OCR z wykorzystaniem AI: jak to działa i jakie korzyści przynosi firmom?

W tym artykule wyjaśnimy czym różni się tradycyjny OCR od OCR wspomaganego AI, przedstawimy korzyści wynikające z wdrożenia tej technologii oraz omówimy najczęstsze obszary jej zastosowań w firmach – od automatyzacji obiegu faktur po digitalizację dokumentów pracowniczych.

Co to jest OCR i jak działa?

OCR, czyli rozpoznawanie znaków optycznych, to technologia umożliwiająca przekształcenie obrazów zawierających tekst na edytowalne dane cyfrowe. Jest to nieocenione narzędzie w procesach digitalizacji, które pomaga firmom w przetwarzaniu dużych ilości dokumentów w formie elektronicznej, eliminując potrzebę ręcznego przepisywania informacji. OCR odczytuje znaki na obrazach takich jak zeskanowane dokumenty, zdjęcia czy pliki PDF i zamienia je na tekst, który można następnie edytować, przechowywać lub analizować w cyfrowej formie.

Jak działa klasyczne OCR?

Proces działania klasycznego OCR można podzielić na kilka etapów:

1. Przygotowanie obrazu – Pierwszym krokiem jest zeskanowanie lub sfotografowanie dokumentu, aby uzyskać obraz cyfrowy. Kluczowe jest, aby obraz był wyraźny i odpowiednio skontrastowany, ponieważ jakość skanu ma wpływ na dokładność późniejszego rozpoznawania tekstu. W ramach tego kroku OCR może zastosować różne techniki poprawy jakości obrazu takie jak regulacja jasności, kontrastu czy usuwanie szumów.
2. Segmentacja obrazu – Następnie OCR analizuje obraz i dzieli go na mniejsze elementy: linie, słowa i pojedyncze znaki. Proces segmentacji pozwala rozpoznać strukturę tekstu na stronie. Jest to niezbędne do poprawnego odczytu. Na tym etapie OCR określa również, które obszary są tekstem, a które grafiką lub pustą przestrzenią.
3. Rozpoznawanie znaków – W kolejnym kroku OCR identyfikuje poszczególne znaki na podstawie ich kształtu. Tradycyjny OCR porównuje kształty znaków z bazą danych wzorców. W zależności od zastosowanego algorytmu może to być proces bardziej lub mniej zaawansowany. W klasycznych metodach OCR każdy znak musi mieć odpowiedni wzorzec, aby został poprawnie zidentyfikowany.
4. Analiza i konwersja na tekst – Po rozpoznaniu znaków OCR zestawia je w słowa i zdania. Przekształcony tekst jest następnie konwertowany do edytowalnego formatu takiego jak .docx, .txt czy PDF z możliwością wyszukiwania tekstu. Na tym etapie OCR może też stosować korekcję błędów w celu poprawienia ewentualnych niedokładności.
5. Post-processing i weryfikacja – W końcowym etapie przetworzone dane są sprawdzane pod kątem poprawności. W klasycznych systemach OCR użytkownik często musi ręcznie sprawdzać i poprawiać tekst, zwłaszcza przy bardziej skomplikowanych dokumentach, a to może być czasochłonne i podatne na błędy.

OCR z AI: Na czym polega różnica?

OCR wspomagany sztuczną inteligencją (AI) wprowadza zupełnie nowy wymiar do rozpoznawania tekstu, znacząco ulepszając tradycyjne technologie OCR pod względem dokładności, szybkości i efektywności. W klasycznym OCR proces rozpoznawania tekstu opiera się na dopasowywaniu wzorców, co oznacza, że każdy znak musi być rozpoznany na podstawie bazy danych kształtów. Jednak ta metoda bywa zawodna, szczególnie przy niestandardowych czcionkach, słabej jakości obrazach czy dokumentach zawierających więcej niż jeden język. W takich sytuacjach AI wprowadza zaawansowane algorytmy, które nie tylko analizują kształty, ale także rozpoznają i interpretują kontekst, poprawiając efektywność i wszechstronność OCR.

Jak AI poprawia tradycyjny OCR?

AI rewolucjonizuje tradycyjny OCR, umożliwiając bardziej precyzyjne i inteligentne rozpoznawanie tekstu, szczególnie w trudnych warunkach. Dzięki zastosowaniu zaawansowanych algorytmów OCR wspomagane AI jest w stanie:

• Rozpoznawać tekst z większą dokładnością – Algorytmy AI uczą się na ogromnych zbiorach danych, co pozwala im lepiej rozpoznawać tekst o złożonej strukturze taki jak teksty napisane różnymi stylami, niestandardowymi czcionkami, a nawet teksty pisane ręcznie.
• Przetwarzać dokumenty szybciej – AI optymalizuje proces OCR, eliminując wiele ręcznych interwencji i przyspieszając całą procedurę rozpoznawania. Dzięki temu dokumenty są przetwarzane błyskawicznie. Ma to kluczowe znaczenie przy dużych ilościach danych.
• Poprawiać efektywność – sztuczna inteligencja umożliwia lepszą interpretację kontekstu, a to zmniejsza liczbę błędów. Na przykład, jeśli dokument zawiera elementy tabelaryczne lub tekst rozproszony w różnych miejscach, AI OCR jest w stanie dokładnie określić, co jest istotnym tekstem i jak powinien być interpretowany, eliminując typowe błędy klasycznego OCR.

Jakie korzyści daje firmie AI OCR? Zobacz bezpłatny webinar!

Automatyzacja w procesach OCR dzięki zastosowaniu AI

Dzięki AI, OCR zyskuje na automatyzacji. Pozwala to firmom na pełne zautomatyzowanie obiegu dokumentów i procesów przetwarzania tekstu. AI nie tylko odczytuje tekst, ale także go interpretuje. Przykładowo:

• Odczyt kontekstu – AI analizuje nie tylko pojedyncze znaki, ale również kontekst. Umożliwia to lepsze zrozumienie układu dokumentu. Na przykład może automatycznie rozpoznać nagłówki, akapity czy podpisy, a to ułatwia dalsze przetwarzanie.
• Wydobywanie kluczowych informacji – Algorytmy AI potrafią rozpoznawać i klasyfikować konkretne informacje w dokumentach, np.: daty, kwoty, numery identyfikacyjne czy adresy. Dzięki temu OCR z AI jest idealny do przetwarzania faktur, formularzy czy teczek pracowniczych, automatycznie wyciągając najważniejsze dane i umieszczając je w odpowiednich polach.

OCR wspierany przez AI otwiera nowe możliwości, pozwalając firmom na szybsze, dokładniejsze i bardziej zautomatyzowane przetwarzanie dokumentów. Jest to kluczowa technologia dla firm, które chcą efektywnie zarządzać swoimi danymi, usprawnić obieg dokumentów i zminimalizować błędy.

Najczęstsze zastosowania OCR z AI w firmach

AI OCR znajduje zastosowanie w wielu obszarach działalności firm, usprawniając procesy dzięki szybkiemu rozpoznawaniu tekstu i automatycznemu wydobywaniu kluczowych danych. Technologia ta przyspiesza pracę działów takich jak księgowość czy HR, pomagając firmom zwiększyć efektywność i zminimalizować błędy. Oto przykłady jej wykorzystania:

• Obieg faktur – Automatyczne rozpoznawanie danych na fakturach to jedno z najczęstszych zastosowań AI OCR w firmach. Dzięki tej technologii faktury są przetwarzane szybciej, ponieważ AI identyfikuje i wydobywa kluczowe informacje takie jak numer faktury, daty, kwoty czy dane dostawcy. Następnie te dane są automatycznie wprowadzane do systemów księgowych, ERP czy elektronicznego obiegu dokumentów. Eliminuje to konieczność ręcznego przepisywania. Firmy mogą w ten sposób znacząco zmniejszyć liczbę błędów oraz przyspieszyć proces płatności. Jest to szczególnie korzystne przy dużej liczbie dokumentów do przetworzenia.
• Elektroniczne teczki pracownicze – W dziale HR technologia AI OCR jest wykorzystywana do skanowania i przetwarzania dokumentów kadrowych takich jak np. umowy czy świadectwa pracy. Dzięki automatyzacji procesu skanowania oraz rozpoznawania treści, dokumenty pracownicze mogą być cyfryzowane i automatycznie przypisywane do odpowiednich kategorii. W efekcie HR-owcy mogą łatwo zarządzać dokumentacją, zyskać szybki dostęp do potrzebnych informacji i zaoszczędzić czas, który w tradycyjnym procesie byłby poświęcony na ręczne porządkowanie dokumentów.
• Archiwizacja dokumentów – AI OCR pomaga w digitalizacji i archiwizacji dokumentów takich jak umowy czy korespondencja. Dzięki rozpoznawaniu tekstu dokumenty mogą być przeszukiwane po słowach kluczowych, co znacznie ułatwia ich późniejsze wyszukiwanie i zarządzanie.

Korzyści z wdrożenia AI OCR dla firm

OCR z AI oferuje firmom nie tylko zaawansowaną technologię rozpoznawania tekstu, ale także realne korzyści biznesowe, które mają bezpośredni wpływ na operacje, efektywność i zgodność z przepisami. Wdrożenie tej technologii usprawnia kluczowe procesy, przynosząc oszczędności i lepszą organizację pracy.

• Wzrost efektywności operacyjnej – Dzięki eliminacji ręcznego wprowadzania danych AI OCR znacząco zmniejsza koszty operacyjne. Automatyczne przetwarzanie dokumentów pozwala szybciej uzyskiwać dostęp do informacji, co w konsekwencji przyspiesza cały obieg dokumentów i umożliwia bardziej efektywne zarządzanie zasobami.
• Zwiększenie dokładności i redukcja błędów – AI zapewnia precyzyjne rozpoznawanie tekstu, dzięki czemu minimalizuje liczbę błędów powstających podczas przetwarzania dokumentów. Algorytmy potrafią rozpoznawać kontekst i poprawiać błędnie odczytane znaki. Eliminuje to konieczność ręcznej korekty i pozwala zachować wysoki poziom jakości danych.
• Oszczędność czasu i lepsza organizacja dokumentacji firmowej – Automatyzacja procesów przetwarzania dokumentów pozwala zaoszczędzić znaczną ilość czasu, który można poświęcić na bardziej strategiczne zadania. Dokumenty są szybciej digitalizowane i organizowane w systemach zarządzania dokumentami, a to ułatwia ich przechowywanie, dostęp oraz archiwizację.
• Poprawa bezpieczeństwa i zgodności z przepisami – OCR z AI wspiera digitalizację dokumentów, co nie tylko zmniejsza zależność od fizycznej dokumentacji, ale również poprawia bezpieczeństwo przechowywania danych. Elektroniczne dokumenty można łatwo zabezpieczyć, kontrolować dostęp i monitorować ich obieg. Takie rozwiązanie umożliwia firmom spełnienie wymogów regulacyjnych oraz ochronę poufnych informacji.

Podsumowanie

Technologia OCR wspierana sztuczną inteligencją oferuje firmom szeroki wachlarz korzyści, od automatyzacji procesów przetwarzania dokumentów, przez eliminację błędów, aż po oszczędność czasu i kosztów. Dzięki AI, OCR jest w stanie nie tylko rozpoznać tekst, ale także zrozumieć kontekst i wyodrębnić kluczowe informacje, co czyni go niezastąpionym narzędziem w obszarach takich jak obieg faktur, zarządzanie dokumentacją HR czy archiwizacja danych. Wprowadzenie AI OCR w codziennych operacjach firmowych to inwestycja, która przyczynia się do usprawnienia kluczowych procesów biznesowych, jednocześnie podnosząc poziom bezpieczeństwa i zgodności z przepisami.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat AI OCR? Odbierz bezpłatną konsultację z ekspertem!