Rozliczanie delegacji online
Pracownicy Twojej firmy wyjeżdżają na delegacje krajowe i zagraniczne? Szukasz rozwiązania, które usprawni proces rozliczenia takich podróży, a jednocześnie zadba o zgodność z procedurami i wymaganiami prawnymi? Poznaj AMODIT – narzędzie, dzięki któremu usprawnisz proces obsługi delegacji, i nie tylko.
Dla kogo system do rozliczania delegacji pracowników?
Dla firm, których pracownicy często wyjeżdżają służbowo i którym zależy na sprawnej obsłudze procesu delegacji. To jednak nie wszystko. Ze względu na możliwość automatyzacji różnych procesów, wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów i swojej elastycznej formule AMODIT sprawdzi się w każdej firmie, która ceni sobie komfort pracy i stawia na zwiększenie efektywności zespołu.
Po co system do rozliczania delegacji pracowników?
Od momentu zlecenia delegacji i pobrania zaliczki, aż do chwili rozliczenia podróży i zaksięgowania w systemie ERP – te wszystkie etapy obsłużysz szybko i wygodnie z wykorzystaniem AMODIT. Doświadczenia dotychczasowych użytkowników mówią same za siebie. Proces delegacji to jeden z najpopularniejszych i najbardziej pomocnych procesów realizowanych za pomocą tego narzędzia.
Korzyści dla Twojej firmy z narzędzia do rozliczania delegacji pracowników
AMODIT to system, który usprawnia działalność przedsiębiorstw na wielu płaszczyznach. Co zyskujesz, obsługując delegacje pracownicze z jego pomocą?
Jedno narzędzie
do rozliczenia krajowych i zagranicznych wyjazdów służbowych
Pewność
że delegacje są obsłużone prawidłowo i zgodnie z prawem
Rozliczenie wyjazdów
według zasad przyjętych w organizacji (w tym limitów finansowych)
Wygodny dostęp do danych
związanych z wyjazdami wszystkich pracowników
Przyspieszenie procesu
dzięki automatyzacji działań, np. kontroli wydatków, uwzględnieniu kursów walut czy integracji z systemem finansowo-księgowym
Jeszcze więcej korzyści z systemu do rozliczania delegacji pracowników
Przemyślane zaplanowanie wyjazdu
Proces delegacji rozpoczyna się jeszcze przed podróżą. Pracownik może określić długość swojego wyjazdu z poziomu kalendarza oraz wskazać osobę, która będzie go zastępować w czasie jego nieobecności. Taki wniosek trafia do przełożonego, który potwierdza zasadność podróży służbowej i umożliwia przejście wniosku do etapu dalszego rozliczenia. Chcesz, żeby ten proces wyglądał inaczej? AMODIT to elastyczne narzędzie, które dostosuje się do potrzeb każdej organizacji.
Pobranie i rozliczenie zaliczki
Wyjazd służbowy to określone koszty przejazdów, noclegów czy wyżywienia. Pracownik udając się w podróż, może pobrać zaliczkę na te wydatki i rozliczyć ją po zakończonej delegacji.
Szczegóły dotyczące wyjazdu w jednym miejscu
Po powrocie pracownik wprowadza do elektronicznego formularza AMODIT szczegóły przebiegu swojej podróży. Dodatkowo załącza dokumenty związane z poniesionymi wydatkami oraz składa oświadczenia dotyczące wykorzystania diety. W tym kroku może go wspierać OCR, który automatycznie odczytuje dane z faktur dołączonych do sprawy.
Wydatki pod kontrolą
System sam pilnuje limitów poniesionych wydatków, np. za hotele. Koszty przekroczyły ustalone wewnętrznie w firmie limity? AMODIT sygnalizuje konieczność akceptacji wyższych należności u przełożonego. Każdy wydatek może zostać opisany i skategoryzowany zgodnie z zaczytanymi danymi słownikowymi.
Prawidłowe wyliczenie diet i ryczałtów
Wyliczanie diet i ryczałtów zgodnie z przepisami oraz zasadami przyjętymi w przedsiębiorstwie pozwala prawidłowo rozliczyć każdą delegację. System uwzględnia różnice kursów walut oraz moment przekroczenia granicy w przypadku podróży zagranicznej.
Wygodny wgląd w rozliczenie
Po zalogowaniu do systemu pracownik z łatwością sprawdzi, jaka kwota pozostaje do zwrotu z tytułu poniesionych kosztów w ramach wyjazdu służbowego.
Opcja zautomatyzowania zaksięgowania kosztów
Dane dotyczące delegacji, w tym odpowiedni dekret, mogą być łatwo przekazane do firmowego systemu ERP. Po stronie działu księgowości następuje zaksięgowanie kosztów delegacji zgodnie z wewnętrzną polityką rachunkowości. Ten etap może następować bezpośrednio w systemie finansowo-księgowym albo zostać zautomatyzowany dzięki przeniesieniu danych z systemu AMODIT.
Chcesz dowiedzieć się, jak inni radzą sobie z optymalizacją procesów? Poszukujesz inspiracji do bardziej efektywnego zarządzania? Sprawdź case study naszych Klientów!
z jednym z naszych specjalistów. Zaprezentujemy Ci krok po kroku, jak przy pomocy AMODIT skutecznie zoptymalizować delegacje w Twojej firmie.
Najczęściej zadawane pytania o rozliczanie delegacji w AMODIT
1Czym jest usługa rozliczania delegacji od AMODIT?
System AMODIT do rozliczania delegacji to elektroniczny system do kompleksowej obsługi podróży służbowych, zarówno krajowych, jak i zagranicznych. Umożliwia on planowanie wyjazdów, wnioskowanie o zaliczki, rozliczanie kosztów oraz automatyzację procesów księgowych związanych z delegacjami.
2Czy system AMODIT pomaga w rozliczaniu delegacji zagranicznych?
Tak, system jest w pełni przystosowany do obsługi delegacji zagranicznych. Automatycznie przelicza diety i ryczałty z uwzględnieniem obowiązujących stawek, kursów walut oraz momentu przekroczenia granicy, co eliminuje ryzyko pomyłek.
3W jaki sposób system ułatwia rozliczanie kosztów delegacji?
System automatyzuje wiele czynności. Dzięki technologii OCR potrafi automatycznie odczytać dane z faktur i rachunków. Kontroluje również limity wydatków, a w przypadku ich przekroczenia informuje o konieczności uzyskania dodatkowej akceptacji.
Jakie obszary możesz usprawnić
W SWOJEJ FIRMIE?
Obszar
kadrowy
kadrowy
Przechowuj wszystkie dane pracowników w jednym miejscu dzięki automatyzacji procesów w obszarze kadrowym.
Obszar
finansowy
finansowy
Zautomatyzuj procesy finansowe i unikaj błędów wynikających z ręcznego wykonywania zadań.
Obszar
prawny
prawny
Zoptymalizuj pracę działu prawnego – uporządkuj umowy i aneksy w jednym systemie oraz zapewnij zespołowi wygodny dostęp do informacji.
Obszar
administracyjny
administracyjny
Minimalizuj opóźnienia, błędy lub zagubienia dokumentów dzięki automatyzacji procesów w obszarze administracyjnym.
Obszar
IT
IT
Usprawnij pracę działu IT dzięki łatwemu monitorowaniu projektów na każdym etapie.