Dziennik podawczy, czyli sprawne przekazywanie korespondencji w obu kierunkach

Problem Klienta wynika z jego specyfikacji:

Procesy związane z korespondencją mogą trwać miesiącami, w związku z tym potrzebny jest mechanizm kontroli czy sprawa się gdzieś nie „zapodziała”, czy coś się z nią dzieje i czy pierwszym, który o niej przypomni, nie będzie instytucja nadzorująca lub sądownicza. Niezbędny jest więc system nadzoru nad obsługą spraw zawartych w korespondencji.

Korzyści

Dzięki systemowi AMODIT obieg korespondencji jest płynny, dynamiczny i dobrze zorganizowany. Klient ma łatwo dostępny centralny rejestr korespondencji z szybkim podglądem dokumentów, a także pełne oraz bieżące informacje na temat przebiegu każdego procesu. Wiadomo kto i na jakim etapie np. przetrzymuje dokument, ile dokumentów czeka na akceptację. W systemie wszystkie procesy są transparentne, a dostęp do nich jest łatwo dostępny.

Rozwiązanie

Stworzony mechanizm przesyła informację do wybranej grupy osób, że napłynęła korespondencja. Pracownik recepcji wykonuje opis rodzaju sprawy oraz przypisuje do grupy na podstawie słownika. W sprawie zapisane są dane adresowe nadawcy, dane adresowe odbiorcy oraz krótki opis sprawy. System na podstawie wpisów w strukturze organizacyjnej ustala, kto jest szefem grupy. Osoba taka zostaje wyznaczona do kierowania dalszym losem sprawy. Do tego procesu zostają skopiowane wszystkie dane uprzednio wprowadzone w procedurze dziennik podawczy.

Wszyscy członkowie grupy wskazanej jako potencjalni interesariusze w sprawie otrzymują z systemu powiadomienie, że pojawiła się korespondencja, która może ich dotyczyć i mają możliwość wejścia do sprawy w procedurze dziennik podawczy jako obserwatorzy. Wchodząc do sprawy w dzienniku podawczym, zapoznają się z treścią korespondencji i oceniają czy sprawa ich dotyczy. Jeśli tak, to naciskając przycisk „Dopisz się do sprawy”, tworzą wiersz w tabeli pracowników biorących udział w procesie zapoczątkowanym przyjęciem korespondencji. Po utworzeniu wiersza określają sposób powiadamiania siebie o tym, że sprawa jest w dalszym ciągu otwarta – powiadomienie jednorazowe (z podanym terminem powiadomienia) lub powiadomienie cykliczne (określamy, od kiedy ma wystartować pierwsze i przedział czasowy do następnego).

Proces w dzienniku podawczym kończy się, kiedy wszyscy zainteresowani podpiszą swoje wiersze w tabeli powiadomień, stwierdzając, że z ich punktu widzenia sprawa związana z korespondencją została zamknięta. Jeśli sprawa wymaga odpowiedzi, to korespondencja zwrotna jest również przekazywana do procesu korespondencji wychodzącej za pośrednictwem dziennika podawczego. Pełni więc rolę takiego „routera” kontrolującego kierunek przesyłu korespondencji oraz adresację.

Sprawdź jakie procesy możemy usprawnić w Twojej firmie – pobierz wersję demo

Przekonaj się, jak Amodit może pomóc Twojej firmie