Schemat blokowy

eTeczka

eTeczka to nowoczesne rozwiązanie przeznaczone do zarządzania dokumentacją pracowniczą w formie elektronicznej. eTeczka pracownicza oferuje szeroką gamę funkcjonalności, które ułatwiają przechowywanie, organizację i dostęp do dokumentów pracowników, zapewniając jednocześnie pełną zgodność z obowiązującymi przepisami prawa.

Dlaczego warto wdrożyć eTeczkę?

  • Redukcja kosztów: Eliminuje konieczność drukowania i przechowywania papierowej dokumentacji, co przekłada się na znaczne oszczędności.
  • Bezpieczeństwo: Elektroniczne przechowywanie dokumentów zabezpiecza je przed zniszczeniem, zagubieniem oraz nieuprawnionym dostępem.
  • Zgodność z przepisami: System jest zgodny z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r., co gwarantuje legalność przechowywania dokumentacji.
  • Wygoda i dostępność: Dokumenty są łatwo dostępne zarówno dla pracodawcy, jak i pracowników, co ułatwia zarządzanie danymi personalnymi.

Funkcjonalności eTeczki

  • Elastyczna struktura: Składa się z kartoteki pracownika oraz części A-E, które mogą być rozbudowane o dodatkowe moduły.
  • Integracja z systemami zewnętrznymi: Możliwość integracji z systemami HR takimi jak SAP HR, TETA czy Active Directory, co pozwala na automatyczne zaciąganie danych.
  • OCR z AI: Automatyczne dodawanie dokumentów poprzez odczyt OCR, eliminując potrzebę manualnego wprowadzania danych.
  • E-podpis: Wspiera podpisy elektroniczne, co ułatwia zatwierdzanie dokumentów.
  • Moduł raportowy: Umożliwia wizualizację i analizę danych za pomocą metody drag&drop, bez potrzeby posiadania wiedzy technicznej.

Proces obsługi dokumentów

  • Wprowadzenie: Dokumenty są skanowane i wprowadzane do systemu.
  • Podpisywanie: Możliwość podpisania elektronicznego dokumentów.
  • Indeksowanie: Dokumenty są przypisywane do odpowiednich pracowników i kategorii.
  • Weryfikacja: Dokumenty są sprawdzane przez dział kadr.
  • Archiwizacja: Ostateczne wpięcie dokumentów do elektronicznej teczki pracownika.

Korzyści dla firmy

  • Porządek w dokumentacji: Łatwy dostęp do wszystkich dokumentów w jednym miejscu.
  • Efektywność pracy: Oszczędność czasu dzięki automatyzacji procesów.
  • Przejrzystość: Łatwość wglądu w dokumenty i ich organizacja.

Przewagi eTeczki AMODIT

  • Integracje: Możliwość połączenia z różnymi systemami kadrowymi.
  • Elastyczność: Jeżeli zajdzie taka potrzeba, dokumenty mogą posiadać dalszy obieg w firmie.
  • Współpraca: Pracownicy mogą samodzielnie uzupełniać dane poprzez formularze online.

Podsumowanie

eTeczka AMODIT to zaawansowane narzędzie do zarządzania dokumentacją pracowniczą, które przynosi liczne korzyści organizacyjne, kosztowe i prawne. Dzięki niej firmy mogą efektywnie zarządzać danymi personalnymi, zapewniając przy tym bezpieczeństwo i zgodność z przepisami.

 

Sprawdź, jak możemy wesprzeć Twoją organizację

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak AMODIT może usprawnić zarządzanie eTeczką w Twojej firmie, skontaktuj się z nami i odkryj, jak zdigitalizować dokumentację pracowniczą oraz zoptymalizować procesy kadrowe.