Schemat blokowy

PCBC

Wygodny dostęp do danych, skrócenie czasu potrzebnego na proces i sprawny przepływ informacji w zespole – to tylko niektóre pozytywne zmiany, które zaszły w PCBC po wdrożeniu AMODIT.
Polskie Centrum Badań i Certyfikacji

Wstęp

Polskie Centrum Badań i Certyfikacji Spółka Akcyjna to firma z ponad sześćdziesięcioletnią tradycją. Jako jednoosobowa spółka Skarbu Państwa powstała 31 października 2002 r. w miejsce państwowej jednostki organizacyjnej o tej samej nazwie. Główną siedzibą Spółki jest Warszawa, ale firma prowadzi również biura w dwóch innych lokalizacjach w Polsce – w Gdańsku oraz w Pile.

PCBC jest partnerem prestiżowych organizacji europejskich i światowych m.in. Międzynarodowego Zrzeszenia Jednostek Certyfikujących IQNET. Wydawane przez firmę certyfikaty są honorowane na całym świecie.

Spółka działa na rynku krajowym, europejskim oraz światowym. W 2022 roku dominowała sprzedaż na rynek krajów spoza UE.

Firma zajmuje się:

  • certyfikacją systemów zarządzania,
  • certyfikacją wyrobów na zgodność z obowiązującymi normami i na znaki jakości,
  • certyfikacją rolnictwa ekologicznego,
  • oceną zgodności wyrobów,
  • prowadzeniem dwóch akredytowanych laboratoriów badawczych (laboratorium nawozów i wyrobów chemicznych w Pile oraz laboratorium wyrobów budowlanych w Gdańsku),
  • organizacją szkoleń oraz doskonaleniem kadr w obszarze badań, certyfikacji i oceny zgodności.

Wyzwanie

PCBC od wielu lat korzysta z systemów informatycznych pomocnych w organizacji oraz zarządzaniu Spółką, w tym z: programu finansowo-księgowego Symfonia oraz kadrowego E-pracownik, CRM, systemów informatycznych dedykowanych do obsługi poszczególnych jednostek biznesowych. Firmie zależało na optymalizacji procesów biznesowych.

Wśród podstawowych oczekiwań znajdowało się usprawnienie: kompleksowego zarządzania dokumentacją księgową (obiegiem faktur) na każdym poziomie organizacyjnym, rejestracji korespondencji, procesu delegacji, rejestracji umów. Dotychczas wszystkie te procesy były realizowane w formie papierowej.

Rozwiązanie

Zgodnie ze zgłoszonymi potrzebami w Spółce wdrożone zostały 4 moduły AMODIT:

  • korespondencji przychodzącej i wychodzącej (połączonej z modułem eNadawcy Poczty Polskiej poprzez konektor),
  • moduł obiegu faktur (połączonej z systemem Symfonia poprzez konektor),
  • moduł umów,
  • moduł delegacji krajowych i zagranicznych.

Zdecydowaliśmy się na wdrożenie EOD AMODIT ze względu na przejrzysty przepływ informacji dla wszystkich użytkowników biorących udział w danym procesie. Zależało nam na lepszej kontroli obiegu dokumentów oraz skróceniu czasu potrzebnego na realizację poszczególnych procesów. Kolejnym argumentem był ułatwiony dostęp do danych historycznych oraz pełny wgląd w historię przebiegu poszczególnych procesów.

 

Aleksandra Kostrzewa

Prezes Zarządu Polskiego Centrum Badań i Certyfikacji S.A.

korzyści

Z perspektywy kilkumiesięcznych obserwacji powdrożeniowych klient zauważył, że informatyzacja procesów obiegu dokumentacji w znaczący sposób ułatwiła zarządzanie firmą i podniosła efektywność pracy zespołu. Każdy z modułów usprawnił funkcjonowanie firmy w konkretnym obszarze – korzyści wyszczególniono poniżej.

Moduł obieg faktur to:

  • skrócenie całego procesu,
  • brak konieczności opisu faktur w formie papierowej,
  • łatwa edycja opisu faktur,
  • wszystkie akceptacje etapów procesu w jednym miejscu,
  • bezpośredni zapis faktur do Symfonii,
  • elektroniczna archiwizacja faktur,
  • dostęp do dokumentów, danych historycznych oraz opisów przez przeglądarkę,
  • lepsza kontrola czasu procesowania dokumentów,
  • pełny wgląd do historii przebiegu procesu,
  • automatyczne sprawdzanie kontrahentów na Białej Liście VAT oraz w bazie VIES,
  • weryfikacja controllingowa dokumentów w wersji elektronicznej bez konieczności wypożyczania dokumentów papierowych z księgowości,
  • sprawna współpraca z kontrahentami, którzy mogą przesłać fakturę bezpośrednio na dedykowany adres e-mail, pomijając etap wysyłki na imienny adres pracownika, co skraca obieg dokumentu.

Moduł delegacje to

  • łatwe raportowanie wyjazdów służbowych dzięki centralnemu rejestrowi wszystkich delegacji,
  • możliwość przygotowania i rozliczenia delegacji drogą elektroniczną,
  • automatyczne wyliczanie diet i kosztów podróży służbowej przez system,
  • inteligentne powiadomienia, np. o konieczności wypłaty zaliczki, nieobecności w pracy na czas delegacji, konieczności zatwierdzania i rozliczenia wyjazdu, szczegółach rozliczenia delegacji, potrzebie rezerwacji hotelu czy ubezpieczeniu przy delegacji zagranicznej.

Moduł korespondencja to:

  • możliwość szybkiej i wygodnej rejestracji dokumentów w elektronicznym centralnym rejestrze pism przychodzących i wychodzących (zamiast papierowej księgi korespondencyjnej),
  • integracja z modułem eNadawca Poczty Polskiej,
  • opcja wyboru gotowych szablonów w procesie.

Moduł umowy to:

  • wygodny podgląd treści w centralnym rejestrze umów,
  • sprawny przepływ informacji dla wszystkich biorących udział w danym procesie,
  • łatwe zarządzanie uprawnieniami do umów,
  • większa terminowość dzięki inteligentnemu systemowi przypominającemu o kończących się umowach.

Dodatkowo we wszystkich powyższych obszarach pracownicy mają możliwość generowania raportów oraz ustawiania opcji raportowych.

Z perspektywy kilkumiesięcznych obserwacji powdrożeniowych, stwierdzamy, że  informatyzacja procesów obiegu dokumentacji w znaczący sposób ułatwia zarządzanie firmą i podnosi efektywność pracy zespołu.

Aleksandra Kostrzewa

Firma planuje stworzyć kompleksowy system informatyczny obejmujący większość obszarów działalności. W planach jest doskonalenie funkcjonujących modułów oraz wdrożenie kolejnych procesów, np. zarządzania flotą samochodów służbowych, nieruchomościami, dokumentacji systemowej oraz działania w zakresie podnoszenia kompetencji pracowników.

Dowiedz się WIĘCEJ

Chcesz zautomatyzować procesy biznesowe i wdrożyć digitalizację w swojej firmie?

Umów się na darmową konsultację

z jednym z naszych specjalistów. Zaprezentujemy Ci krok po kroku, jak przy pomocy AMODIT skutecznie zoptymalizować procesy w Twojej firmie.

    Administratorem danych osobowych przekazanych za pomocą powyższego formularza kontaktowego jest Astrafox sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie. Dane osobowe będą przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi na przesłaną wiadomość. Masz prawo dostępu do swoich danych, żądania ich sprostowania, ograniczenia, usunięcia, wniesienia sprzeciwu oraz skargi do organu nadzorczego. Szczegółowe informacje o przetwarzaniu podanych danych osobowych znajdują się w Polityce prywatności.