State Machine Diagram – dlaczego może zastąpić diagramy BPMN w Twojej firmie?

W tym artykule przyjrzymy się jednemu z często stosowanych rozwiązań, jakim jest FSM (Finite State Machine). Opowiemy, jak działa, czym różni się od notacji BPMN oraz jakie korzyści może przynieść Twojej firmie. Pokażemy też, jak platforma AMODIT wykorzystuje tę koncepcję w praktyce.

BPMN – od czego się zaczęło?

Business Process Modelling Notation (BPMN) to uznany standard stworzony z myślą o precyzyjnym odwzorowaniu procesów biznesowych. Diagram BPMN, znany również jako mapa procesów, przedstawia przepływy pracy za pomocą graficznej reprezentacji, w której każdy element procesu ma swoje określone miejsce i znaczenie.

Jednak tu pojawia się pierwsza pułapka – BPMN świetnie sprawdza się w modelowaniu procesów, ale niekoniecznie w ich automatyzacji. Dlaczego? Przełożenie skomplikowanych elementów notacji BPMN na działający system informatyczny często okazuje się znacznie trudniejsze, niż mogłoby się wydawać.

Często jest postrzegany jako narzędzie zbyt skomplikowane i wymagające specjalistycznej wiedzy – co prowadzi nas do pytania, czy istnieje prostsza alternatywa?

State Machine – naturalne podejście do procesów

State Machine lub Finite State Machine (FSM) to alternatywne podejście do modelowania procesów, które wyróżnia się prostotą i naturalnością w reprezentacji przepływów biznesowych. State Diagram pozwala na intuicyjne przedstawienie procesu jako sekwencji jasno zdefiniowanych stanów i przejść między nimi.

State Machine działa na zupełnie innej zasadzie niż BPMN diagramy. Zamiast rozbudowanych przepływów pełnych strzałek i bramek, procesy są przedstawiane jako stany oraz przejścia między nimi (State Transition System).

Wyobraź sobie, że opisujesz proces biznesowy w rozmowie. Mówisz:

• „Faktura została zarejestrowana”.
• „Teraz jest w trakcie weryfikacji”.
• „Przeszła do akceptacji”.

To właśnie esencja State Machine – przedstawienie procesów w sposób, który odzwierciedla naturalny sposób myślenia.

Kluczowe różnice między BPMN a State Machine:

• Intuicyjność – State Machine eliminuje potrzebę znajomości symboli BPMN takich jak bramki XOR czy pętle.
• Prostota – każdy etap procesu to jeden stan, a przejścia między nimi są jasno zdefiniowane.
• Elastyczność – łatwiej wprowadzać zmiany takie jak dodanie nowego etapu czy zmiana reguł przejść.

BPMN w praktyce – korzyści i ograniczenia

Nie można zapominać, że diagramy BPMN mają swoje miejsce w wielu branżach. Umożliwiają modelowanie skomplikowanych procesów z wieloma ścieżkami decyzyjnymi i zewnętrznymi interakcjami. Jednak ich zastosowanie wymaga odpowiednich narzędzi i wiedzy.

Wielu menedżerów zgłasza problem zrozumienia diagramów BPMN przez osoby spoza działu IT. Pracownicy operacyjni, którzy muszą stosować się do tych procesów, często gubią się w ich strukturze.

Co więcej, każda zmiana w procesie wymaga aktualizacji całego diagramu, a to bywa czasochłonne i kosztowne. BPMN 2.0 wprowadził wiele dodatkowych symboli, które zwiększyły możliwości modelowania, ale jednocześnie uczyniły notację jeszcze mniej przystępną dla laików.

Chcesz wprowadzić automatyzację w swojej firmie? Zobacz bezpłatny webinar!

State Machine w praktyce – przykład z obiegu faktur

Przyjrzyjmy się, jak State Machine upraszcza procesy na przykładzie obiegu faktur kosztowych.

1. Rejestracja – faktura trafia do systemu, co rozpoczyna proces.
2. Opis merytoryczny – pracownicy sprawdzają, czy dokument jest poprawny.
3. Akceptacja merytoryczna – faktura przechodzi weryfikację pod kątem zgodności z polityką firmy.
4. Akceptacja rachunkowa – weryfikacja księgowa.
5. Dekretacja – dokument jest zatwierdzany do płatności.
6. Księgowanie – końcowy etap, w którym faktura trafia do ksiąg rachunkowych.

Jeśli na którymkolwiek etapie pojawi się problem, dokument może wrócić do wcześniejszego stanu – wszystko odbywa się w prosty i przejrzysty sposób.

Dzięki State Machine cały proces można łatwo dostosować do nowych wymagań, np. dodając dodatkowy etap akceptacji dla faktur powyżej określonej kwoty.

AMODIT – praktyczne wdrożenie State Machine

Platforma AMODIT to przykład narzędzia, które wykorzystuje State Machine w sposób intuicyjny i elastyczny. Oto jak działa:

• Reguły biznesowe – automatyczne przejścia między stanami na podstawie danych wprowadzonych przez użytkownika.
• Automatyzacja – system sam sprawdza zgodność dokumentów z polityką firmy i generuje przypomnienia.
• Elastyczność – zmiana procesu, np. dodanie nowego stanu zajmuje minuty, a nie godziny.

W odróżnieniu od BPMN, gdzie użytkownicy muszą znać notację, AMODIT pozwala na intuicyjne zarządzanie procesami bez potrzeby programowania.

Rekrutacja w HR – State Machine w działaniu

Proces rekrutacyjny to idealny przykład zastosowania State Machine. Każdy etap jest logiczny i łatwy do zrozumienia:

1. Zgłoszenie – kandydat trafia do systemu.
2. Weryfikacja – dział HR sprawdza CV.
3. Rozmowa kwalifikacyjna – kandydaci przechodzą kolejne etapy selekcji.
4. Decyzja – zatrudnienie lub odrzucenie.

Każdy stan ma jasno określone warunki przejścia, a dział HR może w prosty sposób śledzić postępy.

BPMN a przyszłość modelowania procesów

Czy BPMN ma przyszłość? Oczywiście! W sytuacjach wymagających precyzji i złożoności notacja BPMN 2.0wciąż pozostaje niezastąpiona. Jednak dla większości codziennych procesów biznesowych takich jak obieg faktur czy rekrutacja State Machine oferuje znacznie więcej korzyści.

Co więcej, wiele narzędzi, które wspierają diagramy BPMN, zaczyna integrować funkcje State Machine, a to pokazuje rosnące zainteresowanie tym podejściem.

Implementacja w systemach IT

Implementacja BPMN:

• Wymaga specjalistycznych narzędzi.
• Często potrzebuje dedykowanych silników procesów.
• Może być złożona w utrzymaniu.

Implementacja State Machine:

• Prostsza w programowaniu.
• Łatwiejsza w testowaniu.
• Bardziej elastyczna w modyfikacji.

Trendy i przyszłość modelowania procesów

Obecne trendy wskazują na:

• Rosnące znaczenie prostych i elastycznych rozwiązań.
• Potrzebę szybkiej adaptacji do zmian.
• Nacisk na user experience.
• Integrację z AI i automatyzacją.

Podsumowanie

State Machine to przyszłość prostego i efektywnego zarządzania procesami biznesowymi. W porównaniu z klasycznymi diagramami BPMN oferuje większą intuicyjność, elastyczność i szybkość wdrożenia. Dzięki niej nawet osoby spoza działu IT mogą łatwo zrozumieć i zarządzać procesami.

Platforma AMODIT pokazuje, że można połączyć prostotę z zaawansowaną automatyzacją, eliminując konieczność pracy z nieintuicyjnymi diagramami BPMN czy BPMN 2.0.

Czy Twoja firma jest gotowa na zmianę podejścia do modelowania procesów? Porozmawiaj bezpłatnie z ekspertem i przekonaj się, jak wiele możesz zyskać!