Przechowywanie dokumentów

Rodzaje przechowywania dokumentów

Przechowywanie dokumentów (Document Storage) można podzielić na dwa główne rodzaje:

• Przechowywanie fizyczne – obejmuje przechowywanie papierowych dokumentów w segregatorach, szafach lub archiwach. Choć jest to tradycyjna metoda niesie za sobą wiele obciążeń zasobów, wciąż znajduje zastosowanie w firmach.
• Przechowywanie cyfrowe – dokumenty są przechowywane w formie elektronicznej na serwerach, w chmurze lub dedykowanych systemach zarządzania dokumentacją (DMS – Document Management System). Ten sposób jest coraz bardziej popularny ze względu na łatwość dostępu, oszczędność miejsca i czasu oraz większe bezpieczeństwo danych.

Korzyści z cyfrowego przechowywania dokumentów

Wdrożenie cyfrowych systemów przechowywania dokumentów niesie ze sobą wiele korzyści, takich jak:

• Łatwy dostęp do dokumentów – cyfrowe przechowywanie umożliwia szybkie wyszukiwanie i dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca.
• Bezpieczeństwo danych – systemy cyfrowe oferują zaawansowane metody zabezpieczeń, takie jak szyfrowanie danych, uwierzytelnianie użytkowników czy tworzenie kopii zapasowych.
• Oszczędność miejsca – przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej eliminuje potrzebę posiadania dużych archiwów fizycznych.
• Automatyzacja procesów – cyfrowe systemy pozwalają na automatyczne indeksowanie, klasyfikowanie i archiwizowanie dokumentów.
• Archiwizacja i wersjonowanie – Każdy dokument jest automatycznie wersjonowany, a starsze wersje mogą być archiwizowane zgodnie z politykami organizacji, co ułatwia zarządzanie historią dokumentów.
• Dostępność z dowolnego miejsca – Dokumenty są dostępne z dowolnej lokalizacji, co wspiera zdalną pracę oraz umożliwia współpracę na szeroką skalę.

Wyzwania związane z przechowywaniem dokumentów

Mimo licznych zalet, przechowywanie dokumentów (Document Storage) może wiązać się z pewnymi wyzwaniami:

• Bezpieczeństwo danych – szczególnie w przypadku dokumentów zawierających poufne informacje, takich jak dane finansowe czy osobowe, konieczne jest stosowanie zaawansowanych systemów ochrony.
• Zgodność z przepisami – firmy muszą dostosować swoje systemy przechowywania dokumentów do obowiązujących regulacji, takich jak RODO, które określają, jak długo i w jaki sposób dane muszą być przechowywane.

Technologie wspierające przechowywanie dokumentów

Współczesne systemy do przechowywania dokumentów wykorzystują różne technologie, które ułatwiają zarządzanie dokumentacją:

• Chmura obliczeniowa (Cloud Storage) – pozwala na przechowywanie dokumentów online, umożliwiając dostęp do nich z dowolnego miejsca i urządzenia.
• OCR (Optical Character Recognition) – technologia rozpoznawania tekstu umożliwia przekształcanie zeskanowanych dokumentów w edytowalny i możliwy do przeszukania tekst.
• Systemy zarządzania dokumentami (DMS) – oprogramowanie, które automatyzuje procesy związane z przechowywaniem, wyszukiwaniem i archiwizowaniem dokumentów.

Zasady bezpiecznego przechowywania dokumentów

Aby zapewnić bezpieczeństwo dokumentów, firmy muszą przestrzegać kilku kluczowych zasad:

• Tworzenie kopii zapasowych – regularne tworzenie kopii zapasowych dokumentów cyfrowych zabezpiecza dane przed ich utratą w wyniku awarii systemów lub ataków cybernetycznych.
• Kontrola dostępu – tylko uprawnione osoby powinny mieć dostęp do wrażliwych dokumentów. Systemy zarządzania dokumentacją powinny oferować funkcje ograniczania dostępu na poziomie użytkowników.
• Szyfrowanie danych – dokumenty powinny być zabezpieczone za pomocą szyfrowania, aby zapobiec nieautoryzowanemu dostępowi do informacji.
• Zgodność z przepisami – przechowywanie dokumentów musi być zgodne z obowiązującymi regulacjami prawnymi, co oznacza m.in. konieczność usuwania danych po upływie określonego czasu.

Przykłady zastosowania przechowywania dokumentów

Przechowywanie dokumentów (Document Storage) znajduje zastosowanie w różnych branżach i procesach, na przykład:

• Branża prawnicza – kancelarie prawnicze przechowują duże ilości dokumentacji związanej z umowami, pismami procesowymi oraz korespondencją.
• Sektor finansowy – banki oraz firmy ubezpieczeniowe muszą bezpiecznie przechowywać dokumenty związane z transakcjami, umowami oraz danymi klientów.
• Administracja publiczna – urzędy i instytucje publiczne muszą archiwizować dokumenty związane z obsługą obywateli, np. decyzje administracyjne, wnioski czy zgłoszenia.

Cyfryzacja przechowywania dokumentów w firmach

Wraz z rozwojem technologii coraz więcej firm decyduje się na cyfryzację przechowywania dokumentów. Cyfrowe systemy zarządzania dokumentacją pozwalają na automatyzację wielu procesów, takich jak:

• Indeksowanie dokumentów – systemy automatycznie przypisują dokumentom odpowiednie metadane, co ułatwia ich późniejsze wyszukiwanie.
• Klasyfikacja dokumentów – dokumenty mogą być automatycznie przypisywane do odpowiednich kategorii, co ułatwia ich archiwizację i organizację.
• Automatyczne usuwanie dokumentów – systemy mogą automatycznie usuwać dokumenty po upływie określonego czasu, zgodnie z przepisami dotyczącymi ochrony danych.

Podsumowanie

Przechowywanie dokumentów (Document Storage) jest kluczowym elementem zarządzania informacją w każdej organizacji. W dobie cyfryzacji, coraz więcej firm przechodzi na elektroniczne systemy zarządzania dokumentacją, co pozwala na bardziej efektywne zarządzanie, łatwiejszy dostęp do danych oraz większe bezpieczeństwo. Dzięki nowoczesnym technologiom, takim jak chmura obliczeniowa czy systemy OCR AI, firmy mogą zoptymalizować procesy związane z przechowywaniem dokumentów, co wpływa na ich konkurencyjność i efektywność operacyjną.