Obieg faktur

Korzyści z automatyzacji obiegu faktur

Szybszy proces akceptacji: Automatyzacja eliminuje konieczność ręcznego przekazywania dokumentów, skracając czas potrzebny na zatwierdzenie faktur. Pozwala to na sprawniejsze zarządzanie przepływem dokumentów oraz szybsze podejmowanie decyzji finansowych.
Redukcja błędów: Automatyczne weryfikowanie danych minimalizuje ryzyko pomyłek przy wprowadzaniu informacji, co zwiększa dokładność i spójność danych finansowych.
Oszczędność kosztów: Ograniczenie kosztów związanych z drukiem, przechowywaniem papierowych faktur oraz ręcznym przetwarzaniem dokumentów. Automatyzacja zmniejsza również koszty operacyjne związane z obsługą procesów księgowych.
Zwiększone bezpieczeństwo: Elektroniczne systemy zapewniają kontrolę dostępu do dokumentów i monitorowanie zmian, co chroni przed nieautoryzowanym dostępem oraz manipulacją danymi.
Łatwy dostęp do faktur: Umożliwia szybkie wyszukiwanie i przeglądanie dokumentów z dowolnego miejsca, wspierając pracę zdalną i mobilność zespołów finansowych.

Etapy obiegu faktur

1. Rejestracja faktury: Wprowadzenie faktury do systemu poprzez skanowanie dokumentu papierowego lub automatyczny import z systemu ERP.
2. Weryfikacja danych: Sprawdzenie poprawności informacji, weryfikacja zgodności z zamówieniami, umowami oraz budżetami.
3. Akceptacja: Przekazanie faktury do odpowiednich osób decyzyjnych w celu zatwierdzenia. Proces może obejmować wielopoziomową akceptację w zależności od wartości faktury.
4. Księgowanie: Automatyczne przesłanie zaakceptowanej faktury do systemu księgowego w celu zaksięgowania oraz przygotowania do płatności.
5. Archiwizacja: Przechowywanie faktury w formie elektronicznej zgodnie z przepisami o archiwizacji, z możliwością łatwego dostępu do dokumentacji w celach kontrolnych.

Przykłady zastosowania obiegu faktur

• Firmy usługowe: Automatyzacja rozliczeń z dostawcami i klientami, usprawnienie procesów płatności i raportowania finansowego.
• Produkcja: Integracja obiegu faktur z systemami ERP w celu kontroli kosztów, optymalizacji zakupów i zarządzania zapasami.
• Administracja publiczna: Elektroniczny obieg faktur zgodny z wymogami Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), co wspiera transparentność finansową.
• Sektor finansowy: Automatyzacja weryfikacji i księgowania faktur w dużych wolumenach, co przyspiesza procesy rozliczeniowe i zmniejsza ryzyko błędów.

Obieg faktur a cyfrowa transformacja

Obieg faktur w formie elektronicznej to kluczowy element cyfrowej transformacji w obszarze finansów i księgowości. Automatyzacja procesów fakturowania poprawia płynność finansową, zwiększa kontrolę nad wydatkami oraz wspiera zgodność z przepisami podatkowymi. Integracja z systemami ERP i BPM umożliwia kompleksowe zarządzanie procesami finansowymi w organizacji, zapewniając spójność danych i lepszą kontrolę nad operacjami finansowymi.

Podsumowanie

Obieg faktur to proces, który można znacząco usprawnić dzięki automatyzacji. Nowoczesne systemy obiegu faktur poprawiają efektywność, redukują koszty operacyjne oraz zwiększają bezpieczeństwo danych. Automatyzacja umożliwia także lepsze zarządzanie ryzykiem finansowym i zwiększa przejrzystość operacji księgowych.