Zakłady Farmaceutyczne Polpharma S.A. – elektroniczne akta osobowe pracownika w praktyce
Elektroniczna dokumentacja pracownicza - dlaczego Polpharma wybrała AMODIT?
Decyzja o wdrożeniu systemu AMODIT była wynikiem szczegółowej analizy rynku.
Na podstawie analizy dostawców możliwych do współpracy AMODIT wywarł na nas najlepsze wrażenie jeżeli chodzi o bezpieczeństwo systemu, profesjonalizm konsultantów oraz elastyczność narzędzia.
Elastyczność i funkcjonalność systemu były kluczowymi czynnikami, które przesądziły o wyborze. AMODIT umożliwia dopasowanie obiegu dokumentów do specyficznych potrzeb firmy, zapewniając jednocześnie pełne bezpieczeństwo danych i zgodność z regulacjami prawnymi.
Jak Polpharma wdraża elektroniczny obieg dokumentów?
System AMODIT jest wdrażany w obszarze kadrowym w zakresie cyfryzacji dokumentacji pracowniczej. Kluczowym elementem tego procesu są elektroniczne akta osobowe pracownika (eTeczka), które umożliwiają:
Przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej
Eliminują one potrzebę fizycznych archiwów.
Szybki dostęp do akt pracowniczych
Dane mogą być przeglądane i aktualizowane w czasie rzeczywistym.
Zgodność z przepisami prawa
eTeczki spełniają wymagania dotyczące przechowywania i prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
Wdrożenie obejmuje również podpisy elektroniczne, w tym podpisy zaawansowane i integrację podpisów kwalifikowanych, które:
Szybkie zawieranie umów
Umożliwiają szybkie podpisywanie dokumentów bez konieczności ich drukowania.
Bezpieczeństwo
Gwarantują bezpieczeństwo prawne i technologiczne zgodne z regulacjami eIDAS.
Zatwierdzanie dokumentów
Usprawniają procesy zatwierdzania umów, regulaminów czy innych dokumentów kadrowych.
Jesteśmy w trakcie wdrożenia systemu w obszarze kadrowym, a konkretnie w rozwiązaniu eTeczek wraz z pełną automatyzacją i cyfryzacją podpisów, podpisów zaawansowanych elektronicznie i podpisów kwalifikowanych.
Elektroniczna dokumentacja pracownicza - Korzyści z wdrożenia
Elektroniczny obieg dokumentów przynosi wiele korzyści, w tym:
Eliminacja papierowej dokumentacji
Oszczędność czasu i kosztów oraz większa przejrzystość procesów.
Automatyzacja procesów biznesowych
Ograniczenie błędów i skrócenie czasu realizacji zadań.
Bezpieczeństwo danych
Cyfrowa dokumentacja jest chroniona zgodnie z najwyższymi standardami.
Łatwy dostęp do dokumentów
Zarówno dla działów HR, jak i uprawnionych pracowników.
Obsługa podpisów elektronicznych
Uproszczenie formalności i większa wygoda.
Zgodność z przepisami prawa
Pełne wsparcie dla wymagań dotyczących prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
Znaczenie integracji eTeczki z podpisami elektronicznymi
Integracja eTeczki z podpisami elektronicznymi odgrywa kluczową rolę w cyfryzacji procesów zarządzania dokumentacją pracowniczą. Dzięki takiemu połączeniu wszystkie dokumenty mogą być podpisywane bez potrzeby ich drukowania, przesyłania czy fizycznego archiwizowania, a to znacząco przyspiesza realizację procesów. Podpisy elektroniczne zarówno kwalifikowane, jak i zaawansowane gwarantują zgodność z obowiązującymi regulacjami prawnymi, zapewniając jednocześnie wysoki poziom bezpieczeństwa.
Taka integracja wpływa również na komfort pracy – dokumenty mogą być podpisywane w pełni zdalnie. Automatyzacja tego procesu zmniejsza ryzyko błędów, zwiększa efektywność działań i pozwala oszczędzać czas, który można przeznaczyć na inne zadania. W kontekście zarządzania kadrami integracja ta stanowi fundament nowoczesnych, elastycznych i efektywnych procesów, jednocześnie redukując koszty i usprawniając codzienną pracę zarówno działów HR, jak i pracowników.
Współpraca z Astrafox
Udane wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów zależy nie tylko od wyboru odpowiedniego narzędzia, ale również od jakości współpracy z dostawcą rozwiązania. W przypadku Polpharma kluczową rolę odgrywało wsparcie zespołu Astrafox, który nie tylko dostarczył system AMODIT, ale również aktywnie uczestniczy w każdym etapie realizacji projektu.
Jesteśmy po pierwszej fazie odbioru prototypów, którą Astrafox bardzo szybko i sprawnie przeprowadził i skonfigurował. (…) Wszystkie dotychczasowe kamienie milowe zakładane zostały osiągnięte.
Dzięki profesjonalnemu podejściu i elastyczności zespołu Astrafox firma ma możliwość realizacji założonych celów i pełnego wykorzystania potencjału systemu.
Elektroniczny obieg dokumentów zmienia sposób, w jaki Zakłady Farmaceutyczne Polpharma S.A. zarządzają procesami kadrowymi. Wdrażając system AMODIT, firma stawia na automatyzację i cyfryzację, które upraszczają codzienną pracę z dokumentami, eliminują papier i oszczędzają czas. eTeczki i podpisy cyfrowe zapewniają szybki, bezpieczny dostęp do danych oraz zgodność z wymogami prawnymi.
Dzięki elastyczności systemu i profesjonalnemu wsparciu Polpharma zyskuje narzędzie, które odpowiada na potrzeby nowoczesnej organizacji. To krok w stronę większej efektywności, lepszej organizacji i pełnej cyfrowej transformacji, z korzyścią zarówno dla firmy, jak i jej pracowników.
Dowiedz się więcej
Chcesz zautomatyzować procesy biznesowe i wdrożyć digitalizację w obszarze kadrowym?
Umów się na darmową konsultację
z jednym z naszych specjalistów. Zaprezentujemy Ci krok po kroku, jak przy pomocy AMODIT skutecznie zoptymalizować procesy w Twojej firmie.
Jakie obszary możesz usprawnić
w swojej firmie?
Obszar
kadrowy
Przechowuj wszystkie dane pracowników w jednym miejscu dzięki automatyzacji procesów w obszarze kadrowym.
Obszar
finansowy
Zautomatyzuj procesy finansowe i unikaj błędów wynikających z ręcznego wykonywania zadań.
Obszar
prawny
Zoptymalizuj pracę działu prawnego – uporządkuj umowy i aneksy w jednym systemie oraz zapewnij zespołowi wygodny dostęp do informacji.
Obszar
administracyjny
Minimalizuj opóźnienia, błędy lub zagubienia dokumentów dzięki automatyzacji procesów w obszarze administracyjnym.
Obszar
IT
Usprawnij pracę działu IT dzięki łatwemu monitorowaniu projektów na każdym etapie.