22 35 52 164 poland@amodit.com

Elektroniczne rozliczanie zaliczek

AMODIT automatyzuje rozliczanie zaliczek i dokumentów kosztowych. Workflow z obsługą skanowania, rozliczeń delegacji i zaliczek, wraz z akceptacją i księgowaniem w systemie ERP.
POBIERZ WERSJĘ DEMO

Elektroniczne rozliczanie zaliczek

Rozliczenie zaliczek to jeden z procesów związanych z akceptacją dokumentów kosztowych. Pracownicy dokonują zakupów na rzecz firmy. W przypadku zaliczek pracownik płaci gotówką lub prywatną kartą i raz w miesiącu na podstawie faktur zakupowych otrzymuje zwrot poniesionych kosztów.
i

Grupowe skanowanie dokumentów

System integruje się z dowolnym skanerem. Potrafi odczytać kody kreskowe i 2D w celu rozpoznawania dokumentów.

l

Ścieżki akceptacji

Dokumenty kosztowe mogą być opisywane i akceptowane przez odpowiednie osoby/działy, które zostały wyznaczone.

Zaawansowane formularze

Formularz rozliczenia możesz dowolnie dostosować do swoich potrzeb. Może on zawierać tabele z sumowaniem, pola słownikowe czy podpis elektroniczny.

Struktura organizacyjna

System może automatycznie kierować rozliczenie do przełożonego danej osoby. Pozwala na wprowadzenie struktury organizacyjnej ręcznie lub pobieranie jej z AD, lub ERP.

Monitorowanie procesu

Sztuczna inteligencja monitoruje obieg dokumentów i pomaga usprawniać pracę. W każdej chwili można sprawdzić status i historię akceptacji zaliczek oraz innych dokumentów kosztowych.

Integracja z systemem ERP

AMODIT jest zintegrowany z używanym w firmie systemem. Oferujemy gotowe podłączenie do CDN XL, Comarch Optima, Symfonia Forte, NAV, SAP i możliwość integracji z dowolnym systemem. 

Wdrożenie systemu AMODIT istotnie usprawniło zarządzanie przepływem informacji, co jest ważną zmianą jakościową w obszarze działalności grupy PWN.

Ewa Szulc

Kierownik Administracji, Grupa PWN

Elektroniczne rozliczanie zaliczek

i

Grupowe skanowanie dokumentów

Użytkownik, który chce rozliczyć zaliczkę tworzy nową sprawę, a następnie wypełnia formularz. W kolejnych wierszach wprowadzane są dokumenty z datami i kwotami. Są dwie kolumny związane z kwotą, które są wypełniane w zależności od sposobu zapłaty. Ma to znaczenie ponieważ płatności wykonane kartą firmową nie wymagają zwrotu zaliczki.

Ponieważ zaliczka często jest związana z kosztami paliwa to w niniejszym przykładzie na formularzu znajduje się również informacja o samochodzie służbowym i jego przebiegu.

l

Ścieżki akceptacji

Pracownik może zapisać sprawę i stopniowo dodawać pozycje w czasie, gdy ponosi koszty. Historia zmian na formularzu jest dostępna na zakładce “Historia”. Rejestrowane są wszelkie zmiany, tj. zmiany wartości pól na formularzu, dodawanie pozycji do rozliczenia, wszelkie zmiany wartości w tabelkach, dodawanie i usuwanie dokumentów.

Gdy rozliczenie za dany miesiąc jest już kompletne pracownik może przesłać rozliczenie do swojego przełożonego lub innej wskazanej osoby.

Zaawansowane formularze

Istnieją różne warianty wdrożenia rozliczenia zaliczek. Jedną z możliwości jest pominięcie skanowania. Wówczas dokumenty papierowe są dostarczane do sekretariatu, a jedynie akceptacja dokumentów jest przekazywana w formie elektronicznej. Inny wariant to skanowanie dokumentów papierowych i załączanie ich do rozliczenia. W takim przypadku dokumenty są widoczne na oddzielnej zakładce. Po najechaniu kursorem myszki na dokument pokazuje się jego podgląd, a po kliknięciu można obejrzeć dokument w pełnym rozmiarze.

Monitorowanie procesu

Dokument w momencie składania, a także podczas akceptacji może być podpisywany. Mechanizm podpisów zapewnia, że od czasu podpisania sprawa (lub jej część) nie została zmieniona. Aby wprowadzić zmianę trzeba anulować podpis i po wprowadzeniu zmiany poprosić o nowy podpis.

Podpisy mogą być również umieszczane bezpośrednio na formularzu. Pozwala to np. oddzielić akceptację merytoryczną od akceptacji księgowej. Dzięki temu różne części formularza rozliczenia zaliczki mogą być podpisywane przez właściwe osoby.

Integracja z systemem ERP

W niektórych przypadkach konieczne jest umieszczenie w księgowości dokumentu papierowego potwierdzającego akceptację kosztów. W takim wypadku można wydrukować formularz wraz z aktualnymi podpisami. Nie wymagane są do tego żadne dodatkowe prace konfiguracyjne.

Dodatkowo na wydruku automatycznie umieszczana jest data modyfikacji i suma kontrolna. Pozwala to zweryfikować czy wydruk jest aktualny. Na wydruku może być również umieszczony kod kreskowy lub 2D (np. QR lub Aztec), który może zawierać dowolnie wybrane informacje.

Struktura organizacyjna

Możesz skorzystać z gotowego szablonu procesu rozliczania zaliczek i dostosować go do swoich potrzeb lub też możesz zaprojektować go od zera. Wystarczy podać nazwy etapów i typowe przejścia między etapami. Nie musisz definiować wszystkich możliwych sytuacji ani określać reguł przejść między etapami. System podczas pracy będzie się uczył na podstawie czynności wykonywanych przez użytkowników i na tej podstawie będzie sam rysował diagram procesu.

Na diagramie workflow widać również czas przejścia między etapami procesu. Pozwala to monitorować przebieg procesu i wykrywać wąskie gardła.

Wszelkie dodatkowe ograniczenia i wyjątki możesz wprowadzić później, podczas życia procesu. Wprowadzanie zmian do procesu akceptacji w trakcie działania procesów nie jest problemem. System potrafi obsłużyć takie sytuacje. Dzięki temu nie musisz tracić czasu na dokładne projektowanie procesu i wymyślanie wszystkich możliwych sytuacji. Obsługa wyjątków jest mocną stroną AMODIT.

Dołącz do 30.000 zadowolonych użytkowników korzystających z systemu AMODIT

Przekonaj się jakie korzyści niesie za sobą wprowadzenie AMODIT i obsługuj procesy bez długiego i kosztownego wdrożenia.