Świat umów bez papieru u producenta z branży spożywczej

W ciągu ostatnich kilku lat wyraźnie wzrosła w Polsce liczba firm, które wprowadzają „biuro bez papieru”. Jednak decydując się na cyfryzację obiegu dokumentów, większość z nich stawia na rozwiązania, które umożliwiają jednocześnie zarządzanie procesami biznesowymi.

Nie obędzie się też bez cyfrowych podpisów. Po pierwszej fali pandemii, na początku kwietnia 2020 roku popularność zapytań na portalu TrustRadius o tego typu systemy wzrosła aż o 511%, plasując tę technologię na drugim miejscu na świecie, tuż za rozwiązaniami do telemedycyny.

Pandemia wykazała, że digitalizacja procesu podpisywania umów to już konieczność. Jak jednak pokazuje przykład naszego klienta, dużego producenta z branży spożywczej, który wszedł na tę ścieżkę dużo wcześniej niż inni, cyfrowe umowy przynoszą realne korzyści.

Mały obieg umów, wielki krok w kierunku cyfryzacji procesów

Współpraca z naszym klientem zaczęła się w przybliżeniu 3 lata temu, od wdrożenia obiegu umów w dziale zakupów. Klient potrzebował zebrać wszystkie kontrakty zakupowe w jednym miejscu i wyeliminować ich mailową wymianę. Pierwszym celem było ułatwienie procesu przygotowania zapisów umowy, w którym bierze udział prawnik oraz inne osoby z odpowiednich działów – controllingu, technologii czy marketingu – których wiedza i doświadczenie pozwala dopracować zapisy, a następnie je ostatecznie zatwierdzić i zaakceptować, zanim pójdą do podpisu.

Kolejnym celem było wyeliminowanie konieczności drukowania papierowych kopii do podpisu. Wtedy nie musiałyby być skanowane i odsyłane mailowo lub nadawane przesyłką kurierską – o ile wcześniej nie zaginęły gdzieś na dnie szuflady.

Ponieważ było to pierwsze wdrożenie Amodit u tego klienta, jesienią 2019 roku przygotowaliśmy dla niego PoC. Właściwe wdrożenie rozpoczęło się w styczniu 2020 roku i potrwało do września 2020. Ze względu na pandemię priorytet projektu znacznie wzrósł, ale jego realizacja nie była zagrożona, ponieważ zespół Amodit już przed pandemią pracował w pewnym wymiarze zdalnie. W kwietniu wydzieliliśmy wspólnie z klientem tę część rozwiązania, która zawierała najbardziej potrzebne funkcjonalności (przede wszystkim elektroniczne podpisywanie umów), i wdrożyliśmy je w przyspieszonym trybie w ciągu dwóch miesięcy.

Razem z obiegiem umów wdrożyliśmy elektroniczne podpisy zaawansowane na platformie Amodit TrustCenter. Spełniają one zalecenia rozporządzenia eIDAS jako forma pośrednia pomiędzy podpisem kwalifikowanym a zwykłym (np. w e-mailu). Tożsamość użytkownika potwierdza się dwoma kanałami (e-mail i kod SMS). Dokument otrzymuje time stamp, a niezmienność treści jest gwarantowana pieczęcią kwalifikowaną wydaną dla Astrafox przez Centrum Kwalifikowane EuroCert oraz dodatkowo technologią blockchain.

Apetyt na obiegi rośnie w miarę wdrażania

Przed pierwszą falą pandemii rozpoczęła się kolejna faza budowania ekosystemu umów u naszego klienta. Na początku 2020 roku rozpoczęliśmy przygotowania do kolejnego wdrożenia Amodit, tym razem w dziale sprzedaży. Tu na digitalizację czekał nie tylko obieg zwykłych umów sprzedażowych, ale również bardzo rozbudowany proces umów handlowych z branżą HoReCa, a konkretnie z lokalami gastronomicznymi, które są bezpośrednimi odbiorcami produktów naszego klienta.

W przypadku obiegu umów w dziale sprzedaży wykorzystanie platformy do podpisów Amodit TrustCenter było podobne jak w umowach działu zakupu. Różniło się natomiast procesem przygotowania umowy do podpisu. Wiązało się to z odmiennymi wymaganiami działu sprzedaży, wynikającymi z jego specyfiki biznesowej.

By obsłużyć obieg umów sprzedaży, zbudowaliśmy nowy proces, a jego wdrożenie trwało zaledwie trzy miesiące, do lipca 2020 roku. Po przeszkoleniu administratorów jest utrzymywany i modyfikowany samodzielnie przez naszego klienta, ponieważ Amodit jest platformą low-code, która umożliwia przeszkolonym użytkownikom biznesowym samodzielne budowanie procesów i dostosowanie do bieżących potrzeb. Twórcy procesów mogą także skorzystać z obszernej, ogólnodostępnej bazy wiedzy o Amodit.

Low-code rozwiązaniem na złożone procesy

Dużo większym wyzwaniem okazała się aplikacja do przygotowywania i podpisywania umów handlowych z branżą HoReCa. Jedną z najważniejszych funkcjonalności tego obiegu jest możliwość przygotowania gotowej do podpisu umowy w pliku .pdf na podstawie wybranego szablonu umieszczonego w bazie danych klienta w systemie Amodit. Oprócz podstawowych danych, pobieranych automatycznie z bazy, takich jak NIP kontrahenta czy typ produktu, umowy te zawierają zmienne wartości liczbowe, które wprowadza przedstawiciel handlowy. Określają one np. zobowiązania kontrahenta do sprzedaży konkretnego rodzaju produktu, które przedstawiciel handlowy klienta wprowadza jako plany sprzedaży, by po określonym czasie zweryfikować je pod kątem spodziewanego dochodu.

Klient przyjął trzy ścieżki tego typu umów: zieloną, pomarańczową i czerwoną, w zależności od planowanej sprzedaży. Zielona to umowa standardowa gotowa do podpisania po akceptacji przełożonego. Jeśli dane są niestandardowe, np. z mniejszą marżą czy wolumenem, umowa wpada w ścieżkę pomarańczową i dodatkowo musi ją zaakceptować specjalista z działu controllingu. Przy umowie czerwonej wymagany jest podpis jeszcze jednej odpowiedzialnej osoby, w zależności od zapisów.

Dużym wyzwaniem dla naszego zespołu projektowego było opracowanie sposobu odpowiedniego wprowadzania danych do szablonu umowy i formatowania ich, a jednocześnie zabezpieczenia przed modyfikacjami pozostałych części umowy – niezmiennych zapisów prawnych.

Wdrożenie trwało 7 miesięcy, do lipca 2020 roku. Po zebraniu uwag od przedstawicieli handlowych, od stycznia 2022 weszliśmy w etap modyfikacji rozwiązania, bazując na wskazówkach użytkowników końcowych – przede wszystkim przedstawicieli handlowych klienta. Tym razem celem prac jest optymalizacja z myślą o pracy w terenie, na urządzeniach mobilnych.

Cyfrowy ekosystem realnie wspiera firmę

Od momentu wdrożenia poszczególnych procesów nasz klient stworzył w systemie Amodit ok. 1 tys. umów zakupowych oraz 8 tys. umów sprzedażowych. Dodatkowo ponad 100 tys. umów zostało zmigrowanych do systemu. Jak pokazuje przykład naszego klienta, uporządkowanie procesów czy skrócenie czasu ich obsługi to ważna, ale nie jedyna korzyść z wdrożenia platformy Amodit.

W przypadku szczególnie złożonych wdrożeń, gdy rozwiązanie trzeba dostosowywać do nowo odkrywanych wymagań, firmy, które wykorzystują Amodit, nie muszą obawiać się tworzenia kosztownych prototypów. W narzędziu low-code, jakim jest Amodit, szybsze jest zrobienie prototypu, a potem rozwijanie go, niż prowadzenie długotrwałej, wieloetapowej analizy. Takie podejście jest potrzebne, bo dopiero widząc prototyp, użytkownicy mogą doprecyzować swoje oczekiwania. W ten sposób firma może stopniowo tworzyć rozwiązania, które realnie wspierają jej funkcjonowanie.

Myśląc o cyfrowej transformacji, warto wybrać rozwiązanie, które daje możliwości rozwoju i integracji różnorodnych, złożonych procesów, a także obsługuje różne typy podpisów elektronicznych i najnowsze technologie, takie jak blockchain. We wrześniu 2020 umożliwiliśmy wykorzystanie w Amodit podpisów kwalifikowanych wszystkich wystawców w Polsce i UE, a w przyszłości pojawi się możliwość podpisu eDowodem – zarówno w systemach Windows, jak i MacOS. W 2021 roku nasza usługa została wpisana do rejestru dostawców usług zaufania prowadzonego przez Narodowy Bank Polski. Wykorzystanie podpisów kwalifikowanych w już istniejących procesach wymaga jedynie prostej rekonfiguracji bez żadnych prac programistycznych, przerw w dostępie do systemu czy konieczności przeprowadzania testów integracyjnych.

Przekonaj się, jak Amodit może pomóc Twojej firmie