Odbierz bezpłatną konsultację
Schemat blokowy

Nowoczesny system HR w Gi Group Holding: Jak AMODIT wspiera te zmiany?

Dowiedz się, jak Gi Group Holding zrewolucjonizował swoje procesy HR, w tym zarządzanie aktami osobowymi pracowników dzięki wdrożeniu AMODIT. Odkryj, jak jedno zaawansowane narzędzie pomogło zintegrować różnorodne systemy, przyspieszyć obsługę dokumentów i podnieść efektywność pracy w organizacji zarządzającej tysiącami pracowników w Polsce.
Gi Group Holding

Wprowadzenie

Gi Group Holding to międzynarodowa agencja pracy i doradztwa personalnego działająca w ponad 50 krajach na całym świecie. W Polsce firma koncentruje się na świadczeniu kompleksowych usług w zakresie rekrutacji, pracy tymczasowej, outsourcingu procesów biznesowych (BPO) oraz zarządzania zasobami ludzkimi. Gi Group Holding obsługuje szeroki wachlarz branż, w tym produkcję, logistykę, IT, finanse, marketing oraz sektor bankowy.

Gi Group Holding to globalny ekosystem zintegrowanych usług HR, której struktura oparta jest na wielu spółkach i dywizjach. Każda z tych jednostek specjalizuje się w innych aspektach zarządzania zasobami ludzkimi, by dostosowywać usługi do konkretnych potrzeb klientów. Tak złożona struktura wiąże się jednak z wyzwaniami w zakresie standaryzacji procesów, zarządzania dokumentacją oraz efektywnej wymiany informacji między spółkami. Wyzwania te stają się szczególnie istotne w kontekście dynamicznie zmieniających się potrzeb rynku pracy i oczekiwań klientów.

Wyzwania związane z rozproszonymi systemami HR

Przed wdrożeniem systemu HR AMODIT, Gi Group Holding borykało się m.in. z wyzwaniami związanymi z:

Brakiem standaryzacji i spójności systemów

Po licznych akwizycjach Gi Group  Holding zarządzało wieloma rozproszonymi systemami, a to prowadziło do braku spójności w procesach HR. Dodatkowo różnorodność potrzeb poszczególnych dywizji utrudniała ujednolicenie procesów.

Ograniczonym dostępem i ręcznymi procesami

Gi Group Holding posiadało system pracownikami (w tym zewnętrznymi), jednak poprzez zmiany systemu utracili ten moduł. Ponadto wiele procesów było prowadzone w formie papierowej, a to wydłużało czas realizacji zadań.

Niską automatyzacją i efektywnością operacyjną

Brak zautomatyzowanych rozwiązań zwiększał ryzyko błędów i wpływał na niższą wydajność operacyjną. Potrzeba automatyzacji stała się kluczowa dla dalszego rozwoju organizacji.

Naszym celem było ustandaryzowanie jednego systemu dla tych wszystkich spółek i dywizji.

Magdalena Furs

Gi Group Holding

Przechowywanie akt osobowych pracowników

Zarządzanie dokumentacją pracowniczą (e-teczka) i digitalizacja dokumentów kadrowych, a wszystko to w zgodzie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej. Dla Gi Group Holding to te procesy były najistotniejsze i miały najwyższy priorytet wdrożenia w organizacjach. Przechowywanie dokumentacji pracowniczej i zarządzanie nią w sposób wygodny to nie tylko ułatwienie pracy działu HR, ale także dla wszystkich pracowników.

HR System

Dlaczego Gi Group Holding wybrało system AMODIT

Decyzja o wyborze systemu AMODIT była wynikiem szczegółowej analizy potrzeb organizacji i oceny dostępnych na rynku rozwiązań. Wybór ten był podyktowany trzema kluczowymi czynnikami:

Elastyczność i dostępność

AMODIT umożliwia obsługę zarówno pracowników wewnętrznych, jak i zewnętrznych, co jest niezwykle istotne z perspektywy charakterystyki prowadzonego biznesu.

Możliwość personalizacji

System został dostosowany do specyficznych potrzeb różnych dywizji Gi Group Holding, uwzględniając indywidualne wymagania każdego z działów. Firma miała wpływ na kształtowanie rozwiązań, dostosowując funkcjonalności do własnych potrzeb.

Współtworzenie rozwiązań

Gi Group Holding aktywnie uczestniczyło w projektowaniu systemu, angażując key userów z różnych dywizji. Dzięki temu system został zbudowany w sposób, który odpowiada rzeczywistym procesom i wyzwaniom firmy.

Każda dywizja wniosła swoje pomysły, a to pozwoliło nam zbudować system dopasowany do naszych realnych potrzeb.

Magdalena Furs

Gi Group Holding

Obszary wykorzystania AMODIT w Gi Group Holding

 Wdrożenie systemu HR AMODIT w Gi Group Holding przebiega etapami i obejmuje różne obszary, które są sukcesywnie wdrażane. Obecnie wykorzystywane i wdrażane są następujące moduły:

E-Teczka (Kartoteka pracownika)

Centralne miejsce przechowywania danych o pracownikach, w tym informacji o umowach, wynagrodzeniach, badaniach, uprawnieniach itp.

Smart wnioski

System umożliwia składanie i obsługę różnorodnych wniosków (np. o zaświadczenia, benefity, dodanie członka rodziny) w formie online.

Umowy elektroniczne

Procesowanie umów może przebiegać w sposób uporządkowany, z wykorzystaniem szablonów i procesem śledzenia zmian.

E-podpisy i e-formularze

Obsługa umów wraz z podpisem i dokumentów zdalnie, bez potrzeby spotkań osobistych. Funkcjonalność ta zwiększa wygodę użytkowników i skraca czas realizacji formalności.

Delegacje

Usprawnienie procesu rozliczania podróży służbowych, usprawnienie pracy administracyjnej i ustandaryzowanie działań pozwala na szybszą obsługę spraw.

Urlopy

Moduł wspierający planowanie i zatwierdzanie wniosków urlopowych, a także wyznaczanie zastępstw podczas nieobecności.

Proces wdrożenia

Gi Group Holding podeszło do wdrożenia systemu AMODIT w sposób metodyczny, angażując zespoły projektowe z różnych dywizji. Kluczową rolę odegrali tzw. key userzy, którzy brali udział w warsztatach, testowali funkcjonalności i zgłaszali potrzeby specyficzne dla swoich obszarów. Regularne spotkania, burze mózgów i analiza bieżących wyzwań pozwoliły dostosować system do realnych potrzeb organizacji.

Zarządzanie dokumentacją pracowniczą i procesami HR w GI Group będzie teraz bardziej przejrzyste i uporządkowane. Akta osobowe będą łatwo dostępne w formie cyfrowej, a przechowywanie dokumentacji pracowniczej zgodne z aktualnymi przepisami. Wszystkie te procesy usprawnią codzienną pracę działów HR, a także pracowników każdej ze spółek.

Kluczowe korzyści wynikające z wdrożenia systemu HR AMODIT

Poprawa efektywności operacyjnej

Automatyzacja procesów HR przyspieszy realizację zadań administracyjnych i zmniejszy ryzyko błędów.

Zwiększenie satysfakcji pracowników

Ułatwiony dostęp do dokumentów, uproszczenie procedur i szybsza obsługa wniosków poprawi doświadczenia pracowników.

Elastyczność i skalowalność

System HR AMODIT pozwala na łatwe dostosowanie do zmieniających się potrzeb organizacji oraz wspiera rozwój firmy w dynamicznym środowisku biznesowym.

Oszczędność czasu

Zmniejszenie potrzeby ręcznego przetwarzania dokumentów i danych pozwoli zespołom HR skupić się na bardziej strategicznych zadaniach.

Lepsza kontrola nad danymi

Centralizacja danych pracowników zwiększy przejrzystość i poprawi zarządzanie informacjami.

Zwiększenie bezpieczeństwa danych

System zapewni wysoki poziom ochrony danych osobowych zgodny z obowiązującymi regulacjami.

Efekty

Zarządzanie aktami osobowymi pracowników w GI Group będzie teraz bardziej zorganizowane dzięki cyfryzacji procesów. Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej upraszcza codzienną pracę działów HR. Wdrożenie rozwiązań zgodnych z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej zwiększa bezpieczeństwo i kontrolę nad danymi. Digitalizacja dokumentów pozwala na szybki dostęp do informacji, a funkcjonalność e-teczki wspiera nowoczesne zarządzanie kadrami.

 

Wdrożenie systemu HR AMODIT w Gi Group Holding to proces realizowany etapami, dostosowywany do dynamicznych potrzeb organizacji. Dzięki zaangażowaniu zespołów projektowych oraz elastyczności systemu udało się osiągnąć znaczną poprawę efektywności procesów HR. AMODIT wspiera zarówno codzienną obsługę administracyjną, jak i strategiczne zarządzanie zasobami ludzkimi, dostosowując się do zmieniającego się otoczenia biznesowego.

System HR

Dowiedz się więcej

Chcesz zautomatyzować procesy biznesowe i wdrożyć digitalizację w obszarze HR?

Poznaj nasze rozwiązania dla HR

Umów się na darmową konsultację

z jednym z naszych specjalistów. Zaprezentujemy Ci krok po kroku, jak przy pomocy AMODIT skutecznie zoptymalizować procesy w Twojej firmie.

    Administratorem danych osobowych przekazanych za pomocą powyższego formularza kontaktowego jest Astrafox sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie. Dane osobowe będą przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi na przesłaną wiadomość. Masz prawo dostępu do swoich danych, żądania ich sprostowania, ograniczenia, usunięcia, wniesienia sprzeciwu oraz skargi do organu nadzorczego. Szczegółowe informacje o przetwarzaniu podanych danych osobowych znajdują się w Polityce prywatności.

    Jakie obszary możesz usprawnić
    w swojej firmie?

    Obszar
    kadrowy

    Przechowuj wszystkie dane pracowników w jednym miejscu dzięki automatyzacji procesów w obszarze kadrowym.

    Obszar
    finansowy

    Zautomatyzuj procesy finansowe i unikaj błędów wynikających z ręcznego wykonywania zadań.

    Obszar
    prawny

    Zoptymalizuj pracę działu prawnego – uporządkuj umowy i aneksy w jednym systemie oraz zapewnij zespołowi wygodny dostęp do informacji.

    Obszar
    administracyjny

    Minimalizuj opóźnienia, błędy lub zagubienia dokumentów dzięki automatyzacji procesów w obszarze administracyjnym.

    Obszar
    IT

    Usprawnij pracę działu IT dzięki łatwemu monitorowaniu projektów na każdym etapie.