Currenda wdraża AMODIT - elektroniczny obieg dokumentów w firmie dla lepszej obsługi klientów
Wyzwania przed wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów AMODIT
Wraz z rozwojem organizacji Currenda stanęła przed potrzebą uporządkowania procesów związanych z dokumentami i komunikacją. Dotychczasowe rozwiązania nie nadążały za skalą działania i specyfiką branży, a to utrudniało codzienną pracę. Dlaczego potrzebny był elektroniczny obieg dokumentów?
Brak centralnego repozytorium dokumentów
Firma korzystała z kilku rozproszonych narzędzi takich jak Confluence czy Jira, które nie zapewniały pełnej kontroli nad obiegiem i archiwizacją dokumentów. Wraz ze wzrostem organizacji pojawiła się potrzeba wdrożenia jednego, wyspecjalizowanego systemu.
Trudność w zarządzaniu korespondencją z klientami
Obsługa wielu kanałów (papier, e-mail, e-doręczenia) była rozproszona i trudna do uporządkowania. Konieczne było wdrożenie rozwiązania, które umożliwi sprawną obsługę, archiwizację i kontrolę nad całością komunikacji.
Skalowanie procesów wraz z rozwojem firmy
Szybki wzrost liczby pracowników oraz klientów sprawił, że dotychczasowe metody pracy przestały być wystarczające. Konieczne było wdrożenie systemu, który wspiera rozwój i pozwala zachować efektywność mimo rosnącej złożoności operacyjnej.
Dlaczego Currenda wybrała AMODIT?
Decyzja o wdrożeniu AMODIT była wynikiem nie tylko analizy funkcjonalności systemu, ale również doświadczeń z rozmów z dostawcą i możliwości dopasowania rozwiązania do specyfiki organizacji. Kluczowe okazały się zarówno elastyczność samego narzędzia, jak i styl współpracy.
Elastyczne podejście do wdrożenia
AMODIT umożliwia etapowe wdrażanie kolejnych procesów, co pozwala zacząć od najpilniejszych obszarów i sukcesywnie rozwijać system zgodnie z bieżącymi potrzebami.
Dopasowanie do specyfiki organizacji
Platforma dobrze wpisuje się w sposób pracy firmy, w tym m.in. konieczność integracji z różnymi systemami oraz obsługi dokumentów i korespondencji w środowisku o dużej formalizacji.
Spójność oferty z oczekiwaniami
Już na etapie prezentacji rozwiązania AMODIT dobrze wpisywał się w sposób działania Currendy. Kluczowe znaczenie miała możliwość dostosowania narzędzia do specyficznych potrzeb organizacji oraz wiarygodność tego, co przedstawiano w trakcie rozmów ofertowych.
Mieliśmy kilka ofert na stole, ale Państwa oferta, poza tym, że sam produkt wydawał się interesujący, to byliście otwarci na elastyczną formę współpracy.
Obszary wykorzystania elektronicznego obiegu dokumentów AMODIT
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów AMODIT w Currendzie realizowane jest etapami i obejmuje obszary, które sukcesywnie przechodzą transformację cyfrową. Organizacja koncentruje się na tych procesach, które wymagają uporządkowania, automatyzacji oraz lepszej kontroli nad dokumentacją i komunikacją. Obecnie wdrażane i przygotowywane do uruchomienia są następujące obszary:
Obsługa korespondencji papierowej i elektronicznej
AMODIT porządkuje procesy związane z wysyłką i odbiorem dokumentów we wszystkich kanałach: od tradycyjnej poczty, przez e-nadawcę, aż po e-doręczenia i e-polecony. Wdrożenie zakłada centralne zarządzanie całą korespondencją, jej archiwizację i oznaczanie zgodnie z obowiązującymi zasadami prawnymi, by ułatwić kontrolę i dostęp do pełnej historii komunikacji z klientem.
Repozytorium dokumentów
Platforma umożliwia gromadzenie wszystkich istotnych dokumentów takich jak umowy, protokoły czy skany z przypisanymi datami retencji i automatycznymi przypomnieniami. Dzięki temu możliwe będzie łatwe zarządzanie cyklem życia dokumentu, także w kontekście zgodności z wymogami formalnymi i ewentualnych sytuacji spornych.
Obsługa umów z klientami
AMODIT wspiera zarówno tworzenie umów z wykorzystaniem gotowych szablonów, jak i przechowywanie dokumentów przygotowanych poza systemem. Całość zintegrowana będzie z systemem CRM, by umożliwić działowi sprzedaży szybki dostęp do kluczowych informacji i powiązań między dokumentami a klientami.
Dalsze plany wykorzystania AMODIT
Po zakończeniu pierwszego etapu wdrożenia Currenda planuje rozszerzać wykorzystanie platformy AMODIT na kolejne obszary, przede wszystkim związane z dokumentacją kadrową. Szczególną uwagę zwraca kwestia przechowywania elektronicznych teczek pracowniczych oraz obsługi dokumentów wymagających podpisów takich jak umowy o dzieło czy dokumenty związane z prawami autorskimi.
Currenda dostrzega potencjał narzędzi oferowanych przez AMODIT, w tym podpisów jednorazowych, które mogą znacząco uprościć i przyspieszyć formalności kadrowe. W najbliższych miesiącach planowane są analizy, które pomogą podjąć decyzję, w jakim zakresie te procesy zostaną przeniesione do AMODIT i jak zostaną powiązane z istniejącą infrastrukturą.
Korzyści wynikające z uporządkowania kluczowych procesów
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów AMODIT w Currendzie odpowiada na konkretne potrzeby operacyjne organizacji i przekłada się na realne usprawnienia. Zarówno w obszarach już wdrażanych, jak i planowanych, firma zyskuje narzędzie, które upraszcza, automatyzuje i porządkuje procesy bez konieczności tworzenia własnych rozwiązań od zera.
Spójne zarządzanie korespondencją
Wszystkie kanały komunikacji (papier, e-mail, e-nadawca, e-doręczenia, e-polecony) trafiają do jednego procesu, co eliminuje chaos i zmniejsza ryzyko przeoczeń.
Porządek w dokumentach i pewność retencji
Dokumenty trafiają do jednego repozytorium z datami retencji i przypomnieniami o przeglądzie lub usunięciu – zgodnie z wymogami formalnymi.
Szybszy dostęp do informacji
Dzięki centralizacji dokumentów i historii komunikacji pracownicy szybciej odnajdują potrzebne dane, co skraca obsługę klienta i przyspiesza reakcję.
Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami
Ustandaryzowane procesy i przechowywanie dokumentów zgodnie z wytycznymi minimalizują ryzyka prawne i operacyjne, szczególnie przy współpracy z sądami i kancelariami komorniczymi.
Zwiększenie płynności pracy
Uporządkowane procesy pozwalają zespołom rozproszonym efektywnie współpracować, bez konieczności ręcznego przekazywania dokumentów czy zgadywania, kto nad czym pracuje.
Oszczędność czasu i ograniczenie pracy ręcznej
Automatyzacja obsługi korespondencji i digitalizacja dokumentów zmniejsza liczbę czynności manualnych. To odciąża zespół operacyjnie i pozwala skupić się na zadaniach merytorycznych.
Współpraca z Astrafox
Currenda pozytywnie ocenia współpracę z zespołem Astrafox, zarówno pod kątem organizacji wdrożenia, jak i elastycznego podejścia do zmian pojawiających się w trakcie projektu. Doceniono także spójność tego, co przedstawiano w ofercie, z tym, jak rzeczywiście przebiega realizacja. Stała dostępność zespołu, szybkie reagowanie oraz dobre przygotowanie procesu wsparcia powdrożeniowego były mocnymi stronami tej współpracy.
To, co Państwo przedstawiali w ofercie, wszystko jest bardzo spójne z tym, jak teraz pracujemy. Naprawdę – piątkę z gwiazdką i uśmiechem chętnie bym Państwu wystawiła, bo to się potwierdza.
Dowiedz się więcej
Chcesz zautomatyzować procesy biznesowe i wdrożyć digitalizację w obszarze administracyjnym?
Umów się na darmową konsultację
z jednym z naszych specjalistów. Zaprezentujemy Ci krok po kroku, jak przy pomocy AMODIT skutecznie zoptymalizować procesy w Twojej firmie.
Jakie obszary możesz usprawnić
w swojej firmie?
Obszar
administracyjny
Minimalizuj opóźnienia, błędy lub zagubienia dokumentów dzięki automatyzacji procesów w obszarze administracyjnym.
Obszar
kadrowy
Przechowuj wszystkie dane pracowników w jednym miejscu dzięki automatyzacji procesów w obszarze kadrowym.
Obszar
prawny
Zoptymalizuj pracę działu prawnego – uporządkuj umowy i aneksy w jednym systemie oraz zapewnij zespołowi wygodny dostęp do informacji.
Obszar
finansowy
Zautomatyzuj procesy finansowe i unikaj błędów wynikających z ręcznego wykonywania zadań.
Obszar
IT
Usprawnij pracę działu IT dzięki łatwemu monitorowaniu projektów na każdym etapie.