E-Doręczenia: Krok w przyszłość komunikacji biznesowej

W Polsce wprowadzono nową usługę, która ma na celu usprawnienie i zmodernizowanie sposobu, w jaki firmy i instytucje komunikują się ze sobą i z klientami.

• E-Doręczenia to usługa umożliwiająca elektroniczne nadanie i odbiór korespondencji, która stanowi odpowiednik tradycyjnego listu poleconego za potwierdzeniem odbioru.
• E-Doręczenia pozwalają na komunikację podmiotów publicznych z jednostkami niepublicznymi oraz dzięki kwalifikowanej usłudze na wymianę danych między firmami.
• Integrujemy AMODIT z e-Doręczeniami, by obieg dokumentów nadal mógł toczyć się w jednym miejscu.
• Obowiązek korzystania z e-Doręczeń będzie dotyczył pierwszych podmiotów publicznych jak i niepublicznych już od 10.12.2023 r.

Co to są e-Doręczenia?

E-Doręczenia to elektroniczna usługa dostarczania dokumentów i korespondencji, która ma na celu zastąpienie tradycyjnych przesyłek papierowych. Dzięki tej usłudze, firmy, podmioty publiczne, a także osoby wykonujące zawody zaufania publicznego mogą wymieniać się dokumentami elektronicznymi w sposób szybki, wygodny i bezpieczny. Co ważne, e-Doręczenia mają równoważność prawną zgodną z tradycyjną przesyłką poleconą, co oznacza, że dokumenty dostarczane przez tę usługę są ważne i prawnie wiążące.

Publiczna vs Kwalifikowana Usługa

E-Doręczenia to nowoczesny sposób komunikacji elektronicznej, który dzieli się na kilka usług, a dwie główne z nich to: Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (PURDE) i Kwalifikowana Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (usługa kwalifikowana). Z której skorzystać?

PURDE to podstawowa usługa, dostępna zarówno dla podmiotów publicznych, jak i niepublicznych. Jest obowiązkowa dla podmiotów publicznych i dostarczana przez Pocztę Polską. Dla firm i przedsiębiorców, którzy nie są podmiotami publicznymi, istnieje opcja usługi kwalifikowanej.

Usługa kwalifikowana jest bardziej zaawansowaną opcją, skoncentrowaną na potrzebach podmiotów niepublicznych. Głównym atutem między PURDE a usługą kwalifikowaną jest możliwość wymiany korespondencji między dwoma podmiotami niepublicznymi czego nie umożliwia PURDE. To oznacza, że firmy mogą korzystać z e-Doręczeń do komunikacji nie tylko z jednostkami publicznymi, ale także między sobą. Usługę kwalifikowaną świadczy kilku komercyjnych dostawców w tym Poczta Polska jako niezależny dostawca rozwiązania e-Polecony (dawniej Q-Doręczenia).

Ostatecznie wybór między PURDE a usługą kwalifikowaną zależy od potrzeb i priorytetów firmy oraz rodzaju korespondencji, jaką zamierza się prowadzić. Obie te usługi są ważnym krokiem w kierunku nowoczesnej elektronicznej komunikacji, która zastępuje tradycyjne listy i papierową korespondencję.

Usługa E-Doręczenia jako nowe źródło korespondencji do obiegu

Wprowadzenie e-Doręczeń zmieni naszą pracę ze znaczną częścią korespondencji. Dotychczasowe czynności takie jak skanowanie papierowych listów i ich konwersja na wersję cyfrową, a także drukowanie listów wychodzących staną się bardziej efektywne.

Jeśli chodzi o korespondencję przychodzącą, dzięki e-Doręczeniom eliminujemy etap skanowania. Teraz listy będą dostarczane bezpośrednio do naszej skrzynki e-Doręczeń w formie elektronicznej, co przyspieszy i uprości proces.

Zmiany dotkną także korespondencję wychodzącą. Listy nadawane przez e-Doręczenia zostaną dostarczone elektronicznie, co oznacza, że nie będzie potrzeby ich drukowania i zlecania tradycyjnej wysyłki.

Te wszystkie korzyści mogą stracić sens, kiedy okaże się, że ktoś musi kontrolować korespondencję trafiającą na skrzynkę e-Doręczeń i ręcznie wprowadzać ją w obieg, a także nadawać korespondencję wychodzącą poprzez logowanie się do skrzynki e-Doręczeń.

Aby ułatwić pracę i zintegrować procesy AMODIT oferuje integrację z e-Doręczeniami. Dzięki temu korespondencja przychodząca automatycznie pojawi się w systemie AMODIT jako nowa sprawa, bez potrzeby ręcznego przekazywania dokumentów. To samo dotyczy korespondencji wychodzącej – przygotowane pisma mogą być natychmiast wysyłane na skrzynki e-Doręczeń adresatów bez konieczności logowania się do tego systemu. To usprawnienie przyczyni się do zwiększenia efektywności pracy i ułatwi proces obiegu dokumentów, a wdrożenie e-Doręczeń będzie praktycznie niezauważalne dla użytkowników, gdyż cały proces zostaje zautomatyzowany w AMODIT.

Harmonogram obowiązkowego korzystania z e-Doręczeń

Pierwsze podmioty publiczne oraz niepubliczne będą zobligowane do posiadania skrzynek e-Doręczeń już w grudniu 2023 roku. Przewidywany termin pełnego przejścia na skrzynki e-Doręczeń to październik 2029 roku. Aby zrozumieć, kiedy obowiązek stosowania e-Doręczeń będzie dotyczył różnych rodzajów podmiotów, warto przyjrzeć się harmonogramowi określonemu w ustawie o doręczeniach elektronicznych:

Podmioty Publiczne, do:

• 10 grudnia 2023 roku: Obowiązek dotyczy organów administracji rządowej, jednostek budżetowych obsługujących te organy, inne organy władzy publicznej, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, Narodowego Funduszu Zdrowia, agencji wykonawczych i innych instytucji.
• 1 stycznia 2025 roku: Inne podmioty publiczne (art. 155 ust. 9 ustawy).
• 1 października 2029 roku: Sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna.

Podmioty Niepubliczne, do:

• 10 grudnia 2023 roku: Obowiązek dotyczy osób wykonujących zawody zaufania publicznego, takich jak adwokaci, radcowie prawni, notariusze oraz podmiotów niepublicznych wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) od tego daty.
• 1 stycznia 2024 roku: Podmioty niepubliczne wpisane do KRS przed 10 grudnia 2023 roku.
• W dniu wpisu adresu do e-Doręczeń w Bazie Adresów Elektronicznych, ale najpóźniej 10 marca 2024 roku: Podmioty niepubliczne wpisane do KRS przed 10 grudnia 2023 roku.
• 1 października 2026 roku: Podmioty niepubliczne wpisane do CEIDG przed 31 grudnia 2023 roku, jeśli nie zmieniły nic w CEIDG od 30 września 2025 roku do 30 września 2026 roku.

Wdrażanie e-Doręczeń to krok w przyszłość komunikacji biznesowej, który przyczynia się do efektywności, ochrony środowiska i budowania wizerunku nowoczesnej firmy. Dlatego warto przygotować się do wprowadzenia tej innowacyjnej formy komunikacji już teraz.

Przekonaj się, jak Amodit może pomóc Twojej firmie w e-Doręczeniach