Obieg korespondencji
Szukasz jednego rozwiązania, które zoptymalizuje różne procesy w Twojej firmie? Chcesz zwiększyć efektywność zespołu, oszczędzić czas i zautomatyzować czynności wykonywane codziennie? Poznaj AMODIT – system, który sprawi, że obsługa korespondencji stanie się szybka i prosta. To tylko jedna z opcji, jaką daje to narzędzie.
Dla kogo system do obiegu korespondencji?
Szybka i wygodna obsługa procesu korespondencji za pomocą systemu AMODIT to uniwersalne rozwiązanie –niezbędne w każdej firmie, która codziennie odbiera i nadaje wiadomości.
Po co system do obiegu korespondencji?
Obieg korespondencji powinien być sprawny, aby zapewnić terminowość wywiązania się z zobowiązań, których dotyczy. System AMODIT wspomaga w tym pracę działu administracji. To nie wszystko. Czynności związane z obsługą korespondencji mogą być połączone z innymi procesami w AMODIT, takimi jak obieg umów lub faktur.
Korzyści dla Twojej firmy z wprowadzenia narzędzia do obsługi procesu korespondencji
Dzięki wdrożeniu procesu korespondencji od AMODIT zyskasz, m.in.:
Porządek w korespondencji
przychodzącej i wychodzącej
Wygodę wyszukiwania informacji
na temat każdego dokumentu czy przesyłki
Terminowe
wywiązywanie się z zobowiązań
Możliwość definiowania reguł
typowych dla konkretnych rodzajów dokumentów
Opcję integracji z portalami firm kurierskich
co zapewni ciągłość pracy w ramach jednego systemu
Kontrolę
nad przebiegiem każdego procesu
Jeszcze więcej korzyści z systemu do obsługi korespondencji w firmie
Szybka rejestracja dokumentów
Wystarczy zeskanować dokument lub przesłać go mailem, a zostanie on automatycznie zarejestrowany w dzienniku korespondencji. Nie musisz już prowadzić go w Excelu czy zapisywać skanów na komputerze. W AMODIT stworzysz centralny rejestr korespondencji z szybkim podglądem dokumentów, który udostępnisz uprawnionym osobom.
Prosta i dynamiczna obsługa procesu
Każdy dokument przechodzi przez kilka etapów. Pierwszym z nich jest zarejestrowanie korespondencji oraz dekretacja pisma. W kolejnym kroku następuje realizacja zadania, czyli udzielenie odpowiedzi i jej akceptacja, wysłanie pisma, wpis do rejestru lub archiwizacja.
Korespondencja przychodząca
Obieg korespondencji przychodzącej pozwoli uporządkować jej rejestrowanie i wewnętrzną dystrybucję w organizacji. Każda przesyłka zostanie zarejestrowana w systemie i przekazana dalej. Osoby uprawnione będą mogły szybko odszukać dowolną przesyłkę oraz sprawdzić jej status.
Korespondencja wychodząca
Obieg korespondencji wychodzącej wspiera organizację w jej tworzeniu, akceptacji i wysyłce. Pozwala na drukowanie etykiet na koperty w różnych formatach, rejestrację korespondencji bezpośrednio w systemie eNadawca Poczty Polskiej i w innych systemach firm kurierskich.
Ścieżki obiegu korespondencji
Każda korespondencja zarówno przychodząca, jak i wychodząca może przechodzić przez ręce różnych osób w organizacji. AMODIT pozwala na swobodne i szybkie przekazywanie korespondencji między osobami lub wprowadzenie odrębnych reguł dla różnych typów dokumentów.
Monitorowanie procesu
Z AMODIT kadra zarządzająca posiada pełne oraz bieżące informacje na temat przebiegu każdego procesu. Wiadomo kto i na jakim etapie np. przetrzymuje dokument lub ile dokumentów czeka na akceptację. W systemie wszystkie procesy stają się transparentne, a dostęp do danych jest swobodny.
Automatyczna numeracja i łatwe wyszukiwanie
AMODIT może automatycznie nadawać każdej rejestrowanej korespondencji przychodzącej i wychodzącej unikatowy numer zgodnie ze wzorcem stosowanym w firmie. Pozwoli to na zachowanie ciągłości i przejrzystości numeracji oraz ułatwi odszukiwanie w systemie pism, listów czy przesyłek.
Elastyczne rozwiązanie na miarę potrzeb
Program uczy się działań i algorytmów użytkownika, by następnie je powtarzać, powielać i stosować w praktyce. W AMODIT zdefiniujesz dodatkowe reguły biznesowe, które na podstawie pól formularza zautomatyzują obiegi dokumentów typowe dla Twojej firmy.
Zobacz, jak zrobili to inni
Chcesz dowiedzieć się, jak inni radzą sobie z optymalizacją procesów? Poszukujesz inspiracji do bardziej efektywnego zarządzania? Sprawdź case study naszych Klientów!
Umów się na darmową konsultację
z jednym z naszych specjalistów. Zaprezentujemy Ci krok po kroku, jak przy pomocy AMODIT skutecznie zoptymalizować obieg korespondencji w Twojej firmie.
Jakie obszary możesz usprawnić
W SWOJEJ FIRMIE?
Obszar
administracyjny
Minimalizuj opóźnienia, błędy lub zagubienia dokumentów dzięki automatyzacji procesów w obszarze administracyjnym.
Obszar
kadrowy
Przechowuj wszystkie dane pracowników w jednym miejscu dzięki automatyzacji procesów w obszarze kadrowym.
Obszar
finansowy
Zautomatyzuj procesy finansowe i unikaj błędów wynikających z ręcznego wykonywania zadań.
Obszar
prawny
Zoptymalizuj pracę działu prawnego – uporządkuj umowy i aneksy w jednym systemie oraz zapewnij zespołowi wygodny dostęp do informacji.
Obszar
IT
Usprawnij pracę działu IT dzięki łatwemu monitorowaniu projektów na każdym etapie.