Portal pracowniczy
Chcesz poprawić wydajność działu kadrowego lub HR? Szukasz rozwiązania, które usprawni dostęp pracownika do najważniejszych informacji i poprawi komunikację? Sprawdź portal pracownika od AMODIT, który zautomatyzuje procesy w Twojej firmie i pozwoli zminimalizować ilość dokumentów w wersji papierowej.
Dla kogo portal pracowniczy?
Dla firm, którym zależy na uporządkowaniu procesów, wygodnym dostępie do informacji i zwiększeniu efektywności zespołu. Portal pracownika to doskonałe uzupełnienie innych procesów HR-owych dostępnych w AMODIT, takich jak: e-Teczka, delegacje, wnioski o urlop czy zapotrzebowanie i zakup.
Po co portal pracowniczy?
Wprowadzenie systemu AMODIT wraz z rozwiązaniami samoobsługi pracowniczej upraszcza i przyspiesza obsługę procesów kadrowo-płacowych. W jaki sposób? Wszystkie informacje oraz obsługa kluczowych procesów HR są dostępne w jednym miejscu. Dzięki przyjaznemu interfejsowi każdy pracownik samodzielnie wykonuje szereg czynności, które do tej pory wymagały zaangażowania innych działów.
Korzyści dla Twojej firmy z portalu pracownika
Co zyskasz dzięki AMODIT? Czas, szybsze i łatwiejsze wykonywanie codziennej pracy oraz lepszą komunikację w zespole. Efekt: większa wydajność i wyższe wyniki całej firmy. Portal pracownika od Amodit to, m.in.:
Łatwy dostęp do najważniejszych informacji
pracownik może nie tylko sprawdzić, ile zostało mu urlopu, ale również złożyć odpowiedni wniosek i na bieżąco śledzić jego status
Szybka obsługa procesów kadrowych
im mniej osób zaangażowanych w każdy proces, tym więcej czasu na wykonywanie bardziej odpowiedzialnych obowiązków
Integracja z dowolnym systemem zewnętrznym
co oznacza automatyzację pobierania danych i pewność, że cały zespół ma dostęp do jednej wersji tych samych informacji
Większa wydajność kadry kierowniczej każdego szczebla
samoobsługa pracownicza obejmuje nie tylko procesy obsługi kadr i płac, ale również tzw. miękki HR – kadra kierownicza oszczędza tym samym mnóstwo czasu
Efektywne zarządzanie zespołem
odciążenie ze żmudnej pracy administracyjno-biurowej, często związanej z obsługą dokumentów w wersji papierowej, daje większą przestrzeń na przemyślane przydzielanie zadań i skuteczne monitorowanie efektów pracy zespołu
Jeszcze więcej korzyści z portalu pracowniczego
Dane pracownika w jednym miejscu
System pobiera dane o pracowniku z systemu HR i innych systemów. Oznacza to przede wszystkim wygodę dla pracownika, który może w każdej chwili szybko złożyć dowolny wniosek kadrowy i obserwować jego obieg.
Łatwy dostęp do informacji
Wszystkie dane o pracowniku oraz jego dokumenty pracownicze mogą być dostępne do wglądu osób uprawnionych. W związku z tym portal pracownika to duży komfort pracy dla działu kadr, który nie jest zmuszony samodzielnie weryfikować informacji i przekazywać ich pracownikom.
Jeden widok dla wielu procesów
Po wdrożeniu systemu klasy Self Service pracownik może z jednego miejsca uruchamiać różne procesy HR-owe. Nie musi rozpraszać swojej uwagi i tracić czasu na śledzenie tych spraw pojedynczo. Dzięki temu w ramach jednego widoku ma dostęp do statusu złożonych wniosków, stopnia wykorzystania urlopów, a nawet dostępności innych członków jego zespołu.
Pulpit zarządczy
Portal pracownika może stanowić dashboard zbiorczych informacji dotyczących pracownika i raportów, które są mu udostępniane w ramach innych procesów. Taki widok może być wykorzystywany jako pulpit zarządczy kadry managerskiej.
Integracja z systemami kadrowymi
Dzięki integracji z dowolnym systemem ERP czy HR dane mogą być pobierane i zasilane do procesów z innych systemów. To rozwiązanie sprawia, że cały zespół pracuje na jednej, wspólnej bazie.
Portal pracowniczy może udostępniać PIT, PIT-2, RMUA i paski płacowe w jednym, kontrolowanym miejscu. Dokumenty są importowane lub generowane w procesie, automatycznie przypisywane do właściwego pracownika i mogą zostać zapisane w jego eTeczce.
Pracownik otrzymuje dostęp do własnych dokumentów, a HR widzi status przygotowania i udostępnienia. Zależnie od konfiguracji dystrybucja może być szyfrowana, a dostęp zewnętrzny zabezpieczony linkiem i kodem SMS.
Zmiana danych potrzebnych do wypłaty albo złożenie PIT-2 może uruchomić osobny formularz i ścieżkę weryfikacji. Po zatwierdzeniu dane są gotowe do przekazania do systemu kadrowo-płacowego zgodnie z zakresem integracji.
Pracownik może składać w AMODIT deklaracje PPK, oświadczenia podatkowe oraz formularze dotyczące członków rodziny, opieki medycznej, świadczeń socjalnych i innych benefitów obsługiwanych przez organizację.
Formularz prowadzi użytkownika przez wymagane dane i załączniki, a następnie trafia do właściwej akceptacji. Może również zapisywać datę obowiązywania deklaracji, aby odróżnić aktualne oświadczenie od wcześniejszego. HR oraz menedżerowie widzą zadania i status sprawy zgodnie ze swoimi rolami, bez wymiany plików pocztą elektroniczną.
Po zatwierdzeniu dane lub wygenerowany dokument mogą zasilić eTeczkę i zostać przekazane do połączonego systemu HR lub płacowego. Zakres pól, akceptacji i wymiany danych jest dopasowywany do zasad organizacji.
Trzy sprawy pracownicze w jednym portalu
To trzy przykładowe konfiguracje portalu. Klient wybiera formularze, reguły, osoby odpowiedzialne i kroki odpowiednie dla danej sprawy.
Zaświadczenie bez szukania ustaleń w e-mailach
Pracownik wybiera rodzaj zaświadczenia i podaje dane potrzebne do jego przygotowania. Przy uzgodnionej integracji AMODIT może pobrać dostępne informacje z kartoteki lub systemu HR i przygotować dokument z ustalonego wzoru. Zależnie od konfiguracji sprawa trafia do weryfikacji i podpisu, a gotowy plik jest udostępniany wnioskodawcy.
Nieczytelny skan wraca do poprawy
Jeżeli skan lub załącznik jest nieczytelny, niekompletny albo wymaga opisu, osoba obsługująca zwraca go z komentarzem. Pracownik dołącza poprawioną wersję, a sprawa wraca do dalszej weryfikacji wraz z dotychczasowym kontekstem.
Zastępstwo z okresem i potwierdzeniem
Formularz zastępstwa może wskazywać osobę i okres obowiązywania. Zależnie od reguł procesu wniosek trafia do akceptacji, a informacja o potwierdzonym zastępstwie pozostaje zapisana w sprawie.
z jednym z naszych specjalistów. Zaprezentujemy Ci krok po kroku, jak przy pomocy AMODIT skutecznie zoptymalizować portal pracowniczy w Twojej firmie.
Najczęściej zadawane pytania o portal pracowniczy
1Co to jest Portal Pracowniczy AMODIT i dla kogo jest przeznaczony?
Portal Pracowniczy AMODIT to rozwiązanie samoobsługowe dla pracowników, które konsoliduje kluczowe procesy HR w jednym, intuicyjnym miejscu. Usprawnia dostęp do danych, wniosków i dokumentów, zwiększając efektywność zespołu HR i satysfakcję pracowników.
Doskonały dla firm, które chcą:
- uporządkować procesy kadrowe,
- ułatwić dostęp pracownikom,
- ograniczyć papierowy obieg dokumentów
2Jakie korzyści przynosi wdrożenie portalu?
- Samodzielność pracowników – mogą składać wnioski urlopowe, śledzić ich status i sprawdzać dane (np. saldo urlopu) bez wsparcia HR
- Wydajność procesów – mniej zaangażowanych osób w procesie to więcej czasu na kluczowe zadania
- Lepsze zarządzanie zespołem – portal odciąża kadrę kierowniczą, umożliwiając koncentrację na istotnych zadaniac
3W jaki sposób portal automatyzuje procesy HR?
-
Inteligentne wyszukiwanie i klasyfikacja – ułatwia dostęp do informacji i dokumentów.
-
Personalizacja interfejsu – dopasowanie widoku do ról i potrzeb użytkowników.
-
Zautomatyzowany onboarding, ankiety, CV-skanowanie – przenoszenie danych, generowanie dokumentów czy zbieranie feedbacku bez ręcznej obsługi.
-
Rozwój i analityka – raporty i analizy wykorzystania portalu wspierają doskonalenie HR-owych narzędzi
4Czy portal może korzystać z danych systemu kadrowego?
Tak, jeśli działa uzgodniona integracja, a system udostępnia potrzebne dane. Zakres i kierunek wymiany ustala się dla konkretnego połączenia.
5Czy pracownik widzi dokumenty innych osób?
Dostęp wynika z nadanych uprawnień i celu danej roli. Portal może udostępniać pracownikowi jego własne sprawy i dokumenty, a zespołowi HR zakres potrzebny do obsługi.
6Czy każdy formularz ma taką samą ścieżkę akceptacji?
Nie. Dla zaświadczenia, oświadczenia, poprawy skanu i zastępstwa można skonfigurować odmienne pola, osoby odpowiedzialne i kroki procesu.
Jakie obszary możesz usprawnić
W SWOJEJ FIRMIE?
Obszar
kadrowy
kadrowy
Przechowuj wszystkie dane pracowników w jednym miejscu dzięki automatyzacji procesów w obszarze kadrowym.
Obszar
finansowy
finansowy
Zautomatyzuj procesy finansowe i unikaj błędów wynikających z ręcznego wykonywania zadań.
Obszar
prawny
prawny
Zoptymalizuj pracę działu prawnego – uporządkuj umowy i aneksy w jednym systemie oraz zapewnij zespołowi wygodny dostęp do informacji.
Obszar
administracyjny
administracyjny
Minimalizuj opóźnienia, błędy lub zagubienia dokumentów dzięki automatyzacji procesów w obszarze administracyjnym.
Obszar
IT
IT
Usprawnij pracę działu IT dzięki łatwemu monitorowaniu projektów na każdym etapie.