AI w obiegu dokumentów: Copilot, AskAI, RAG i architektura AMODIT

1. Gdzie AI wspiera obieg dokumentów i procesy?

W firmach Enterprise oraz dużych i średnich organizacjach dokument przechodzi przez wiele ról, systemów i punktów kontroli. AI w AMODIT wspiera pracę tam, gdzie trzeba zrozumieć treść, odnaleźć właściwą wiedzę albo przygotować propozycję dalszego działania.

• Copilot pomaga odnaleźć się w systemie, wskazuje pilne sprawy i na prośbę przygotowuje raport.
• AskAI pracuje w kontekście otwartej sprawy i jej dokumentów.
• Baza Wiedzy RAG dostarcza kontekst organizacji z zatwierdzonych procedur, instrukcji i regulaminów.
• Reguła agentowa przekazuje AI instrukcję i kontekst, a wynik włącza w dalszy przebieg procesu.

AI rekomenduje, człowiek zatwierdza. Użytkownik sprawdza wynik tam, gdzie proces wymaga oceny, akceptacji lub decyzji.

2. Jaką rolę pełnią Copilot, AskAI i Baza Wiedzy RAG?

Te funkcje odpowiadają na różne potrzeby:

• AMODIT Copilot wspiera użytkownika i projektanta procesu. Pomaga w nawigacji, raportach, opisie logiki oraz przygotowaniu projektu procesu, reguły lub dokumentacji.
• AskAI analizuje bieżącą sprawę: dane formularza, pola, komentarze i dołączone dokumenty. Może przygotować streszczenie, wskazać ważne informacje lub niespójności i odpowiedzieć na pytanie dotyczące treści.
• Baza Wiedzy RAG przekazuje AI kontrolowany kontekst organizacji, którego nie ma w samym modelu ani w pojedynczym poleceniu.

Wdrożenie korzysta z istniejących modeli i konfiguruje je pod organizację przez dobór modelu, instrukcje, wiedzę, kontekst i integracje.

3. Z czego składa się architektura AI w AMODIT?

Odpowiedź lub działanie AI powstaje z kilku współpracujących elementów:

1. Model analizuje przekazane dane i przygotowuje wynik.
2. Instrukcja określa zadanie, oczekiwany sposób odpowiedzi i ograniczenia.
3. Kontekst dostarcza dane konkretnej sprawy, dokumentu lub momentu procesu.
4. Wiedza uzupełnia polecenie o zatwierdzone materiały organizacji.
5. Narzędzia i akcje wyznaczają, z jakich udostępnionych funkcji może skorzystać agent i jak wynik wraca do procesu.
6. Wynik trafia do użytkownika albo dalszego kroku workflow, zgodnie z konfiguracją.
7. Logi i limity pozwalają administratorowi obserwować wykonania, konwersacje LLM, wykorzystanie i dostępne limity oraz prowadzić diagnostykę.

Administrator konfiguruje instrukcję, kontekst, wiedzę, narzędzia i sposób użycia wyniku. Model jest jednym z elementów całego rozwiązania, a nie samodzielnym mechanizmem procesu.

4. Gdzie mogą znajdować się baza wiedzy i model?

Architektura AI w AMODIT obejmuje cztery warianty. W wariantach A–C model analizuje dane w chmurze. W wariancie D model działa w infrastrukturze klienta.

Wybór wariantu jest częścią projektu architektury dla konkretnego środowiska. Zakres wariantów nie obejmuje parametrów bezpieczeństwa, retencji ani kosztu.

5. Co potrafi AMODIT Copilot?

Copilot wspiera codzienną pracę użytkownika oraz projektowanie procesów. Może pomóc:

• odnaleźć się w AMODIT i wskazać sprawy wymagające uwagi,
• przygotować raport lub podsumowanie na prośbę,
• stworzyć projekt workflow z krokami, formularzami i polami,
• zaproponować kod reguły, wyjaśnić jego działanie lub pomóc go poprawić,
• przygotować projekt dokumentacji procesu na podstawie jego konfiguracji.

Przykładowe polecenie może dotyczyć przygotowania procesu obiegu umów z etapami wprowadzenia, weryfikacji, akceptacji i archiwizacji. Właściciel procesu sprawdza projekt i dopracowuje konfigurację przed uruchomieniem.

6. Do czego służy AskAI?

AskAI działa w kontekście aktualnie otwartej sprawy. Korzysta z danych formularza, pól, komentarzy i dołączonych dokumentów, aby odpowiedzieć na pytanie dotyczące tej konkretnej pracy.

Użytkownik może poprosić na przykład: „Podsumuj tę umowę w pięciu punktach i wskaż kluczowe zobowiązania”. Odpowiedź jest materiałem do weryfikacji przez pracownika, a nie decyzją podejmowaną poza procesem.

7. Czym Baza Wiedzy RAG różni się od AskAI?

Administrator utrzymuje źródła wiedzy, ich aktualność, powiązanie z agentem, dostęp i ograniczenia.

Pliki, które nie należą do żadnej sprawy ani procesu, mają osobny obszar produktu. Zobacz: Repozytorium plików poza obiegiem sprawy.

8. Jak administrator kontroluje działanie AI?

Administrator zarządza agentami przygotowanymi do konkretnych zadań i może zdefiniować własnego agenta Copilot. Konfiguracja obejmuje instrukcje, źródła kontekstu, wiedzę, narzędzia, dostęp i ograniczenia.

Widoki operacyjne obejmują logi LLM, konwersacje LLM, statystyki użycia, dostępne limity oraz analizę i diagnostykę. Dają podstawę do sprawdzenia wykonania i dalszej weryfikacji problemu przez administratora.

9. Co trzeba ustalić przed wdrożeniem?

Do uzgodnienia dla konkretnego środowiska pozostają:

• dostępności funkcji w konkretnych wersjach i licencjach AMODIT,
• nazw i wersji obsługiwanych modeli,
• retencji zapytań, odpowiedzi, logów i dokumentów,
• szczegółowych zabezpieczeń i warunków przetwarzania danych dla każdego wariantu,
• kosztów licencji, uruchomienia i wykorzystania modeli,
• wartości limitów ani sposobu ich naliczania.

Te parametry wymagają potwierdzenia dla wybranego środowiska, modelu i zakresu wdrożenia. Architektura funkcjonalna pokazuje role elementów i możliwe lokalizacje, ale nie zastępuje uzgodnień technicznych i umownych.

Podsumowanie

Copilot, AskAI i Baza Wiedzy RAG odpowiadają za różne części pracy z AI w AMODIT. Ich działanie opiera się na całej architekturze: modelu, instrukcji, kontekście, wiedzy, narzędziach, wyniku oraz obserwacji przez logi i limity. Cztery warianty rozmieszczenia pozwalają zaplanować, gdzie znajduje się baza wiedzy i gdzie model analizuje dane.

Omów architekturę AI dla swojego procesu