Inteligentna obsługa procesów w firmach logistycznych i branży TSL
Firmy z branży TSL działają w środowisku wielu systemów i rozproszonych procesów. AMODIT integruje je w spójną całość, umożliwiając płynną współpracę między działami. Dzięki temu logistyka staje się bardziej przewidywalna i efektywna.
Workflow procesów w firmach logistycznych – dla kogo?
Nowoczesna logistyka i TSL opierają się na wielu systemach, wielu lokalizacjach i setkach codziennych decyzji. Im większa skala operacji, tym większe wyzwanie stanowi utrzymanie spójności procesów, właściwego obiegu dokumentów oraz szybkiego przepływu informacji między działami. Szybkość w TSL przekłada się na realne zyski oraz konkurencyjność rynkową.
AMODIT powstał właśnie dla organizacji, które chcą uporządkować tę złożoność, bez wymiany istniejących narzędzi, ale z ich inteligentnym połączeniem. Idealnie sprawdzi się dla firm TSL, które:
- Mają rozproszone oddziały, centra magazynowe lub duże wolumeny dokumentów.
- Chcą połączyć istniejące systemy w spójną ścieżkę działania.
- Potrzebują uporządkowanego obiegu dokumentów: faktur, umów, pism, zapytań, reklamacji.
- Chcą skrócić czas reakcji działów: finansów, HR, administracji, operacji.
- Chcą „odciążyć” specjalistów z manualnych zadań, ale bez wymiany swoich systemów źródłowych.
- Chcą realnie zaoszczędzić czas i pieniądze.
Po co automatyzować procesy w branży TSL
Firmy logistyczne korzystają z wielu zaawansowanych systemów: ERP, WMS, TMS, narzędzi flotowych, kadrowych i finansowych. Każdy system działa jedynie w obrębie własnego obszaru. Brakuje współpracy zapewniającej płynny przepływ informacji pomiędzy działami.
W efekcie w organizacjach TSL nadal powszechne są sytuacje takie jak:
- Wykorzystywanie Excel’a jako dodatkowego narzędzia pracy.
- Wysyłanie zamówień i zgłoszeń e-mailem.
- Ręczne dostarczanie dokumentów pomiędzy działami.
- Konieczność przełączenia się między wieloma aplikacjami, aby ustalić status spraw.
- Brak osoby odpowiedzialnej za kolejne etapy procesu.
- Ręczne przypomnienia mailem lub telefonem do współpracownika z innego działu.
Pomimo obecności rozbudowanych systemów wiele działań odbywa się nadal w sposób manualny, co obniża efektywność i spowalnia realizację zadań.
AMODIT uzupełnia lukę między systemami, tworząc spójny, automatyczny przebieg procesu. Prowadzi użytkowników przez kolejne kroki, zapewnia pełną przejrzystość, przypomina o zadaniach i kieruje sprawy do odpowiednich osób. Łączy wiele systemów w jedno, bez konieczności przelogowywania się między nimi, by sprawdzić na jakim etapie jest dany proces.
Korzyści z automatyzacji procesów w branży logistycznej (TSL)
Mniej chaosu, więcej przejrzystości
AMODIT eliminuje maile i arkusze jako narzędzia przepływu informacji. Dane z różnych systemów trafiają dokładnie tam, gdzie powinny – wraz z jasnym kontekstem i instrukcją działania.
Krótszy czas reakcji działów
Automatyczne powiadomienia, eskalacje i przypomnienia sprawiają, że zadania nie czekają na „kogoś, kto akurat zobaczy maila”. Każdy krok procesu jest realizowany szybciej i właściwe osoby dowiadują się o zadaniach na czas.
Jedno miejsce na dokumenty i procesy
Dokumenty i workflow są połączone w jednej platformie. Nic nie ginie, a każdy użytkownik widzi aktualną wersję dokumentu oraz status sprawy – bez konieczności przeszukiwania skrzynek pocztowych czy folderów.
Mniej przepisywania i błędów dzięki OCR i AI
Dokumenty są odczytywane automatycznie, klasyfikowane i kierowane do odpowiednich osób. Ogranicza to liczbę pomyłek i znacząco skraca czas obsługi powtarzalnych czynności. AMODIT rozdziela i przypisuje pracę samodzielnie.
Lepsza współpraca działów i lokalizacji
Procesy prowadzą zadania dalej automatycznie, niezależnie od struktury organizacji. Znika potrzeba „chodzenia od pokoju do pokoju” i ustalania, kto jest teraz odpowiedzialny za kolejny krok.
Łatwe zmiany i skalowanie procesów
Logistyka to zmieniające się obciążenia, sezonowość i duża rotacja. AMODIT umożliwia wprowadzanie zmian etapowo – bez rozbudowanych projektów i bez przestojów w pracy operacyjnej.
AMODIT nie zastępuje systemów operacyjnych. On je łączy – tworząc brakujące procesy pomiędzy nimi.
W firmach logistycznych dane i zadania są rozproszone: część w ERP, część w TMS lub WMS, część w HR, a wiele decyzji zapada… w mailu lub w rozmowach między działami. AMODIT spina te informacje w jedną, przejrzystą ścieżkę działania: pobiera dane z istniejących narzędzi, dodaje kontekst biznesowy i prowadzi zadania dalej, zgodnie z ustalonym workflow. Dzięki temu organizacja nie musi wymieniać dotychczasowych rozwiązań – może wykorzystać to, co już ma, a jednocześnie pozbyć się „ręcznych” luk procesowych, które spowalniają pracę. AMODIT przekształca manualną ścieżkę procesu w jej uproszczoną, elektroniczną wersję.
Możliwe integracje:
- ERP (SAP, Microsoft Dynamics, Comarch, IFS)
- TMS (Trans.eu, Speed, interLAN, FireTMS i inne)
- WMS (autorskie systemy magazynowe, Comarch WMS, Qguar)
- Kadry / HR (SAP HR, Enova, Teta, PeopleSoft)
- Finanse / księgowość (Symfonia, enova365, SAP FI)
- Systemy flotowe i serwisowe
- Active Directory / Azure AD
- e-Doręczenia, KSeF, podpisy elektroniczne
Co AMODIT usprawnia w procesach firm logistycznych i magazynowych?
Domyka procesy między systemami (ERP, TMS, WMS, HR, finanse)
Z systemów źródłowych wyciągamy potrzebne informacje, a AMODIT nadaje im właściwy proces:
- Dane finansowe → do działu finansów z instrukcją, co zrobić, np.: podpisać i zapłacić.
- Zgłoszenia serwisowe → do działu technicznego z pełną historią.
- Zapotrzebowanie magazynu → do zaopatrzenia, bez zbędnych dokumentów po drodze.
Prowadzi użytkownika krok po kroku
AMODIT jasno wskazuje każdemu pracownikowi, jakie zadanie ma wykonać, kiedy i w jakim kontekście — bez potrzeby dodatkowych wyjaśnień czy ręcznego przekazywania informacji. Dzięki temu użytkownicy szybko odnajdują się w procesach, a przełożeni zyskują pewność, że kolejne etapy są realizowane terminowo i zgodnie z procedurą.
Odpowiada na kluczowe potrzeby kadrowe branży TSL
W tym obsługę pracowników zagranicznych:
- karty pobytu,
- pozwolenia na pracę,
- dokumenty legalizacyjne,
- ścieżki akceptacji zależne od typu zatrudnienia.
Standaryzuje pracę w wielu lokalizacjach
Proces wygląda tak samo w Warszawie, Krakowie, Gdańsku i w centrum magazynowym – niezależnie od rotacji w zespołach.
Zastępuje maile, karteczki i ustne ustalenia
W firmach logistycznych jest mamy do czynienia z dużą ilością danych, przesyłanych mailami, zrzutami ekranów, zdjęciami z telefonów. AMODIT zamienia to w przejrzyste, kontrolowane ścieżki działania.
Porządkuje umowy i dokumenty formalne
W TSL umów i aneksów jest mnóstwo; ich ważność wpływa bezpośrednio na operacje. AMODIT pilnuje terminów, odnowień, ścieżek akceptacji i podpisów.
W firmach logistycznych i magazynowych procesy są rozproszone między wieloma działami i systemami. AMODIT porządkuje tę złożoność, tworząc jedną, spójną ścieżkę działania, niezależnie od liczby lokalizacji, wolumenów dokumentów czy różnorodności zadań operacyjnych.
Poniżej przykłady procesów, które najczęściej wdrażamy w organizacjach TSL:
Finanse
- obieg faktur zakupowych i magazynowych,
- dekretacja, KSeF, rozliczenia międzyoddziałowe.
HR
- onboarding, offboarding,
- obsługa pracowników zagranicznych (legalizacja, pozwolenia, dokumenty),
- wnioski: urlopy, delegacje, szkolenia.
Administracja / korespondencja
- pisma przychodzące, wychodzące,
- zapytania ofertowe, reklamacje, wewnętrzne zapotrzebowania.
Operacje i magazyn
- zgłoszenia incydentów, szkód, niezgodności,
- zgłoszenia do serwisu lub działu technicznego,
- zapotrzebowania magazynowe kierowane bezpośrednio do zaopatrzenia.
Umowy i dokumenty formalne
- umowy z przewoźnikami, podwykonawcami, dostawcami,
- podpisy elektroniczne, aneksy, odnowienia.
Dlaczego firmy TSL wybierają AMODIT do automatyzacji procesów?
Firmy z branży TSL działają w środowisku o wysokiej złożoności operacyjnej: wiele systemów, wiele lokalizacji, szybkie tempo pracy i duże wolumeny dokumentów. W takich warunkach rozwiązania workflow muszą nie tylko digitalizować procesy, ale przede wszystkim usprawniać współpracę między działami i uzupełniać luki tam, gdzie systemy operacyjne kończą swoje możliwości. AMODIT powstał właśnie z myślą o tym wyzwaniu.
Automatyzacja oparta na realnych celach biznesowych
Zamiast odtwarzać proces w jego obecnej formie, AMODIT zaczyna od zrozumienia, co proces ma osiągnąć, kto z niego korzysta i jakie decyzje powinien przyspieszyć. Dzięki temu projektowane ścieżki są logiczne, krótkie i zgodne z rzeczywistą praktyką pracy w TSL.
Przemyślane, uproszczone i zoptymalizowane procesy
Zamiast kopiować papierowe procedury 1:1, AMODIT pomaga zaprojektować je od nowa: eliminując zbędne kroki, upraszczając formularze i automatyzując powtarzalne czynności. W efekcie procesy są szybsze, spójne i łatwiejsze dla użytkowników.
Jasne prowadzenie użytkownika na każdym etapie
Pracownicy otrzymują precyzyjne zadania wraz z kontekstem i instrukcją działania – bez potrzeby dodatkowych wyjaśnień. To znacząco zwiększa terminowość działań oraz ogranicza konieczność koordynowania pracy „na bieżąco”.
Realne wsparcie współpracy między działami i lokalizacjami
AMODIT zapewnia ciągłość procesu nawet wtedy, gdy bierze w nim udział wiele zespołów. Automatyczne przekazywanie zadań, kontrola statusów i pełna historia sprawy eliminują zależność od maili i ustnych ustaleń.
Elastyczność i możliwość szybkiego dostosowywania procesów
Branża TSL wymaga adaptacji: sezonowości, zmian organizacyjnych, wdrożeń nowych usług. AMODIT pozwala rozwijać procesy etapowo i modyfikować je bez budowania nowych systemów czy angażowania dużych zespołów IT.
Integracje z kluczowymi systemami operacyjnymi TSL
AMODIT współpracuje z ERP, TMS, WMS, HR i systemami finansowymi, tworząc jeden spójny workflow, który wypełnia luki między narzędziami operacyjnymi. Umożliwia to automatyczne pobieranie danych i prowadzenie ich przez proces bez potrzeby ręcznych działań.
-
'/></svg> "Grupa Żywiec elektroniczny obieg dokumentów")
Grupa Żywiec
Ręczne podpisy, papierowe faktury i niekończące się maile? Grupa Żywiec postawiła na automatyzację. Sprawdź, jak wdrożenie AMODIT zrewolucjonizowało elektroniczny obieg dokumentów w jednej z największych firm piwowarskich w Polsce.
-
Rhenus Warehousing Solutions
Dowiedz się, jak Rhenus Warehousing Solutions Polska zoptymalizował obieg dokumentów i zautomatyzował kluczowe procesy biznesowe dzięki systemowi AMODIT, osiągając znaczące korzyści operacyjne. -
Warszawska Kolej Dojazdowa
Dowiedz się, jak Warszawska Kolej Dojazdowa usprawniła swoje procesy dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów AMODIT, eliminując papierowe bariery i przyspieszając codzienną pracę. Dzięki cyfryzacji i automatyzacji procesów organizacja osiągnęła większą efektywność i lepszą kontrolę nad dokumentami.
-
Polpharma
Polpharma stanęła przed wyzwaniem usprawnienia obiegu dokumentów i cyfryzacji dokumentacji pracowniczej (eTeczka). Zobacz, jak system AMODIT pomógł im osiągnąć pełną automatyzację procesów biznesowych i zgodność z przepisami!
z jednym z naszych specjalistów. Zaprezentujemy Ci krok po kroku, jak przy pomocy AMODIT skutecznie zoptymalizować procesy w branży logistycznej.
Jakie obszary możesz usprawnić
W SWOJEJ FIRMIE?
Obszar
finansowy
Zautomatyzuj procesy finansowe i unikaj błędów wynikających z ręcznego wykonywania zadań.
Obszar
kadrowy
Przechowuj wszystkie dane pracowników w jednym miejscu dzięki automatyzacji procesów w obszarze kadrowym.
Obszar
prawny
Zoptymalizuj pracę działu prawnego – uporządkuj umowy i aneksy w jednym systemie oraz zapewnij zespołowi wygodny dostęp do informacji.
Obszar
administracyjny
Minimalizuj opóźnienia, błędy lub zagubienia dokumentów dzięki automatyzacji procesów w obszarze administracyjnym.
Obszar
IT
Usprawnij pracę działu IT dzięki łatwemu monitorowaniu projektów na każdym etapie.