Przemysław Sołdacki
AMODIT:
Co zostało wdrożone w WKD i od czego to się de facto zaczęło? Jaki proces był pierwszy i co było później?
Daniel Gronczewski
Warszawska Kolej Dojazdowa:
Szanowni Państwo, przede wszystkim chciałbym z tego miejsca bardzo serdecznie podziękować za zaproszenie, za możliwość wzięcia udziału i wypowiedzenia się, bo to jest bardzo istotne z punktu naszego widzenia. Odpowiadając na Pana pytanie: Panie Przemku, zaczęliśmy całe wdrożenie, może po kolei: Etap decyzyjności o tym, że wybieramy elektroniczny obieg dokumentów taki jak AMODIT, był wielomiesięczny.
U nas proces decyzyjny w naszej spółce jest, tak jak w spółkach samorządowych, był po prostu najzwyczajniej w świecie uruchomiony konkurs ofert. Państwo zostali wybrani z najlepszą ofertą, a zmierzając u nas, najistotniejszym takim punktem, motorem napędowym bym to tak nazwał wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów, żeby zmienić tą archaiczność, ja to tak nazywam, czyli zwykłe papierowe teczki, wszystko na papierze, faktury na papierze, pisma na papierze, korespondencja przychodząca, wychodząca, wewnętrzna, wszystko, co może krążyć po firmie – było na papierze. Teraz dzięki systemowi mamy przede wszystkim, bo od tego się zaczęło wdrożenie za Państwa sugestią tutaj i doświadczeniem osób wdrożeniowych, pozwolę sobie jedno zdanie powiedzieć – ukłon w stronę pani Agnieszki Januszek, pana Wiktora Skiby, którzy swoim doświadczeniem podczas wszystkich spotkań, podczas których ja też byłem osobą biorącą w nich udział, doradzali nam bardzo rzetelnie i konkretnie. Żeby nie rzucać wszystkiego na hura jak to mówią, żeby nie uruchamiać wszystkiego na raz, tylko zacząć od najprostszego z możliwych procesów, nad którym też nam zależało, czyli korespondencji przychodzącej, wychodzącej, wewnętrznej. Od tego zaczęliśmy – zrobiliśmy wewnętrzne szkolenie kilkuetapowe dla pracowników i te około 80 osób korzystających na co dzień z systemu logując się codziennie miało możliwość i okazję, ma możliwość i okazję do teraz, do dzisiaj, od czerwca, bo to w czerwcu było pierwsze takie produkcyjne uruchomienie, bo testy trwały aż od stycznia. Całe wdrożenie uruchamialiśmy od początku roku. Więc pół roku trwały testy rozmowy z pracownikami, z wydziałami jak mają wyglądać poszczególne procesy dotyczące tej korespondencji. Natomiast finalnym etapem, to o czym zacząłem mówić, czyli takim motorem napędowym, żeby wdrożyć w ogóle AMODITA u nas jako elektroniczny obiekt dokumentów był KSEF i obieg faktur. Dlatego też z tym etapem i tym procesem zatrzymaliśmy się, wiedzieliśmy o tym, że on jest najbardziej skomplikowany z naszego punktu widzenia, bo Państwo jako wdrożeniowscy widzieliście podczas tych spotkań naszych, zaczęliście nas poznawać i im więcej było spotkań, im więcej my przekazywaliśmy wiedzy, jak my ten system chcemy widzieć, tym więcej państwo wiedzieli o nas i te nasze potrzeby były lepiej zaspokojone, tak bym to nazwał.
Przemysław Sołdacki
AMODIT:
Okej, czyli jakby zaczęło się od tej korespondencji i ten KSEF rozumiem sobie czeka na swój czas.
Daniel Gronczewski
Warszawska Kolej Dojazdowa:
Dokładnie tak, na uruchomienie przez pana ministra finansów dokładnie.
Przemysław Sołdacki
AMODIT:
Natomiast właśnie jakie jeszcze procesy były wdrażane, czy są wdrażane?
Daniel Gronczewski
Warszawska Kolej Dojazdowa:
W międzyczasie oprócz wspomnianej korespondencji szeroko pojętej przychodzącej, wychodzącej, wewnętrznej i obiegu faktur mamy też uruchomiony moduł samych umów, czyli wszystkie do tej pory umowy, które były, są i będą zawierane przez zarząd i pracowników spółki, te archiwalne czy teraźniejsze są po kolei digitalizowane, a nowe są w wersji elektronicznej z podpisami elektronicznymi przez obie strony, bo taką formę od dłuższego czasu już preferujemy z naszymi kontrahentami, żeby to była jednak wersja elektroniczna. Zdarzają się oczywiście jeszcze wersje papierowe, no wiadomo, jeżeli taka umowa się trafi, jest wtedy skanowana i wrzucana do systemu. Dokończę: kwestie wniosków urlopowych, czyli ten dział HR kadrowy, czyli możliwość składania przez pracowników wniosków urlopowych, delegacji, wyjazdów i tutaj jedno zdanie nadmienię, jeśli Państwo pozwolą rozszerzę, bo nasza spółka jako Warszawska Kolej Dojazdowa, liczy niecałe trzystu pracowników, z czego tylko tak jak mówiłem, osiemdziesięciu pracuje jako część biurowa. Pozostała część to są pracownicy terenowi, maszyniści prowadzący pojazdy, pracownicy zmianowi, fizyczni, więc oni jako osoby będące pracownikami też tutaj po konsultacjach i po dłuższych dywagacjach jak to wykonać, żeby pracownik mógł też również złożyć wniosek urlopowy, czy być wysłany na delegację. Również to dało się zdigitalizować i dało się przenieść tę część, która była do tej pory w wersji papierowej na część elektroniczną. Bardzo ciekawy pomysł. Część pracowników biurowych, która siłą rzeczy – pracownicy fizyczni, ci terenowi też mieli swoich podwładnych. Przychodzili do nich składali taki wniosek w wersji papierowej. Teraz ta osoba, która jest takim opiekunem pracownika terenowego ma możliwość złożenia wniosku w imieniu tej osoby i to on jest później elektronicznie obsługiwany. Tak bym to ujął I jeszcze moduł zapotrzebowani, to ostatnie, oprócz faktur który w tej chwili jeszcze nie łączy się z samymi fakturami, czyli jak pracownicy składają zapotrzebowanie na jakiś produkt, przechodzi to oczywiście przez formularz proces, mamy zamiar w przyszłym roku rozszerzyć to, żeby moduł zapotrzebowań był połączony z fakturami, czyli jeżeli ktoś coś zamówił, a potem do tego czegoś, przepraszam kolokwialnie mówiąc, coś jest zamówione to do tego czegoś jest też faktura i żeby to było połączone, żeby to wszystko było widać.
Przemysław Sołdacki
AMODIT:
Jakie to tak naprawdę dało korzyści? Bo jest już powiedzmy kilka obszarów biznesowych ujętych po jakimś tam czasie używania. Co jest odczuwalne, co się zmieniło? Co się poprawiło?
Daniel Gronczewski
Warszawska Kolej Dojazdowa:
No ja tu szczerze Państwu powiem na tej sali, że z mojego punktu widzenia jako informatyka, tak przede wszystkim ta niezależność od tego chodzącego, biegającego papieru. U nas ogromnym problemem było gubienie teczek. Obieg taki kancelaryjny tych pism był dosyć szeroki tak. Trzeba było tę teczkę w pewne miejsce zanieść, ta teczka była przez kogoś przekazywana, trafiała do osoby docelowej i wracała do nas też okrężną drogą i proszę mi wierzyć ku naszemu zdziwieniu jako pracowników niejednokrotnie taka teczka potrafiła się zagubić i takie zagubienie, ok, zwykłego pisma mało istotnego nie ujmując niczego, żadnych spraw, mniejszym, większym, ważniejszym, czy to była ważna hiperumowa, która nie powinna nikogo zainteresować, w sensie że jest umowa z danymi osobowymi i powinna trafić od osoby A do osoby B, a nikt pomiędzy nie powinien tego widzieć. Tego typu sprawy nam elektroniczny obieg dokumentów załatwił. Nie mamy możliwości już zagubienia, bo wszystko jest elektronicznie tam na serwerach, nic nie ginie, przynajmniej nasz dział, informatycy o to dbają i pilnują, żeby tak było. I nie ma tej możliwości gubienia. Poza tym ja ze swojego punktu widzenia może troszkę nieobiektywnie, ale ja uważam jako pracownik, że przyspieszył się cały proces obsługi tego pisma. Kiedyś no można sobie to wyobrazić, u nas strukturę i biurowiec, budynek i całą tą logistykę znam, więc nie będę tutaj się zagłębiał w szczegóły, ale państwo się pewnie domyślacie, że o co chodzi: ten papier fizycznie musiał pewną drogę przejść, od osoby do osoby. Niejednokrotnie taka faktura, która wymagała zgodnie z naszymi przepisami regulaminem wdrożonym, przejść przez kilka osób. Było kilka etapów tego. Teraz przez to, że to jest elektronicznie od jednej osoby do drugiej, która ma w procesie formularzu jest ujęta, leci to błyskawicznie. To jest tak, że jedna osoba zakańcza, druga może jednocześnie za chwilę po tej osobie zrobić. Przyspieszenie to na pewno i bardzo ważna to jest ilość tego papieru. My byliśmy tego świadomi od samego początku, że obciążenie tych drukarek, tego papieru, zamawianie rys, będzie po prostu mniejsze i jest znacznie mniejsze. Nie potrafię Państwu teraz powiedzieć w tej chwili od czerwca tak książka ta korespondencja przychodząca, faktury od września i jak to się zmniejszyło, ale jest tego znaczna ilość naprawdę, proszę mi wierzyć, tego jest dużo, dużo mniej, więc oszczędności na takie eksploatacyjne również występują.
Przemysław Sołdacki
AMODIT:
Okej, a jak w kontekście pracy hybrydowej u Państwa, jak to?
Daniel Gronczewski
Warszawska Kolej Dojazdowa:
Kiedyś, jeżeli te dokumenty kadrowe, a w naszym przypadku między innymi te faktury i pisma, były w wersji papierowej, no to trudno sobie, szanowni państwo, wyobrazić sytuację pracy zdalnej tak? Jeżeli ktoś potrzebował w czasie COVID-u, bo były takie wymogi, tak? Nie za bardzo była możliwość, inaczej musiał te papiery po prostu zabierać ze sobą do domu. Teraz, w tym momencie, kiedy mamy to zelektronizowane te faktury przychodzące między innymi, to nawiążę do tej części faktur, bo ona jest u nas jakby w największej części eksploatowana i wykorzystywana, bo mamy AMODIT-A, jako system obiegu dokumentów tych faktur, mamy zintegrowany z systemem Sage Symfonia. I tu był bardzo duży nacisk naszej firmy, żeby to sprawnie działało i funkcjonowało prawidłowo. I teraz taką fakturę, która kiedyś przychodziła do nas w kopercie, na papierze, trzeba było ją opisać podpisać, musiało kilka osób ten papier obejrzeć zobaczyć i zaakceptować i trafiał finalnie do Wydziału Księgowości. Teraz, w tym momencie, ta faktura przychodzi elektronicznie, jest obsługiwana przez AMODIT-a elektronicznie i również za jednym kliknięciem Wydziału Księgowości trafia do programu księgowego, który już dalej zajmuje się księgowaniem, wysyłaniem przelewów, paczka i tak dalej, i tak dalej.
Przemysław Sołdacki
AMODIT:
Okej to mam takie pytanie: Jak to było z punktu widzenia pracowników, na ile pracownicy byli chętni, żeby z tego korzystać? Czy był jakiś opór w materii ludzkiej? Bo to wiem, że się czasami zdarza.
Daniel Gronczewski
Warszawska Kolej Dojazdowa:
Panie Przemku, szanowni Państwo, skłamałbym, gdybym powiedział, że oporu nie było żadnego. Trzeba mówić szczerze i prawdę, nie ma tu czego ukrywać. Początki, same pierwsze dni jakby uruchomienia i moment, kiedy była podjęta decyzja: do wczoraj są papiery, od dzisiaj wszystko jest w systemie w komputerze. Jestem przekonany jak wszyscy tutaj siedzimy na sali, że Państwo, klienci firmy Astrafox korzystający z AMODIT-a, tak jak i my, Warszawska Kolej Dojazdowa, też macie w swoich działach, w swoich firmach pracowników bardziej biegłych jeśli chodzi o obsługę komputera i tych mniej biegłych. Nie mając tu na myśli absolutnie wieku, czy działy są młode, czy są ludzie w wieku przedemerytalnym, czy już emerytalnym. To nie ma kompletnie znaczenia. Wszystkich dało się, da się do tego systemu przekonać, nawet jeżeli pierwsze dni i nawet ten moment, pamiętam ten dzień, pierwszy dzień wdrożenia uruchomienia nie był łatwy, tak, wydawało nam się, że na bazie testowej, to tak tylko jako anegdotkę opowiem, wydawało nam się, że do piątku wszystko jest okej. Na bazie testowej wszystko działało, przepniemy z chłopakami w poniedziałek rano w czerwcu, to było chyba 4 czerwca nie pamiętam ten dzień, poniedziałek na pewno. I no i się okazało, że jeden malutki kroczek żeśmy zapomnieli, ale nic się nie stało, daliśmy radę zaraz, nie od siódmej rano, ale o ósmej uruchomić to i pracownicy byli, do tej pory są zadowoleni tak.
Przemysław Sołdacki
AMODIT:
Okej super. To może jeszcze porozmawiajmy chwilę o planach. Jakie pomysły na rozwój, jakie plany już w tej chwili ma WKD na to, co można było w AMODIT- cie zrobić i wokół AMODIT-a.
Daniel Gronczewski
Warszawska Kolej Dojazdowa:
Jeśli chodzi plany najbliższe w których jesteśmy na etapie realizacji, to na pewno zapomniany przy pierwszym zamówieniu moduł e-nadawcy, żeby być zintegrowanym z Pocztą Polską. W tej chwili korespondencja wychodząca, która od nas wychodzi, czyli jednak czasami trzeba jakiś list wysłać do urzędu, czy do pasażera, który oczekuje odpowiedzi na skargę czy reklamację w wersji papierowej, to w tym momencie jest to, nie ukrywajmy, elektryzowane w AMODIT-cie, po czym musi być w kopercie wysłane do adresata. Natomiast to jest ten e-nadawca, chcemy to połączyć, żeby nie trzeba było tej książki nadawczej do Poczty Polskiej wozić i wysyłać tylko będzie to wszystko elektronicznie. W przyszłym roku chcielibyśmy bardzo moduł zamówień, bo mamy zapotrzebowania i one tam się składają, są wyrażane na te zapotrzebowania zgody. Pracownicy wpisują kto, co i w jakiej ilości potrzebuje. Natomiast ten dział wykonywujący już tą część realizacji tych zapotrzebowań nie ma możliwości takiej pełnej kontroli nad tym, u kogo to jest zamawiane, gdzie, czy wszystkie elementy, bo często gęsto jak są części bardzo specjalistyczne, bo taka nasza jest branża, naprawiamy sami samodzielnie swoje kolejki najczęściej pociągi, no te elementy często gęsto są trudno dostępne Jest jeden dostawca i te zamówienia też by się przydały, tak? Ja skądinąd po spotkaniach tutaj z panią Moniką Pietruszyńską wiem, jak ten moduł zamówień funkcjonuje, jakie ma możliwości i zamierzamy w przyszłości z niego skorzystać na pewno.
Przemysław Sołdacki
AMODIT:
Okej natomiast e-nadawca to jest jakby jeden krok, bo już tutaj za rogiem czekają e-doręczenia i q-doręczenia.
Daniel Gronczewski
Warszawska Kolej Dojazdowa:
To na pewno też, to na pewno też, ale zacznijmy od nadawcy jako tej podstawowej części.
Przemysław Sołdacki
AMODIT:
Jasne natomiast czy jako tutaj podmiot publiczny powiedzmy w pewnym stopniu publiczny, bo samorządowy, czy tutaj z ePUAP-em jakieś rzeczy są planowane?
Daniel Gronczewski
Warszawska Kolej Dojazdowa:
Tak, tak, od samego początku w warunkach jakby wdrożenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów mieliśmy i mamy nadal integrację z tą platformą rządową ePUAP. Jesteśmy w tym momencie na etapie z działem technicznym nad wdrożeniem, mamy świadomość, wiemy, że to nie jest aż tak u Państwa popularne, ale jestem przekonany, że damy radę.
Przemysław Sołdacki
AMODIT:
A to jeszcze takie pytanie z tych rzeczy, które już dzisiaj prezentowaliśmy w kontekście nowych funkcjonalności naszych kierunków rozwoju. Czy któraś z tych rzeczy już Pana zainteresowała i co byłoby przydatne?
Daniel Gronczewski
Warszawska Kolej Dojazdowa:
Zdecydowanie tak i podczas spotkań w przerwie kawowej miałem okazję z Państwem o tym rozmawiać. Mnie osobiście jako informatyka i tutaj też powiem to wprost, najbardziej oczekuję, najbardziej nie możemy się doczekać tej części AI OCR. To jest ewidentnie coś, co w naszej codziennej pracy i pracy systemu AMODIT w naszej spółce WKD będzie dużym ułatwieniem. Ja nie chcę tutaj mówić źle, żeby było jasne, nie chcę mówić źle na temat obecnie działającego tego silnika i narzędzia, którego Państwo już też wtedy, kiedy go testowaliśmy, wdrażaliśmy, wiedzieliśmy, że Państwo wspomagają się rozwiązaniem zewnętrznym. Bardzo duża część faktur, która trafia do systemu, zwłaszcza tych od razu przychodzących elektronicznie, nie mam na myśli tych skanów, czy skanów paragonów, czy faktur które przychodzą na papierze, ona znaczna część tych faktur jest bardzo dobrze, albo całkiem dobrze odczytywana i formularz obiegu faktur bardzo dobrze sobie z tym radzi. Czasami pomyli datę nie weźmie tą, która potrzeba. To są takie niuanse, detale, które my pilnujemy, pracownicy obsługujący proces tej faktury widzą. Tak dokładnie, człowieka się jednak nie zastąpi. Natomiast nie będziemy ukrywać, że ta możliwość, ten moduł AI OCR, i mając świadomość to, co Państwo powiedzieli w pierwszym etapie Pan, Panie Przemku i koledzy, że to będzie nie tylko do faktur. My byśmy najbardziej jako spółka chcieli wykorzystać go właśnie do lepszego, jeszcze lepszego niż teraz odczytywania tych faktur, ale już nie mogę się doczekać jak będzie to rozwiązanie ten AI OCR mógł odczytywać, również inne rzeczy, na przykład właśnie z pism, których jest naprawdę sporo. One są elektroniczne. Przychodzi dokument z urzędu i jest on wielostronicowy, zawiera dużo załączników, ale tak jak też pan Janusz pokazał, tam będzie można uruchomić streszczenie. Jeżeli dokument będzie zawierał wiele informacji, ale zdawkowa na przykład informacja na potrzeby dekretacji, to członek zarządu nie musi zapoznawać się być może z całym pismem, tylko musi wyciągnąć jego kwintesencję, tak? Do kogo dla kogo jest to pismo i kto powinien się tym pismem zająć i na nie odpowiedzieć.
Przemysław Sołdacki
AMODIT:
Znaczy właśnie to są dla nas ciekawe rzeczy, bo tutaj AI daje sporo możliwości i jak sama nazwa wskazuje potrafi się uczyć i można sobie wyobrazić proces, przychodzi pismo i wiemy, że na danym etapie dana osoba potrzebuje z tego pisma konkretne rzeczy, tak? Czyli chcemy wiedzieć właśnie, kiedy jest wymagany termin odpowiedzi albo na przykład, jeśli ktoś dekretuje, to jakie informacje potrzebuje i możemy tak naprawdę wewnętrznie w procesie ustalić, jakie pytanie do AI się zada samo, czyli np. na podstawie tego załączonego dokumentu przygotuj mi informacje o tym, o tym i o tym. I to może się od razu pojawiać w procesie, tym bardziej my potrzebujemy tego typu feedbacku jakby do czego Państwo potrzebujecie w konkretnych rozwiązaniach, bo jakby wiadomo, że ten silnik AI to wszyscy mają taki sam, tak, bo jest OpenAI, są te modele w Microsoftcie, w Google’u jakby tu cały rynek korzysta z tych samych rozwiązań. Natomiast to, co jest najważniejsze, to jak te silniki podpiąć i dopiąć do Państwa procesów, żeby to było wygodne, żeby nie trzeba było, że ktoś sobie kopiuje z dokumentu, wrzuca gdzieś tam do czata i zadaje pytanie, tylko niech to się już samo zrobi. Wpadł dokument, samo się zadało pytanie, przygotowana jest odpowiedź, wchodzimy na przykład na danym etapie i już mamy to wszystko zrobione. Także super, że takie rzeczy się konkretne pojawiają i będziemy pomagać korzystając z tych możliwości.
Daniel Gronczewski
Warszawska Kolej Dojazdowa:
Dziękuję serdecznie.
Przemysław Sołdacki
AMODIT:
Super, dziękuję bardzo.
