EN
Odbierz bezpłatną konsultację
Schemat blokowy

Warszawska Kolej Dojazdowa wdrożyła elektroniczny obieg dokumentów z AMODIT

Dowiedz się, jak Warszawska Kolej Dojazdowa usprawniła swoje procesy dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów AMODIT, eliminując papierowe bariery i przyspieszając codzienną pracę. Dzięki cyfryzacji i automatyzacji procesów organizacja osiągnęła większą efektywność i lepszą kontrolę nad dokumentami.
WKD

Wprowadzenie

Warszawska Kolej Dojazdowa (WKD) to spółka samorządowa, która odgrywa kluczową rolę w codziennych dojazdach mieszkańców podwarszawskich miejscowości. Linia o długości 33 km, obsługująca 28 przystanków od Grodziska Mazowieckiego do Warszawy Śródmieście, rocznie przewozi około 8 milionów pasażerów.

 

Zarządzanie tak dużą infrastrukturą wymaga sprawnych procesów administracyjnych. W WKD generowana jest znacząca ilość dokumentów – od korespondencji, przez umowy, aż po dokumenty księgowe. Dotychczasowe procesy oparte na papierowej dokumentacji powodowały liczne wyzwania, dlatego spółka podjęła decyzję o wdrożeniu systemu elektronicznego obiegu dokumentów, wybierając rozwiązanie AMODIT – zaawansowaną platformę low-code, która wspiera automatyzację procesów i cyfryzację dokumentacji.

Wyzwania WKD związane z obiegiem dokumentów

Przed wdrożeniem systemu elektronicznego obiegu dokumentów, procesy w WKD były oparte na papierze, co prowadziło do opóźnień i utrudniało efektywność pracy.

Przestarzałe procesy administracyjne

Tradycyjny, papierowy obieg dokumentów był czasochłonny, nieefektywny i nie spełniał wygodnych warunków do organizacji pracy.

Brak centralizacji

Dokumenty były przetwarzane w wielu niezależnych procesach, a to utrudniało ich nadzorowanie i kontrolę.

Złożoność obiegu faktur

Obsługa dokumentów księgowych i wymagająca akceptacji na wielu etapach była skomplikowana.

Różnorodność ról pracowników

Organizacja zatrudnia zarówno pracowników biurowych, jak i terenowych, a to wymaga elastycznego podejścia do zarządzania procesami, szczególnie w obszarze HR.

Utrudniona praca hybrydowa

Brak możliwości obsługi dokumentów w wersji elektronicznej ograniczał efektywność pracy zdalnej.

Ograniczona kontrola nad obiegiem dokumentów

Papierowy obieg dokumentów sprawiał, że trudno było monitorować, na jakim etapie znajduje się dany dokument.

U nas ogromnym problemem było gubienie się teczek. Obieg kancelaryjny tych pism był dosyć szeroki. Trzeba było tę teczkę w pewne miejsce zanieść, ta teczka była przez kogoś przekazywana, trafiała do osoby docelowej i wracała do nas okrężną drogą.

Daniel Gronczewski

Warszawska Kolej Dojazdowa Sp. z o.o.

Każde z tych wyzwań miało bezpośredni wpływ na efektywność działania organizacji i było impulsem do wdrożenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów.

Dlaczego WKD wybrało AMODIT?

Decyzja o wyborze systemu AMODIT zapadła po przeprowadzeniu konkursu ofert, który firma Astrafox wygrała. Rozwiązanie AMODIT, bazujące na technologii low-code umożliwiło szybkie wdrożenie i dopasowanie systemu do potrzeb WKD.

Państwo jako wdrożeniowcy widzieliście podczas tych spotkań naszych, zaczęliście nas poznawać i im więcej było spotkań, im więcej my przekazywaliśmy wiedzę, jak my ten system chcemy widzieć, tym więcej państwo wiedzieli o nas i te nasze potrzeby były lepiej zaspokojone. (…) Zaczęliśmy od najprostszego z możliwych procesów, na którym nam zależało, czyli korespondencji przychodzącej, wychodzącej i wewnętrznej.

Daniel Gronczewski

Warszawska Kolej Dojazdowa Sp. z o.o.

Dzięki doświadczeniu zespołu wdrożeniowego AMODIT procesy zostały starannie zaprojektowane, aby jak najlepiej odpowiadać specyfice pracy WKD.

Obszary zastosowania AMODIT w WKD

WKD korzysta z systemu AMODIT w kilku kluczowych obszarach, które umożliwiły usprawnienie workflow i automatyzacji procesów:

Korespondencja przychodząca, wychodząca i wewnętrzna

Pierwszy wdrożony proces, który pozwolił na usprawnienie obiegu dokumentów kancelaryjnych.

Umowy

Umowy zarówno archiwalne, jak i nowe umowy są zdigitalizowane i obsługiwane elektronicznie.

Wnioski urlopowe

Digitalizacja procesów kadrowych, w tym wnioski urlopowe dla pracowników terenowych.

Delegacje

Wnioski związane z podróżami służbowymi pracowników, zarówno biurowych jak i terenowych.

Faktury i obieg księgowy

Integracja z systemem Sage Symfonia przyspieszyła automatyzację workflow finansowego, a elektroniczny obieg faktur usprawnił obsługę księgową.

Logistyka

Moduł zapotrzebowań, z planami na jego dalszą integrację z fakturami.

Cyfrowa transformacja w strukturach samorządowych

Przykład Warszawskiej Kolei Dojazdowej (WKD) pokazuje, jak przemyślana cyfryzacja procesów może zmienić funkcjonowanie organizacji samorządowej. Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów pozwoliło na usprawnienie pracy administracyjnej, eliminację papierowego obiegu i lepsze zarządzanie dokumentacją. To działanie oparte na stopniowym wdrażaniu zmian okazało się kluczem do sukcesu.

 

WKD udowodniła, że skuteczna cyfryzacja procesów administracyjnych nie musi być trudna – kluczowe jest odpowiednie podejście i dbałość o szczegóły. Dzięki wdrożeniu spółka nie tylko poprawiła organizację pracy, ale także zyskała nowe możliwości rozwoju, otwierając drogę do jeszcze większej efektywności. To przykład, który inspiruje inne organizacje samorządowe, pokazując, że nowoczesne zarządzanie dokumentami to inwestycja w przyszłość.

Kluczowe korzyści wynikające z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów AMODIT

AMODIT umożliwił WKD pełną automatyzację procesów, przekształcając tradycyjny obieg dokumentów w sprawny, elektroniczny proces.

Eliminacja zagubionych dokumentów

Dzięki digitalizacji wszystkie dokumenty są przechowywane w jednym miejscu.

Usprawnienie przepływu informacji

Dokumenty szybko i bezpiecznie trafiają do odpowiednich osób dzięki automatyzacji procesów.

Lepsza organizacja pracy

Uporządkowanie procesów z różnych działów w jednym systemie.

Zwiększenie przejrzystości

Pełny wgląd w status dokumentów oraz ich historię przetwarzania.

Zmniejszenie kosztów operacyjnych

Ograniczenie wydatków na papier, drukarki i ich eksploatację.

Zdalny dostęp do dokumentów

Pracownicy mogą efektywnie realizować zadania niezależnie od miejsca pracy.

Czy WKD poleca współpracę z AMODIT?

WKD z pełnym przekonaniem rekomenduje AMODIT jako system, który łączy elastyczność i zaawansowane możliwości cyfryzacji procesów, podkreślając zarówno profesjonalizm zespołu wdrożeniowego, jak i elastyczność samego rozwiązania:

Nie mam absolutnie żadnych zastrzeżeń. (…) Począwszy od współpracy z działem handlowym (…), kontynuując współpracę z opiekunem wdrożenia (…), kończąc na współpracy z działem SLA również jesteśmy bardzo zadowoleni.

Daniel Gronczewski

Warszawska Kolej Dojazdowa Sp. z o.o.

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów AMODIT w Warszawskiej Kolei Dojazdowej to przykład skutecznej digitalizacji procesów i wdrożenia zaawansowanego workflow. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów spółka usprawniła pracę biurową, zminimalizowała ryzyko błędów i przygotowała się na kolejne wyzwania związane z cyfryzacją.

Dowiedz się więcej

Chcesz zautomatyzować procesy biznesowe i wdrożyć digitalizację w obszarze administracyjnym?

Poznaj nasze rozwiązania dla administracji

Umów się na darmową konsultację

z jednym z naszych specjalistów. Zaprezentujemy Ci krok po kroku, jak przy pomocy AMODIT skutecznie zoptymalizować procesy w Twojej firmie.

    Administratorem danych osobowych przekazanych za pomocą powyższego formularza kontaktowego jest Astrafox sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie. Dane osobowe będą przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi na przesłaną wiadomość. Masz prawo dostępu do swoich danych, żądania ich sprostowania, ograniczenia, usunięcia, wniesienia sprzeciwu oraz skargi do organu nadzorczego. Szczegółowe informacje o przetwarzaniu podanych danych osobowych znajdują się w Polityce prywatności.

    Jakie obszary możesz usprawnić
    w swojej firmie?

    Obszar
    kadrowy

    Przechowuj wszystkie dane pracowników w jednym miejscu dzięki automatyzacji procesów w obszarze kadrowym.

    Obszar
    finansowy

    Zautomatyzuj procesy finansowe i unikaj błędów wynikających z ręcznego wykonywania zadań.

    Obszar
    prawny

    Zoptymalizuj pracę działu prawnego – uporządkuj umowy i aneksy w jednym systemie oraz zapewnij zespołowi wygodny dostęp do informacji.

    Obszar
    administracyjny

    Minimalizuj opóźnienia, błędy lub zagubienia dokumentów dzięki automatyzacji procesów w obszarze administracyjnym.

    Obszar
    IT

    Usprawnij pracę działu IT dzięki łatwemu monitorowaniu projektów na każdym etapie.