Schemat blokowy

Rozliczanie zaliczek pracowników

Twoi pracownicy podróżują służbowo? Chcesz usprawnić proces rozliczania zaliczek w swojej firmie? Zależy Ci na automatyzacji działań? Koniec z chaosem w dokumentacji i problemem z transakcjami w obcych walutach. Przekonaj się, dlaczego Twoja konkurencja wybiera AMODIT, i co Ty na tym zyskasz.

Dowiedz się więcej
Rozliczanie zaliczek

Dla kogo kluczowa będzie automatyzacja procesu rozliczania zaliczek?

Dla firm, których pracownicy podróżują służbowo z opcją pobierania zaliczek, również w obcej walucie. AMODIT będzie szczególnie przydatny wtedy, gdy masz do rozliczenia wielu pracowników, co wiąże się z dużą liczbą transakcji.

Dlaczego warto usprawnić proces rozliczania zaliczek?

Zaliczki mogą być elementem procesu finansowego podsumowania podróży służbowych lub sposobem rozliczania się z kontrahentami na zasadzie płatności częściowych w procesie obiegu faktur. Bez względu na rodzaj dokumentu kosztowego konieczna jest jego weryfikacja i akceptacja przez osoby decyzyjne. W AMODIT stworzysz klarowne ścieżki akceptacji, które przyspieszą ten proces i ułatwią dostęp do informacji.

Korzyści dla Twojej firmy z usprawnienia procesu rozliczania zaliczek

Automatyzacja rozliczania zaliczek jest wygodnym rozwiązaniem, które usprawni pracę Twojego zespołu. Po wdrożeniu AMODIT będziesz mógł, m.in.:

Przechowywać w jednym miejscu

wszystkie koszty związane z konkretną podróżą służbową

Obsługiwać dowolne waluty

i przeliczać ich kursy

Stosować podpis elektroniczny

w obecności osoby wypłacającej zaliczkę

Sprawdzać status

rozliczenia zaliczki

Tworzyć ścieżki akceptacji

dla poszczególnych kategorii dokumentów

Dokonać integracji

z systemem ERP

Jeszcze więcej korzyści z automatyzacji procesu rozliczania zaliczek w Twojej firmie

Sprawne tworzenie rozliczenia

Użytkownik, który będzie chciał rozliczyć zaliczkę, stworzy nową sprawę, a następnie wypełni formularz. W kolejnych wierszach wprowadzi dokumenty z datami i kwotami, z uwzględnieniem sposobu zapłaty (osobna kolumna na płatności wykonane kartą firmową, które nie wymagają zwrotu zaliczki). W formularzu znajdzie się również rubryka na informacje na temat samochodu służbowego i jego przebiegu.

Przejrzyste ścieżki akceptacji

Pracownik może zapisać sprawę i stopniowo dodawać kolejne pozycje w momencie, gdy będzie ponosił koszty. W zakładce Historia zostaną zarejestrowane wszystkie zmiany, np. w wartościach pól, dodawanie pozycji do rozliczenia, dodawanie i usuwanie dokumentów. Gdy rozliczenie za dany miesiąc będzie kompletne, pracownik będzie mógł przesłać je do swojego przełożonego lub innej wskazanej osoby.

Zaawansowane formularze

AMODIT dostosuje się do potrzeb Twojej firmy. Użytkownicy będą mogli rozliczać zaliczki na dwa sposoby. Pierwszy uwzględnia zeskanowanie dokumentów i dołączenie ich do rozliczenia w formie pliku. Pracownik może również pominąć skanowanie faktur – dostarczy je do sekretariatu w formie papierowej, a w systemie dokona jedynie akceptacji.

Monitorowanie zmian w sprawie

Dokument może być podpisywany zarówno w momencie jego składania, jak i podczas akceptacji. Ten mechanizm daje pełną kontrolę zmian w dokumencie (lub jego części). Po edycji dokumentu system wymusi anulowanie dotychczasowego podpisu i poprosi o nowy.

Wygodna struktura dokumentu

Podpisy mogą być umieszczane bezpośrednio na formularzu. Pozwala to np. oddzielić akceptację merytoryczną od akceptacji księgowej. Dzięki temu różne części formularza rozliczenia zaliczki mogą być podpisywane przez właściwe osoby.

Integracja z systemem ERP

W niektórych przypadkach konieczne jest umieszczenie w księgowości dokumentu papierowego potwierdzającego akceptację kosztów. Wystarczy wydrukować formularz wraz z aktualnymi podpisami – niewymagane są do tego żadne dodatkowe prace konfiguracyjne.

Zawsze aktualne dokumenty

Na wydruku automatycznie umieszczana jest data modyfikacji i suma kontrolna. Pozwala to zweryfikować, czy wydruk jest aktualny. Możesz tam również umieścić kod kreskowy lub 2D (np. QR lub Aztec), który może zawierać dowolnie wybrane informacje.

Struktura organizacyjna

Możesz skorzystać z gotowego szablonu procesu rozliczania zaliczek i dostosować go do swoich potrzeb lub zaprojektować go od zera. Wystarczy podać nazwy etapów i typowe przejścia pomiędzy nimi. AMODIT daje swobodę. Nie musisz definiować wszystkich możliwych sytuacji ani określać szczegółowych reguł.

Umów się na darmową konsultację

z jednym z naszych specjalistów. Zaprezentujemy Ci krok po kroku, jak przy pomocy AMODIT skutecznie zoptymalizować rozliczanie zaliczek w Twojej firmie.

    Administratorem danych osobowych przekazanych za pomocą powyższego formularza kontaktowego jest Astrafox sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie. Dane osobowe będą przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi na przesłaną wiadomość. Masz prawo dostępu do swoich danych, żądania ich sprostowania, ograniczenia, usunięcia, wniesienia sprzeciwu oraz skargi do organu nadzorczego. Szczegółowe informacje o przetwarzaniu podanych danych osobowych znajdują się w Polityce prywatności.