki utraty rabatów od dostawców z którymi mamy podpisaneumowy. Co jeszcze? Zamówienia składane równolegle przez różne działy mogą pociągać za sobą zbędne wydatki lub mniej korzystne ceny zakupu składane pojedynczo Niż gdybyśmy mielitaki ogólny obraz tego, czego potrzebujemy, w podziale nawet na różne działy, gdyby ubrać to w jedno duże zamówienie i takie jedno duże zamówienie przesłać do wybranego dostawcy. 

Kolejna rzecz, umowy z terminami których niedotrzymanie skutkuje karami, no to jest ważna kwestia i też duży problem w niektórych organizacjach, o którym mało kto pamięta, no bo ktotak naprawdę regularnie zagląda do tych wszystkich umów podpisanych, kto śledzi te terminy, najczęściej to już wychodzi po fakcie kiedy otrzymujemy właśnie jakąś karę, jakieś wezwaniedo zapłaty i wtedy robi się problem. 

Natomiast takich przykładów jest więcej, opóźnione decyzje inwestycyjne, które mogą również skutkować dla nas jako firmy jako organizacji konkretnymi kosztami, bądź też utratą okazjibiznesowych, czyli przegapimy szansę na rozkręcenie jakiejś nowej inwestycji nowego biznesu. Właśnie dlatego, że Po prostu nie mieliśmy albo wiedzy albo ta wiedza gdzieś była, ale po prostu rozproszona, nie mieliśmy tych wszystkich informacji w jednym miejscu No i takim dużym dużym problemem ale to nie tylko branża budowlana, to w zasadzie każda branża któranie korzysta z rozwiązań systemowych, ręczne sprawdzanie dokumentów. 

Każdy kto przez to przechodził wie, ile czasu na to potrzeba, jaką frustrację potrafi to rodzić u osób, które pracują w taki sposób, zwłaszcza gdy w krótkim czasie zachodzi koniecznośćdotarcia do konkretnych informacji. Działając z poziomu systemu tak naprawdę takie informacje jesteśmy w stanie uzyskać dotrzeć do nich w zdecydowanie krótszym czasie. 

No i to jest ta przewaga systemowa. Jeśli rozmawiamy już o takich zaletach wykorzystania systemu no to to przede wszystkim Czyli ta oszczędność czasu. No i tutaj też czas osóbdecyzyjnych, menadżerów kierowników dyrektorów. Znowu potrzeba odnalezienia konkretnych informacji, żeby na bazie tych informacji przygotować jakieś podsumowanie, przygotowaćjakiś raport, wysłać to wszystko w konkretnej postaci wyżej. 

Z tym jest problem, jeżeli te informacje nie są odkładane w jednym miejscu jeśli nie są porządkowane. No i do tego m.in. służą rozwiązania systemowe. Nie są błędy, tylko właśnie teopóźnienia decyzyjne, które generują wszelkiego rodzaju problematyczne sytuacje. Słuchajcie, rozmawiałam ostatnio z przedstawicielami właśnie branży budowlanej na temat tej frustracji, o której wspomniałeś, o tym przepisywaniu danych ze źródła do źródła, opowielaniu informacji o dosłownie przeklepywaniu tych samych fraz w różnych dokumentach czy to jest Excel, czyto są jakieś wewnętrzne systemy na których operuje firma. 

I rzeczywiście słyszę głos zmęczenia, słyszę głos wypalenia zawodowego często. I na tej podstawie zapytałam jedną z firm, ile trwa tak naprawdę u nich obieg dokumentów. Takie prostezlecenie Jest umowa, jest wykaz prac do wykonania. No nic tylko zamówić materiał, wrzucić to na cykl produkcyjny i działać. I nie uwierzycie, ale usłyszałam że to zależy. 

Dziękuję Bo osoba która zajmuje się akurat taką organizacją pracy w tej firmie ma też inne obowiązki i wszystko zależy od tego, kiedy otrzyma taką umowę w wersji papierowej. No to jużmamy jeden punkt, o którym Krzysiek wspomniałeś. Kiedy zaniesie taką umowę dalej do działu zaopatrzenia, kiedy wszystkie osoby, które pracują na tej umowie znajdą zapis pilny, a przecież termin umowy to świętość, straszymy najgorszym scenariuszem prawnym, czy Kacper to jest realna rzeczywistość takich firm? 

No przecież musimy pilnować terminów jeśli nie terminy to utracimy kontrahentów, utracimy przyszłe projekty, nie możemy sobie pozwolić na utratę naszej reputacji. Myślę, że tutajzdecydowanie masz rację jeżeli chodzi o taką determinowość i kwestie ustaleń kwestie trzymania się tych ustaleń To jest to kwestia tak naprawdę priorytetowa w tutaj branży budowlanej, ale też myślę, że w każdej branży, która gdzieś tam działa na podstawie umów. 

Znaczy na pewno to, co mogę powiedzieć, to jest kwestia może w pierwszej kolejności tego, że to zabiera dużo czasu. Myślę, że tutaj przy wdrażaniu takiego rozwiązania może się takwydawać. Na pewno jest to jakiś czas, który trzeba zainwestować, ale tak naprawdę bardzo szybko widzimy tego efekt. Widzimy, że te dokumenty są w odpowiednich miejscach, niemusimy ich poszukiwać po firmie, widzimy aktualnie co się z takim dokumentem dzieje. 

I ta droga rzeczywiście przebiega szybciej, ale przede wszystkim oprócz samego szybszego przebiegu przede wszystkim wiemy co z takim dokumentem się dzieje. Jeżeli chodzi o faktury, tutaj jeszcze może troszeczkę nawiążę do samej kwestii finansowej, to co też gdzieś wcześniej wspominałaś. Jeżeli chodzi o samą księgowość i to jak ta księgowość gdzieś tam działa, to jest to troszeczkę za późny etap, żebyśmy mogli decydować o jakichkolwiek zmianach. 

Jeżeli dokumenty trafią nam do programu finansowo-księgowego, to już zostałem księgowym To zaksięgowane i tak naprawdę proces takiego dokumentu już gdzieś tam się kończy. Jest po wszystkim. Tak jest po wszystkim. Z naszej perspektywy bardzo istotna jest kwestia tego, co się dzieje z takim dokumentem dużo wcześniej, czyli właśnie to, co wspominaliśmy. 

Kto zaakceptował, w jakim momencie zaakceptował, dlaczego zostały zaakceptowane pewne decyzje. Bo oprócz samych podstaw umów przecież doskonale wszyscy zdajemy sobie sprawęz tego, że te umowy bardzo różnie odzwierciedlają rzeczywistość. Jeżeli ustalamy sobie jakąś konkretną kwotę, wiadomo że często przychodzi sytuacja w której faktura, która do nas dotarłajest na kwotę trochę wyższą, czyli tak zwane prace dodatkowe. 

Dokładnie Tutaj szczególnie ważne jest to, żeby takie faktury wyłapać Jeżeli nie mamy takiego systemu nie mamy przede wszystkim narzędzia, które pozwalają Nie pozwala nam takie danegdzieś zbierać To prawdopodobnie takiej informacji nie wyłapiemy, czyli po prostu zapłacimy dodatkowe pieniądze, które gdzieś tam zostały po prostu dodane. 

Jeżeli mamy system, to system w dużym stopniu kontroluje nam to, co aktualnie się dzieje i dużo przyspiesza nam samą decyzyjność. Dodatkowo jeszcze bym wspomniał o kwestii czasu, botak, jeżeli mamy perspektywę biura to rzeczywiście te dokumenty są… Powiedzmy codzienną pracą i one gdzieś tam są kluczowe do odpowiedniego ułożenia tego, jak wygląda inwestycja, co się na niej aktualnie dzieje, czy gdzieś tam spełniamy terminy. 

Ale jeżeli chodzi już o samą budowę, no to wiadomo że tam raczej nie ma takiej ogromnej chęci biurokracji i te dokumenty no to nie są najprzyjemniejszą rzeczą. Z reguły często nie ma po prostu na to czasu, no bo… Ma być szybko i sprawnie Tak, ma być szybko i sprawnie, więc… Tutaj mogę powiedzieć, że taki system może w dużym stopniu zoptymalizować taką pracę iskrócić wszystkie wymagane czynności, które trzeba wykonać, aby taką dokumentację czy aby takie dokumenty odpowiednio dostosować gdzieś tam do dalszej pracy. 

Takim dobrym przykładem może być chociażby kwestia umów i kwestia protokołów. Jeżeli mamy to wszystko przygotowane w jednym systemie Ogromną ilość czasu oszczędzamy na tym, że nie musimy takiej informacji szukać. Wystarczy że znajdziemy sobie kontrahenta wyszukując chociażby po NIP-ie, po nazwie i pod tym kontrahentem w bardzo łatwy sposób jesteśmy w stanie znaleźć taką umowę. 

Co więcej, kwestia protokołów Bardzo łatwy sposób generowania takiego protokołu, gdzieś tam bezpośrednio z danych które już w systemie mamy. Czyli nie musimy tego szukać po różnych plikach, nie musimy gdzieś ręcznie wpisywać tych liczb. Z systemem możemy bardzo szybko tak naprawdę te dane uzyskać, tylko kwestia gdzieś tam wydruku, podpisania z kontrahentem i te dane mamy już praktycznie przygotowane. 

Myślę, że tutaj po stronie budowy jest to ogromna oszczędność czasu na tym, że właśnie nie musimy wykonywać takiej wielkiej papierkowej roboty, tylko system nam to wszystkooptymalizuje. Czyli taka kooperacja biuro-budowa, wymiana całej dokumentacji, bo to nie tylko przecież protokoły odbioru ale też protokoły serwisowe, protokoły montażowe, deklaracjewłaściwości użytkowych, karty materiałowe, karty techniczne, ogrom dokumentacji, która na dzień dzisiejszy krąży pomiędzy biurem a budową za pośrednictwem podwykonawców, którzyczasami zostawią te dokumenty w samochodzie gdzieś w schowku. 

Dokumenty giną, skutkuje to tak naprawdę opóźnieniami, bo te dokumenty trzeba wydrukować po raz kolejny, złapać prezesa gdzieś w biegu który to podpisze za nas, a to wszystko możesię odbywać w jednym miejscu. Tak, zdecydowanie. Rzeczywiście odbywa się to wszystko online, przez co praktycznie z każdego miejsca tak jak potrzebujemy, możemy te dokumentyuzyskać. 

W telefonie również? W telefonie również, w tablecie. Bardzo częstą praktyką, jeżeli chodzi o samą budowę, jest to, żeby właśnie wziąć tablet i gdzieś tam bezpośrednio na tablecieuzupełniać te wszystkie informacje, które gdzieś tam są nam potrzebne. Ewentualnie często się zdarza tak że tego internetu gdzieś nie ma na samej budowie, więc wtedy warto zrobićchociażby zdjęcia gdzieś tam kawałek dalej, kiedy już uzyskamy to łącze z internetem możemy od razu wszystko uzupełnić. 

No sprawy mamy z głowy. Nie musimy wracać do biura, nie musimy gdzieś tam się zastanawiać po pracy, czy wszystko jest uzupełnione tylko gdzieś przy najbliższej okazji dostępu do internetu możemy wszystko załatwić. No i takie prace idą dalej Co ważne, wtedy widać że ta naczynność została wykonana, widać… 

Kiedy została wykonana, więc też później jeżeli chodzi o dalsze też rozrachunki tego, czy wszystko zostało wykonane prawidłowo, właśnie gdzieś tam kwestia odpowiedzialności bardzołatwo możemy wszystko udowodnić co myślę gdzieś tam jest szczególnie ważne w sytuacji, jeżeli właśnie podczas chociażby jakichś tam ustaleń powstaną jakieś nieścisłości. 

Czyli znowu ten aspekt prawny bardzo ważny akurat dla tej branży. Tak tak, tak. To zdecydowanie duże usprawnienie, które też oszczędza nam masę czasu na tym, że nie wyszukujemy tychinformacji tylko że praktycznie mamy je podane na tacy. Słuchajcie, ale widzę też dużą analogię, bo firmy budowlane to nie tylko tak naprawdę budowa, nie tylko biuro, ale też magazynJeżeli bardzo łatwo korzysta się z systemu na budowie, która posiada bardzo wyjątkowe, szczególne warunki pracy, to również magazyn czyli kooperacja z kierowcami, planowanie dostaw, zaplanowanie aut, synchronizacja tego z naszym załadunkiem. 

To jest równie proste jak operacja pomiędzy budową? Wiesz co, jeżeli chodzi o sam magazyn, tutaj mogę powiedzieć, że te główne procesy są bardzo podobne. Czyli na pewno mamykwestie umów, na pewno mamy kwestie faktur gdzieś tam pewnie znajdą się protokoły. WZ-ki, PZ-ki to są raczej stałe dokumenty różnią się tylko gdzieś tam szczegóły czyli to na co mamywpływ. 

Tutaj warto jeszcze zauważyć, że jeżeli chodzi o system, o Amodita, to bardzo… prosto Możemy takie rzeczy poprawić, tutaj nie mamy sytuacji, w której system zmusza nas do czegoś że takto zostało kiedyś zbudowane i tak to musi być, tylko możemy ten system rozwijać, możemy ten system dopasowywać pod nasze potrzeby, dodawać kolejne funkcjonalności, więc o ile KOR rzeczywiście tutaj jest z reguły stały, to te wszystkie zmiany które gdzieś tam musimy wprowadzić, to możemy tutaj przyznać że rzeczywiście jest to dosyć duże ułatwienie, że takiedostosowanie gdzieś tam możemy zrobić i to też nie potrzeba aż tak dużo czasu na to, żeby te rzeczy wykonać Czyli możemy tworzyć wzory takich dokumentów na podstawie tego, na czymoperowaliśmy przez lata. 

Tak zdecydowanie to właśnie bardzo dobry pomysł żeby takie dokumenty przekazać tutaj do odpowiednich osób i żeby pracować praktycznie na takich samych przykładach. To jest ważne, bo często nasi partnerzy są przyzwyczajeni do jakiejś formy i w tej współpracy B2B widzimy, że każda zmiana generuje stres. 

W tej branży jest dodatkowy stres zdecydowanie niepotrzebny, więc wydaje mi się, że odtworzenie tych dokumentów w takiej formie z jakiej korzystaliśmy do tej pory byłoby jak najbardziej zasadne. Tak zdecydowanie i to bardzo częsta praktyka z życia, czyli otrzymywanie dokumentu i uzupełnianie wskazanych przez klienta informacji często właśnie w tych samychmiejscach gdzie było to wcześniej, no bo tak, wiadomo, przyzwyczajamy się wszyscy do konkretnego gdzieś tam układu i to później możemy odtworzyć, żeby ta praca też była dla naskomfortowa, no bo oczywiście ten system ma nam budować taki komfort, optymalizować te działania, więc tutaj zdecydowanie tak jak mówisz. 

Słuchajcie, budowlanka to chaos, budowlanka pracuje w chaosie, firmy mówią otwarcie, mamy chaos, odnajdujemy się w nim, pracujemy w taki sposób. Tylko chaos organizacyjny a chaos decyzyjny to coś zupełnie innego. Porozmawiajmy trochę o procedurach. Z mojego doświadczenia wynikającego z wielu rozmów które przeprowadziłam, kiedy coś idzie nie tak, wprowadzasię nową procedurę. 

Jako wyjątek od reguły która się nie sprawdziła nam wczoraj w zeszłym miesiącu i tak trochę zapętlamy się w tych nowych procedurach, które chyba nie do końca cokolwiek nowegownoszą. Czy tutaj znowu potrzebny jest system, żeby ludzie wiedzieli jakie mamy standardy jakie mamy procedury i jak powinniśmy działać? 

Powiedzcie coś więcej. Sytuacja wygląda często tak, przynajmniej z mojego doświadczenia z rozmów z firmami z branży budowlanej ale nie tylko, bo to tak jak rozmawialiśmy na początku, przypadło się wielu różnych branż. My wiemy jak mamy działać my mamy to poukładane my nie potrzebujemy systemu. Tylko wiecie, problem pojawia się wtedy, kiedy mamy jakieśprocedury na papierze, czyli organizacja zadała sobie ten trud, przygotowała te procedury bo przecież procedury nie są po to, żeby nam utrudniać pracę, utrudniać życie, tylko standaryzowaćtę pracę, ale też chronić firmę, przedsiębiorstwo przed ryzykami, na przykład finansowymi. 

No ale to też nasz obowiązek prawny, jakby nie patrzeć. Zgadza się. Więc teraz sytuacja kiedy mamy te procedury natomiast one nie pokrywają się z tym, co odbywa się w rzeczywistości, no to tu się pojawia kłopot. I dlaczego tak się dzieje? Argumentacja, bo tak jest szybciej bo tak jest wygodniej, bo tak robimy zawsze i to często sytuacja, kiedy procedura wchodzi do firmygdzie już są pewne utarte schematy działania, więc część osób zwyczajnie ma problem, żeby się dostosować żeby się przestawić. 

No i wiecie, papier przyjmie wszystko, czyli taką procedurę można pięknie stworzyć, pięknie rozbudować, pięknie opisać, natomiast pytanie, czy faktycznie wszyscy w firmie tej proceduryprzestrzegają, czy jednak robią nadal rzeczy po swojemu i nawet teoretycznie zmierzają w tym samym kierunku, w tę samą stronę ale po drodze mogą. 

Popełniać więcej błędów mogą właśnie narazić firmę na dodatkowe ryzyka na jakieś kary finansowe, czy nawet, i to taka prozaiczna rzecz, ale nie kompletując wszystkich informacji jakietak naprawdę powinni zbierać w tym swoim obszarze działania, no bo zwróćcie uwagę, informacje które na przykład my zbieramy Ktoś gdzieś dalej może wykorzystywać żeby wykonaćswoją pracę, jeśli my tego nie robimy, no to pojawiają nam się luki, tak, no i te luki ktoś prędzej czy później będzie musiał zapełnić czyli to generuje dodatkowe opóźnienia, dodatkowąpracę, dodatkowy stres też dla tych osób, które potrzebują czegoś pilnia tych informacji po prostu nigdzie nie ma. 

I takie podejście byleby zrobić swoje, byleby dobić do przegu, mieć z głowy niech ktoś inny się martwi, bo to już nie moje zadanie, nie moja rola, to często niestety pokutuje w różnegorodzaju organizacjach, nie ograniczałbym tego tylko do branży budowlanej. Efekt jest taki, że te wszystkie informacje te decyzje one krążą sobie radośnie po takich firmach na mailach nakomunikatorach, w rozmowach telefonicznych, na żółtych karteczkach przyklejanych. 

Do monitora gdzieś tam ktoś komuś na korytarzu rzuci taką informację luzem. Nie mamy, słuchajcie jednego miejsca, gdzie to wszystko jest odkładane skrupulatnie i co do tym idzie, niemamy tego jednego źródła wiedzy, do którego zawsze możemy się cofnąć i te informacje odszukać. Także efekt jest taki, że po prostu nie mamy takiej jasnej audytowalnej ścieżkidecyzyjnej, brak historii tego, dlaczego coś się zadziało w taki, a nie inny sposób. 

I to jest to, o czym wcześniej już mówiliśmy, tak? Ktoś podjął taką decyzję bo wydawało mu się, że tak będzie najlepiej a tak naprawdę nie dysponował kompletem informacji bazował naprzeczuciu, bazował na autartych schematach na doświadczeniu swoim z innych projektów. No i jeśli się pojawia problem, no to trzeba kogoś z tych decyzji rozliczyć, no i wtedy okazujesię, że mogliśmy tego uniknąć gdyby te wszystkie informacje były zagregowane w jednym miejscu czy tutaj w jednym systemie Ale że odpowiedzialność była rozmyta, to tak naprawdę nikttych konsekwencji nie poniesie o czym wspomniałeś. 

Zarząd widzi że robota nie została wykonana i słyszy sugestie że być może trzeba zatrudnić nowego pracownika, bo coś zgrzyta w komunikacji pomiędzy działami. A prawda jest taka, żezatrudniając kolejną osobę na starych utartych schematach, wdrażamy ją z nowymi brakami, czyli nie dość, że wnosi tak naprawdę energię już pomniejszoną o te błędy które popełniałyosoby, które ją przyjmują, które przeprowadzają onboarding, to jeszcze daje swój jakiś taki nowy wkład w popełnianie kolejnych błędów no bo nikt jej z tych błędów nie rozliczy. 

Odpowiedzialność jest zbiorowa, czyli żadna. Dokładnie tak i konsekwencje ponosi… Ponosi firma. Nie konkretne osoby, w związku z tą rozmiętą odpowiedzialnością tylko właśnie firmatak? A wie się, że taka reputacja nie jest tylko wewnętrzna, nie? To nie jest tak, że ludzie wewnątrz firmy są niezadowoleni mówią to między sobą i to pozostaje w organizacji To wszystkowychodzi na zewnątrz. 

Kacper, na pewno często spotykasz się z takim sygnałem, że kontrahenci słyszą co się dzieje wewnątrz firmy a to nie wpływa dobrze na jej funkcjonowanie. Znaczy, zdecydowanie możnapowiedzieć, że ten biznes też nie jest aż tak ogromny. Tutaj dosyć duża ilość firm zna się w jakimś tam stopniu, albo przynajmniej słyszała o sobie. 

Więc tutaj jak najbardziej sytuacja w której takie rzeczy gdzieś tam wychodzą na zewnątrz są słyszane przez kontrahentów, często ma swoje konsekwencje już w dalszych krokach. Czyli to szczególnie ważne jest dla nas, żeby takie sytuacje rozwiązywać gdzieś wewnątrz firmy na tych wczesnych etapach póki one jeszcze nie eskalują tak daleko że są odczuwalne już poza samąorganizacją. 

Więc to, co jeszcze mogę tutaj powiedzieć, tej kwestii to też co Krzysztof tutaj nawiązał. Kwestia tego, czy same zasady są egzekwowane w firmie. Czyli przede wszystkim ustalamy sobiejakieś procedury, czy tak naprawdę tutaj cała firma przez jakiś tam określony czas przygotowuje, wdraża dane rozwiązania. 

Pytanie kto z tego rzeczywiście korzysta. Jeżeli nie mamy systemu To bardzo trudno nam jest realnie zweryfikować, czy takie czynności ktoś podjął, czy wszystko było zrobione zgodnie z procedurami. Często tak właśnie bywa, że niektóre rzeczy gdzieś tam spychamy tą odpowiedzialność, ewentualnie nie mamy dostępu do wszystkich dokumentów, które nam mówią o pełnejsytuacji więc to nam też zdecydowanie opóźnia działanie, możliwe, że może zwiększać nam koszty, ale tak jak wspomnieliście tutaj też niebezpieczną sytuacją jest to, kiedy te błędnedecyzje i te niezrozumienia eskalują nam na tyle szeroko, że czuć je nawet poza organizacją. 

Tak wejdę Ci w słowo to jest bardzo fajne co mówisz w kontekście właśnie posiadania systemu bo zwróćcie uwagę, mamy procedurę. Mamy system, układamy proces według tej procedury itak naprawdę ten proces każdego pracownika już bez względu na dział, na stanowisko ale prowadzi za rękę. On niejako narzuca na tego pracownika obowiązek wykonania pewnychczynności na swoim etapie, uzupełnienia konkretnych pól, podania konkretnych informacji dołączenia konkretnych dokumentów inaczej nie przepuści go dalej. 

Więc jest ten porządek jest ta standaryzacja i w tym momencie maleje nam to ryzyko, że coś nie pójdzie, a efekty tego będą odczuwalne na zewnątrz Tak jak mówisz Kasper, czyli nasi klienci nasi kontrahenci, czyli najgorsze chyba co się może wydarzyć. Mówimy o reputacji firmy jako takiej, prawda? Czyli nie ma już takiej sytuacji że nie zrobiłem, bo nie wiedziałem, niezauważyłem maila ten mail był sprzed tygodnia jeszcze do niego nie dotarłem bo byłem na urlopie. 

Absolutnie w ogóle nie dopuszcza takich możliwości. Czy system informuje o tym, co jest do zrobienia w pierwszej kolejności? Tak, tutaj zdecydowanie jeżeli chodzi o system, to teinformacje są nam przekazywane. Tu akurat mamy dosyć duże do ułatwienia, bo jeżeli jakaś informacja nie jest prowadzona, to to po prostu nas nie przepuści dalej. 

Więc tak nieładnie mówiąc system nas musza do tego, żebyśmy niektóre informacje wprowadzili, żebyśmy powiązali niektóre dokumenty, które są konieczne na danym etapie, więcspowoduje to, że takie braki w informacjach minimalizujemy do sytuacji, w której gdzieś jesteśmy pewni jak wygląda rzeczywistość jak wyglądają finanse na dany moment. 

Już tutaj idealny przykład właśnie w sytuacji w której przychodzi do nas faktura Przychodzi do nas faktura, która jest często na inne wartości, czy która może być wskazana na inne wartościniż wynika to bezpośrednio gdzieś tam z umowy, czy wynika to z protokołów. Bardzo ważne po naszej stronie jest to, żeby te dokumenty przygotować w takiej formie jak system od nastego wymaga, czyli uzupełnić wszystkie podstawowe dane, wszystkie daty wszystkie kwoty. 

I w dalszej kolejności jeżeli powstanie jakaś różnica, to system najpewniej zaświeci nam się na żółto czy na czerwono informując o tym, że słuchaj Te informacje kompletnie nie pasują do tego, co mi przekazałeś, czyli ta faktura jest nieprawidłowa, powinieneś tę fakturę albo zwrócić, albo wykonać aneks do umowy, żeby tę sytuację wyjaśnić. 

I takie informacje też możemy przesyłać dalej, czyli to, co ważne nie tylko my o tym wiemy że taka sytuacja powstała, tylko bardzo w jasny sposób możemy te dane przekazać do odpowiednich osób decyzyjnych, tak aby one stwierdziły, co w takiej sytuacji powinno się zrobić. Czy w razie czego możemy też upewnić się w źródłach zewnętrznych możemy to skonsultować z kancelarią prawną, czy możemy też wysłać takie dokumenty do naszego partnera B2B w jakiś sposób, jeśli ten partner nie korzysta z systemu Amodit? 

Tak tutaj mamy odpowiednie rozwiązania, które właśnie umożliwiają nam dostęp tymczasowy. Gdzieś przygotowanie tak zwanego użytkownika zewnętrznego, który gdzieś będzie miał w grunt tylko i wyłącznie w określone miejsce w systemie bez dostępu do danych niepożądanych. Dodatkowo takie dokumenty jeżeli chodzi o system, też bardzo przydatne jest przygotowanieszablonu. 

Dokumentu przygotowania automatycznej wysyłki maili, czyli takie rzeczy, które możemy zautomatyzować i przekazać gdzieś tam naszemu kontrahentowi, nawet niespecjalnie o tymmyśląc Gdzieś tam sytuacje, które mogą się dziać niezależnie od jakiejś tam naszej codziennej pracy w systemie, czyli to, co dzieje się automatycznie. 

Czyli wygląda to tak naprawdę, że jesteśmy w stanie zapanować nad obiegiem takiej faktury w pełni bo o ile niestety KSEF nie daje nam takiej gwarancji czy rzeczywiście faktura jest powiązana z budżetem czy jest powiązana z danym projektem czy dotyczy tego konkretnego elementu właśnie z naszej realizacji, o tyle w systemie bardzo łatwo jesteśmy w stanieprzeprowadzić taki opis merytoryczny, powiązać ją z zamówieniem, powiązać ją z projektem i też z całym budżetem. 

I dodatkowo jeszcze jesteśmy w stanie zabezpieczyć się z naszą kancelarią prawną poprzez taki zewnętrzny dostęp, czy rzeczywiście taka faktura czy też taka umowa. Nie potrzebujekorekty, czy numer konta jest wiarygodny Czy płatnik się zgadza, czyli zabezpieczamy firmę pod każdym możliwym kątem. Tak Ewa, myślę, że to co mówisz jest bardzo ważne, bo kseffaktycznie nie waliduje danych on nam nie powie czy ta faktura jest zasadna czy ona wpadła do nas w powiązaniu z konkretną umową, czy zamówieniem, więc tutaj tym bardziej rolasystemu żeby wyłapywać pewne nieścisłości, pewne rozbieżności, żeby się nie okazało, że ktoś na przykład próbuje nam gdzieś tam przemycić fakturę wysyłając ją do ksefu, która nie ma kompletnie żadnego powiązania z podpisanymi przez nas umowami czy też zamówieniami. 

Czyli nielegalnie używając naszego NIP-u. No jest takie ryzyko. Krzysiek, sytuacja brzmi poważnie ale ile firm na dzień dzisiejszy w sektorze budowlanym ma realne problemy prawne z powodu obiegu dokumentów zbyt długiego obiegu dokumentów Wiesz co, to jest ważna kwestia ciekawa i też szeroka i nie chciałbym, żeby to wybrzmiało jak straszenie, bo to nie jest straszenie, to są przykłady z życia, przez które tak naprawdę trafiają do nas kolejne firmy szukające rozwiązań systemowych. 

I te przykłady można mnożyć, brak wiedzy dowodów akceptacji umowy u wszystkich osób zaangażowanych w proces, nieaktualne niejasne pełnomocnictwa czasami udzielane nawet nagębę, czyli dobra podpisz to, będzie z głowy. Później będziemy się martwić. Zgadza się. To co wybrzmiało już wcześniej, czyli brak kontroli nad wersjami dokumentu, brak kontroli nadzapisami czy indywidualnymi nawet ustaleniami, przez co nam potem łatwiej wmówić że coś było ustalane, coś było obiecane, a my tak naprawdę nie jesteśmy w stanie tego zweryfikować idla dobrych relacji żeby nie stracić klienta nie stracić kontrahenta często godzimy się na rzeczy. 

Które ktoś nam po prostu wmawia a które nie mają żadnego pokrycia w dokumentach natomiast to my Tak naprawdę nie jesteśmy w stanie tego zweryfikować. Albo które są po prostunieopłacalne. Zgadza się, zgadza się. Z takich przykładów co jeszcze? Trudności w audytach to też na pewno jak przychodzi do kontroli do weryfikacji, masa straconego czasu nawyjaśnianie tematów gdzie brakuje tej dokumentacji. 

Więc tak naprawdę to jest właśnie ta systematyczna praca. Jeśli gromadzimy to wszystko skrupulatnie i do tego służą różnego rodzaju rozwiązania systemowe, no i bardzo fajnie się tutajsprawdza z uwagi na to, że tak naprawdę może obsługiwać toczące się projekty pozwala gromadzić dokumentację, pozwala dodawać komentarze, rejestrować tak naprawdę wszystkieczynności, jakie zadziały się w obrębie konkretnego projektu i w obrębie konkretnych procesów na tym projekcie. 

Więc nie dochodzi do sytuacji że czegoś nam brakuje, o ile tylko faktycznie jako użytkownicy te informacje wprowadzamy. No bo tak naprawdę każdy system jest wart tyle, ile informacji w nim zawartych. Jeżeli tych informacji wprowadzać nie będziemy, no to ten system też niewiele nam zwrotnie powie bo po prostu nie będzie dysponował ani tymi dokumentami, ani tymiinformacjami. 

No to kiedy takich umów podpisywanych jest równolegle mnóstwo, bo mówimy naprawdę o ogromnych organizacjach, nie sposób nad tym zapanować w jednej głowie. Być może w małejfirmie, może komuś by się udało, jeśli rzeczywiście porusza mało wątków na co dzień, tych projektów jest niewiele, ok, jestem w stanie się z tym zgodzić, ale w dużych organizacjach, w ogromnych firmach taka sytuacja dla mnie jest niemożliwa do ogarnięcia. 

Zwłaszcza, że Ewa zwróci uwagę pracownicy. Ludzie rotują między firmami, ta osoba jest, za chwilę może jej nie być. Jeżeli nie ma tego w systemie to tak naprawdę ta cała wiedza siedzi w głowie tej jednej osoby. Jeśli ta osoba nam zniknie z podkładu no to tak naprawdę nie wiemy. Tego co ta osoba miała w głowie, nie odnajdziemy tych informacji. 

Ta osoba odchodząc zabiera tę całą wiedzę ze sobą no i firma ma problem, bo tak naprawdę albo musi ścigać tego pracownika i te wszystkie informacje wyciągać albo posiłkować siędokumentami. Najgorszym chyba scenariuszem jest dopytywanie naszych kontrahentów klientów jakie były ustalenia. No nie wyobrażam sobie tego, ale właśnie takim sytuacjom możnazapobiec systematycznie skrupulatnie, odkładając to wszystko już nie w głowach pracowników tylko właśnie w dobrze przygotowanym skonfigurowanym systemie. 

I pamiętajmy też o tym ryzyku, że nie zawsze rozstajemy się z takim pracownikiem w dobrych warunkach i może to znowu podkreślę to, bo wydaje mi się, że to wybrzmiało już kilka razyprzynieść nam konsekwencje prawne. Zgadza się. Także temat jest szeroki, ale pamiętajcie, odkładając informacje w systemie, tak naprawdę one siedzą w jednym miejscu mamy do nichwgląd zawsze możemy się tam cofnąć i tu już bez względu na te zmiany kadrowe czy ta osoba czy któraś po niej ale zawsze może do tego konkretnego wątku się cofnąć cofnąć się do tychkonkretnych dokumentów, bo to wszystko jest ograne systemowo. 

Jeśli gromadzi to jedna osoba w swojej głowie, gdy tej osoby zabraknie, wtedy pojawiają się problemy. Kacper to… Czemu nie trzymać tego w Excelu? Jeżeli chodzi o Excel, to tutaj wydajemi się, że największym problemem jest samo wersjonowanie. Pozyskiwanie informacji, co zostało zmienione, kto to zmienił, w jakiej formie to zmienił. 

Nie mamy takiej informacji i to niestety później wpływa na nasz biznes gdzieś tam bezpośrednio przez to, że te decyzje są niejasne, często nie jesteśmy w stanie wskazać dlaczego taka konkretna decyzja padła. System rzeczywiście tutaj w bardzo dużym stopniu umożliwia nam sprawdzenie historii historii powiedzmy nawet konkretnej informacji tego, czy dana kwotazostała uzupełniona poprawnie, czy też na przykład ktoś się pomylił o jakieś grosiki. 

Więc tutaj jeżeli chodzi o Excel, to niestety nie mamy takich możliwości. Excel też nie pozwoli nam przesyłać tego dokumentu pomiędzy konkretnymi osobami a tutaj jest to kluczowe. System, co ważne, umożliwia… To, że taki dokument przekazujemy do tej osoby, do której rzeczywiście ten dokument powinien trafić. 

Czyli bezpieczeństwo. Tak bezpieczeństwo Jeżeli mamy małą firmę, czyli powiedzmy do 10 osób, to te osoby z reguły się znają. Nie mamy powiedzmy większej komplikacji z tym, że ten dokument nie trafi do odpowiedniej osoby. Po prostu przekazujemy go sobie wtedy ręcznie. Ale jeżeli mamy już dużą organizację, jeżeli te organizacje gdzieś tam są rozbite pomiędzyróżnymi lokalizacjami, jeżeli mamy sytuację taką, że duża część firmy na przykład pracuje zdalnie W tych sytuacjach niestety Excel może nam nie pomóc w tym, aby ten dokumentdostarczyć do odpowiednich osób gdzieś tam w odpowiednim czasie, a tak system na podstawie danych które mu dostarczymy, czyli np. 

jeżeli to jest faktura towarowa, jeżeli to jest faktura np. dotycząca danego kontrahenta, to wtedy przesyłają konkretnie do wskazanej osoby np. na opisie merytorycznym. Czyli wiemy już do kogo dokument ma trafić, nawet często nie znając tej osoby albo nie znając pełnego zakresu jesteśmy w stanie ten dokument przesłać tam, gdzie ten dokument powinien trafić, tak żebymożna go było procesować dalej. 

Z naszymi oczekiwaniami co z tym dokumentem powinno dalej się zadziać? Tak jak najbardziej. Czyli zgodzicie się ze mną, że ani Excel, ani mail to nie proces? Nie, są to narzędzia, któregdzieś tam mogą nas wspierać ale jeżeli chodzi o właśnie kwestie organizacji czy zarządzania całością, to tutaj niestety nie zastąpią nam systemu. 

Może się tak wydawać gdzieś tam na początku. Niestety im większa struktura, im więcej tych dokumentów im więcej informacji, tym mniej korzystamy z naszej pamięci i coraz więcejspraw niestety możemy przeoczyć, co później ma negatywne konsekwencje. Czyli dopóki sobie radzimy, jest OK, a jak już przestajemy sobie radzić, to zauważamy, że to jest za mało. 

I słuchajcie, w tym momencie chciałabym Was zapytać. Załóżmy, że firma widzi problem. Są osoby, którym zaczyna to przeszkadzać. Są osoby, które na co dzień gaszą tyle pożarów żetwierdzą, że już dalej po prostu tak nie chcą. Od czego zacząć Co doradzilibyście takiej firmie, takiemu zarządowi, żeby nie wywracać firmy do góry nogami I tu pytanie Czy wprowadzenietakiego systemu, czy wdrożenie wywraca firmę do góry nogami, czy powoduje że maszyny na hali produkcyjnej muszą się zatrzymać, że pracownicy przestają pracować, że dzieje siębardzo dużo niedobrych rzeczy i trzeba faktycznie zatrzymać moce przerobowe na kilka miesięcy, na rok na dwa lata. 

Powiedzcie jak to wygląda rzeczywiście i odnieście się do hasła, które towarzyszy mi ostatnio dość często, czyli co z tym AI, czy ono rzeczywiście zabierze ludziom pracę? Słuchaj, AI to pojęcie tak szerokie że wiele osób tak naprawdę nie wie czego się można po takiej sztucznej inteligencji spodziewać. 

Wdrożenie systemu z każdej organizacji to jest proces i co do tego myślę nie ma wątpliwości, to jest inwestycja to się nie zadzieje z dnia na dzień, to wymaga też często zmiany pewnychnawyków, zmiany sposobów w jakich działamy, no bo to też jest okazja żeby usprawnić pewne czynności, żeby je uprościć żeby poprawić Poukładać sobie to, co do tej porywykonywaliśmy analogowo w momencie kiedy wchodzi system, nagle się okazuje że Tracimy mniej czasu, jest to wszystko ustandaryzowane, więc nie, absolutnie nie bałbym się takiegowdrożenia. 

Natomiast tak, sztuczna inteligencja i te hasła które jej towarzyszyły, zwłaszcza na początku o tej utracie pracy, one mogą jak najbardziej trafiać na podatny grunt. Dlatego my w przypadkukażdego nowego wdrożenia tak naprawdę nie zaczynamy od technologii, zaczynamy od tych procedur i tej decyzyjności. 

Czyli kluczowe są dla nas na start pytania gdzie zapadają te decyzje, kto za nie odpowiada, ile trwają itd Tutaj Amodit można podać jako przykład takiego podejścia pozwalającego właśniena uporządkowanie procesów i tej odpowiedzialności, no bo już wiemy kto za co odpowiada, na jakim etapie do kogo ta sprawa ma trafić na tym konkretnym etapie, żeby tę konkretnądecyzję podjął lub tę konkretną czynność wykonał. 

Mamy dzięki temu większą transparentność tych decyzji i tych zdarzeń, które w organizacji zachodzą, no i to jest bardzo ważne. Tak naprawdę mając system dobrze skonfigurowany, dostosowany do specyfiki naszej pracy, który uwzględnia faktycznie te wszystkie czynności, które my na co dzień wykonujemy, odzyskujemy kontrolę nad tą codzienną pracą poprzez nicinnego jak dostęp do tej wiedzy która… 

Do tego momentu była rozproszona, czy to te maile komunikatory, głowy pracowników dokumenty gdzieś tam luzem latające po biurkach czy szafach. Tutaj mamy to wszystko w jednymmiejscu i dzięki temu lepiej jesteśmy w stanie zarządzać nie tylko swoim czasem ale też tymi procesami w których my jako osoby, jako pracownicy bierzemy udział. 

Czyli wchodzimy do firmy, sprawdzamy gdzie boli najbardziej i tam przyklejamy pierwszy plaster i dopiero później zaczynamy grzebać dalej. Co ważne, nie przenosimy procesówanalogowych jeden do jeden do procesów digitalizowanych bo to nie ma sensu. To często powoduje, że przenosimy te same utarte standardy. 

Kasper, też to widzisz, że takie firmy chcą przenosić dokładnie to samo do wersji cyfrowej z nadzieją że to zadziała tak samo albo lepiej? Jeżeli chodzi o takie rozwiązania pudełkowe, tobardzo często tak to wygląda. Czyli mamy określony zakres, który po prostu przeklejamy go do danej firmy i mamy nadzieję, że to zacznie działać. 

Niestety jeżeli chodzi o bardziej skomplikowane organizacje, organizacje, które mają swoje indywidualne procesy organizacje które mają już wypracowany sposób działania, to nie za bardzo się to niestety udaje, bo jest chociażby ogromna niechęć ze strony zespołu do działania na narzędziach które Nie odpowiadają temu, co robili wcześniej. 

Tutaj, jeżeli chodzi o Amodit, o przede wszystkim to, co daje nam na plus, to jest kwestia tego, że to jest system, który nie jest systemem pudełkowym. Wszystko dostosowujemy pod potrzeby klienta, co myślę, że szczególnie ważne, to cały taki proces wdrożenia rozpoczynamy od szczegółowej analizy czyli są długie godziny spędzone nad tym, żeby poznać klienta, poznać jego proces, potrzeby i żeby na podstawie tego dopiero zbudować rozwiązanie, które będzie odpowiadało temu, żeby ten klient rzeczywiście był usatysfakcjonowany z zalet któreotrzyma dzięki temu systemowi. 

Czyli absolutnie Nie wchodzimy z gotowym rozwiązaniem często korzystamy z mechanizmów które gdzieś są sprawdzone i które poprawnie działają w szerszym zakresie, ale tutaj bardzokluczowe jest to, żeby takie rozwiązanie dopasować typowo pod danego klienta. No i to rzeczywiście się sprawdza, te działania powodują, że systemy są dużo przyjaźniejsze, nie mamyjakichś problemów Topornych konfiguracji, które zostały gdzieś dawno ustalonych i tak działają, tylko rzeczywiście ten klient przede wszystkim widzi, że te działania są zbudowane tak, żeby go wspierać, co też może, co też w zasadzie w dużym stopniu ogranicza taką niechęć ze strony pracowników do przejścia na nowe, bo oczywiście wiemy że to bardzo często sięzdarza. 

Przy takiej współpracy niwelujemy sytuację, w której rzeczywiście ktoś z firmy próbuje gdzieś tam działać na niekorzyść, żeby tego systemu na przykład nie wdrożyć, bo wiemy wtedy, żejakby działamy gdzieś tam dla wspólnego dobra i to nam ma ułożyć tą pracę, ma nam pomóc w tej pracy, spowodować żebyśmy tej pracy nie mieli powiedzmy ponad godziny programowe. 

No i tak rzeczywiście się dzieje. Tutaj jeżeli chodzi o samo AI, to myślę, że warto właśnie wspomnieć o tym, że tak jak gdzieś początkowo myśleliśmy, że rzeczywiście zabierze tą pracę tejpracy będzie coraz mniej. I niestety na obecne standardy widzimy, że tej pracy jest coraz więcej, więc wykorzystanie sztucznej inteligencji na ten moment jest, wydaje mi się, jedynymsensownym przykładem po wprowadzeniu systemu tego, żeby po prostu być w stanie przerobić tą pracę, którą gdzieś po prostu jesteśmy zmuszeni do wykonania. 

Mieć czas na analizę na analityczne myślenie na podejmowanie strategicznych decyzji na skalowanie przedsiębiorstwa a niekoniecznie na przeklepywanie ciągle tych samych informacji z systemu do systemu bo to może dziać się w tle. Tak jak najbardziej tutaj w tym pomaga nam sztuczna inteligencja pomaga nam system. 

Wspiera nam to w dość dużym stopniu działanie pracowników czyli właśnie tak jak mówisz pracownik nie musi siedzieć przez cały dzień i przeklepywać dane, tylko rzeczywiście skupia sięna rzeczach istotnych czyli na weryfikowaniu czy ta faktura jest poprawna czy dane się zgadzają. Na podejmowaniu decyzji tu i teraz, czyli wtedy, kiedy są one najważniejsze Słuchajcie, no my przychodzimy do organizacji, badamy potrzeby, sprawdzamy gdzie boli, natomiast potrzebujemy też współpracy wspomnieliście o tych blokerach wewnętrznych, czyli o tymtorpedowaniu zmian, potrzebujemy też współpracy z zarządem, który rzeczywiście rozumiejąc Z potrzeby wdrożenia takiego systemu, będzie też to komunikował wewnętrznie w organizacji. 

Uważam, że to jest bardzo ważne, żeby podchodzić do tematu partnersko, a nie działać po prostu wbrew temu, co się dzieje wewnątrz organizacji zarówno z naszej strony, jak i ze stronyfirmy. Tak to prawda. I z takim podejściem też się rzadko bo rzadko ale spotykamy. I to wynika z różnych powodów. Czasami osoby, które, tak jak mówisz torpedują wdrożenie systemu, po prostu się obawiają tego rozliczenia własnej pracy. 

Czy ja rzeczywiście pracowałem tak ciężko i tak długo? Zgadza się, ale też są zwyczajnie obawy, czy ja po prostu w tym świecie technologii się odnajdę, czy to, co do tej pory działo sięanalogowo na bazie Excela tego papieru którymi Polska nadal mocno stoi Czy ja sobie w tym poradzę? No i tutaj też nasza rola jako producenta jako dostawcy, żeby te osoby na starciezaopiekować, przeszkolić pokazać jak to wszystko działa i to też im daje dużo większą nie tylko pewność w takich codziennych działaniach, ale też wiedzę na co system pozwala i słuchajciete osoby bardzo często biorą udział w konsultacji kolejnych procesów jakie mamy uruchamiać On wie czego może się poamodnicie spodziewać często widzi te luki, które możnazaadresować kolejnymi procesami i chce wdrożenia tych procesów, bo już wie że ten system ułatwia mu pracę, że to nie jest coś wymierzonego przeciwko niemu, tylko to jest coś co faktycznie tę codzienną pracę ułatwia, porządkuje, systematyzuje. 

No i tak naprawdę to co Kacper mówiłeś, to jest coś co działa w interesie całej firmy. Nie przeciwko poszczególnym osobom czy działom, tylko w interesie całej firmy, bo tak naprawdę od kondycji finansowej tej firmy zależy również nasze zatrudnienie, prawda? I to jest osoba która bardzo często jest sfrustrowana tą pracą która trwa i trwa i się powtarza i tymi błędami i tymiciągłymi pożarami, a w momencie kiedy zauważa potencjał ze strony systemu, uwalniane są jej prawdziwe kompetencje, ten pęd do pracy, ta chęć tak naprawdę podejmowania nowychaktywności i widzimy nowy potencjał, który po prostu gdzieś tam dawno zaszufladkowaliśmy, bo zawaliliśmy taką osobę nie oszukujmy się, po prostu za dużą ilością ręcznej pracy, która go znużyła i która doprowadziła do tego że jest w takim miejscu w jakim jest. 

Dokładnie tak. Słuchajcie, byłam ostatnio na targach budowlanych na Budmie i… Prawda jest taka, że budowlanka stoi dziś przed dużymi problemami. Rozmawialiśmy o tym, że firmyborykają się z zamrużoną gotówką u swoich podwykonawców, u producentów. Z drugiej strony mamy ogromne inwestycje w kraju i za granicą. 

Wystarczy po nie sięgnąć. Trochę takie rozdroże dla tych firm. Gdzie widzicie największe zagrożenie? Jak wyobrażacie sobie, że będzie wyglądał ten rok dla tej branży właśnie pod kątemautomatyzacji? Tak naprawdę przewagę konkurencyjną będą zyskiwały te firmy te organizacje które faktycznie zainteresują się tą automatyzacją, które będą chciały pójść w tym kierunku, no bo to tak naprawdę powoduje że jakość Pracy tej firmy ulega polepszeniu, a to się z kolei przekłada na to, jak ta firma jest odbierana na zewnątrz Czyli rynek powie sprawdzam po prostu. 

Dokładnie tak. I bardzo często klienci, którzy do nas się zgłaszają już na tym początkowym etapie pytają wprost co z tego, co Państwo oferujecie zapewni nam tę przewagę konkurencyjną? Jakie mierzalne efekty daje nam wdrożenie takiego systemu jakim jest Avonit? Tutaj myślę, że zdecydowanie dużą rolę w najbliższych latach odgraszczą ta inteligencja i jej wykorzystanie. 

Nie tylko w samym świecie IT, ale właśnie również jeżeli chodzi o firmy budowlane, to kluczowe będzie wykorzystanie tej technologii tak, aby właśnie wzmacniać możliwości zasobówktóre możemy przerobić. Dużo łatwiejszym myślę, że dużo szybszym sposobem jest wprowadzenie mechanizmów które umożliwiają nam zarządzanie w jakimś tam stopniu dostępnymiumowami tego jak te umowy wyglądają, jaki mają zakres Systemy umożliwiają nam… 

Nadzorowanie tych informacji, ale właśnie chociażby kwestia wprowadzenia i kwestia poprawnego wprowadzenia tych danych. Bardzo pomocną na przykład kwestią jeżeli chodzi o gdzieśtam dokumenty które nie są fakturami, jest ocaryzacja czyli właśnie sczytywanie danych gdzieś za pomocą sztucznej inteligencji. 

Myślę, że to jest dosyć ciekawy aspekt, który gdzieś będzie się rozwijał w najbliższych latach, czyli właśnie to, aby zautomatyzować tę kwestię dokumentów które bardzo często właśnieprzychodzą w formie papierowej, które gdzieś ręcznie wklepujemy w system, a prawdopodobnie tutaj duża automatyzacja zostanie wprowadzona. 

Zresztą zobaczcie, to wszystko się dzieje już, tak? Mamy e-doręczenia Mamy KSEF, więc chcemy czy nie, ale tak naprawdę przepisy wymuszają poniekąd na nas jako firmach jakoorganizacjach stosowanie właśnie rozwiązań systemowych, więc skoro już mamy te rozwiązania systemowe, to po prostu wybierajmy je mądrze i stawiajmy na takie, które umożliwią nietylko digitalizację tego konkretnego obszaru, bo taki jest wymóg prawny, ale spójrzmy szerzej czy ten system, który wybieramy pomoże również innym działom, obsłuży inne procesy nietylko to, czego wymaga od nas państwo, ale właśnie obszary które… 

No być może tego wsparcia systemowego potrzebują, gdzie też dostrzegamy te wąskie gardła, które do tej pory nie były zaopiekowane żadną aplikacją, a taka potrzeba jest, no bo uciekajądokumenty nie kontrolujemy statusów, mamy problem z dochowaniem terminów. I w tym wszystkim, to jest to o czym Kacper mówił na początku, w tym wszystkim Amodit jako platformapomaga bo po prostu pilnuje tego za nas. 

Pamięta o tych terminach powiadamia użytkowników więc tak naprawdę zdejmuje z nas cały ten ciężar kontrolowania pojedynczych wątków, gdy przychodzi taka konieczność, po prostunas alertuje, przypomina o pewnych rzeczach a my skupiamy się na tym, co jest kluczowe. W tych obszarach w jakich procesy uruchomimy, więc już nie tylko korespondencja elektroniczna, nie tylko doręczenia, nie tylko obiekt faktur XF, ale dowolne inne procesy jak na przykład obsługa reklamacji, obsługa zgłoszeń serwisowych, elementy związane ze sprzedażą, nawet obszarkadrowy, który swoją drogą jest bardzo wdzięczny, jeśli chodzi o różnego rodzaju cyfryzacje, digitalizacje. 

Więc tych obszarów jest naprawdę bardzo dużo i tak jak mówiłem, firmy które postawią na taką aktywną digitalizację pójdą w tę automatyzację jeszcze gdzieś po drodze wykorzystają tęsztuczną inteligencję do pewnych czynności, jak na przykład prognozowanie, analiza bieżących wyników sugestie różnego rodzaju Tak naprawdę wysuną się na czołówkę tych organizacji w swojej branży. 

No i to będzie skutkowało właśnie być może nowymi kontraktami, lepszym pozycjonowaniem na rynku i tak naprawdę zwiększonymi przychodami. Czyli regulacje prawne, dwa kroki przedkonkurencją i automatyzacja nie tylko na halach produkcyjnych, ale również całe operacje administracyjne przy wykorzystaniu sztucznej inteligencji, to jest zdecydowanie przyszłość dlabudowlanki. 

Słuchajcie, zebrałam sobie kilka pytań z którymi najczęściej spotykam się podczas rozmów właśnie z przedstawicielami firm budowlanych. Chciałabym Wam je teraz zadać. Wydaje mi się, że osoby, które będą nas oglądać wyniosą z tego bardzo cenne informacje dla siebie. Czy system Amodit to rozwiązanie tylko dla dużych firm? 

Amodit nie jest rozwiązaniem dedykowanym ani żadnej konkretnej branży, ani organizacji o konkretnej wielkości. Tak naprawdę potwierdzają to nasi klienci gdzie rozstrzał skalidziałalności jest bardzo duży. Od klientów posiadających kilka, kilkanaście licencji przez kilkadziesiąt kilkaset, po takich, którzy tych licencji posiadają kilka, kilkanaście nawet kilkadziesiąttysięcy. 

Oczywiście to wszystko zależy od tych potrzeb, więc im większa organizacja tym z reguły więcej procesów uruchamia. Natomiast system jest skalowalny, więc można go dostosować do potrzeb tak naprawdę każdej firmy obojętnie czy chce ta firma wyjść od jednego procesu na start, czy od dziesięciu docelowo obsłużyć te dziesięć procesów czy może więcej. 

Można tym swobodnie sterować. Ile trwa uporządkowanie obiegu dokumentów? Zakres prac robimy etapowo Dotyczący konkretnego zagadnienia ale jeżeli chodzi już o sam efekt to mogępowiedzieć że widać je dosyć szybko Czy pracownicy będą się opierać zmianie? Słuchajcie ten opór będzie zawsze, ale też naszą rolą jako producenta dostawcy jest ten opór przełamaćpokazać że system faktycznie to co ma robić i tam gdzie ma wspierać sprawdza się bardzo dobrze, więc Dopóki taka osoba, taki pracownik czy też cały dział nie zaczną z rozwiązaniakorzystać myślę, że ten opór będzie. 

Natomiast już w momencie, kiedy zaznajemy się z funkcjonalnościami i zobaczą, na ile system jest w stanie taką codzienną pracę uprościć ułatwić, myślę, że ten opór stopniowo będziemalał. Kolejne bardzo ciekawe pytanie, słuchajcie. Czy Amodit zastępuje ERPA? Tu zdecydowanie nie zastępuje ERPA, jeżeli chodzi o rozwiązania typowo ERPowe. 

Tutaj naszą rolą jest wspieranie. Tych rozwiązań i prowadzenie wszystkiego co jest wcześniej. Czyli właśnie ta kwestia ustalenia procesów tego, jaka jest historia działań, kto wykonałkonkretną czynność w danym czasie. Odpowiadamy za to, odpowiadamy za całą taką budowaną historię. Co już się dzieje po stronie systemu finansowego, zostaje w systemie finansowym. 

To jest działanie, które też ma na celu właśnie nieutrudnianie pracy, chociażby księgowym, którzy są przyzwyczajeni do tych systemów. Jeżeli coś działa dobrze, to tego nie zmieniamy, ale jeżeli coś działa źle, czy właśnie nie mamy takiej historii, to tutaj głównym zadaniem typowo systemów workflow jest właśnie zbieranie tych informacji, które nie jesteśmy w staniewcześniej uzyskać. 

Dodatkowo co ważne, traktujemy ten system jako taki core, który gdzieś tam nam za pomocą integracji łączy się z różnymi innymi zewnętrznymi systemami chociażby z mailem Z innymifunkcjonalnościami, które gdzieś tam są nam przydatne. Nie zastępujemy ich, ale wspieramy ich używanie tak, żeby było to jak najbardziej skuteczne i przyjemne. 

Czyli ERP to takie wagony z naszymi zasobami a Amodit to trochę taka lokomotywa, która te wagony po prostu będzie przewozić dalej. Tak, myślę, że to jest bardzo dobra analogia. Myślę, że to jest pytanie od zarządu. Jak mierzyć zwrot z takiej inwestycji? Wiesz co, odpowiedź też myślę poniekąd zależy od tego, z jakiego powodu był ten system wybrany i dlaczego zostałwdrożony. 

Więc myślę, że tam gdzie do tej pory doskwierały nam konkretne bolączki po wdrożeniu tego systemu tak naprawdę możemy zweryfikować czy posiadanie tego rozwiązania systemowegospowodowało zmniejszenie skali tych problemów, uporządkowało tę pracę i to będzie dla nas ta mierzalność z tej właśnie inwestycji jaką jest zakup i wdrożenie systemu do zarządzaniadokumentacją i przepływu informacji. 

Ale więcej czasu naszych pracowników to również więcej pieniędzy w naszym portfelu Nie oszukujmy się. Zgadza się. Czas decyzji redukcja błędów większa audytywalność, większaprzejrzystość transparentność więc to są właśnie takie elementy które po czasie… Możemy zmierzyć, natomiast tak jak wspominałem na początku, wszystko zależy od tego, jakie powodystały za wyborem takiego systemu, gdzie były te wąskie gardła, gdzie boli gdzie te plasterki przykleiliśmy. 

Czy da się to wdrożyć etapami? Tak tutaj zdecydowanie wdrożenie etapami jest kluczowe do tego, żeby takie wdrożenie nam się udało. Co ważne, nie wycinamy całej firmy z tutaj działania, tylko wybieramy sobie konkretny fragment, konkretny zakres. na tym zakresie pracujemy, aby dowieźć gdzieś tam to rozwiązanie, tak żeby ono działało dużo bardziej efektywniej niżwcześniej. 

Jak najbardziej zdecydowanie etapy to najlepsze podejście tutaj do rozwiązania wdrożeniowego. Ja tak od siebie dodam, bo to często też się przewija w rozmowach z klientami kwestiefinansowe i powiązane z tym opłaty za wdrożenie jako takie. Jeśli rozmawiamy o wdrożeniu etapami, no to tak naprawdę na start nie potrzebujemy tego worka pieniędzy, żeby w ogólezacząć z systemu korzystać Mamy to wdrożenie podzielone na konkretne procesy na konkretne działy często więc płatności też są rozciągnięte w czasie, można tym elastycznie sterować. 

To jest inwestycja, więc to jest też po kłosie tego, o czym mówiłem wcześniej, mamy klientów, którzy operują w bardzo różnych skalach, są to firmy małe, średnie, również te największe, no i zaletą Amodida jest to, że tak naprawdę każda organizacja może z tego systemu korzystać, natomiast my też staramy się elastycznie podchodzić do każdego projektu dopasowywaćzakres tego wdrożenia, specyfikę i również te etapy do możliwości finansowych klienta. 

Warto tu wspomnieć że oszczędności z jednego procesu mogą przynieść nam środki na kolejny proces, to jest bardzo ważne bo w takim modelu kiedy możemy skalować tak naprawdęsystem razem z organizacją, możemy szukać tych oszczędności właśnie w ten sposób. Słuchajcie, pytanie z działu IT. Czy takie wdrożenie wymaga dużego udziału z ich strony? 

Czy te nakłady ze strony właśnie działu IT, informatyków w firmach są wymagane? Czy angażujecie ich do pracy? Jak to wygląda? To zależy. To zależy od specyfiki danego wdrożenia. To zależy choćby od tego, czy do instalacji Amodita wykorzystujemy lokalne serwery klienta czy też może chmurę. Czy w obrębie tego projektu tego wdrożenia uwzględniamy jakieśintegracje, czy też nie. 

W przypadku tak naprawdę dużej części projektów Ten udział w działu IT jest ograniczony do minimum. To absolutnie nie jest tak, że osoby z IT muszą nadzorować całe wdrożenie, patrzećnam na ręce i być na każde zawołanie, więc tym nie należy się już przejmować. Natomiast oczywiście mile widziane jest zaangażowanie takich osób w momencie, kiedy same chciałyby sięnauczyć konfiguracji tego systemu i same chciałyby w przyszłości budować kolejne procesy. 

O tym nie wspomnieliśmy a taka możliwość jak najbardziej jest i z tej możliwości Tak z mojej perspektywy coraz więcej firm korzysta, bo w tym momencie są nie tylko takim biernymużytkownikiem systemu, ale też mają realny wpływ na to, jak ten system działa. Mniejsze, większe usprawnienia, uruchamianie nowych procesów, modyfikacje, nawet integracje z innymisystemami są po czasie, dzięki szkoleniu z naszej strony, w stanie przeprowadzać samodzielnie. 

Także to wszystko zależy. Jeżeli jest ta konieczność przygotowania infrastruktury serwerowej, jest konieczność integracji z jakimś systemem, który firma posiada, to dział IT najczęściej jest potrzebny. Natomiast jeżeli rozmawiamy o instalacji w chmurze jeśli tych integracji nie ma wcale albo jest bardzo mało, a docelowo tak naprawdę klient zdaje się na nas jako dostawcę, producenta i to my mamy konfigurować kolejne procesy ten udział działu IT jest tak naprawdę ograniczony do minimum. 

Czyli jest wybór albo… Zlecam to na zewnątrz i tak naprawdę niewiele mnie interesuje, jestem tylko osobą współtowarzyszącą, albo… Mam w pełni czynny udział w to, jak działa całysystem, jestem w stanie go konfigurować pod swoje oczekiwania, pod to, jak chcę dalej, żeby ten system działał w mojej firmie. 

Dokładnie tak i myślę, że to słowo wybór to jest trochę takie słowo klucz bo to jest też rzecz, o której bardzo często mówię na spotkaniach. My jako producent, jako dostawca dajemy wybórdajemy wybór klientowi, jak ten system ma działać, w jakim zakresie gdzie ma być zainstalowany, czy kolejne procesy kolejne funkcjonalności będzie klient uruchamiał samodzielnie po szkoleniu z naszej strony, czy raczej będzie się do nas zgłaszał, więc praktycznie na każdym etapie dajemy wybór. 

I to klient na końcu decyduje, jak ten projekt będzie przebiegał jaki kształt będzie miał i co za tym idzie, jakie koszty tak naprawdę poniesie jeśli rozmawiamy o wdrożeniu tego wyboruWybranego przez niego zakresu więc tak ten wybór Myślę, że jest bardzo istotny w kontekście wyboru Amodita jako platformy bo to nie my jako producent-ustawca narzucamy, to klientdecyduje o specyfice tego projektu. 

A to jest bardzo ważne, bo nie każdy system tak działa i musimy pamiętać że kupując gotowe pudełkowe rozwiązanie często płacimy na przykład więcej za elementy z których nie będziemykorzystać Zgadza się. Taka specyfika tych rozwiązań pudełkowych, dostajemy cały dobrobyt inwentarza czy chcemy korzystać z jakiejś funkcjonalności czy nie, one już są zawarte w ceniewięc tak naprawdę nie możemy ich wyciąć, musimy ten system przyjąć w takiej postaci w jakiej jest i bardzo często też nie mamy zbyt szerokiego pola manewru jeśli chodzi o modyfikacjew przyszłości. 

Więc to też jest kwestia tego, czego dana firma oczekuje, jeżeli oczekuje systemu byleby był, byleby był tani, ale jednak oferował te podstawowe, absolutnie niezbędne funkcjonalności. Bardzo często takich pudełek firmy zaczynają w momencie gdy dochodzą do ściany bo okazuje się, że nie da się tego procesu przekonfigurować dostosować do potrzeb danej organizacji, wtedy zaczyna się poszukiwanie systemu który na taką personalizację pozwala, gdzie można te procesy skonfigurować I w razie potrzeby dostosowywać na bieżąco w momencie gdy firmateż zaczyna działać troszkę w inny sposób Spotkałam się ostatnio z taką opinią, że teoretycznie system był customizowany, drobne poprawki miały być oczywiście wprowadzane na potrzebytej organizacji, natomiast okazywało się, że drobna zmiana urastała do rangi ogromnego projektu IT i niestety wymagany był upgrade takiego systemu co kosztowało x. 

Klient nie był z tego zadowolony. Kacper, zauważysz taką sytuację? To, co na pewno mogę powiedzieć z naszej perspektywy, no to częstym problemem rzeczywiście jest kwestia udawanejgdzieś tam aktualizacji, czyli dostarczamy klientowi rozwiązanie, które jest super nowoczesne i gdzieś tam przemieszczamy, zmieniamy interfejs a tak naprawdę gdzieś to jest gotowerozwiązanie, które gdzieś tam delikatnie tylko podrujemy, żeby wydawało się, że coś jest zmienione. 

No u nas to tak nie działa. U nas wygląda w ten sposób, że rzeczywiście cały zakres wdrożenia zaczynamy od spotkania tak jak wcześniej wspominałem, ustalamy szczegóły i co ważne, nakolejne spotkanie przychodzimy już z gotowymi prototypami, czyli rozwiązaniami, które gdzieś mają spełniać założenia, które gdzieś tam ustaliśmy Ale nie są to jeszcze wersje finalne. 

Tak naprawdę dopiero wersje finalne ustalamy razem z naszym klientem tak żeby dopasować te możliwości właśnie pod jego potrzeby. I to widać, to widać bardzo często na wdrożeniu, żeprocesy się zmieniają coś wyglądało w konkretny sposób, następnego dnia gdzieś tam po ustaleniach stworzyliśmy to w innym zakresie, dodaliśmy jakieś dodatkowe automatyzacje, więc teprocesy też powiedziałbym, że przez cały cykl wdrożenia one żyją czyli podeszliśmy do czegoś w jakiś sposób, ostatecznie na przykład na podstawie testów określiliśmy, że potrzebujemydaną funkcjonalność rozwinąć, pobrać dane z zakresu Albo usunąć jakieś pole, bo okazuje się, że nikt z niego nie korzysta. 

Tak tak właśnie, więc jeżeli chodzi o tutaj naszą współpracę z klientem, no to właśnie podczas tej współpracy budujemy te procesy i to jest To doskonale widać wszystkie zmiany Okej no to wydaje mi się, że pytanie najważniejsze z całej naszej rozmowy, ja też zadawałam je wcześniej, powtórzmy je. Jak wybrać proces? 

Od czego zacząć w firmie? Zacząłbym przynajmniej od rozmowy z nami, od konkretnych konsultacji, bo tak naprawdę gdzieś tam razem możemy dojść do sensownych wniosków czyliprzejrzeć wszystkie procesy. Na pewno wtedy wspomożemy przede wszystkim w przekazaniu wiedzy co z naszej perspektywy jest gdzieś tam największą bolączką dla klienta Gdzie wartozmienić te zmiany procesowe. 

Później już kolejno przedstawić całą strategię i wdrożenie etapami to, czego klient gdzieś tam rzeczywiście potrzebuje. Czyli zadamy tak naprawdę bardzo dużo pytań. Czego oczekujesz od tej zmiany Co chciałbyś żeby się zmieniło? Dlaczego jesteś w tym miejscu Gdzie widzisz siebie za chwilę? Pytamy, pytamy, zbieramy jak najwięcej odpowiedzi i na tej podstawieprzyklejamy ten plaster w to miejsce, gdzie rzeczywiście tam się sączy i tam pojawia się największy problem. 

Słuchajcie, klienci, którzy z nami rozmawiają oni tak naprawdę już mają mniejszą większą świadomość tego, gdzie boli i gdzie ten plasterek musimy przykleić. Od tego w ogóle zaczynająsię te rozmowy gdzie analizujemy właśnie te wąskie gardła, te bolączki i weryfikujemy czy Amodit jest dobrym rozwiązaniem To nie jest powiedziane, że to musi być Pana celu na tewszystkie bolączki, natomiast w większości przypadków faktycznie systemowe poukładanie tych procesów obszara, które kuleją u klienta bardzo mocno pozwala je poddźwignąć i tę pracęusprawnić. 

Także rozmowa na start zdecydowanie nie rozmowa techniczna, taka bardziej rozmowa biznesowa, ludzka zwykła do czego chcieliby tego systemu używać, jakie mają problemy gdzie sięten biznes nie spina i wtedy szukamy właśnie możliwości tego wsparcia systemowego w tych konkretnych obszarach. Oczywiście to nie jest kwestia jednej rozmowy tych spotkań, tychrozmów najczęściej jest dużo, dużo więcej. 

Bo od takiego ogółu przechodzimy do szczegółów tego, jak dany proces organizacji zachodzi, ten proces musi być jeszcze rozpisany dokładnie My też musimy wiedzieć przecież czy w takim kształcie da się to wdrożyć, jeśli nie da się w takim kształcie, to być może poszukamy wspólnie z klientem usprawnień, więc tak naprawdę jest to inwestycja jest to proceswieloetapowy, ale zaczyna się to wszystko po prostu od zwykłej rozmowy. 

Czyli przekuwamy tak naprawdę trudne potknięcia w drogę do sukcesu. Słuchajcie, a co będzie, to już jest ostatnie pytanie, ale wydaje mi się, że chyba najważniejsze i najtrudniejsze, co będzie jeśli niczego nie zmienimy? Co będzie? No nic się nie zmieni. Czyli te wszystkie problemy te wszystkie kwestie, które na serdzie nie wychodzą, one się będą powtarzały i ta skalamoże tylko rosnąć. 

Więc tak naprawdę, no nic nie mówisz że to będzie takie zamiatanie problemu pod dywan, ale no brak reakcji to też jest jakaś reakcja tak? Więc jeśli już mamy świadomość tego, że ten biznes gdzieś kuleje, że potrzebujemy tego wsparcia systemowego, no to to jest najważniejszy sygnał, że należy nad tym tematem się pochylić i przynajmniej porozmawiać z firmą taką jak na przykład Astrafox o możliwości wykorzystania systemu Żeby te wszystkie kwestie zaadresować. 

Jeśli nie zrobimy nic, oczywiście możemy liczyć na to, że to z czasem się wypłaszczy, że to wszystko się uporządkuje, natomiast rzeczywistość bardzo często pokazuje że te problemyzamiast znikać po prostu zaczną się piętrzyć. Czyli będzie tak, jak wcześniej mówiliśmy rynek powie nam, sprawdza my będziemy Tyle kroków za konkurencją, że naprawdę albo będziemymusieli włożyć potężną pracę w to, żeby to nadrobić, albo zwyczajnie po prostu nam się nie uda, rynek nas zweryfikuje, no i skończymy z niczym A szkoda by było tej ciężkiej pracy, bojednak wiemy że budowlanka wkłada ogromną pracę w to, w jakim jest miejscu zarówno w Polsce, polskie firmy w Polsce, jak i za granicą. 

Kacper, ty myślisz podobnie tak jak Krzysiek, że rzeczywiście mamy ten dostęp do technologii ten sam, jest na wyciągnięcie ręki, wystarczy po to sięgnąć, aż szkoda nie skorzystać nie? Wiesz co, zdecydowanie tak. Tu na pewno mogę przytoczyć kwestię taką, że w chaosie da się pracować, tylko da się pracować przez jakiś czas określony. 

I o ile powiedzmy nie powinien nam się noga przez jakieś tam sytuacje kluczowe, To pewnie jakiś czas będzie to działo, ale niestety jeżeli przyjdzie właśnie taki moment gdzieś tam kontroli, tak jak parę lat temu mieliśmy sytuację rynkową, gdzie rzeczywiście wszystko wywróciło się do góry nogami, no to niestety bez odpowiednich narzędzi do rejestrowania tej pracy, do weryfikowania jak aktualnie stoimy finansowo, niestety będzie coraz trudniej takim firmom funkcjonować. 

Teraz dosyć zauważalne jest to, że rzeczywiście czy to firmy budowlane zwracają uwagę na coraz drobniejsze koszty, że rzeczywiście chociażby z uwagi na cenę materiałów która gdzieśtam wzrosła w ostatnich czasach każdy grosz się liczy I musimy pamiętać o tym, że jeżeli właśnie nie będziemy nadzorowali, nie będziemy mieli narzędzi do nadzorowania chociażby takichnajdrobniejszych spraw, no to coraz więcej będą nas kosztować. 

I rzeczywiście gdzieś tam ta cena wdrożenia tego systemu w dalszym rozrachunku może się okazać że ona jest dużo niższa niż straty które gdzieś tam powodują nam właśnie obytki któretam gdzieś pominęliśmy. Chociażby nie wiem, kwestia wypożyczonego sprzętu, który nigdy nie został oddany. Jest coraz większa odpowiedzialność formalna, braki kadrowe, właśniewzrost tych kosztów, tak jak wspomniałeś. 

I to wszystko z drugiej strony szali, a z jednej strony mamy to wdrożenie, które tak naprawdę jest dostępne i stoi przed nami aby nam rzeczywiście pomóc ten biznes przeprowadzić krok po kroku za rękę. No i wspierać nas każdego dnia, nie tylko w finansowym ale też w kadrach szeroko rozumianych HR-ach, w dziale prawnym, na magazynie na budowie, cały działoperacyjny, tak każdą osobę ręka za rękę krok po kroku kto za co odpowiada, kiedy powinien coś wykonać, gdzie ten dokument powinien trafić, kiedy spodziewamy się jakiegoś transportuwszystkie te elementy które na co dzień krążą w głowach tak jak rozmawialiśmy w mailach Na kartkach, one mogą znaleźć się w jednym miejscu. 

Panowie bardzo Wam dziękuję za to spotkanie za tą rozmowę To była bardzo ważna rozmowa dla nas, szczególnie w kontekście tego, co dzieje się na rynku budowlanym dzisiaj. No i mam nadzieję do zobaczenia. Trzymajcie się, na razie. Dzięki. Dzięki również.