Jak klient z branży energetycznej wdrożył eTeczki w swojej organizacji?

Zakres wdrożenia

Firma zdecydowała się na wdrożenie platformy Amodit w celu obsługi teczek pracowniczych. Narzędzie umożliwia podział uprawnień dostępu:

• Na poziomie widoku pracownika – do poszczególnych danych pracownika w ramach jego teczki, jak informacje o dokumentach, informacjach o zatrudnieniu, badaniach itd.,
• Na poziomie widoku Firmy – z ogólnego punktu widzenia zarządzania całą strukturą firmy, do określonych spółek/działów/zespołów i stanowisk.

Logowanie pracowników odbywa się przy wykorzystaniu istniejącej w firmie infrastruktury w postaci kont Google (przy wykorzystaniu autoryzacji SAML, możliwość integracji również z Windows AD). Ponadto platforma wykorzystuje integrację z Google Drive, skąd można wczytywać dokumenty do procesowania.

Jakie dodatkowe procesy zostały wdrożone?

• Obsługa dokumentów kadrowych, z wykorzystaniem automatycznego tworzenia spraw z użyciem systemu skanowania dokumentów z urządzeń skanujących firmy. Bezpośrednio po zeskanowaniu trafiają do właściwego działu w celu weryfikacji i dalszego procesowania na platformie Amodit, aby na końcu zostały wpięte do teczki elektronicznej
• Sprawdzanie kompletności teczki pracowniczej w czasie procesu przyjmowania nowego pracownika
• Przenoszenie teczek zwolnionych pracowników do wirtualnego archiwum
• Przekazywanie pracownikom pasków wynagrodzeń za pomocą platformy AMODIT – integracja z systemem TETA HRM
• Obsługa Kar pracowniczych

Realizacja procesu objęła pełną digitalizację dokumentów, które do tej pory były przechowywane w formie papierowej. We wdrożeniu uczestniczyła firma partnerska odpowiedzialna za digitalizację oraz indeksację historycznych dokumentów przechowywanych w formie papierowej, które następnie zostały zaimportowane do Amodit.

Korzyści:

• Uporządkowanie dokumentów pracowniczych w jednym systemie
• Pewność, że dokumentacja jest zawsze zgodna z obowiązującymi przepisami i bezpiecznie przechowywana
• Zredukowanie praktycznie do 0 kosztów fizycznego przechowywania ton papieru w archiwum
• Dostęp do dokumentów w każdym miejscu i czasie, na dowolnie wybranym urządzeniu

Przekonaj się, jak Amodit może pomóc Twojej firmie