Powiadamianie pracowników fizycznych przez SMS

Do czego nie warto używać SMS?

Na początek kilka słów o wysyłaniu SMS. Pierwsza rzecz, która przychodzi do głowy, gdy myślimy o wysyłaniu wiadomości z systemu obiegu dokumentów, to wysyłanie powiadomień o przekazaniu użytkownikowi nowej sprawy. Okazuje się jednak, że nie jest to praktyczne rozwiązanie. Wynika to faktu, że dużo lepiej sprawdza się do tego celu wysyłanie powiadomień mailowych. Po pierwsze takie powiadomienie może zawierać więcej informacji i mieć ładniejszą formę graficzną. Po drugie obecnie użytkownicy korzystają z wielu urządzeń zamiennie. Czasami sprawdzają maile na komputerze a czasami na smartfonie. Powiadomienia mailowe zadziałają równie dobrze na obu urządzeniach. O ile, tak jak w przypadku AMODIT, system działa w przeglądarce i dostosowuje się do aktualnie używanego urządzenia. Nie można powiedzieć tego niestety o SMS, gdyż nie pojawią się one na komputerze.

Do czego w takim razie użyć powiadomień SMS? Chciałbym podać kilka przykładów zastosowań. Oczywiście nie wyczerpuje to możliwości, ale daje inspirację do wymyślania zastosowań SMS we własnych procesach biznesowych.

Powiadamianie osób, które nie mają smartfonów ani kont w systemie

Jeden z naszych Klientów zgłosił się z następującym pytaniem:

„Mamy grupę pracowników fizycznych, którzy nie mają w pracy dostępu do komputera ani nie wiemy czy mają smartfony. Nie mają również kont w systemie workflow. Chcielibyśmy im jednak wysyłać powiadomienia w ważnych sprawach firmowych, np. o dniach wolnych, zmianach trybu pracy itp. Czy dałoby się to zrobić w AMODIT?”

Odpowiedź oczywiście była twierdząca. Co więcej działające rozwiązanie udało się dostarczyć w ciągu godziny od zgłoszenia. Zostało to rozwiązane w następujący sposób. Najpierw został stworzony słownik, który zawiera nazwiska i numery telefonów osób, które mają być powiadamiane przez SMS.

Następnie został przygotowany proces „Powiadomienia SMS”. Po uruchomieniu procesu pojawia się następujący formularz.

Na formularzu można wpisać treść powiadomienia. Dodatkowo poniżej pojawia się lista osób pobranych ze słownika. Dzięki temu można zweryfikować tą lista, a także dodać lub usunąć osoby dla tego konkretnie powiadomienia. Lista ta jest zapamiętywana, dzięki czemu można sprawdzić jakie powiadomienia i do kogo były wysłane. Ostatnim krokiem jest naciśniecie guzika „Wyślij”.

Podsumowanie

Jak widać proces jest bardzo prosty a jednocześnie funkcjonalny. Temat powiadomień SMS dla pracowników fizycznych został rozwiązany. Dzięki wbudowanej w AMODIT funkcjonalności wysyłania SMS a także łatwości definiowania procesów udało się dostarczyć rozwiązanie problemu biznesowego w ciągu 1 godziny.

Przekonaj się, jak Amodit może pomóc Twojej firmie