Nowoczesny HR i kadry w praktyce. Setki ręcznych podpisów czy 1 kliknięcie?

Damian: Konieczność przepisywania formularzy różnego rodzaju papierowych do systemu i konieczność wykonywania właśnie prac ręcznych takich, które są powtarzalne, które wynikają z przepisów prawa. To jest główna bolączka. System jak najbardziej jest w stanie pomóc i po prostu zautomatyzować to, co musi wykonać dany użytkownik i zajmuje mu to dużo czasu, natomiast system robi to w ułamku sekund.
Cześć Damian. Cześć Natalia.
Natalia: Spotykamy się dzisiaj, żeby porozmawiać o automatyzacji procesów HR i procesów kadrowych, bo to już nie jest tylko kwestia przyszłości, to jest realna potrzeba na tu i teraz. Świat pracy zmienia się na naszych oczach. Hybrydowe i zdalne modele zatrudnienia stały się codziennością, a zespoły HR muszą odnaleźć się w tej nowej rzeczywistości, w której papierowe wnioski i maile już nie są wystarczające.
Jak Ty, współpracując z różnymi organizacjami, pomagając im optymalizować procesy, postrzegasz obecną sytuację w działach HR? Jest co poprawiać?
Damian: Tak, zdecydowanie. Określiłbym tę sytuację jako rozwojowa, czy też rozwijająca się. Jest ogólnie trend wśród zespołów HR, żeby digitalizować ten obszar, więc zdecydowanie jest co poprawiać, zwłaszcza w kontekście takim organizacyjnym przetwarzania dokumentów HR-owych, nie tylko merytorycznym, chociaż to przy okazji też poprawiamy, wdrażająć te procesy elektroniczne.
Natalia: I właśnie o tym chcemy dzisiaj rozmawiać. O realnych, praktycznych rozwiązaniach, które pozwalają odciążyć zespoły HR, kadry od tych powtarzalnych czasochłonnych zadań, aby mogły skoncentrować się na tym, co jest dla nich najważniejsze, czyli na ludziach. Powiedz proszę z Twojego doświadczenia, z jakimi najczęściej problemami w obszarze HR zgłaszają się klienci?
Co ich najbardziej frustruje na co dzień?
Damian: Zdecydowanie praca z papierem, konieczność przepisywania pewnych elementów, właśnie tych formularzy różnego rodzaju papierowych do systemu i to jest główna bolączka. Jak również organizacja całej dokumentacji czyli konieczność wykonywania właśnie prac ręcznych takich, które są powtarzalne, które wynikają z przepisów prawa. Natomiast wynikają już z pewnych konsekwencji tego, że nie zawsze dokumenty dostajemy chronologicznie.
Natomiast są to zadania, które są w pełni odtwarzalne, w pełni ustrukturyzowane w formie zasad, więc w tych zakresach system jak najbardziej jest w stanie pomóc i po prostu zautomatyzować to, co musi wykonać dany użytkownik ręcznie i zajmuje mu to dużo czasu, natomiast system robi to w ułamku sekund.
Natalia: Porozmawiajmy może o konkretach.
Ja mam parę takich sytuacji z życia, które wspominam może niekoniecznie bardzo pozytywnie, które wiążą się właśnie z tymi zadaniami HR-owymi. Na przykład pamiętam taką sytuację, kiedy do mojego zespołu zatrudniliśmy ponad 20 osób w jednym onboardingu i dostałam oczywiście stertę papieru od działu HR do podpisania. Były to umowy kilkustronicowe, na każdym musiałam zrobić parafkę, na koniec podpis, każda umowa była w dwóch wersjach razy dwadzieścia parę, no naprawdę było tego sporo.
Jak teraz moglibyśmy to usprawnić? No to było kilka dobrych lat temu, a ja wciąż pamiętam ból ręki od podpisania tych wszystkich umów. Co mógłbyś jako ekspert w tej dziedzinie, co mógłbyś zaproponować mi, żeby to zmienić, żeby zrobić to lepiej szybciej i bez bólu?
Damian: Właśnie jest to świetny jeden z przykładów, które możemy zaopiekować, wdrażając nasz system, system AMODIT.
Chociażby właśnie przygotowanie i podpisywanie umów. Ty byłaś sfrustrowana i zmęczona podpisywaniem wielu dokumentów. W systemie mogłabyś to zrobić, klikając dosłownie kilka przycisków i podpisanie 20 umów nie powinno zająć więcej niż, według mnie 3 minuty przy dobrze zorganizowanym procesie, łącznie z zalogowaniem i wylogowaniem z systemu. Natomiast przed Tobą ktoś musiał też te umowy wypełnić, więc te osoby jeszcze więcej czasu musiały na to poświęcić.
Jeśli byłoby to zorganizowane w systemie, większość z danych, które są powtarzalne, po prostu byłyby zaciągnięte automatycznie. Tak naprawdę musielibyśmy na to spojrzeć jeszcze szerzej, czyli nawet od momentu zatrudnienia, czyli pozyskania informacji od kandydata, aż do momentu umowy. Bo jeśli chodzi o wypełnienie w ogóle formularza przez danego kandydata, to też jest element, który do tej pory często jest obsługiwany, jeśli nie papierowo po prostu długopisem, to w formie wypełniania jakiegoś Worda i z tego Worda następnie trzeba przepisywać te dane do systemu. Natomiast w tym zakresie również opiekujemy naszych klientów i realizujemy to po prostu poprzez udostępnianie formularzy już bezpośrednio w naszym systemie AMODIT. Czyli kandydaci wypełniają dane w systemie, te dane z automatu przenoszą się do właściwych systemów docelowych, z czego powstają automatycznie umowy, a dalej te umowy są już procesowane w AMODIT, w AMODIT TrustCenter w celu ich podpisania.
Natalia: Czyli ja jako pracownik nie muszę wypełniać X formularzy i wszędzie wpisywać swoje imię i nazwisko, adres, PESEL i co jeszcze jest wymagane. Mogę zrobić to raz i te informacje wykorzystujecie we wszystkich formularzach, które są potrzebne do takiego całkowitego onboardingu?
Damian: Dokładnie tak. Na przykład jeśli przy okazji zatrudnienia czy już onboardingu potrzebne jest wypełnienie danych, kto jest tą osobą, której dotyczy dokument, no to na formularzu papierowym trzeba to wypełnić czy nawet, jeśli przygotowujemy to wcześniej w jakimś Wordzie, to musi ktoś, czyli opiekun czy to zatrudnieniowy, czy to już opiekun bezpośrednio HR-owy danego pracownika wpisać i wypełnić, natomiast tutaj jednoznaczne wskazanie danej osoby wygenerować może 10, 20, 30, tyle dokumentów, ile potrzeba i de facto jednym przyciskiem puszczamy to do pracownika.
Natalia: Czy dobrze rozumiem, że wszystkie umowy, zgody, formularze, oświadczenia, skierowania na badania, wszystko to, co jest związane z tym onboardingiem, zatrudnieniem, wszystko to może być generowane automatycznie i za pomocą jednego przycisku?
Damian: Możemy to uprościć do takiej metafory. Czasami oczywiście jest potrzebne wskazanie dodatkowych parametrów jakiegoś konkretnego dokumentu. Natomiast na sam koniec kiedy już te parametry, których nie dało się ewentualnie odczytać na podstawie jakichś wcześniejszych właśnie formularzy i ktoś musi coś wskazać, to oczywiście trzeba to wypełnić.
Ale ostatecznie jednym przyciskiem generujemy cały zestaw dokumentów, który jest potrzebny, czy to przy zatrudnieniu, czy to przy onboardingu. Wysyłany cały zestaw jest do naszego AMODIT TrustCenter na przykład, bo to nie musi być zawsze AMODIT TrustCenter, ale to jest nasza platforma, która pozwala właśnie podpisywać dokumenty elektronicznie i cały taki zestaw może trafić w formie jednego takiego procesu podpisywania do tego pracownika, czy też kandydata, w zależności na jakim etapie jeszcze jesteśmy.
I za pośrednictwem jednego linku taka osoba wchodzi, zapoznaje się z kompletem dokumentów i dokonuje podpisania.
Natalia: Czyli tak naprawdę ja jako kandydat czy jako pracownik działu HR nie muszę się nawet z tą drugą stroną zobaczyć, nie musimy być na miejscu, czyli jak najbardziej zdalny model wchodzi tutaj w grę?
Damian: Oczywiście, w ten sam sposób nasi klienci realizują w niektórych miesiącach nawet tysiące zatrudnień, kiedy są to gorące okresy, kiedy są to zatrudnienia właśnie pod te gorące okresy na przykład przed końcem roku, przed świętami, gdzie są to pracownicy zatrudniani na krótki na przykład okres właśnie w celu pomocy no mamy wtedy zwiększony ruch, zwłaszcza w handlu, tak?
Więc wtedy absolutnie pracownik nie musi stawić się w miejscu, w którym jest zatrudniany, może stawić się już bezpośrednio w miejscu, w którym będzie wykonywał swoją pracę, a cały proces od rekrutacji po podpisanie umowy może odbyć się elektronicznie w dowolnej odległości od siebie dwóch osób, które biorą udział w tym procesie.
Natalia: No ok, to mamy onboarding. Zakładam, że analogicznie możemy też załatwić offboarding. Taki mało pozytywny scenariusz, ale też się zdarza, też żegnamy pracowników i też jest to związane z wieloma różnymi formalnościami papierowymi, czy jakieś obiegówki, czy wszystkie inne dokumenty, czy może czasami ankieta jakiejś satysfakcji z pracy, też taki NPS (Net Promoter Score) powiedzmy badanie tego co było dobrze, taki exit interview.
To wszystko zapewne analogicznie można również zaopiekować takim systemem.
Damian: Tak, oczywiście. Poza tym dzięki systemowi eliminujemy też słabości powiedzmy ludzkie, czyli to, że ktoś czegoś zapomni, bo tutaj system pilnuje, że komplet dokumentów ma wyjść, niczego nie puścimy, są walidacje formalne i nic nie wyjdzie bez kompletu określonego według jakiejś określonej matrycy.
Co więcej jeśli mówisz o takich ankietach satysfakcji ze współpracy, w tym wypadku również może istnieć kilka różnych ankiet i wtedy też system przypilnuje, że w zależności dajmy na to od stanowiska, czy jest to pracownik szeregowy, czy kadry kierowniczej, to system już zadba o to, żeby właściwa ankieta trafiła do danego pracownika, więc tutaj też eliminujemy wszystkie potencjalne błędy ludzkie.
Natalia: Czyli optymalizacja czasu pracy, brak frustracji czy eliminacja frustracji związana z tą powtarzalną czasochłonną rzeczą, eliminacja błędów, niezłe korzyści wynikające już z takich zmian. Ale idźmy dalej, bo tych procesów HR-owo-kadrowych do zaopiekowania jest sporo, omówiliśmy onboarding, offboarding, pomiędzy jeszcze dzieje się sporo rzeczy.
Są na przykład oceny pracownicze, zbieranie feedbacku satysfakcji pracowników w czasie pracy, często firmy robią to systematycznie. Czy to też można zautomatyzować, też można ubrać to w jakiś proces elektroniczny, żeby nie musieć tego robić czy za pomocą papieru, czy też face-to-face?
Damian: Jak najbardziej.
To znaczy w przypadku na przykład ocen pracowniczych możemy je wziąć na warsztat. Niekoniecznie korzystanie z systemu musi wyeliminować czy to spotkania face-to-face, czy w dzisiejszej dobie spotkania po prostu za pośrednictwem jakichś aplikacji elektronicznych do spotkań, bo to już pozostawiamy pod opieką danego klienta, czy jest to wymagane, czy też nie. Natomiast wdrożenie tego w ramach systemu, takie wdrożenia mamy za sobą, przede wszystkim wyeliminowało i z czego byli najbardziej zadowoleni klienci, konieczność pilnowania i walidacji, kto to zrobił, a kto tego nie zrobił oraz oczywiście wszystkich koniecznych upomnień, że należy to zrobić. Bo wtedy spada to tak naprawdę z głowy danego opiekuna HR-owego, który odpowiada za to, że każdy pracownik ma mieć odbytą taką rozmowę i trzeba to wszystko przypilnować. Oczywiście dalej zostaje kwestia walidacji przez opiekuna, ale same przypomnienia mogą być generowane przez system. Dopiero w takich wypadkach jakichś skrajnych, kiedy może te przypomnienia wychodzą, ale jak ktoś faktycznie jest nieobecny i system o tym nie wie, to tutaj jest potrzebna jakaś weryfikacja ręczna danego opiekuna.
Natomiast przede wszystkim to, że system przypilnuje kiedy powinno być uruchomione takie zadanie, przypilnuje przypomnień, jeśli to zadanie nie zostało zakończone. No i cały proces odbędzie się w sposób elektroniczny, w jednym formacie, w jednym systemie AMODIT. Może być od razu zwalidowany pod kątem formalnym, o ile taka ankieta daje się walidować.
W zakresie merytorycznym oczywiście pozostaje to pod ocenę osoby oceniającej. Poza tym dalsza analityka takich wyników również jest dostępna w naszym systemie AMODIT, bo nie mówimy tylko o usprawnieniu samego przepływu tych dokumentów. Natomiast system AMODIT posiada też moduł raportowy, który został w ostatnim kwartale odświeżony i dzięki niemu również możemy w ładny sposób prezentować te dane i dokonywać analiz wyników czy to ocen, czy to innych dowolnych procesów, które przenoszą za pośrednictwem formularzy jakieś dane.
Natalia: Dzięki takiemu modułowi możemy sobie też w łatwy sposób wyraportować, czy też na własne potrzeby, czy na potrzeby zarządu, ile osób zatrudniliśmy, ile od nas odeszło, jaki mamy churn, ile dokumentów wygenerowaliśmy, wszystkie te dane możemy w łatwy sposób mieć do nich dostęp przede wszystkim, ale też korzystać z nich do dalszych optymalizacji?
Damian: Tak, jak najbardziej.
Te dane, jeśli odpowiednio skonfigurujemy raporty, mogą być dostępne ad hoc w każdej chwili. Co więcej, sama konfiguracja raportu, co jest też olbrzymią zaletą w systemie AMODIT, jest dość trywialna, system podpowiada co, jak trzeba ustawić i jest to bardzo intuicyjne. W zasadzie nie potrzeba instrukcji, żeby widząc to pierwszy raz wiedzieć, co trzeba zrobić, a dzięki temu tak naprawdę każdy z zespołu czy to HR-owego, czy jakiegokolwiek dowolnego innego, w zakresie oczywiście dostępu do informacji, które posiada w ramach systemu, bo to oczywiście system AMODIT pilnuje już niezależnie, może przygotować sobie, czy to zestawienie tabelaryczne, czy to zestawienie wizualizacyjne, takie typowo już analityczne słupkowe, ganttowe, czy to jakieś kalendarzowe. Tutaj ten moduł raportowy w systemie AMODIT jest dość mocno rozbudowany. Jeśli ktoś z naszych słuchaczy byłby zainteresowany, to już odsyłam bezpośrednio do informacji na naszej stronie https://amodit.pl/raportowanie/ jakie typy raportów są dostępne.
Natalia: Mówiąc o zestawieniach przyszły mi do głowy wnioski urlopowe i grafiki też urlopów. Taka mała anegdotka. Ostatnio moja koleżanka pracująca w bardzo dużej firmie powiedziała mi, że u niej wnioski urlopowe składa się oczywiście na papierze i wrzuca się do skrzynki, która znajduje się na drzwiach działu HR.
Jak to może działać inaczej?
Damian: No oczywiście wnioski urlopowe mogą być procesowane w ramach naszego systemu AMODIT. Myślę, że tak jak już powiedziałem o kilku procesach, to to staje się oczywistością w tym momencie. Jest to dość prosty proces, on może być rozbudowany poprzez różnego rodzaju integracje z systemami kadrowymi, natomiast jest to jeden z prostszych procesów ostatecznie, ponieważ przeważnie posiada on 2-3 takie kluczowe etapy, czyli etap składania wniosku, jakiejś akceptacji, ewentualnie dwustopniowej, w zasadzie wyniku procesowania albo akceptacji pozytywnej albo odmowy akceptacji.
Więc tego typu formularze akurat są dość proste, natomiast w kontekście przeniesienia tego do systemu AMODIT po pierwsze usprawniamy szybkość przepływu i to, że taka kartka nigdzie nikomu nie zaginie. Łatwość dostępu do tego nie trzeba szukać tych formularzy, według których trzeba to wypełnić. Samą walidację, że wszystkie pola są wypełnione, tym bardziej, że w ostatnich tak naprawdę zmianach prawnych pojawiły się nowe typy urlopów, które wymagają zdefiniowania jakichś dodatkowych parametrów. Nie są to tylko urlopy wypoczynkowe czy też na żądanie, ale właśnie te nowe wynikające z przepisów Unii Europejskiej.
To po pierwsze. Po drugie, jeśli wdrażamy to w formie takiej bardziej zaawansowanej, czyli właśnie nie tylko mówimy o procesie obiegu wniosku urlopowego, ale również dokonujemy integracji z systemem, który opiekuje rozliczalność tych wniosków albo realizujemy tą rozliczalność w ramach naszego systemu AMODIT, to już zależy od konkretnego klienta. Przeważnie są to integracje z systemami kadrowymi, bo to tam ostatecznie jest źródło prawdy na temat dostępnych dni urlopowych.
To na poziomie wniosku możemy dokonywać już walidacji. Czyli nie wpuścimy wniosku takiego, który nie mieści się w zakresie dostępnych dni urlopowych, czy to wypoczynkowych, czy to właśnie na żądanie, czy to urlopu na dziecko, więc tutaj eliminujemy takie błędy formalne, które powodowałyby w tym wypadku konieczność znalezienia twórcy tego wniosku i przekazania mu informacji, co jest nie tak co należy poprawić.
To wszystko może odbyć się w systemie AMODIT, co znacznie usprawnia. Poza tym sam papier w dzisiejszej dobie, gdzie pracujemy często w sposób hybrydowy czy też totalnie zdalny, jest problematyczny, bo wtedy faktycznie trzeba by było pojawić się w biurze, żeby wrzucić tę kartkę do skrzynki. Tutaj takiego wymagania nie ma.
Natalia: Wszystko się zgadza. A powiedz, jakie inne wnioski możemy wykorzystać w taki sposób, czy wnioski o delegacje, wyjazdy służbowe, szkolenia, dofinansowania różnego rodzaju, czy okularów, czy jakichś kursów czy to wszystko na takiej samej zasadzie możemy tworzyć w systemie AMODIT i wykorzystać ten elektroniczny obieg dokumentów do tego?
Damian: Tak, dokładnie, jak najbardziej. Tak naprawdę możemy ubrać to wszystko w jedno określenie. Każdy formularz papierowy, który dzisiaj jest obsługiwany między pracownikiem, a działem HR, jesteśmy w stanie odtworzyć w ramach naszego systemu AMODIT. System AMODIT jest elastyczny, można zdefiniować dowolne pola, dowolne flow w zależności od tego, jaki jest to rodzaj wniosku. Odbiorcy tych wniosków zostaną włączeni tak naprawdę w proces i czy to akceptacja, czy jakieś działanie merytoryczne zostanie wywołane przez system AMODIT i odpowiednio obsłużone.
Tak, jeśli chodzi o takie jeszcze najbardziej popularne procesy to jak najbardziej, czy to wnioski o okulary, czy to wnioski o benefity, które są popularne i w zasadzie stają się codziennością w kontekście zatrudnienia, więc tego typu formularze jak najbardziej są popularne i wdrażamy je u wielu klientów.
Poza tym jeśli jeszcze wrócimy do kwestii związanej z onboardingiem, to tutaj możemy opiekować cały ten formalny proces onboardingu nie tylko w kontekście działu HR-owego, natomiast możemy zlecać zadania również na zewnątrz tego działu, to znaczy do odpowiednich szkoleniowców BHP, którzy jednocześnie wgrają odpowiednie dokumenty po ukończeniu takiego szkolenia i z automatu trafi to do zespołu HR, również przez system AMODIT, co daje nam maksymalną rozliczalność. Eliminujemy maile, to, że ktoś coś zapomniał, ktoś coś przeoczył. Poza tym może być w to zaangażowany zespół IT, bo większość dzisiaj pracowników to też są pracownicy, którzy korzystają z jakichś urządzeń. Jeśli nie laptopa, to przynajmniej telefonu. Taki telefon trzeba przygotować, trzeba wydać, to również może być element w formie zadania, które jest przekazywane w ramach takiego onboardingu do odpowiedniego zespołu.
Ten zespół odklikuje, że taki telefon, czy też laptop, czy też dowolny inny sprzęt jest już przygotowany. Pracownik może uzyskać o tym informację i sam potwierdzić, że taki telefon, czy inne urządzenie odebrał, jeśli to nastąpiło. Dzięki temu w jednym systemie AMODIT w zasadzie mamy pełną rozliczalność wszystkich tego typu zadań.
Natalia: No dobrze.
To teraz wszystko, o czym do tej pory mówiliśmy wiąże się z dokumentami. Ich uzupełnianie, podpisywanie to jedno, ale co z ich przechowywaniem?
Damian: No i tutaj wracamy tak naprawdę do czegoś, co jest właśnie podstawą przetwarzania tych wszystkich dokumentów i co jest dostępne od już praktycznie 6 lat, czyli od 2019 roku.
Mówimy tu o systemie eTeczki, czyli elektronicznej obsłudze dokumentów pracowniczych i nie tylko pracowniczych w kontekście części ABCDE, ale również całej pozostałej dokumentacji, która również może być przechowywana w ramach takiego modułu eTeczki, którą oferuje AMODIT. No tak naprawdę wszystkie te obiegi, które omawialiśmy do tej pory, ich końcowym etapem jest oczywiście zakończenie obiegu dokumentu, natomiast te dokumenty powinny właśnie trafić do odpowiednich katalogów.
Tym katalogiem jest taka elektroniczna kartoteka każdego z pracowników i to również w naszych wdrożeniach jest zautomatyzowane, czyli jeśli już wskazujemy, że dotyczy to danego pracownika, to jeśli taki proces dobiega końca, to z automatu ten dokument trafia do teczki. Skoro wiemy jaki był to dokument, to nie trzeba ponownie się nad nim pochylać, tylko system AMODIT sam go kategoryzuje, sam przypisuje mu odpowiednią czy to część, jeśli dotyczy to faktycznie tych części kadrowych ABCDE,
czy to trafia do pozostałej dokumentacji pracowniczej. Jeśli dotyczy to tych części dokumentacji, to z automatu jest też numerowany zgodnie z chronologią i z zasadami, o których mówi rozporządzenie, więc tak, można powiedzieć, że jest to trend i firmy też często trafiają do nas na podstawie tego, że wiedzą że system AMODIT obsługuje właśnie elektroniczne akta pracownicze w postaci modułu eTeczki, natomiast przy okazji właśnie dowiadują się, że różnego rodzaju inne wnioski również w naszym systemie AMODIT można obsługiwać i w większości przypadków kończy się to właśnie takim hybrydowym wdrożeniem. Czyli opiekujemy archiwizację i przechowywanie tej dokumentacji, ale również procesowanie poszczególnych wniosków kadrowych.
Natalia: Czyli tak naprawdę kompleksowo możemy zaopiekować wszystkie procesy, które dzieją się w dziale HR, czy w dziale kadr. Nie powiedzieliśmy o jednym, o rekrutacji. Tu też jesteśmy w stanie jakoś pomóc?
Damian: Tak, jak najbardziej. Tak naprawdę cały proces zbierania dokumentacji naszego przyszłego pracownika może rozpocząć się po prostu od podania w systemie AMODIT jego adresu mailowego i numeru telefonu oraz oczywiście imienia i nazwiska, bo to myślę, że zawsze jest dana, którą już wiemy na tym etapie. Tak naprawdę cała reszta procesu do momentu zatrudnienia może być procedowana w ramach systemu AMODIT, wszystkie dokumenty mogą być zbierane. Po faktycznym potwierdzeniu podpisania umowy z automatu powstaje kartoteka tego pracownika i do tej kartoteki trafiają te wszystkie podpisane już dokumenty.
Co więcej, dzięki systemowi AMODIT, dzięki eTeczce, mamy też funkcjonalności dotyczące pilnowania i walidacji kompletności w ramach np. takiego procesu zatrudnienia, czy procesu zatrudnienia i onboardingu nawet szerzej bym powiedział, bo mamy sam proces zatrudnienia, natomiast potem potrzebne są jeszcze właśnie odpowiednie szkolenia, zebranie odpowiednich dokumentów związanych z wykształceniem i tak dalej.
Tutaj nasz system AMODIT też wychodzi naprzeciw i daje dużo szersze możliwości, niż mówię o tym rozporządzenie, czyli pilnuje kompletności eTeczki. Dzięki czemu zespoły HR, wchodząc w odpowiedni raport mogą się upewnić, ile teczek w ramach danej organizacji jest jeszcze niekompletnych i należy skupić się na nich, żeby tę dokumentację pracowniczą uzupełnić, żeby wszystko było przechowywane zgodnie z wytycznymi właśnie rozporządzenia i prawa.
Natalia: No dobrze, to tak trochę odwracając teraz sytuację, bo na wszystkie moje pytania odpowiadasz: „tak, wszystko można”, a czego nie można? Jest coś czego systemem do obiegu dokumentów nie jesteśmy w stanie zautomatyzować?
Damian: Powiem szczerze rzadko mówimy klientom nie. Na pewno takie rzeczy można byłoby wymyślić natomiast zastanawiam się, czy na siłę warto szukać takich kwestii. Na pewno są kwestie, które są związane z aspektami technicznymi, na przykład jeśli mówimy o integracji. Nasz system AMODIT z racji swojej natury obiegu dokumentów niepowiedziane jakich, są to problemy dokumenty HR-owe, o których mówimy dzisiaj, natomiast są to też różnego rodzaju umowy z kontrahentami, faktury, korespondencja, a to znaczy, że docelowymi systemami, do których czasami muszą trafić te dokumenty, są bardzo różne systemy, więc jeśli chodzi o możliwości integracyjne, mamy to bardzo mocno rozbudowane.
Jednak mierzymy się z różnymi wyzwaniami jeśli mówimy o jakichś starszych rozwiązaniach, czy też po prostu rozwiązaniach boxowych w kontekście jakichś danych systemów, które są dość mocno ograniczone, że czasami ta integracja nie jest możliwa w takim zakresie jakim oczekiwałby biznes. No i tutaj trzeba niestety czasami pójść na kompromisy lub też dokonywać jakichś dogrywek ręcznych, manualnych tak cyklicznych. Natomiast to już wynika z ograniczeń technicznych.
Są też różnego rodzaju ograniczenia techniczne, które wynikły w międzyczasie z potrzeb naszych klientów, czyli chociażby przekazywanie dokumentacji pracowniczej do właśnie pracodawcy. Czy to właśnie jakichś skanów, czy też może inaczej powiem, odwzorowań dokumentów typu dyplom ukończenia jakiejś szkoły.
Tego typu przekazania również można realizować w naszym systemie AMODIT czyli pracownik de facto wykonuje odwzorowanie cyfrowe i przekazuje do pracodawcy. Tu pojawia się taka powiedzmy blokada techniczna w kontekście tego, w jaki sposób wykonane jest dane odwzorowanie. Bo jeśli nie jest ono odwzorowaniem wykonanym za pośrednictwem skanera, który ma określoną rozdzielczość, tylko za pośrednictwem telefonu, to jest czasami trudno ustalić czy ta rozdzielczość jest zgodna z rozporządzeniem.
Mamy na to pewne też rozwiązania, natomiast to są takie ryzyka, że to odwzorowanie to zdjęcie, które de facto ktoś wykona i wgra do systemu może być niewystarczająco zgodne z de facto wymaganiami prawnymi i tutaj wtedy wchodzi w grę brak sprzętu i ewentualnie konieczność jakiejś dodatkowej obsługi tego typu dokumentów właśnie za pośrednictwem dedykowanego sprzętu. Mam na myśli skanera, natomiast nie każdy dysponuje w domu skanerem, a smartfonem z aparatem każdy, więc to są pewnego typu ograniczenia, niemniej staramy się im sprostać, więc to wszystko zależy od ustaleń.
Natalia: Nie ma rzeczy niemożliwych. Zróbmy krótką przerwę. To dobry moment, by pomyśleć o HR bez papieru. Zamów bezpłatną konsultację i zyskaj: analizę potrzeb Twojej firmy, wskazanie procesów do usprawnienia, krótką prezentację możliwości systemu AMODIT, stworzenie indywidualnego briefu potrzeb, wybór i umówienie specjalisty dopasowanego pod Twoje wymagania.
Postaw na efektywność i skup się na tym, co najważniejsze. Link do bezpłatnej konsultacji znajdziesz poniżej. To tak trochę już podsumowując, czy zapomniałam może o jakimś procesie? Czy z Twojego doświadczenia pracy z klientami jest jeszcze coś, o czym nie wspomnieliśmy, a warto zwrócić uwagę, że też jest możliwe do zautomatyzowania?
Damian: Tak naprawdę może rzadko używany proces, ale myślę, że to też jest dość oczywiste, że tego typu proces możemy obsłużyć, ale na przykład nawet wypowiedzenia. Również tego typu procesy mogą być zdefiniowane i tego typu wdrożenia mamy i pracownicy mogą wnioskować nawet o wypowiedzenie w naszym systemie AMODIT, bo mówiliśmy oczywiście o rekrutacji, onboardingu. Natomiast jeśli pracownik z jakiegoś powodu chce złożyć takie wypowiedzenie, to to również może być wystartowane w ramach systemu AMODIT.
Tu właśnie może jeszcze ciekawostką było to przekazywanie dokumentacji, o której już wcześniej wspominałem. Ono niesie za sobą pewne ryzyka, natomiast jeśli dobrze skonfigurujemy sam proces i osoby, które walidują odpowiednie odwzorowania, wiedzą na co zwracać uwagę, bo tutaj potrzebna jest właśnie ta wiedza powiedzmy…
Czy może nie wiedza, a walidacja merytoryczna, czy takie odwzorowania są wystarczająco dobre, to to może być też ciekawą opcją dla naszych słuchaczy. Poza tym, jeśli chodzi o popularne procesy, to jest chociażby zgłaszanie członków rodziny do ZUS. Rodziny się powiększają, więc są to takie zdarzenia, które po prostu w trakcie zatrudnienia się pojawiają i tego typu procesy również opiekujemy, gdzie można wprowadzić wszystkie dane, cała walidacja już merytoryczna i formalna zostanie przeprowadzona przez system AMODIT, natomiast później pozostaje to już tylko do akceptacji przez odpowiedniego opiekuna HR.
Często zdarzają się też potrzeby w kontekście zmiany numeru konta czy też zmiany danych osobowych. Tak naprawdę podsumowując, dowolny formularz papierowy, który dzisiaj jest obsługiwany w ramach takiego działu HR i wypełniony przez pracowników, jesteśmy w stanie w naszym systemie AMODIT odtworzyć i procesować zgodnie z zasadami panującymi w danej organizacji. Przy czym usprawniając to w kontekście właśnie przede wszystkim tych walidacji formalnych, czyli czy wszystkie pola są wypełnione, jeśli są to pola, które powiedzmy można w jakiś sposób osłownikować, to z automatu eliminujemy wszelkiego rodzaju błędy merytoryczne już na poziomie wypełniania wniosków.
Natalia: I myślę, że to jest dobre podsumowanie i takie słowo klucz, że wszystko jest możliwe. Tych procesów jest naprawdę mnóstwo i tylko osoby pracujące w działach HR, w działach kadrowych wiedzą jak wiele ich jest. Ważne jest to, o czym mówiliśmy, nie ma rzeczy niemożliwych. Wszystko to, co wiąże się z dokumentami, z papierem, wszelkiego rodzaju wnioski, formularze, tego typu procesy HR-owe, kadrowe jesteśmy w stanie zautomatyzować.
Jeśli chcecie Państwo dowiedzieć się, jak to mogłoby wyglądać w Waszej firmie, jakie procesy możemy zautomatyzować, co dzięki temu byście mogli zyskać, zachęcamy do indywidualnej konsultacji. Pokażemy, które procesy można zautomatyzować od ręki, bez zmiany systemu kadrowego i bez wielkiej rewolucji. Bo tego typu automatyzacja, cyfryzacja nie jest skomplikowana, nie jest też dużą inwestycją, a może przynieść naprawdę sporo korzyści.
Dziękuję Damian za dzisiejszą rozmowę. Było bardzo miło porozmawiać o tym, co można robić lepiej.
Damian: Dziękuję również.