OCR - czym jest i do czego służy?

Czym jest OCR?

OCR (Optical Character Recognition) to technologia, która umożliwia odczytywanie tekstu z plików graficznych takich jak skany dokumentów czy zdjęcia. Efektem zastosowania OCR jest przekształcenie obrazu zawierającego znaki w tekst możliwy do edycji, kopiowania lub przeszukiwania.

Działanie opiera się na analizie układu graficznego dokumentu. Po zeskanowaniu pliku system identyfikuje litery, cyfry i symbole, a następnie zapisuje je w formie cyfrowej. Dzięki wykorzystaniu OCR treść z papierowego dokumentu może zostać szybko zaimportowana do systemu elektronicznego obiegu dokumentów lub innej aplikacji biznesowej.

Ogólne zastosowania technologii OCR

Systemy wykorzystujące OCR wspierją firmy w cyfryzacji dokumentów, usprawniając procesy związane z archiwizacją, wyszukiwaniem informacji oraz integracją danych z systemami informatycznymi.

Program do OCR znajduje zastosowanie w sytuacjach, które wymagają:

• przeniesienia treści z dokumentów papierowych do systemów cyfrowych,
• zautomatyzowania rejestracji danych np.: z faktur, umów czy wniosków,
• ułatwienia dostępu do informacji zawartych w zeskanowanych plikach,
• ograniczenia pracy manualnej przy obiegu dokumentów.

Dzięki temu rozwiązaniu możliwe jest zwiększenie efektywności operacyjnej organizacji, usprawnienie komunikacji wewnętrznej i redukcja kosztów obsługi dokumentów.

Program OCR –  przebieg procesu rozpoznawania tekstu

Proces związany z OCR obejmuje kilka etapów. Pierwszym jest rozpoznanie struktury dokumentu. Program OCR identyfikuje pola tekstowe, cyfry, nagłówki czy tabele. W kolejnym kroku analizowana jest zawartość i przekształcana w dane możliwe do dalszego przetwarzania.

Rozpoznane informacje mogą zostać automatycznie poddane weryfikacji. System sprawdza np. zgodność danych z oczekiwanym formatem, poprawność numerów identyfikacyjnych czy kompletność pól. W razie potrzeby użytkownik może skorygować błędy lub uzupełnić brakujące elementy.

Po zatwierdzeniu danych przez użytkownika lub system, informacje są przekazywane do kolejnych etapów, np. wypełniają pola w formularzu, czy trafiają do elektronicznego obiegu dokumentów. Dzięki temu nie ma potrzeby ręcznego wprowadzania danych z dokumentów papierowych, a to ogranicza błędy i przyspiesza realizację procesów.

W uproszczonym schemacie, w firmach pracujących z dokumentacją papierową proces cyfryzacji dokumentu zazwyczaj rozpoczyna się od jego zeskanowania i zapisania w formacie graficznym lub PDF. Następnie plik trafia do systemu, w którym uruchamiany jest program OCR.

Zastosowanie systemu OCR w środowisku biznesowym

W przypadku rozwiązań biznesowym program OCR często stanowi część większego rozwiązania informatycznego, zintegrowanego z systemami klasy ERP, DMS lub workflow. Dzięki jego wykorzystaniu możliwe jest automatyczne przechwytywanie danych z dokumentów i przekazywanie ich bezpośrednio do procesów obsługiwanych cyfrowo.

Przykładowo technologia OCR znajduje zastosowanie w obszarach kadrowych, gdzie pozwala digitalizować i zarządzać dokumentacją pracowniczą. Powstają w ten sposób m.in. elektroniczne teczki pracownicze, zawierające umowy, aneksy, zaświadczenia czy wnioski, które po rozpoznaniu mogą być przypisane do odpowiednich pracowników i przechowywane w archiwum cyfrowym.

System OCR może także wspierać obieg korespondencji w firmie. Rozpoznane dokumenty są automatycznie rejestrowane, przypisywane do spraw, a następnie przekazywane do odpowiednich jednostek organizacyjnych z uzupełnionymi informacjami. Ułatwia to kontrolę obiegu korespondencji i przyspiesza obsługę formalnych procesów.

Ale to nie wszystkie rozwiązania, w których można wykorzystać technologię OCR: faktury, dokumenty osobiste, wnioski i ankiety to tylko niektóre z przykładów. Wszystkie dane, których nie chcemy wprowadzać ręcznie do systemów, mogą zostać tam dodane z wykorzystaniem systemu OCR.

Wraz z rosnącym znaczeniem automatyzacji i cyfryzacji procesów, dostęp do danych zawartych w dokumentach przestaje być barierą technologiczną. Program OCR wpisuje się w te zmiany, umożliwiając organizacjom lepsze wykorzystanie informacji, które dotąd były trudne do przetworzenia. Wdrażając takie rozwiązania, firmy zyskują nie tylko większą efektywność, ale także możliwość dalszego rozwoju w kierunku pełnej transformacji cyfrowej.