Dostęp tymczasowy
Twoja firma posiada elektroniczny obieg dokumentów w AMODIT? Chcesz usprawnić kontakty z osobami z zewnątrz, które nie korzystają z tego systemu? Sprawdź, ile wygody daje dodatkowy moduł dostępu tymczasowego i oszczędzaj czas.
Po co dostęp tymczasowy?
Moduł dostępu tymczasowego umożliwia łatwe pozyskiwanie informacji od osób spoza organizacji. Ta funkcjonalność pozwoli Ci udzielić chwilowego dostępu do wybranej sprawy osobie bez konta w systemie AMODIT. W jakim celu? Na przykład wypełnienia formularza i przekazania informacji dalej.
Dostęp tymczasowy może mieć zastosowanie w różnych sytuacjach, takich jak:
- rekrutacja pracowników,
- podpisywanie umów z nowymi kontrahentami,
- współpraca z zewnętrznymi prawnikami i rzeczoznawcami,
- obsługa procesu zapytań ofertowych.
Korzyści dla Twojej firmy z dostępu tymczasowego
AMODIT pozwala zoptymalizować procesy w firmie i zwiększyć efektywność całego zespołu. Co zyskasz dzięki modułowi dostępu tymczasowego? Ta funkcjonalność to dla Ciebie, m.in.:
Oszczędność czasu i pieniędzy
Dzięki tej opcji nie musisz tworzyć konta dla każdej osoby spoza organizacji, która potrzebuje dostępu do jednej sprawy. W ten sposób oszczędzasz czas i pieniądze, które zwykle trzeba przeznaczyć na zakładanie i utrzymywanie kont w systemie AMODIT.
Profesjonalny wizerunek
Ten moduł AMODIT pokazuje Twoim kontrahentom, przyszłym pracownikom i partnerom, że firma działa profesjonalnie i jest otwarta na współpracę. Dzięki temu zyskujesz zaufanie i budujesz pozytywne relacje biznesowe.
Łatwa komunikacja
Opcja dostępu tymczasowego do sprawy umożliwia wygodną i szybką wymianę informacji. Możesz precyzyjnie określić, które elementy sprawy, dla kogo i jak długo będą udostępniane, co ułatwia komunikację i przyspiesza procesy w firmie.
Wysoka jakość danych
Korzystając z funkcji dostępu tymczasowego, masz kontrolę nad danymi, które są wprowadzane przez osoby spoza organizacji. Możesz wskazać, które pola formularza są wymagane i jakie informacje powinny być przekazane. Dzięki temu masz pewność, że otrzymujesz dokładne i kompletne dane, które są niezbędne dla Twojej firmy. Czas potrzebny na weryfikację widocznie się skraca
Moduł dostępu tymczasowego w praktyce
Zapoznaj się z poniższym case study i zobacz, jak dostęp tymczasowy w AMODIT usprawnił codzienną pracę w jednej z firm.
Wyzwanie: usprawnienie procesu rekrutacyjnego
Firma produkcyjna nie posiadała do tej pory odpowiedniego narzędzia do optymalizacji procesu zatrudniania nowych pracowników. Dział HR był obciążony zbieraniem i przetwarzaniem dużej ilości danych osobowych, co stanowiło czasochłonny i skomplikowany proces. Dodatkową potrzebą było zadbanie o bezpieczeństwo danych wrażliwych przekazywanych mailowo lub na papierowych formularzach krążących po firmie.
Rozwiązanie
W związku z tym klient zdecydował się na wdrożenie modułu dostępu tymczasowego w AMODIT. Od tej chwili dział HR ma możliwość udostępniania kandydatom formularza, który pozwala zebrać informacje wymagane do przygotowania odpowiedniej dokumentacji pracowniczej.
Kandydat otrzymuje dostęp do formularza za pośrednictwem linku wysłanego na jego skrzynkę mailową. W trosce o bezpieczeństwo danych wrażliwych dostęp może być dodatkowo zabezpieczony kodem SMS wysyłanym na numer telefonu kandydata. Dodatkowo link jest aktywny tylko przez określony czas.
Tak zebrane dane zostają wykorzystywane do przygotowania kwestionariuszy osobowych, umów o pracę oraz do skierowań kandydata na badania lekarskie lub szkolenia wstępne.
Korzyści wdrożenia
Chociaż kandydat nie posiada stałego konta w AMODIT, może wypełnić formularz zawierający informacje, które są potrzebne do zakończenia procesu jego zatrudnienia. W ten sposób dział HR uzyskał wygodne narzędzie do zbierania danych, jednocześnie dbając o bezpieczeństwo ich przetwarzania. Firma odciążyła pracowników i usprawniła sposób pozyskiwania danych.
Moduł dostępu tymczasowego: wymagania
Licencja na moduł
tymczasowy
Konfiguracja procesu
w którym będzie wykorzystywany dostęp tymczasowy
Integracja z SMS API
w przypadku chęci wprowadzenia autoryzacji kodami SMS
Infrastruktura otwarta
na dostęp użytkowników spoza sieci wewnętrznej lub inny sposób na dostęp (dotyczy instalacji on-premise)
Umów się na darmową konsultację
z jednym z naszych specjalistów. Zaprezentujemy Ci krok po kroku, jak przy pomocy AMODIT skutecznie zaimplementować moduł dostępu tymczasowego w Twojej firmie.
Najczęściej zadawane pytania o dostęp tymczasowy w AMODIT
1 Na czym polega dostęp tymczasowy w AMODIT?
Dostęp tymczasowy umożliwia przyznanie chwilowego dostępu do konkretnej sprawy osobom spoza organizacji, które nie posiadają konta w systemie AMODIT – np. do wypełnienia formularza i przekazania informacji dalej
2 Kiedy przydaje się dostęp tymczasowy w AMODIT?
Sprawdzi się w różnych procesach, m.in.:
rekrutacji kandydatów,
podpisywaniu umów z kontrahentami,
współpracy z zewnętrznymi prawnikami czy rzeczoznawcami,
obsłudze procesu zapytań ofertowych.
3 Jakie korzyści daje dostęp tymczasowy w AMODIT?
Uprawnienie to przynosi firmie konkretne zyski:
Oszczędność czasu i pieniędzy – eliminacja potrzeby zakładania kont dla każdej zewnętrznej osoby.
Profesjonalny wizerunek – pokazuje kontrahentom i kandydatom, że firma działa sprawnie i otwarcie na współpracę.
Łatwa komunikacja – precyzyjne określenie, kto i przez jaki czas ma dostęp do sprawy przyspiesza procesy wewnętrzne.
Wysoka jakość danych – umożliwia wskazanie wymaganych pól formularza i gwarantuje otrzymanie potrzebnych, kompletnych danych, co skraca czas weryfikacji
4 Jak działa w praktyce dostęp tymczasowy w AMODIT – na przykładzie rekrutacji?
Dział HR uruchamia nową sprawę (np. „Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie”), wprowadza dane kandydata, a następnie udostępnia mu sprawę za pomocą funkcji z linkiem oraz opcjonalnym zabezpieczeniem kodem SMS — dostęp wygasa po określonym czasie.
5 Jakie są wymagania techniczne, by korzystać z modułu?
Aby moduł działał poprawnie, potrzebne są:
-
licencja na moduł dostępu tymczasowego,
-
skonfigurowany proces biznesowy wykorzystujący tę funkcjonalność,
-
integracja z usługą SMS API, jeśli używasz zabezpieczenia kodem SMS,
-
odpowiednia infrastruktura umożliwiająca dostęp z zewnątrz (np. DMZ dla instalacji on-premises).
6 Czy osoba z zewnątrz musi mieć konto w AMODIT, żeby korzystać z modułu tymczasowego?
Nie — osoba otrzymuje unikalny link do sprawy (i jednorazowy kod SMS lub mail), dzięki czemu uzyskuje dostęp bez zakładania konta. System technicznie tworzy tymczasowe konto, które wygasa zgodnie z ustawieniami.
Jakie obszary możesz usprawnić
W SWOJEJ FIRMIE?
Obszar
finansowy
Zautomatyzuj procesy finansowe i unikaj błędów wynikających z ręcznego wykonywania zadań.
Obszar
kadrowy
Przechowuj wszystkie dane pracowników w jednym miejscu dzięki automatyzacji procesów w obszarze kadrowym.
Obszar
prawny
Zoptymalizuj pracę działu prawnego – uporządkuj umowy i aneksy w jednym systemie oraz zapewnij zespołowi wygodny dostęp do informacji.
Obszar
administracyjny
Minimalizuj opóźnienia, błędy lub zagubienia dokumentów dzięki automatyzacji procesów w obszarze administracyjnym.
Obszar
IT
Usprawnij pracę działu IT dzięki łatwemu monitorowaniu projektów na każdym etapie.