Dlaczego Twoja firma potrzebuje elektronicznego obiegu dokumentów?

Chaos w dokumentach

Nawet w najlepiej zorganizowanych przedsiębiorstwach od czasu do czasu może zdarzyć się, że pewne dokumenty w papierowej formie po prostu zaginą. Zarządzanie sporą ilością dokumentów bez odpowiedniego systemu informatycznego może powodować chaos organizacyjny, nad którym z czasem coraz trudniej zapanować. Terminy płatności faktur, przydzielanie dostępu do informacji jedynie osobom upoważnionym – wszystko to zaczyna w pewnym momencie generować coraz większe koszty.

Małe firmy również muszą zdawać sobie sprawę z wagi powyższych problemów. Jeśli nawet ilość dokumentów, które przetwarzają, nie jest jeszcze przytłaczająca, to lepiej być przygotowanym wcześniej na ewentualny wzrost. Wdrażanie odpowiednich rozwiązań, mających ułatwić zarządzanie przepływem informacji jest tym prostsze i tańsze, im wcześniej zostanie przeprowadzone. Poza tym, już na samym początku istnienia przedsiębiorstwa warto pamiętać o trzymaniu porządku w sprawach administracyjnych oraz formalnych, aby dobre praktyki towarzyszyły firmie przez długie lata jej istnienia.

Jak zapanować nad dokumentami?

Skutecznym rozwiązaniem, stosowanym przez większość dojrzałych firm z różnych branży, jest wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów. W tym celu wdraża się system informatyczny, który ułatwia zarządzanie dokumentami w formie elektronicznej. Przyjrzyjmy się najważniejszym korzyściom, jakie firmy czerpią z zastosowania takiego rozwiązania.

Uproszczony przepływ informacji

Podstawową korzyścią, jaką daje zastosowanie elektronicznego obiegu dokumentów, jest upłynnienie przepływu informacji pomiędzy poszczególnymi osobami czy działami w firmie. Jednolity system, do którego trafiają dokumenty, pozwala automatycznie przydzielić do nich dostęp osobom, które potrzebują ich do dalszej pracy i przetwarzania. Ułatwia to również zarządzanie uprawnieniami dla odpowiednich osób.

Tak więc dokumenty trafiają dokładnie tam, gdzie powinny, na biurka (a raczej komputery) osób, które ich potrzebują. A dzięki swojej elektronicznej formie mogą trafić do wszystkich w tym samym czasie! To prowadzi również do kolejnej korzyści, jaką jest…

Odciążenie pracowników od prostych obowiązków

Pracownicy nie muszą już tracić czasu na proste, powtarzalne czynności, jakimi jest kontrolowanie przepływu dokumentów. Mogą skupić się na ich dokładniejszym przetwarzaniu i pilnowaniu, aby wszystko było zrobione na czas.

Ponadto, pracownicy mogą kontynuować pracę na odpowiednich dokumentach już w chwili, gdy te są dostępne w systemie. Pozwala to zredukować opóźnienia wynikające z koordynacji pracy wielu osób nad jednym dokumentem.

Mniejsza ilość błędów ludzkich

Ponieważ pracownicy nie muszą kontrolować ręcznie przepływu dokumentów, można w prosty sposób wdrożyć pewne procedury przetwarzania danych i pracy na dokumentach. Dla przykładu, błędy ludzkie takie jak nieopłacenie faktury na czas można wyeliminować dzięki wprowadzeniu automatycznych powiadomień i przypomnień o zbliżającym się terminie płatności.

Przykład z opłacaniem faktur może być uproszczony jeszcze bardziej dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów. Dlaczego po prostu nie wprowadzić automatycznych płatności, sprzężonych z systemem, który kontroluje terminy wynikające wprost z dokumentów w formie elektronicznej? Warto zatem pamiętać przy wyborze odpowiedniego systemu o tym, aby dawał on możliwość integracji z innymi systemami, na przykład poprzez interfejs API.

Porządek w dokumentach

Przenosząc dokumenty do systemu informatycznego można zaoszczędzić również mnóstwo czasu, potrzebnego zwykle na ich przeglądanie i porządkowanie. Nie trzeba chyba nikomu tłumaczyć korzyści, jakie daje możliwość szybkiego wyszukiwania odpowiedniego dokumentu w systemie na podstawie jego tytułu lub nawet fragmentu tekstu, który zawiera.

Pracownicy mogą także mieć szybki i łatwy dostęp do dokumentów powiązanych z odpowiednią sprawą. Dla przykładu, przed przystąpieniem do podpisania umowy z nowym klientem, mogą oni mieć wgląd w historię konwersacji czy podobnych umów podpisywanych w przeszłości.

Ponadto, przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej pozwala zaoszczędzić miejsce, które zajmowałyby one w formie papierowej. Do tego dochodzi większe bezpieczeństwo – łatwiej wykonywać cyfrowe kopie zapasowe dokumentów, a nawet te usunięte bądź zniszczone często da się jeszcze odzyskać, jeśli były przechowywane w formie elektronicznej.

Przyspieszenie procesów i zmniejszenie kosztów

Kolejną korzyścią, która logicznie wynika z uproszczonego przepływu informacji i odciążenia pracowników, jest przyspieszenie procesów i zmniejszenie kosztów w firmie. Obsługa administracyjna nie zajmuje tyle czasu, ile jest potrzebne w przypadku dokumentów papierowych. Z kolei skrócenie procesów pozwala na bardziej efektywne wykorzystanie czasu odpowiednich osób.

Jaki system wybrać?

Powyższe korzyści to oczywiście nie wszystko. Są to jedynie najbardziej popularne zalety stosowania elektronicznego obiegu dokumentów. Firmy z poszczególnych branży znajdują również swoje własne, unikalne korzyści płynące z takich rozwiązań, nierzadko decydujące o ich przewadze nad konkurencją.

Przy wyborze odpowiedniego systemu informatycznego do elektronicznego obiegu dokumentów w firmie warto rozważyć Amodit, ze względu na kilka cech, które są kluczowe dla tego typu systemów.

System ten jest otwarty na możliwości integracji z innymi aplikacjami dzięki bogatemu interfejsowi API. Można go zatem w prosty sposób połączyć z innymi systemami zewnętrznymi, z których korzysta dana firma.

Ponadto, Amodit ułatwia automatyzację procesów i obiegu dokumentów. Oferuje również mechanizmy powiadomień i porządkowania zadań do wykonania na konkretnych dokumentach. System jest również prosty w obsłudze dla osób niemających doświadczenia w IT. Dzięki temu, takie osoby mogą tworzyć i modyfikować własne procesy bez konieczności konsultowania działań ze specjalistami od zagadnień technicznych.

Powyżej wymieniono tylko niektóre z wielu korzyści, jakie Twoja firma może osiągnąć dzięki korzystaniu z elektronicznego obiegu dokumentów. Oczywiście powodów, dla których warto digitalizować swoje przedsiębiorstwo, jest znacznie więcej. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak nasz system może usprawnić pracę w Twojej firmie, zachęcamy do kontaktu z jednym z naszych specjalistów. Możesz również pobrać wersję DEMO naszego systemu i zapoznać się z jego podstawowymi funkcjonalnościami.

Przekonaj się, jak Amodit może pomóc Twojej firmie