Funkcjonalności: Miejscowy OCR

To niezbędny element służący do identyfikowania dokumentów przechowywanych w systemie. Dzięki danym budowana jest często logika procesu, ale przede wszystkim, na ich podstawie można tworzyć raporty i wyciągać wnioski.

W jaki sposób usprawnić pracę osób odpowiedzialnych za wprowadzanie danych ze skanu na formularz sprawy? Poznaj funkcjonalność miejscowego OCR-a. Manualne przepisywanie informacji to już przeszłość!

Uniwersalne możliwości zastosowania

W pełni automatyczne OCR-y są profilowane pod konkretny typ dokumentu i nie zawsze ich wykorzystanie będzie możliwe. Istnieje wiele dokumentów, które są specyficzne dla danej organizacji i użycie automatycznego OCR-a będzie niemożliwe bądź nieopłacalne. Mimo to użytkownicy nadal muszą uzupełniać formularz danymi. Właśnie dlatego przygotowaliśmy uniwersalną funkcjonalność, która nie jest w pełni automatyczna, ale znajdzie zastosowanie dla każdego typu dokumentu.

Odczyt danych przy użyciu miejscowego OCR-a nadal wymaga pracy użytkownika, jednak nie jest to już monotonne przepisywanie tekstu, a jedynie zaznaczanie fragmentu do odczytu. Główną zaletą takiego podejścia jest możliwość wykorzystania OCR-a zawsze, niezależnie od tego, jaki dokument procesujemy.

Oszczędność czasu

Miejscowy OCR sprawdzi się wszędzie tam, gdzie uzupełnienie formularza zajmuje za dużo czasu, właśnie przez konieczność przepisywania danych.

Cel pierwszy: skrócenie czasu pracy z formularzem. Taka praca to często uzupełnienie pól polegające na przepisywaniu danych ze skanu. Cel, jaki często chcemy osiągnąć to pełna automatyzacja procesu odczytu danych i profilowane rozwiązanie OCR. Pamiętajmy jednak, że takie systemy często są dedykowane do odczytu konkretnych typów dokumentów. Miejscowy OCR to rozwiązanie, które nadal wymaga manualnej pracy użytkownika, jednak jest to rozwiązanie uniwersalne i sprawdzi się zawsze, bez względu na to, jaki dokument procesujemy.

Minimalizacja ryzyka wystąpienia błędu

Ręczne przepisywanie danych, często jest obarczone ryzykiem błędu ludzkiego.

Cel drugi: zmniejszenie ryzyka wynikającego z błędu ludzkiego. Zastosowanie miejscowego OCR minimalizuje możliwość popełnienia błędu, jednak kluczowy element stanowi jakość skanu, dlatego bieżąca weryfikacja odczytywanych danych jest wskazana – jak przy użyciu każdego innego OCR-a.

Jak to działa?

Miejscowy OCR pozwala zaznaczyć dowolny fragment tekstu z załączonego do sprawy skanu, automatycznie odczytuje wskazaną treść i wstawia ją w pole na formularzu lub kopiuje do schowka, co pozwala użyć odczytanej zawartości poza AMODIT.

W celu rozpoczęcia odczytu danych należy uruchomić opcję miejscowego OCR-a. Włączenie bądź wyłączenie funkcjonalności jest dostępne z poziomu podglądu załącznika.

To, czy odczytana treść zostanie automatycznie wstawiona w pole formularza, czy jedynie skopiowana do schowka zależy od ustawienia kursora myszy. Jeśli w formularzu AMODIT nie jest wskazane żadne pole, odczytany OCR-em tekst zostanie skopiowany do schowka, a jego zawartość można użyć w dowolnym miejscu w AMODIT, jak i poza aplikacją. Jednak jeśli odczytany tekst ma trafić automatycznie do pola w formularzu, wystarczy ustawić kursor myszy w danym polu, a dopiero w kolejnym kroku zaznaczyć tekst do odczytu.

Do systemu został wprowadzony skan umowy? Należy uzupełnić formularz danymi kontrahenta, datami czy danymi dotyczącymi przedmiotu umowy. Zarejestrowano nową korespondencję przychodzącą? Użytkownik, który ją rejestruje, musi uzupełnić formularz danymi, które pozwolą później odnaleźć to pismo. W systemie procesowana jest dokumentacja kadrowa? W formularzu należy uzupełnić PESEL, imię, nazwisko pracownika, którego dotyczy skan. Czy przepisywanie tych danych to jedyna opcja na uzupełnienie formularza? Na szczęście już nie. Zachęcamy do szukania zastosowań tej funkcjonalności w Twoich procesach.

Przekonaj się, jak Amodit może pomóc Twojej firmie