Ścieżki akceptacji
Każdy pracownik może wnioskować o wypłacenie zaliczki. Musi jednak wskazać cel zaliczki i uzyskać akceptację przełożonych.
Obsługa walut
Zaliczka może być udzielana w różnych walutach. AMODIT pozwala obsługiwać dowolne waluty, przeliczać kursy czy prezentować podsumowania dla poszczególnych walut.
Wygodne formularze
Formularz rozliczenia możesz dowolnie dostosować do swoich potrzeb. Może on zawierać tabele z podsumowaniem, pola dat, pola słownikowe, wyboru użytkownika i wiele innych.
Elektroniczny podpis odręczny
Odbiór zaliczki (wypłata w kasie) może zostać potwierdzona przez pracownika złożeniem odręcznego podpisu na telefonie, tablecie lub ekranie dotykowym w obecności osoby wypłacającej.
Raporty i zestawienia
W każdej chwili można sprawdzić status i historię akceptacji zaliczek oraz innych dokumentów kosztowych.
Korzystasz z raportów i zestawień, dostosowanych do potrzeb Twojej organizacji.
Integracja z systemem ERP
AMODIT jest zintegrowany z używanym w firmie systemem. Oferujemy gotowe podłączenie do CDN XL, Comarch Optima, Symfonia Forte, NAV, SAP i możliwość integracji z dowolnym innym systemem.
Elektroniczne rozliczanie zaliczek
Akceptacja dokumentów kosztowych to proces, na który składa się wiele różnych etapów, jednym z najważniejszych jest tzw. rozliczenie zaliczek. Polega to m.in. na analizie i opisywaniu dokumentów, które następnie muszą zostać zaakceptowane przez odpowiednie osoby w konkretnych działach. Rozliczanie zaliczek na pierwszy rzut oka nie powinno być problematyczne, jednak trudności pojawiają się w momencie, gdy do rozliczenia mamy wielu pracowników, samych transakcji jest dużo, a część z nich została wykonana w obcej walucie.
System AMODIT pozwala na monitorowanie obiegu dokumentów. To duża oszczędność ze względu na czas poświęcany przez pracowników działu księgowości na rozliczenie zaliczek. Zadbaj o intuicyjne i skrupulatne rozliczanie zaliczkek swoich pracowników, wybierając system AMODIT, który większą część pracy wykona za Ciebie!
Jak to działa?
Grupowe skanowanie dokumentów
Użytkownik, który chce rozliczyć, zaliczkę tworzy nową sprawę, a następnie wypełnia formularz. W kolejnych wierszach wprowadzane są dokumenty z datami i kwotami. Są dwie kolumny związane z kwotą, które są wypełniane w zależności od sposobu zapłaty. Ma to znaczenie, ponieważ płatności wykonane kartą firmową nie wymagają zwrotu zaliczki.
Ponieważ zaliczka często jest związana z kosztami paliwa, to w niniejszym przykładzie na formularzu znajduje się również informacja o samochodzie służbowym i jego przebiegu.
Ścieżki akceptacji
Pracownik może zapisać sprawę i stopniowo dodawać pozycje w czasie, gdy ponosi koszty. Historia zmian na formularzu jest dostępna w zakładce „Historia”. Rejestrowane są wszelkie zmiany, tj. zmiany wartości pól na formularzu, dodawanie pozycji do rozliczenia, wszelkie zmiany wartości w tabelkach, dodawanie i usuwanie dokumentów.
Gdy rozliczenie za dany miesiąc jest już kompletne, pracownik może przesłać rozliczenie do swojego przełożonego lub innej wskazanej osoby.
Zaawansowane formularze
Istnieją różne warianty wdrożenia rozliczenia zaliczek. Jedną z możliwości jest pominięcie skanowania. Wówczas dokumenty papierowe są dostarczane do sekretariatu, a jedynie akceptacja dokumentów jest przekazywana w formie elektronicznej. Inny wariant to skanowanie dokumentów papierowych i załączanie ich do rozliczenia. W takim przypadku dokumenty są widoczne na oddzielnej zakładce. Po najechaniu kursorem myszki na dokument pokazuje się jego podgląd, a po kliknięciu można obejrzeć dokument w pełnym rozmiarze.
Monitorowanie procesu
Dokument w momencie składania, a także podczas akceptacji może być podpisywany. Mechanizm podpisów zapewnia, że od czasu podpisania sprawa (lub jej część) nie została zmieniona. Aby wprowadzić zmianę, trzeba anulować podpis i po wprowadzeniu zmiany poprosić o nowy .
Podpisy mogą być również umieszczane bezpośrednio na formularzu. Pozwala to np. oddzielić akceptację merytoryczną od akceptacji księgowej. Dzięki temu różne części formularza rozliczenia zaliczki mogą być podpisywane przez właściwe osoby.
Integracja z systemem ERP
W niektórych przypadkach konieczne jest umieszczenie w księgowości dokumentu papierowego potwierdzającego akceptację kosztów. W takim wypadku można wydrukować formularz wraz z aktualnymi podpisami. Nie wymagane są do tego żadne dodatkowe prace konfiguracyjne.
Dodatkowo na wydruku automatycznie umieszczana jest data modyfikacji i suma kontrolna. Pozwala to zweryfikować czy wydruk jest aktualny. Na wydruku może być również umieszczony kod kreskowy lub 2D (np. QR lub Aztec), który może zawierać dowolnie wybrane informacje.
Struktura organizacyjna
Możesz skorzystać z gotowego szablonu procesu rozliczania zaliczek i dostosować go do swoich potrzeb lub zaprojektować go od zera. Wystarczy podać nazwy etapów i typowe przejścia między etapami. Nie musisz definiować wszystkich możliwych sytuacji ani określać reguł przejść między etapami. System podczas pracy będzie się uczył na podstawie czynności wykonywanych przez użytkowników i sam będzie rysował diagram procesu.
Na diagramie workflow widać również czas przejścia między etapami procesu. Pozwala to monitorować przebieg procesu i wykrywać wąskie gardła.
Wszelkie dodatkowe ograniczenia i wyjątki możesz wprowadzić później, podczas życia procesu. Wprowadzanie zmian do procesu akceptacji w trakcie działania procesów nie jest problemem. System potrafi obsłużyć takie sytuacje. Dzięki temu nie musisz tracić czasu na dokładne projektowanie procesu i wymyślanie wszystkich możliwych sytuacji. Obsługa wyjątków jest mocną stroną AMODIT.
Dołącz do 50.000 zadowolonych użytkowników korzystających z systemu AMODIT
Przekonaj się jakie korzyści niesie za sobą wprowadzenie AMODIT i obsługuj procesy bez długiego i kosztownego wdrożenia.