Formularz Akceptacji Dostawcy

Chcesz usprawnić akceptację nowych dostawców?

Właśnie z takimi kwestiami zgłosił się do nas klient, który poprosił o stworzenie dedykowanego procesu do wprowadzenia danych o kontrahencie oraz ich weryfikacji i akceptacji.

Trudności, na które napotykamy to wiele papierowych wersji Karty Nowego Dostawcy. Przed złożeniem zamówienia u nowego dostawcy, pracownik musi wypełnić taką kartę.. Papierowe dokumenty są problematyczne ze względu na przechowywanie, wyszukiwanie i dostęp do wprowadzonych informacji,. Praktycznie niemożliwe jest nadawanie uprawnień.

Rozwiązanie

Po przeanalizowaniu problemów z jakimi zmagał się klient zaproponowaliśmy stworzenie procesu o nazwie FAD, którego rozwinięcie oznacza Formularz Akceptacji Dostawcy.

Został zrealizowany w celu usprawnienia rejestrowania danych nowego dostawcy takich jak: dane kontaktowe, numery bankowe, opisy zamawianych produktów itp.

Korzyści z wdrożenia procesu

Główną korzyścią dla klienta było uporządkowanie tej sfery. Teraz każdy parcownik moze łatwo sprawdzić czy konkretny dostawca przeszedł proces weryfikacji albo że jest w trakcie takiego procesu.

Proces ma określony formularz z polami wymaganymi. Dzięki temu wszystkie niezbędne dane są wprowadzane przez pracownika zanim przekaże on sprawę do weryfikacji czy akceptacji. Unika się w ten sposób pomyłek jak i przyspiesza proces sprawdzania danych.

Równoległa akceptacja przyspieszyła proces wprowadzenia kontrahenta do bazy.

Ten sam proces służy teraz również do aktualizacji danych o kontrahencie.

Proces kończy się zadaniem wprrowadzenia lub aktalizacji danych w systemie ERP. W przyszłości planowana jest integracja i automatyczne przekazywanie danych o kontrahencie do ERP.

Sposób realizacji

Proces FAD został zaprojektowany w systemie Amodit. Formularz zawiera pola do wprowadzenia danych o dostawcy (adres, NIP, konta bankowe, itp). Proces korzysta z listy dostawców z systemu ERP. Pozwala to szybko sprawdzić czy dostawca jest już zweryfikowany i zarejestrowany. Wykorzystano podstawowe funkcjonalności AMODIT, pozwalające na pokazywanie/ukrywanie pól formularza w zależności od kontekstu czy informowanie użytkownika o błędnie wprowadzonych danych.

Zasadniczą kwestią stworzonego procesu było umożliwienie równoległej akceptacji wprowadzonego dostawcy dla użytkowników z różnych grup, powiązanych z właściwą spółką klienta. Sprawa w AMODIT jest automatycznie zamykana kiedy wszystkie osoby odpowiedzialne za akceptację zatwierdzą te dane.

Jak przebiega proces Formularza Akceptacji Dostawcy?

• Proces rozpoczyna się od utworzenia przez pracownika nowej sprawy (Formularz Akceptacji Dostawcy).
• Wnioskujący uzupełnia dane kontaktowe nowego dostawcy, rozpoczynając od wyboru spółki, dla której dostarczany będzie produkt lub usługa.
• Za pomocą wyszukiwarki w polu „Wyszukaj dostawcę w bazie” system sprawdza, czy dostawca został już wprowadzony dla spółki. W przypadku istniejącego dostawcy pojawia się podpowiedź, że kontrahent widnieje w bazie i należy zaznaczyć opcję „Zmiana danych”. W przeciwnym przypadku należy zaznaczyć „Nowy formularz”.
• Wypełniony formularz zostaje wysłany do weryfikacji i akceptacji na kolejne etapy do następnej grupy akceptującej. Kolejni użytkownicy mają możliwość cofnięcia sprawy lub przesłania sprawy na kolejny etap do wybranych grup finansowych.
• Na etapie finansowym sprawa trafia jednocześnie do kilku grup finansowych, o ile wybrano więcej niż jedną spółkę. Każda wskazana osoba dokonuje weryfikacji w swoim zakresie i składa wewnętrzny podpis elektroniczny,.
• Sprawa zostaje zamknięta w momencie złożenia wszystkich niezbędnych akceptacji i podpisów. Po zaakceptowaniu formularza użytkownik ma możliwość wygenerowania dokumentu PDF ze wszystkimi informacjami o dostawcy, akceptacjami oraz podpisami osób decyzyjnych.
• Formularz trafia jako sprawa zamknięta na etap „Dostawca zaakceptowany”.

W jakiej organizacji sprawdzi się formularz akceptacji dostawcy? Każdy dział firmy prowadzący rejestr dostawców usług lub produktów, bądź aktualizujący dane istniejących już dostawców zauważy korzyści z wdrożenia procesu. Artykuł opisuje sytuację klienta z branży reklamowej, dużej międzynarodowej firmy funkcjonującej jako dom mediowy. Wewnętrznie jest to grupa spółek i struktura kilkudziesięciu departamentów.

Sprawdź jakie procesy możemy usprawnić w Twojej firmie – pobierz wersję demo.

Przekonaj się, jak Amodit może pomóc Twojej firmie