Elektroniczna teczka pracownicza dostosowana do Twoich potrzeb: standard czy indywidualne rozwiązanie?

Dlaczego warto digitalizować dokumentację HR?

Elektroniczna teczka pracownicza (eTeczka) to narzędzie, które nie tylko automatyzuje codzienne zadania w HR, ale również zapewnia zgodność z wymogami prawnymi. Uporządkowana kartoteka pracownika, monitorowanie terminów ważności dokumentów czy możliwość szyfrowania danych wrażliwych to tylko niektóre z jej zalet. Dzięki temu dział HR może skupić się na bardziej strategicznych zadaniach, pozostawiając żmudną administrację systemowi.

W zależności od wielkości firmy i jej potrzeb eTeczka może być wdrożona w formie rozwiązania standardowego lub indywidualnie dopasowanego. Obie wersje mają na celu usprawnienie pracy HR i poprawę organizacji dokumentacji, ale różnią się zakresem funkcji i możliwościami dostosowania.

eTeczka AMODIT – jakie opcje masz do wyboru?

Elektroniczna teczka pracownicza AMODIT to elastyczne rozwiązanie, które możesz dostosować do potrzeb swojej firmy. System oferuje dwa warianty: eTeczkę standard oraz eTeczkę szytą na miarę. Oba warianty mają na celu uporządkowanie dokumentacji HR i poprawę efektywności pracy działu kadr, ale różnią się zakresem funkcji i poziomem personalizacji.

Elastyczność dostosowana do Twoich potrzeb

Wybór odpowiedniego wariantu zależy od specyfiki organizacji, jej wielkości oraz budżetu. Jeśli Twoja firma potrzebuje uniwersalnego rozwiązania, które szybko usprawni zarządzanie dokumentacją, wersja standardowa będzie idealna. Jeśli natomiast wymagania są bardziej złożone – np. firma działa w strukturze wielospółkowej lub wymaga migracji danych z innych systemów – warto rozważyć rozwiązanie szyte na miarę.

Warianty dopasowane do różnych firm

•  eTeczka standard – gotowe narzędzie, które zawiera wszystkie kluczowe funkcje niezbędne do zarządzania dokumentacją pracowniczą, spełniające wymagania większości firm.
• eTeczka szyta na miarę – rozwiązanie dla firm, które potrzebują indywidualnych dostosowań takich jak zaawansowane uprawnienia czy dodatkowe integracje z systemami zewnętrznymi.

eTeczka standard – gotowe rozwiązanie z szerokim zakresem funkcji

eTeczka standard to rozwiązanie zaprojektowane z myślą o firmach, które potrzebują uniwersalnego narzędzia do zarządzania dokumentacją pracowniczą. Dzięki zestawowi kluczowych funkcji system ten spełnia wszystkie wymagania prawne, jednocześnie usprawniając codzienną pracę działu HR.

Najważniejsze funkcjonalności eTeczki standard

•  Zgodność z przepisami: eTeczka standard zapewnia prowadzenie kartotek pracowników zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi. System automatycznie kontroluje kompletność dokumentacji, by minimalizować ryzyko braków czy błędów.
• Automatyzacja procesów: Narzędzie wspiera codzienną pracę HR poprzez funkcje takie jak automatyczna numeracja dokumentów, wykrywanie duplikatów oraz monitorowanie terminów ważności dokumentów.
• Bezpieczeństwo danych: Szyfrowanie wrażliwych informacji oraz dwustopniowy system uprawnień gwarantują, że dane pracowników są odpowiednio chronione.
• System powiadomień: Dzięki automatycznym przypomnieniom o zbliżających się terminach dział HR unika opóźnień i niepotrzebnych komplikacji.
• Integracje z systemami zewnętrznymi: Możliwość podłączenia do systemów ERP oraz kadrowo-płacowych umożliwia synchronizację danych i jeszcze większą automatyzację procesów.

Dla kogo jest eTeczka standard?

 To rozwiązanie idealne dla firm, które:

• szukają gotowego i uniwersalnego narzędzia do zarządzania dokumentacją,
• chcą szybko wdrożyć system bez potrzeby personalizacji,
• działają na mniejszą skalę lub nie mają rozbudowanej struktury organizacyjnej.

Prostota i efektywność

eTeczka standard to opcja, która pozwala na szybkie i efektywne przejście na cyfrowe zarządzanie dokumentacją pracowniczą przy stosunkowo niskich kosztach (eTeczka standard jest dostępna już od 4800zł). Łączy w sobie prostotę wdrożenia z szerokim zakresem funkcji, które wspierają zgodność z przepisami, bezpieczeństwo danych i organizację pracy HR.

eTeczka szyta na miarę – elastyczność i zaawansowane możliwości

Dla firm o bardziej złożonych strukturach i specyficznych wymaganiach eTeczka szyta na miarę stanowi idealne rozwiązanie. Ten wariant oferuje wszystkie funkcjonalności eTeczki standard, a dodatkowo pozwala na pełne dostosowanie systemu do indywidualnych potrzeb organizacji.

Najważniejsze funkcje eTeczki szytej na miarę

• Niestandardowe uprawnienia: Możliwość przypisywania uprawnień na poziomie poszczególnych dokumentów lub kartotek pracowniczych. Dzięki temu dostęp do danych można precyzyjnie kontrolować, zwiększając bezpieczeństwo i zgodność z zasadami wewnętrznymi firmy.
• Obsługa wielospółkowości: Funkcja izolacji danych między spółkami umożliwia zarządzanie dokumentacją w grupach kapitałowych, zapewniając jednocześnie przejrzystość i bezpieczeństwo danych.
• Migracja danych z innych systemów: Dla organizacji, które już korzystają z rozwiązań cyfrowych, eTeczka szyta na miarę umożliwia przeniesienie danych z innych aplikacji.
• Inicjalne skanowanie i import dokumentów papierowych: Przygotowanie dokumentacji archiwalnej do wprowadzenia do systemu, w tym skanowanie, odczytywanie metadanych oraz import do eTeczki ułatwia digitalizację nawet dużych zasobów papierowych.
• Zaawansowane integracje: Rozszerzona możliwość komunikacji z systemami zewnętrznymi (ERP, kadrowo-płacowymi) pozwala na pełną automatyzację przepływu danych w organizacji.

Dla kogo jest eTeczka szyta na miarę?

To rozwiązanie sprawdzi się w firmach, które:

• działają w grupach kapitałowych lub mają rozbudowaną strukturę organizacyjną,
• potrzebują zaawansowanych funkcji takich jak wielospółkowość czy niestandardowe uprawnienia,
• planują migrację istniejącej dokumentacji lub integrację z rozbudowanymi systemami IT.

Kompleksowe rozwiązanie dla wymagających organizacji

eTeczka szyta na miarę to narzędzie dla firm, które potrzebują elastyczności i zaawansowanych funkcji. Dzięki możliwości dostosowania systemu organizacje mogą osiągnąć pełną zgodność z wewnętrznymi procesami, a jednocześnie usprawnić zarządzanie dokumentacją pracowniczą na wszystkich poziomach.

Jak wdrożyć elektroniczną teczkę pracowniczą? Zobacz bezpłatny webinar!

Nie tylko eTeczka – cyfryzacja HR z AMODIT

Elektroniczna teczka pracownicza to nie jedyne rozwiązanie wspierające cyfryzację HR, które oferuje AMODIT. System ten pozwala na wdrożenie dodatkowych procesów, które usprawniają codzienną pracę działu kadr i zwiększają efektywność zarządzania zasobami ludzkimi.

• Portal pracowniczy: Umożliwia samodzielny dostęp pracowników do dokumentów (np. PIT-11, paski płacowe, RMUA) oraz zarządzanie swoimi danymi, wnioskami urlopowymi czy delegacjami. Dzięki temu dział HR jest odciążony od wielu rutynowych zadań.
• Obsługa benefitów i świadczeń: System wspiera zarządzanie programami lojalnościowymi, benefitami (np. Multisport, prywatna opieka medyczna, PPK) oraz dodatkowymi świadczeniami finansowymi, ułatwiając ich obsługę i przyznawanie.
• Automatyzacja procesów administracyjnych: AMODIT pozwala na zautomatyzowanie takich procesów jak: onboarding nowych pracowników, oceny okresowe, offboarding, zarządzanie umowami i dokumentacją związaną z zatrudnieniem.

Dzięki dodatkowym funkcjonalnościom system AMODIT wspiera tworzenie nowoczesnego, cyfrowego działu HR, który działa efektywnie, minimalizuje błędy i zwiększa zaangażowanie pracowników.

Podsumowanie: Którą opcję e-teczki wybrać?

Wybór odpowiedniej wersji e-teczki zależy od potrzeb i struktury Twojej organizacji. eTeczka standard to gotowe rozwiązanie, idealne dla firm, które potrzebują uniwersalnego narzędzia do zarządzania dokumentacją pracowniczą. Z kolei eTeczka szyta na miarę to opcja dla organizacji wymagających większej elastyczności, indywidualnych dostosowań i zaawansowanych integracji.

Bez względu na wybraną opcję, system AMODIT wspiera cyfryzację HR, automatyzację procesów i zgodność z przepisami, by oszczędzać czas, minimalizować ryzyko błędów i usprawniać codzienną pracę.

Zastanawiasz się nad wdrożeniem eTeczki? Umów się na bezpłatną konsultację z ekspertem i zadaj mu pytania!