Zastępstwo per proces
Chcesz efektywniej zarządzać obowiązkami podczas nieobecności pracowników w Twojej firmie? Korzystasz z AMODIT i szukasz rozwiązania, które pozwoli precyzyjnie wskazywać zastępstwa w konkretnych procesach? Zależy Ci na automatyzacji działań? Poznaj moduł zastępstwa per proces, który ułatwi prowadzenie przejrzystego podziału obowiązków i zapewni ciągłość pracy.
Po co zastępstwo per proces?
Moduł zastępstw per proces w aplikacji AMODIT umożliwia wygodną automatyzację zarządzania zadaniami pracowników, którzy są nieobecni. Co ważne, zrobisz to na poziomie poszczególnych etapów każdego procesu biznesowego. Dzięki temu rozwiązaniu:
- zwiększysz elastyczność w zarządzaniu zastępstwami,
- zminimalizujesz ryzyko popełnienia błędów,
- zapewnisz ciągłość procesów biznesowych w przypadku nieobecności pracowników.
Na czym polega ta funkcjonalność? Zazwyczaj wybrane procesy biznesowe muszą być obsługiwane przez różnych zastępców ze względu na wiedzę czy poufność przetwarzanych informacji. Dzięki temu modułowi zdefiniujesz zastępstwo dla każdego procesu osobno. Dodatkowo z łatwością wskażesz procesy, które podczas nieobecności mają pozostać bez zastępstwa.
Korzyści dla Twojej firmy z zastępstwa per proces
Moduł zastępstw per proces sprawdzi się w każdej firmie, której zależy na wydajności pracy i bezpieczeństwie danych. Najważniejsze korzyści tej funkcjonalności to:
Automatyzacja procesów
Dzięki możliwości definiowania zastępstw dla poszczególnych procesów możesz automatycznie przypisywać zastępców do danej osoby. W ten sposób zwiększysz efektywność zespołu i skrócisz czas reakcji w przypadku nieobecności pracownika.
Większa elastyczność
Ten moduł da Ci jeszcze większą elastyczność w zarządzaniu zastępstwami. Możesz definiować upoważnienia nie tylko na poziomie użytkownika, ale także konkretnych procesów. Dzięki temu dostosujesz zastępstwa do specyficznych wymagań procesowych swojej firmy.
Optymalizacja czasu
To rozwiązanie pozwala na szybsze i bardziej precyzyjne przekazywanie zadań, co zwiększa wydajność pracy, minimalizuje przestoje i chaos informacyjny.
Unikanie błędów
Dzięki automatyzacji przypisywania zadań do innych osób, zminimalizujesz ryzyko błędów związanych z pominięciem lub powtarzaniem działań.
Bieżąca kontrola nad procesem
Moduł umożliwia precyzyjne określenie, które procesy mają być objęte zastępstwami oraz który pracownik przejmuje wskazane zadania. Płynność pracy jest zachowana, a proces znajduje się pod pełną kontrolą użytkownika.
Moduł zastępstwo per proces w praktyce
Zapoznaj się z poniższym case study i sprawdź, w jaki sposób ta funkcjonalność zwiększy efektywność w Twojej firmie.
Wyzwanie: usprawnienie zarządzania zastępstwami i utrzymanie ciągłości procesowania spraw
Firma z branży finansowej, korzystająca z AMODIT, chciała usprawnić przekazywanie obowiązków między pracownikami na czas ich nieobecności. Wydajność zespołu nie była zadowalająca, szczególnie w okresie urlopowym.
Rozwiązanie
Klient szukał rozwiązania, które pozwoli na automatyczne przekazywanie zadań innym pracownikom na czas nieobecności osoby odpowiedzialnej za konkretny proces. Dodatkowym warunkiem była ochrona danych wrażliwych. Zaproponowaliśmy moduł zastępstwa per proces w AMODIT, który w pełni odpowiedział na potrzeby tej firmy.
Korzyści wdrożenia
Dzięki temu modułowi AMODIT pracownicy zyskali możliwość ustawienia zastępstwa dla każdego procesu. W przypadku nieobecności jednej osoby zadania automatycznie były przekazywane do innych osób wskazanych jako zastępstwo.
Przydatna okazała się również możliwość definiowania wrażliwych procesów wykluczonych z procesu zastępstw. W ten sposób klient zyskał pewność, że wrażliwe informacje są dostępne tylko dla osób upoważnionych.
Moduł zastępstw per proces: wymagania
Licencja na moduł
zastępstw per proces
Konfiguracja procesu do obsługi zastępstw
możliwe zastosowania w istniejącym procesie, np. wniosków urlopowych
Umów się na darmową konsultację
z jednym z naszych specjalistów. Zaprezentujemy Ci krok po kroku, jak przy pomocy AMODIT skutecznie zaimplementować moduł zastępstw per proces w Twojej firmie.
Najczęściej zadawane pytania o moduł Zastępstwo per proces
1 Co to jest moduł Zastępstwo per proces i jak działa?
Moduł zastępstwa per proces to rozszerzona funkcjonalność systemu AMODIT, która pozwala na definiowanie zastępstw nie ogólnie dla całego użytkownika, lecz oddzielnie dla poszczególnych procesów biznesowych. Umożliwia wskazanie zastępcy dla konkretnego procesu, a także wyłączenie procesów z obowiązku zastępstwa, jeśli z uwagi na poufność lub inne kryteria nie powinny być automatycznie przejęte przez zastępcę.
2 Jakie korzyści przynosi wdrożenie zastępstwa per proces?
Najważniejsze korzyści to:
-
Automatyzacja i efektywność – zadania osoby nieobecnej są przekazywane do właściwego zastępcy bez konieczności ręcznej interwencji, co skraca czas reakcji.
-
Elastyczność zarządzania – możliwość precyzyjnego nadania zastępstw tylko w wybranych procesach.
-
Bezpieczeństwo danych – procesy wrażliwe mogą być wykluczone ze zastępstw, aby chronić poufne informacje.
-
Ciągłość działania – procesy nie zostają zablokowane, nawet gdy kluczowy pracownik jest nieobecny
3 Dla kogo jest ten moduł oraz w jakich sytuacjach się sprawdza?
Moduł zastępstwa per proces jest idealny dla organizacji, które:
-
Mają wiele różnych procesów biznesowych o różnym stopniu poufności.
-
Chcą zachować wysoką efektywność działania podczas urlopów, chorób lub innych nieobecności pracowników.
-
Potrzebują elastycznego modelu zastępstw – nie zawsze wszystkie zadania powinny być przejęte przez zastępcę.
4 Czy zastępstwo per proces zastępuje dotychczasowy mechanizm zastępstw?
Nie całkowicie — moduł „Zastępstwo per proces” jest alternatywą dla podstawowego sposobu zastępstw stosowanego w AMODIT. System pozwala używać albo tradycyjnego mechanizmu zastępstw, albo zastępstw per proces.
5 Co jest wymagane, aby skorzystać z modułu Zastępstwo per proces?
Aby wdrożyć tę funkcjonalność, potrzebne są:
-
Licencja na moduł „Zastępstwo per proces” – jest to opcja dodatkowa, oddzielnie licencjonowana.
-
System AMODIT w wersji co najmniej 220630, która wprowadza nową funkcjonalność.
-
Konfiguracja procesu – procesy, w ramach których ma działać zastępstwo, muszą być ustawione odpowiednio, np. wskazania zastępcy, określenie okresu nieobecności.
Jakie obszary możesz usprawnić
W SWOJEJ FIRMIE?
Obszar
finansowy
Zautomatyzuj procesy finansowe i unikaj błędów wynikających z ręcznego wykonywania zadań.
Obszar
kadrowy
Przechowuj wszystkie dane pracowników w jednym miejscu dzięki automatyzacji procesów w obszarze kadrowym.
Obszar
prawny
Zoptymalizuj pracę działu prawnego – uporządkuj umowy i aneksy w jednym systemie oraz zapewnij zespołowi wygodny dostęp do informacji.
Obszar
administracyjny
Minimalizuj opóźnienia, błędy lub zagubienia dokumentów dzięki automatyzacji procesów w obszarze administracyjnym.
Obszar
IT
Usprawnij pracę działu IT dzięki łatwemu monitorowaniu projektów na każdym etapie.